Mit WooCommerce PDF-Rechnungen generieren und verschicken

Stan­dard­mä­ßig las­sen sich mit dem Word­Press-Shop­p­lug­in Woo­Com­mer­ce kei­ne Rech­nun­gen als PDF-Anhang in den auto­ma­tisch ver­sen­de­ten Sys­tem­mails verschicken.

Um sol­che Abläu­fe wie das Ver­sen­den von Rech­nun­gen zu ver­ein­fa­chen, soll­test du nach einem Plug­in suchen, das dir für jeden ein­ge­hen­den Bestell­vor­gang auto­ma­tisch eine PDF-Rech­nung erstellt. Damit sparst du dir eini­ges an Auf­wand und der Shop wird ein­deu­tig kundenfreundlicher.

Ein sol­ches Plug­in, das es sowohl in einer kos­ten­lo­sen Lite- und einer kos­ten­pflich­ti­gen Pre­mi­um-Ver­si­on gibt, ist Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Pack­ing Slips.

Es lie­fert fol­gen­de wich­ti­ge Fea­tures (auch in der kos­ten­lo­sen Version):

• Unter­schied­li­che Anzei­ge­mög­lich­kei­ten für die PDF-Rech­nung (PDF-Down­load oder Öff­nen in einem neu­en Browserfenster)
• Anhän­gen der Rech­nun­gen an unter­schied­li­che Systemmails
• Aus­schal­ten der auto­ma­ti­schen Rech­nungs­er­stel­lung, wenn kos­ten­lo­se Pro­duk­te bestellt wurden
• Inte­gra­ti­on einer fort­lau­fen­den Rechnungsnummer
• Rech­nun­gen im Kun­den­ac­count zum Down­load anbieten
• Ein­fa­che Vor­la­gen­ge­stal­tung mit Logo-Ein­bin­dung und Ein­fü­gen der Adres­se, des Shop­na­mens und all­ge­mei­nen Bestimmungen
• Indi­vi­du­el­le Rech­nungs­ge­stal­tung: Ein­bin­den von Lie­fer­adres­se, E‑Mail-Adres­se und Tele­fon­num­mer, Rech­nungs­da­tum, indi­vi­du­el­le Gestal­tung der Rech­nungs­num­mer mit­tels Prä­fix, Suf­fix und Abstand­zei­chen, Zurück­set­zen der Rech­nungs­num­mer nach Jah­res­ab­lauf möglich
• Lie­fer­schein wird auto­ma­tisch mit erstellt

Die kos­ten­pflich­ti­ge Plug­in­va­ri­an­te bie­tet noch mehr Funk­tio­nen, die sich für vie­le Shop­be­trei­ber loh­nen, wie u. a.

• noch mehr Mög­lich­kei­ten bei der Vorlagengestaltung
• Anwen­dung eines sepa­ra­ten Nummerierungssystems
• Bis zu 3 Doku­men­te kön­nen an die Mails gehängt wer­den, z. B. auch die AGB
• Auto­ma­ti­scher Upload der Rech­nun­gen in den eige­nen Dropbox-Account
• Auto­ma­tisch ver­sen­de­te Zahlungserinnerungen
• Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­nen las­sen sich auto­ma­tisch vom Dru­cker aus­dru­cken, sobald ein neu­er Kun­de bestellt

Das kos­ten­pflich­ti­ge Plug­in kostet:

• für eine Lizenz 60,95 Euro
• für drei Lizen­zen 145, 34 Euro
• für 25 Lizen­zen 346,01 Euro

Funktionen von WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

Nach der Instal­la­ti­on des Plug­ins fin­dest du die Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten ein­mal unter Plug­ins -> Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Pack­ing Slips -> Ein­stel­lun­gen und unter Woo­Com­mer­ce -> PDF Rech­nun­gen vor.

Es gibt drei Regis­ter­kar­ten, auf denen du Ein­stel­lun­gen vor­neh­men kannst: All­ge­mein, Vor­la­ge und Sta­tus. Die letzt­ge­nann­te Kar­te gibt Aus­kunft über die augen­blick­li­che Sys­tem­kon­fi­gu­ra­ti­on sowie Schreibrechte.

Wenn du dort an den Ein­stel­lun­gen was änderst, soll­test du wis­sen, was du tust. :-) Nor­ma­ler­wei­se musst du hier nichts anpas­sen. Viel ein­zu­stel­len gibt es hier ohne­hin nicht, ins­ge­samt 3 Ein­stel­lun­gen fin­dest du vor, u. a. auch die, dass du das Rech­nungs­tem­p­la­te als HTML in einer Brow­ser­an­sicht anstatt in Form einer PDF aus­ge­ben kannst.

Regis­ter­kar­te Allgemein:

Auf der Regis­ter­kar­te All­ge­mein sind vor allem in der Kos­ten­los-Ver­si­on des Plug­ins nicht vie­le Ein­stel­lun­gen (ins­ge­samt 5). Wich­tig ist hier vor allem, dass die PDF-Rech­nung den Mails ange­hängt wird, bei denen es sinn­voll ist.

Am sinn­volls­ten ist die Aus­wahl: Kun­de in Bear­bei­tung E‑Mail sowie Kun­de Rech­nung E‑Mail. Wer will, kann sich als Admin auch die Rech­nung in der Mail Neue Bestel­lung zusen­den lassen.

Eben­falls emp­feh­lens­wert: Die PDF soll­te als Down­load zur Ver­fü­gung ste­hen und die Rech­nungs­num­mer soll­te in die PDF eben­falls ein­ge­fügt werden.

Regis­ter­kar­te Vorlage:

Hier kannst du mehr Ein­stel­lun­gen vor­neh­men, vor allem was die Gestal­tung der Rech­nung angeht. Die kos­ten­lo­se Ver­si­on bie­tet aller­dings nur die Vor­la­ge Simp­le an.

Unter Papier­for­mat kannst du wäh­len zwi­schen A4 und Let­ter, für Deutsch­land ist A4 das gän­gi­ge Format.

Ein Logo soll­test du auch in die Rech­nung einbinden.

Die aus­ge­füll­ten Text­fel­der Name des Shops, Adres­se des Shops und Fuß­zei­le wer­den in die Rech­nung inte­griert. In die Fuß­zei­le soll­test du bei­spiels­wei­se sol­che Daten wie Umsatz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer, Bank­ver­bin­dung und noch­mals den Namen des Geschäfts­füh­rers reinschreiben.

Im Bereich Rech­nung kannst wei­te­re Fel­der aus­wäh­len, die dann in die PDF ein­ge­tra­gen wer­den, wie z. B. die Lie­fer­adres­se (Ship­ping address).

Wenn du die Fel­der Dis­play Email address und Dis­play pho­ne num­ber anhakst, wer­den in der Rech­nung die Mail-Adres­se und die Tele­fon­num­mer (falls sie bei der Bestel­lung ange­ge­ben wur­de) des Kun­den ein­ge­fügt. Die glei­chen Fel­der ste­hen dir auch bei der Gestal­tung des Lie­fer­scheins wei­ter unten zur Verfügung.

In die­sem Bereich kannst du auch die fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mer definieren:

Als Prä­fix kannst du ent­we­der das lau­fen­de Jahr und/​oder den aktu­el­len Monat ein­tra­gen mit­tels Short­code, der dort neben den ent­spre­chen­den Fel­dern ange­ge­ben ist. Im ers­ten Feld fin­dest du den Wert der nächs­ten Rech­nungs­num­mer. Hast du Jahr und Monat als Prä­fix fest­ge­setzt, wür­de die nächs­te Rech­nungs­num­mer so aus­se­hen: 2017051230. Die­se ist auch im Datei­na­men der PDF-Rech­nung enthalten.

Du kannst auch ein Suf­fix ans Ende der Rech­nung setzen.

Die gene­rier­ten Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne wer­den in Woo­Com­mer­ce auch den ein­zel­nen Bestel­lun­gen zuge­ord­net und sind dort einsehbar.

Du fin­dest sie unter Woo­Com­mer­ce -> Bestel­lun­gen in der Bestell­über­sicht ganz rechts unter Aktio­nen. Über die Icons kön­nen die PDF-Datei­en geöff­net werden.

Fazit

Ein Plug­in, das auto­ma­tisch Rech­nun­gen erstellt und an die Kun­den ver­sen­det, soll­te in jeden Shop inte­griert wer­den. Die­ses Plug­in stellt eine ein­fach zu bedie­nen­de Lösung zur Verfügung.

Die kos­ten­lo­se Ver­si­on reicht für klei­ne Shops voll­kom­men aus, die kos­ten­pflich­ti­ge Vari­an­te bringt noch wei­te­re nütz­li­che und arbeits­er­leich­tern­de Fea­tures mit. Und mit knapp 61 Euro für eine Lizenz ist das Plug­in auch nicht sehr teuer.

Artikel der WooCommerce-Reihe

Willst du noch mehr über Woo­Com­mer­ce erfahren?

• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 1 – Grundeinstellungen
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 2 – Produkte
• Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 3 – Mehr­wert­steu­er und unter­schied­li­che Steuerklassen
• Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 4 – Kas­se, Bestell­vor­gang und Bezahloptionen
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 5 – Pay­Pal als Zah­lungs­art im Shop einrichten
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 6 – Ver­sand, Ver­sand­ar­ten und Versandklassen
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 7 – E‑Mail-Ver­sand
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 8 – Gut­schei­ne anle­gen und verwalten
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 9 – Ver­wal­tung von Bestellungen
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 10 – Ein­fa­che Pro­duk­te anlegen
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 11 – Varia­ble Pro­duk­te anlegen
• Woo­com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 12 – Grup­pier­te und Affi­lia­te-Pro­duk­te anlegen
• Woo­com­mer­ce Ger­man Mar­ket: Instal­la­ti­on und Einstellungen
• Neue Ver­sand­ein­stel­lun­gen in Woo­com­mer­ce ab Ver­si­on 2.6