In die­sem Arti­kel aus der Woo­Com­mer­ce-Rei­he beschäf­ti­ge ich mich mit dem E‑Mail-Ver­sand, einem sehr wesent­li­chen Bereich im All­tag des Online-Han­dels.


Bei dem E‑Mail-Ver­sand han­delt sich um E‑Mails, die bei einem bestimm­ten Pro­zess im Online-Shop raus­ge­schickt wer­den: So wird eine E‑Mail nach einer erfolg­ten Bestel­lung ver­sen­det oder wenn ein Kun­de ein Kun­den­kon­to ange­legt hat, eine Bestel­lung stor­niert wur­de usw.

Die­sen Bereich fin­dest du bei Woo­Com­mer­ce unter Ein­stel­lun­gen -> E‑Mails vor.

Ganz oben auf der Sei­te E‑Mails sind zahl­rei­che Untertabs auf der Regis­ter­kar­te zu fin­den, die sich auf die ein­zel­nen E‑Mails, die im Shop ver­sen­det wer­den kön­nen, bezie­hen. Zu jeder der Mails las­sen sich indi­vi­du­el­le Ein­stel­lun­gen vor­neh­men:

  • Neue Bestel­lung
  • Stor­nier­te Bestel­lung
  • Fehl­ge­schla­ge­ne Bestel­lung
  • Bestel­lung war­tend
  • Bestel­lung in Bear­bei­tung
  • Bestel­lung abge­schlos­sen
  • Rück­erstat­te­te Bestel­lung
  • Kun­den­rech­nung
  • Anmer­kung des Kun­den
  • Pass­wort zurück­set­zen
  • Neu­es Kon­to

Doch zuerst soll­test du die all­ge­mei­nen Ein­stel­lun­gen des E‑Mailversands nach dei­nen Gege­ben­hei­ten anpas­sen.

Hin­weis: In Deutsch­land müs­sen die ver­sen­de­ten E‑Mails bestimm­te recht­li­che Vor­ga­ben erfül­len. So ist es Pflicht, dass in den Mails wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen wie die AGB, das Impres­sum, Wider­rufs­in­for­ma­tio­nen, Anga­ben zu den Zah­lungs­ar­ten, den Ver­sand­kos­ten und der Lie­fe­rung ent­hal­ten sind.

Stan­dard­mä­ßig sind die­se Tem­pla­tes oder Vor­la­gen in Woo­Com­mer­ce nicht ein­ge­baut. Daher soll­test du das Plugin Woo­Com­mer­ce Ger­man Mar­ket auf dei­nem Shop ein­set­zen, denn die­ses bin­det die­se Tex­te in die E‑Mails ein, sodass du in die­sem Punkt recht­lich auf der siche­ren Sei­te bist.

Die Tex­te selbst soll­test du nicht so über­neh­men, wie Ger­man Mar­ket sie dir lie­fert. Zwar han­delt es sich dabei um über­prüf­te und stan­dar­di­sier­te Mus­ter­tex­te, die aller­dings nicht für jeden Online-Shop glei­cher­ma­ßen gel­ten. In den meis­ten Fäl­len müs­sen Anpas­sun­gen bzw. Abwand­lun­gen vor­ge­nom­men wer­den, um den Shop rechts­si­cher zu machen.

Die allgemeinen Einstellungen

WooCommerce - E-Mail-Versand

In das Feld Von-Name und dar­un­ter in das Feld Von-Adres­se trägst du ein, mit wel­chem Namen und wel­cher Absen­der­adres­se die Shop­mails ver­sen­det wer­den. Als Name eig­net sich in den meis­ten Fäl­len gut der Shop­na­me.

Hea­der-Bild: Hier trägst du den Bild­pfad ein, falls du in den Kopf­be­reich der Mails dein Shoplo­go oder ein ande­res Bild ein­fü­gen willst. Dafür muss sich das Bild auf dei­nem Webs­pace befin­den. Falls noch nicht, lädst du es über die Media­thek ein­fach hoch und kopierst den Bild­link in die­ses Feld. Das Bild soll­te nicht brei­ter als 600 Pixel sein, es wird nicht auto­ma­tisch ska­liert.

E‑Mail-Fuß­zei­len­text: Hier­über kannst du den Foo­ter-Text dei­ner Mails anpas­sen, vor­her soll­test du das Häk­chen über dem Feld anha­ken. In das Feld passt gut das Impres­sum. Denn wenn du das Plugin Ger­man Mar­ket ver­wen­dest und die­ses Feld anhakst, wird das Impres­sum nicht mehr auto­ma­tisch in die E‑Mails ein­ge­fügt. So bleibt nur das manu­el­le Ein­bin­den in die­ses Feld.

Die dar­un­ter auf­ge­führ­ten Fel­der sind für die Farb­ein­stel­lun­gen der Mail ver­ant­wort­lich. Du kannst die Basis­far­be, die Hin­ter­grund­far­be, die Hin­ter­grund­far­be des Mail­in­halts und die Text­far­be bestim­men. Wie so eine Mail kon­kret aus­sieht, kannst du unter die­sen Ein­stel­lun­gen wei­ter oben über den Link Kli­cken Sie zur Vor­schau Ihrer E‑Mail-Vor­la­ge tes­ten.

Die Farb­wer­te wer­den als Hexa­de­zi­mal-Code in die Fel­der ein­ge­tra­gen. Wenn du in so ein Feld klickst, öff­net sich ein Farb­pi­cker, über den du dei­nen Wunsch­farb­ton aus­wäh­len kannst.

Anpassung der verschiedenen E‑Mail-Templates

WooCommerce - E-Mail-Versand

Wel­che E‑Mail-Tem­pla­tes Woo­Com­mer­ce stan­dard­mä­ßig anbie­tet, habe ich am Anfang des Bei­trags auf­ge­führt (sie­he Bild).

Um wirk­lich zu sehen, wie die Mails aus­se­hen, soll­test du — bevor du dei­nen Shop live schal­test, alle mög­li­chen Vari­an­ten aus­tes­ten, also Test­be­stel­lun­gen durch­füh­ren, Bestel­lun­gen stor­nie­ren, ein Kun­den­kon­to anle­gen usw. Nur so kannst du die Pro­zes­se genau über­prü­fen und even­tu­ell Anpas­sun­gen vor­neh­men.

Ich wer­de nicht alle Ein­stel­lun­gen der neun E‑Mail-Tem­pla­tes durch­ge­hen, denn vom Auf­bau her ist jede Ein­stel­lungs­mög­lich­keit fast iden­tisch. Anhand der neu­en Bestel­lun­gen zei­ge ich, wel­che Fel­der die­se Unter­punk­te der Regis­ter­kar­te E‑Mails auf­wei­sen.

Neue Bestellung

WooCommerce - E-Mail-Versand

Die­se E‑Mail wird an dich ver­sen­det, wenn eine Bestel­lung in dei­nem Shop ein­ge­gan­gen ist. In ihr wird genau auf­ge­führt, wel­che und wie vie­le Arti­kel der Kun­de bestellt hat, die Kun­den­an­ga­ben wie Rech­nungs­adres­se und die gewähl­te Zah­lungs­art.

Ganz oben über Aktivieren/​Deaktivieren kannst du den Ver­sand der Mail ein- bzw. aus­schal­ten. Die­se Opti­on wird bei allen E‑Mail-Tem­pla­tes ange­bo­ten. Gene­rell emp­fiehlt es sich nicht, ein Tem­pla­te aus­zu­schal­ten, denn damit kannst du gegen gel­ten­des Recht ver­sto­ßen.

Emp­fän­ger: Hier kannst du ver­schie­de­ne Emp­fän­ger­adres­sen ein­tra­gen, falls Bestel­lun­gen an unter­schied­li­che Per­so­nen wie z. B. die Mit­ar­bei­ter gehen sol­len. Du kannst es auch leer las­sen, dann geht die Bestel­lungs­mail an die im Sys­tem hin­ter­leg­te Stan­dard­adres­se, die dir unter­halb des Fel­des auch ange­zeigt wird.

Betreff: Wie der Stan­dard-Betreff der Mail aus­sieht, siehst du in die­sem Feld. Du kannst sie nach dei­nen Vor­stel­lun­gen anpas­sen. An den Platz­hal­tern soll­test du nichts ändern oder nur, wenn du dich gut damit aus­kennst. In die­sem Betreff ste­hen u.a. die Varia­blen ({order_​number}) – {order_​date}, die ein­mal die Bestell­num­mer und das Bestell­da­tum in den Betreff ein­fü­gen.

E‑Mail-Kopf­zei­le: Damit wird die Über­schrift im Mail­text fest­ge­legt.

Zusätz­li­cher Inhalt: In die­ses Text­feld kannst du wei­te­re Infor­ma­tio­nen für den Kun­den ein­fü­gen, ent­we­der nor­ma­ler Text oder Platzhalter/​Variablen. Für die­ses Feld ste­hen fol­gen­de Varia­blen zur Ver­fü­gung: {site_​title}, {site_​address}, {order_​number} und {oder_​date}. Der Text wird unter­halb des E‑Mail-Haupt­tex­tes ange­zeigt.

E‑Mail-Typ: Über das Feld bestimmst du, in wel­chem For­mat dei­ne Mails ver­sen­det wer­den. Es ste­hen die Optio­nen HTML, Klar­text und Mul­ti­part zur Ver­fü­gung. Stan­dard­mä­ßig wird HTML ange­zeigt. Das kannst du auch so las­sen. Oder du wählst Mul­ti­part, bei der bei­de Ver­sio­nen, sowohl rei­ner Text als auch HTML ver­sen­det wer­den.

Ganz unten auf der Sei­te kannst du dir das HTML-Tem­pla­te die­ser E‑Mail-Vor­la­ge über den But­ton Zei­ge Tem­pla­te anzei­gen las­sen. Ände­run­gen las­sen sich dar­über nicht vor­neh­men. Erst wenn die Datei kopiert wur­de (über den But­ton Tem­pla­te-Datei kopie­ren), kön­nen Ände­run­gen dar­an vor­ge­nom­men wer­den. Aber dafür benö­tigst du Exper­ten­kennt­nis­se bezüg­lich HTML und PHP.

Stornierte Bestellung

Die­se Mail wird an dich oder ande­re ein­ge­tra­ge­ne Emp­fän­ger ver­schickt, wenn eine Bestel­lung stor­niert wur­de. Ansons­ten sind die Optio­nen so auf­ge­baut wie bei Neue Bestel­lung.

Fehlgeschlagene Bestellung

Falls es bei der Bestell­über­mitt­lung tech­ni­sche Pro­ble­me gab oder der Bezahl­vor­gang nicht erfolg­reich gewe­sen ist, bei­spiels­wei­se war das Gut­ha­ben bei einer PayPal-Zah­lung nicht aus­rei­chend, wird die­se Mail ver­sen­det. Zuvor müs­sen die ein­ge­gan­ge­nen Bestel­lun­gen als “aus­ste­hend” oder “ange­hal­ten” mar­kiert gewe­sen sein.

Bestellung wartend

Die­se Mail wird an Kun­den ver­sen­det, wenn die Bestel­lung in den Sta­tus “War­tend” wech­selt.

Bestellung in Bearbeitung

Die­se Mail geht als Bestä­ti­gung an dei­ne Kun­den und ent­hält die gan­zen Bestell­de­tails.

Bestellung abgeschlossen

Die Mail geht raus, wenn du unter Bestel­lun­gen eine Bestel­lung als “abge­schlos­sen” mar­kiert hast. Das soll­test du vor allem dann tun, wenn du die Bestel­lung ver­schickst oder schon ver­schickt hast.

In die­ser Regis­ter­kar­te gibt es zwei ver­schie­de­ne Betreff- und E‑Mail-Kopf­zei­len. Ein­mal die Stan­dard­ein­trä­ge und die Ein­trä­ge für her­un­ter­lad­bar, wenn also digi­ta­le Pro­duk­te bestellt wur­den. Schwie­rig ist es, wenn gemisch­te Pro­duk­te — also gegen­ständ­li­che und digi­ta­le — bestellt wur­den, dann wird der Stan­dard-Betreff “Dei­ne Bestel­lung .. vom …” ange­zeigt ohne den Hin­weis “Lade dei­ne Datei­en her­un­ter”.

Rückerstattete Bestellungen

Die Mail wird ver­sen­det, wenn eine Bestel­lung rück­erstat­tet und unter Bestel­lun­gen als rück­erstat­tet mar­kiert wur­de.

Kundenrechnung

Auch hier gibt es zwei ver­schie­de­ne Betreff- und Kopf­zei­len. Wenn der Kun­de erst noch bezah­len muss (wie bei Über­wei­sung), dann wer­den die ers­ten bei­den Stan­dard­fel­der in die Rech­nung ein­ge­fügt.

Hat er schon bezahlt (z. B. über PayPal), dann wer­den die Fel­der E‑Mail-Betreff (bezahlt) und E‑Mail-Kopf­zei­le (bezahlt) ein­ge­bun­den.

Anmerkung des Kunden

WooCommerce Leitfaden: Teil 7 - E-Mail-Versand E‑Mails bezüg­lich Kun­den­an­mer­kun­gen wer­den ver­schickt, wenn du einer Bestel­lung eine Anmer­kung hin­zu­fügst. Das kannst du unter Bestel­lun­gen -> Detail­an­sicht Bestel­lung. In der rech­ten Sei­ten­spal­te unter Anmer­kun­gen fin­dest du ein Feld, in das du eine Nach­richt an den Kun­den schrei­ben kannst. Sie wird ihm per Mail zuge­sen­det. Die Aus­wahl­box muss dafür auf Hin­weis an Kun­de gestellt wer­den.

Die­se Funk­ti­on ist sehr prak­tisch, denn so las­sen sich aus dem Shop­sys­tem her­aus auch indi­vi­du­el­le Nach­rich­ten an die Kun­den ver­sen­den, ohne dass du in ein Mail­pro­gramm wech­seln musst.

Damit du auch weißt, wie eine sol­che Anmer­kung ver­sen­det aus­sieht, soll­test du die­ses Sze­na­rio bei dei­nen Tests auch durch­spie­len.

Passwort zurücksetzen

„Pass­wort zurücksetzen“-Mails wer­den an Kun­den geschickt, wenn die­se ihr Pass­wort für den Kun­de­n­ac­count zurück­set­zen.

Neues Konto

E‑Mails bezüg­lich neu­er Kun­den­kon­ten wer­den an den Kun­den geschickt, wenn die­ser sich wäh­rend des Bestell­vor­gangs für einen Kun­de­n­ac­count regis­triert.

Direkte Anpassung der E‑Mail-Vorlagen

Du kannst auch Ände­run­gen an den E‑Mail-Tem­pla­tes vor­neh­men. Doch dafür sind sehr gute Kennt­nis­se in HTML, PHP und CSS von­nö­ten. Außer­dem müs­sen die Tem­pla­tes von Woo­Com­mer­ce in dein The­me oder in dein Child-The­me kopiert wer­den.

Rechnungen an die Mails anhängen

Mit dem kos­ten­lo­sen Plugin Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips kannst du ganz ein­fach eine Rech­nung im PDF-For­mat an die Bestell­mails hän­gen. Im Ver­wal­tungs­be­reich des Plugins kannst du aus­wäh­len, an wel­che auto­ma­ti­schen Mails die Rech­nung ange­hängt wer­den soll.

In die Rech­nungs­vor­la­ge las­sen sich alle wich­ti­gen Ele­men­te wie Datum, fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mer, Geschäfts­an­schrift, Steu­er­num­mer, Bank­da­ten und das Geschäfts­lo­go inte­grie­ren. Und auch die Lie­fer­schein­er­stel­lung ist damit mög­lich.

Aus­blick: Im nächs­ten Woo­com­mer­ce-Arti­kel stel­le ich die Gut­schein­er­stel­lung und ‑ver­wal­tung vor.

Wei­te­re Arti­kel von Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den:

  1. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 1 – Grund­ein­stel­lun­gen
  2. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 2 – Pro­duk­te
  3. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 3 – Mehr­wert­steu­er und unter­schied­li­che Steu­er­klas­sen
  4. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 4 – Zah­lun­gen
  5. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 5 – PayPal als Zah­lungs­art im Shop ein­rich­ten
  6. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 6 – Ver­sand, Ver­sand­ar­ten und Ver­sand­klas­sen
  7. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 7 – E‑Mail-Ver­sand
  8. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 8 – Gut­schei­ne anle­gen und ver­wal­ten
  9. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 9 – Ver­wal­tung von Bestel­lun­gen
  10. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 10 – Ein­fa­che Pro­duk­te anle­gen
  11. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 11 – Varia­ble Pro­duk­te anle­gen
  12. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 12 – Grup­pier­te und Affi­lia­te-Pro­duk­te anle­gen
  13. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 13: Ein­stel­lun­gen in Kon­ten und Daten­schutz
  14. Neue Ver­sand­ein­stel­lun­gen in Woo­Com­mer­ce ab Ver­si­on 2.6
  15. Woo­Com­mer­ce Ger­man Mar­ket: Instal­la­ti­on und Ein­stel­lun­gen