Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 9 — Ver­wal­tung von Bestellungen

Die ers­ten Bestel­lun­gen sind im Online-Shop ein­ge­gan­gen. Nun heißt es, die­se zu bear­bei­ten, sprich: die bestell­ten Arti­kel für den Kun­den bereit­zu­stel­len, ein­zu­pa­cken und zu versenden.

Die­ser Bereich wird in Woo­com­mer­ce unter Woo­com­mer­ce -> Bestel­lun­gen ver­wal­tet. Wird die Sei­te Bestel­lun­gen geöff­net, siehst du alle ein­ge­gan­ge­nen Bestel­lun­gen in chro­no­lo­gi­scher Rei­hen­fol­ge (die aktu­ells­te nimmt den ers­ten Platz ein) aufgeführt.

Über­sicht Bestellungen

In der Daten­ta­bel­le wer­den fol­gen­de Infor­ma­tio­nen von links nach rechts angezeigt:

• Bestell­sta­tus (mit­tels eines Icons — wenn du mit der Maus dar­über­fährst, wird dir als Tool­tip die genaue Sta­tus­be­zeich­nung ein­ge­blen­det. Zum Bestell­sta­tus fol­gen spä­ter detail­lier­te Erläuterungen)
• Rech­nungs­num­mer
• Bestel­lung (mit Bestell­num­mer und Kun­den­na­me plus E‑Mail-Adres­se)
• Gekauf­te Arti­kel (Anzahl)
• Ver­sand (Lie­fer­adres­se)
• Kun­den­nach­richt
• Anmer­kun­gen zur Bestellung
• Datum der Bestellung
• Gesamt­sum­me der Bestellung
• Aktio­nen (Icons, über die u. a. der Bestell­sta­tus geän­dert, die Bestell-Ein­zel­an­sicht geöff­net wer­den kann usw.)

Bild: Test­be­stel­lun­gen aus mei­nem Demoshop

Den Bestell­sta­tus musst du ent­we­der manu­ell ändern oder er passt sich auto­ma­tisch an, je nach­dem wel­che Schnitt­stel­len-Plug­ins in dei­nem Shop ver­wen­det wer­den. Die ein­zel­nen Sta­tus-Ein­stel­lun­gen lösen auto­ma­tisch ver­sen­de­te E‑Mails aus, daher soll­test du, bevor du dei­nen Shop frei­schal­test, alle mög­li­chen Ein­stel­lun­gen austesten.

Ganz oben auf der Sei­te fin­dest du den But­ton Bestel­lung hin­zu­fü­gen: Dar­über kannst du manu­ell Bestel­lun­gen in das Woo­com­mer­ce-Sys­tem ein­pfle­gen, die über Off­line-Kanä­le (bei­spiels­wei­se über Tele­fon) ein­ge­gan­gen sind.

Dar­un­ter ist die übli­che Fil­ter­funk­ti­on, die du bestimmt von Word­Press kennst. Dar­über kannst du nach Bestell­sta­tus fil­tern, Bestel­lun­gen in bestimm­ten Mona­ten her­aus­su­chen oder aber auch nach Kun­den suchen. Wenn du min­des­tens drei Buch­sta­ben in das Kun­den­such­feld ein­trägst, wer­den dir schon mög­li­che Tref­fer angezeigt.

Bestell­sta­tus in Woocommerce

Fol­gen­de Bestell­sta­tus wer­den in Woo­com­mer­ce unterschieden:

Zah­lung aus­ste­hend: Eine Bestel­lung ist im Shop ein­ge­gan­gen, wur­de aber noch nicht bezahlt. Die­se Mel­dung kommt vor allem bei Zah­lung auf Rech­nung vor oder wenn Woo­com­mer­ce auf die Bestä­ti­gung einer Zah­lungs­schnitt­stel­le wartet.

War­tend: Bei die­sem Sta­tus musst du den Ein­gang der Zah­lung bestä­ti­gen und die Bestel­lung auf den Sta­tus In Bear­bei­tung oder Fer­tig­ge­stellt set­zen. Bei einer Bestel­lung, die über Pay­Pal bezahlt wur­de, ist dies der übli­che Bestell­sta­tus. Auch bei der Zahl­art Über­wei­sung ist dies der gän­gi­ge Status.

In Bear­bei­tung: Die Bestel­lung wird von dir nun zusam­men­ge­stellt und für den Ver­sand vorbereitet.

Fer­tig­ge­stellt: Dies ist der abschlie­ßen­de Sta­tus. Du hast die bezahl­te Bestel­lung versendet.

Abge­bro­chen: Die Bestel­lung wur­de durch dich oder den Kun­den abge­bro­chen. Letzt­ge­nann­tes kann pas­sie­ren, wenn der Kun­de den Bezahl­vor­gang bei einem Bezahl­dienst­leis­ter wie bei­spiels­wei­se Pay­Pal nicht voll­stän­dig abschließt.

Rück­erstat­tet: Wenn Bestel­lun­gen stor­niert wer­den, d.h. wenn du dem Kun­den den Kauf­preis zurück­ge­zahlt hast, wird die­ser Sta­tus ange­zeigt. Er ist wich­tig für die Buchhaltung.

Fehl­ge­schla­gen: Der Bezahl­vor­gang ist nicht erfolg­reich gewe­sen, bei­spiels­wei­se war das Gut­ha­ben bei einer Pay­Pal-Zah­lung nicht aus­rei­chend oder es gab tech­ni­sche Pro­ble­me bei der Übermittlung.

Die Anzei­ge der Bestell­sta­tus kann je nach Ein­stel­lun­gen und den aus­ge­wähl­ten Bezahl- und Ver­sand­op­tio­nen variieren.

Ein­zel­an­sicht einer Bestellung

Über die Bestell­num­mer und über das Anzei­gen-Icon in der Spal­te Aktio­nen kannst du die Bestell-Ein­zel­an­sicht öffnen.

Du kannst vie­le Anga­ben in der Ein­zel­an­sicht nach­träg­lich abän­dern, doch das emp­fiehlt sich nur in Aus­nah­me­fäl­len. Denn damit kom­men letzt­end­lich auch Unstim­mig­kei­ten bei der Buch­hal­tung zustan­de und das soll­te nicht sein.

Im Kopf der Bestel­lung fin­dest du all­ge­mei­ne Details wie Bestell­da­tum und Bestell­sta­tus, Rech­nungs­adres­se und Versanddetails.

Über das Stif­ti­con kannst du Ände­run­gen an den hin­ter­leg­ten Daten vor­neh­men. Manch­mal sind Anpas­sun­gen aller­dings not­wen­dig, so z. B. wenn der Kun­de eine neue Adres­se durch­gibt. Dann soll­ten die Ände­run­gen vor­ge­nom­men werden.

Dar­un­ter schließt sich die Bestel­l­auf­lis­tung der Pro­duk­te an:

Auch hier kannst du nach­träg­lich Ände­run­gen vor­neh­men, bei­spiels­wei­se wenn ein Kun­de eine Bestel­lung durch­ge­führt hat, aber dann doch noch einen Arti­kel hin­zu­neh­men oder ein Pro­dukt aus der Bestel­lung ent­fer­nen möchte.

Ist die Bestel­lung im War­tend-Sta­tus fin­dest du rechts an jeder Pro­dukt­zei­le ein Stift-Icon, über das du Ände­run­gen an den hin­ter­leg­ten Pro­dukt­da­ten wie Anzahl und Preis vor­neh­men kannst. Auch bei den Ver­sand­kos­ten sowie der Gesamt­sum­me kannst du nach­träg­lich Ände­run­gen durchführen.

Über das x‑Symbol kannst du das Pro­dukt aus der Bestel­lung raus löschen.

Über den blau­en Pro­dukt­link gelangst du zur Pro­dukt­be­ar­bei­tungs­sei­te im Ver­wal­tungs­be­reich des Online-Shops.

Wählst du ein Pro­dukt mit­hil­fe der Check­box aus, die links neben dem klei­nen Pro­dukt­vor­schau­bild steht, dann kannst du ganz unten unter Aktio­nen die aus­ge­wähl­ten Pos­ten löschen oder den Lager­be­stand redu­zie­ren bzw. erhö­hen. Die­se Aktio­nen musst du anschlie­ßend über das Sym­bol­feld neben dem Aktio­nen-Aus­wahl­feld durchführen.

Über die Schalt­flä­che Position(en) hin­zu­fü­gen kannst du wei­te­re Pro­duk­te in die Bestel­lung nach­träg­lich aufnehmen.

Über den But­ton Rück­erstat­tung lässt sich ein Erstat­tungs­be­trag sowie ein Erstat­tungs­grund ein­ge­ben. Die­sen Betrag kannst du ent­we­der manu­ell oder auto­ma­ti­siert aus­zah­len. Damit die Zah­lung auto­ma­tisch durch­ge­führt wird, muss der Kun­de über eine Schnitt­stel­le bezahlt haben, die auto­ma­ti­sche Rück­zah­lun­gen über Woo­com­mer­ce ermög­licht (wie z. B. PayPal).

Über Steu­ern berech­nen kannst du bei abge­än­der­ten Prei­sen oder Steu­er­an­ga­ben von Pro­duk­ten die Steu­er aktualisieren.

Hin­weis: Nicht alle Bestel­lun­gen las­sen sich nach­träg­lich abän­dern. Ist die Bestel­lung in Bear­bei­tung, fer­tig­ge­stellt oder rück­erstat­tet, kannst du dar­an nichts mehr ändern. Dann kannst du die Bestel­lung aber noch­mals in einen ande­ren Sta­tus rück­ver­set­zen (über Akti­on wäh­len in der Bestell­über­sicht oder in der Ein­zel­an­sicht im Feld Bestell­sta­tus).

Rech­te Sei­ten­leis­te der Bestellungs-Einzelansicht

In der Bestel­lungs-Ein­zel­an­sicht befin­det sich ganz rechts die Spal­te mit der Bezeich­nung Bestel­lung Aktio­nen und dar­un­ter schließt sich Bestel­lung Anmer­kun­gen an.

Zuerst ein­mal fin­dest du hier den Abspei­chern-But­ton, um Ände­run­gen in ein­ge­gan­ge­nen Bestel­lun­gen end­gül­tig abzu­spei­chern. Oder du kannst Bestel­lun­gen in den Papier­korb ver­schie­ben, was irgend­wann vor allem mit Test­be­stel­lun­gen pas­sie­ren sollte.

Aber die Fel­der bie­ten noch mehr an Funktionen.

Unter Bestel­lung Aktio­nen kannst du noch­mals ein­zel­ne Bestell-E-Mails erneut ver­sen­den, bei­spiels­wei­se wenn der Kun­de eine Mit­tei­lung nicht bekom­men hat oder eine fal­sche E‑Mail-Adres­se ange­ge­ben war. Dazu klickst im Aus­wahl­feld Aktio­nen auf die ent­spre­chen­de Aktion.

Zur Aus­wahl stehen:

• Neue Bestel­lung
• Stor­nier­te Bestellung
• Bestel­lung in Bearbeitung
• Bestel­lung fertiggestellt
• Rück­erstat­te­te Bestellung
• Kun­den­rech­nung

Es gibt auch noch eine Opti­on für her­un­ter­lad­ba­re Pro­duk­te, näm­lich Down­load-Berech­ti­gun­gen gene­rie­ren. Die­ser Punkt wird nötig, wenn der Kun­de den Down­load nicht durch­füh­ren kann oder die Berech­ti­gun­gen nicht auto­ma­tisch erstellt werden.

Im Bereich Bestel­lung Anmer­kung zeigt Woo­com­mer­ce auto­ma­tisch bestimm­te Sta­tus­än­de­run­gen an. Die­se Mel­dun­gen sind sehr nütz­lich, vor allem wenn du nach­träg­lich einen Bear­bei­tungs­schritt nach­voll­zie­hen musst.

Du kannst in das Text­feld eige­ne Anmer­kun­gen für admi­nis­tra­ti­ve Zwe­cke ein­tra­gen, dann soll­te das Aus­wahl­feld dar­un­ter auf Pri­va­te Notiz gestellt werden.

Aber was damit auch mög­lich ist: Du kannst indi­vi­du­el­le Anmer­kun­gen bzw. Mit­tei­lun­gen an dei­ne Kun­den inner­halb der auto­ma­tisch raus­ge­hen­den Sys­tem­mails ver­sen­den. Dann soll­te das Aus­wahl­feld auf Hin­weis an Kun­de gestellt wer­den. So kannst du bei­spiels­wei­se an eine fer­tig­ge­stell­te Bestel­lung eine Anmer­kung ein­tra­gen, dass du ein klei­nes Prä­sent bei­gelegt hast, weil die Lie­fe­rung sich etwas ver­zö­gert hat.

Per­sön­li­che indi­vi­du­el­le Mit­tei­lun­gen kom­men bei den meis­ten Kun­den gut an, denn sie zei­gen, dass sich hin­ter den auto­ma­tisch gene­rier­ten E‑Mails doch noch Men­schen agieren.

Ande­rer­seits muss man es mit den per­sön­li­chen Hin­wei­sen auch nicht über­trei­ben, d. h. man muss nicht unbe­dingt jeder Bestel­lung eine per­sön­li­che Mit­tei­lung beifügen.

–Aus­blick:

Soviel zu der Bestell­ver­wal­tung. Im nächs­ten Kapi­tel des Woo­com­mer­ce Leit­fa­dens geht es dann um das Anle­gen von Produkten.

Sinn­vol­ler wäre es gewe­sen, die Pro­dukt­ver­wal­tung vor der Bestell­ver­wal­tung zu behan­deln, doch da ist mir ein klei­ner Denk­feh­ler passiert. :-)

Wei­te­re Arti­kel von Woo­Com­mer­ce Leitfaden:

1. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 1 – Grundeinstellungen
2. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 2 – Produkte
3. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 3 – Mehr­wert­steu­er und unter­schied­li­che Steuerklassen
4. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 4 – Zahlungen
5. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 5 – Pay­Pal als Zah­lungs­art im Shop einrichten
6. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 6 – Ver­sand, Ver­sand­ar­ten und Versandklassen
7. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 7 – E‑Mail-Ver­sand
8. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 8 – Gut­schei­ne anle­gen und verwalten
9. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 9 – Ver­wal­tung von Bestellungen
10. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 10 – Ein­fa­che Pro­duk­te anlegen
11. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 11 – Varia­ble Pro­duk­te anlegen
12. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 12 – Grup­pier­te und Affi­lia­te-Pro­duk­te anlegen
13. Woo­Com­mer­ce Leit­fa­den: Teil 13: Ein­stel­lun­gen in Kon­ten und Datenschutz
14. Neue Ver­sand­ein­stel­lun­gen in Woo­Com­mer­ce ab Ver­si­on 2.6
15. Woo­Com­mer­ce Ger­man Mar­ket: Instal­la­ti­on und Einstellungen