WooCommerce Leitfaden: Teil 9 – Verwaltung von Bestellungen

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WooCommerce Leitfaden: Teil 9 – Verwaltung von Bestellungen

Die ersten Bestellungen sind im Online-Shop eingegangen. Nun heißt es, diese zu bearbeiten, sprich: die bestellten Artikel für den Kunden bereitzustellen, einzupacken und zu versenden.

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Dieser Bereich wird in Woocommerce unter Woocommerce -> Bestellungen verwaltet. Wird die Seite Bestellungen geöffnet, siehst du alle eingegangenen Bestellungen in chronologischer Reihenfolge (die aktuellste nimmt den ersten Platz ein) aufgeführt.

Übersicht Bestellungen

In der Datentabelle werden folgende Informationen von links nach rechts angezeigt:

  • Bestellstatus (mittels eines Icons – wenn du mit der Maus darüberfährst, wird dir als Tooltip die genaue Statusbezeichnung eingeblendet. Zum Bestellstatus folgen später detaillierte Erläuterungen)
  • Rechnungsnummer
  • Bestellung (mit Bestellnummer und Kundenname plus E-Mail-Adresse)
  • Gekaufte Artikel (Anzahl)
  • Versand (Lieferadresse)
  • Kundennachricht
  • Anmerkungen zur Bestellung
  • Datum der Bestellung
  • Gesamtsumme der Bestellung
  • Aktionen (Icons, über die u. a. der Bestellstatus geändert, die Bestell-Einzelansicht geöffnet werden kann usw.)

Bild: Testbestellungen aus meinem Demoshop

Den Bestellstatus musst du entweder manuell ändern oder er passt sich automatisch an, je nachdem welche Schnittstellen-Plugins in deinem Shop verwendet werden. Die einzelnen Status-Einstellungen lösen automatisch versendete E-Mails aus, daher solltest du, bevor du deinen Shop freischaltest, alle möglichen Einstellungen austesten.

Ganz oben auf der Seite findest du den Button Bestellung hinzufügen: Darüber kannst du manuell Bestellungen in das Woocommerce-System einpflegen, die über Offline-Kanäle (beispielsweise über Telefon) eingegangen sind.

Darunter ist die übliche Filterfunktion, die du bestimmt von WordPress kennst. Darüber kannst du nach Bestellstatus filtern, Bestellungen in bestimmten Monaten heraussuchen oder aber auch nach Kunden suchen. Wenn du mindestens drei Buchstaben in das Kundensuchfeld einträgst, werden dir schon mögliche Treffer angezeigt.

Bestellstatus in Woocommerce

Folgende Bestellstatus werden in Woocommerce unterschieden:

Zahlung ausstehend: Eine Bestellung ist im Shop eingegangen, wurde aber noch nicht bezahlt. Diese Meldung kommt vor allem bei Zahlung auf Rechnung vor oder wenn Woocommerce auf die Bestätigung einer Zahlungsschnittstelle wartet.

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Wartend: Bei diesem Status musst du den Eingang der Zahlung bestätigen und die Bestellung auf den Status In Bearbeitung oder Fertiggestellt setzen. Bei einer Bestellung, die über PayPal bezahlt wurde, ist dies der übliche Bestellstatus. Auch bei der Zahlart Überweisung ist dies der gängige Status.

In Bearbeitung: Die Bestellung wird von dir nun zusammengestellt und für den Versand vorbereitet.

Fertiggestellt: Dies ist der abschließende Status. Du hast die bezahlte Bestellung versendet.

Abgebrochen: Die Bestellung wurde durch dich oder den Kunden abgebrochen. Letztgenanntes kann passieren, wenn der Kunde den Bezahlvorgang bei einem Bezahldienstleister wie beispielsweise PayPal nicht vollständig abschließt.

Rückerstattet: Wenn Bestellungen storniert werden, d.h. wenn du dem Kunden den Kaufpreis zurückgezahlt hast, wird dieser Status angezeigt. Er ist wichtig für die Buchhaltung.

Fehlgeschlagen: Der Bezahlvorgang ist nicht erfolgreich gewesen, beispielsweise war das Guthaben bei einer PayPal-Zahlung nicht ausreichend oder es gab technische Probleme bei der Übermittlung.

Die Anzeige der Bestellstatus kann je nach Einstellungen und den ausgewählten Bezahl- und Versandoptionen variieren.

Einzelansicht einer Bestellung

Über die Bestellnummer und über das Anzeigen-Icon in der Spalte Aktionen kannst du die Bestell-Einzelansicht öffnen.

Du kannst viele Angaben in der Einzelansicht nachträglich abändern, doch das empfiehlt sich nur in Ausnahmefällen. Denn damit kommen letztendlich auch Unstimmigkeiten bei der Buchhaltung zustande und das sollte nicht sein.

Im Kopf der Bestellung findest du allgemeine Details wie Bestelldatum und Bestellstatus, Rechnungsadresse und Versanddetails.

Über das Stifticon kannst du Änderungen an den hinterlegten Daten vornehmen.  Manchmal sind Anpassungen allerdings notwendig, so z. B. wenn der Kunde eine neue Adresse durchgibt. Dann sollten die Änderungen vorgenommen werden.

Darunter schließt sich die Bestellauflistung der Produkte an:

Auch hier kannst du nachträglich Änderungen vornehmen, beispielsweise wenn ein Kunde eine Bestellung durchgeführt hat, aber dann doch noch einen Artikel hinzunehmen oder ein Produkt aus der Bestellung entfernen möchte.

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Ist die Bestellung im Wartend-Status findest du rechts an jeder Produktzeile ein Stift-Icon, über das du Änderungen an den hinterlegten Produktdaten wie Anzahl und Preis vornehmen kannst. Auch bei den Versandkosten sowie der Gesamtsumme kannst du nachträglich Änderungen durchführen.

Über das x-Symbol kannst du das Produkt aus der Bestellung raus löschen.

Über den blauen Produktlink gelangst du zur Produktbearbeitungsseite im Verwaltungsbereich des Online-Shops.

Wählst du ein Produkt mithilfe der Checkbox aus, die links neben dem kleinen Produktvorschaubild steht, dann kannst du ganz unten unter Aktionen die ausgewählten Posten löschen oder den Lagerbestand reduzieren bzw. erhöhen. Diese Aktionen musst du anschließend über das Symbolfeld neben dem Aktionen-Auswahlfeld durchführen.

Über die Schaltfläche Position(en) hinzufügen kannst du weitere Produkte in die Bestellung nachträglich aufnehmen.

Über den Button Rückerstattung lässt sich ein Erstattungsbetrag sowie ein Erstattungsgrund eingeben. Diesen Betrag kannst du entweder manuell oder automatisiert auszahlen. Damit die Zahlung automatisch durchgeführt wird, muss der Kunde über eine Schnittstelle bezahlt haben, die automatische Rückzahlungen über Woocommerce ermöglicht (wie z. B. PayPal).

Über Steuern berechnen kannst du bei abgeänderten Preisen oder Steuerangaben von Produkten die Steuer aktualisieren.

Hinweis: Nicht alle Bestellungen lassen sich nachträglich abändern. Ist die Bestellung in Bearbeitung, fertiggestellt oder rückerstattet, kannst du daran nichts mehr ändern. Dann kannst du die Bestellung aber nochmals in einen anderen Status rückversetzen (über Aktion wählen in der Bestellübersicht oder in der Einzelansicht im Feld Bestellstatus).

Rechte Seitenleiste der Bestellungs-Einzelansicht

In der Bestellungs-Einzelansicht befindet sich ganz rechts die Spalte mit der Bezeichnung Bestellung Aktionen und darunter schließt sich Bestellung Anmerkungen an.

Zuerst einmal findest du hier den Abspeichern-Button, um Änderungen in eingegangenen Bestellungen endgültig abzuspeichern. Oder du kannst Bestellungen in den Papierkorb verschieben, was irgendwann vor allem mit Testbestellungen passieren sollte.

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Aber die Felder bieten noch mehr an Funktionen.

Unter Bestellung Aktionen kannst du nochmals einzelne Bestell-E-Mails erneut versenden, beispielsweise wenn der Kunde eine Mitteilung nicht bekommen hat oder eine falsche E-Mail-Adresse angegeben war. Dazu klickst im Auswahlfeld Aktionen auf die entsprechende Aktion.

Zur Auswahl stehen:

  • Neue Bestellung
  • Stornierte Bestellung
  • Bestellung in Bearbeitung
  • Bestellung fertiggestellt
  • Rückerstattete Bestellung
  • Kundenrechnung

Es gibt auch noch eine Option für herunterladbare Produkte, nämlich Download-Berechtigungen generieren. Dieser Punkt wird nötig, wenn der Kunde den Download nicht durchführen kann oder die Berechtigungen nicht automatisch erstellt werden.

Im Bereich Bestellung Anmerkung zeigt Woocommerce automatisch bestimmte Statusänderungen an. Diese Meldungen sind sehr nützlich, vor allem wenn du nachträglich einen Bearbeitungsschritt nachvollziehen musst.

Du kannst in das Textfeld eigene Anmerkungen für administrative Zwecke eintragen, dann sollte das Auswahlfeld darunter auf Private Notiz gestellt werden.

Aber was damit auch möglich ist: Du kannst individuelle Anmerkungen bzw. Mitteilungen an deine Kunden innerhalb der automatisch rausgehenden Systemmails versenden. Dann sollte das Auswahlfeld auf Hinweis an Kunde gestellt werden. So kannst du beispielsweise an eine fertiggestellte Bestellung eine Anmerkung eintragen, dass du ein kleines Präsent beigelegt hast, weil die Lieferung sich etwas verzögert hat.

Persönliche individuelle Mitteilungen kommen bei den meisten Kunden gut an, denn sie zeigen, dass sich hinter den automatisch generierten E-Mails doch noch Menschen agieren.

Andererseits muss man es mit den persönlichen Hinweisen auch nicht übertreiben, d. h. man muss nicht unbedingt jeder Bestellung eine persönliche Mitteilung beifügen.

—–

Ausblick:

Soviel zu der Bestellverwaltung. Im nächsten Kapitel des Woocommerce Leitfadens geht es dann um das Anlegen von Produkten.

Sinnvoller wäre es gewesen, die Produktverwaltung vor der Bestellverwaltung zu behandeln, doch da ist mir ein kleiner Denkfehler passiert. :-)

2018-08-18T08:08:57+00:00Kategorien: Online-Shops, WooCommerce, WordPress|Tags: |20 Kommentare

20 Comments

  1. Christof 22. Februar 2018 um 10:14 Uhr

    Hallo, ich habe mit WooCommerce eine kleinen Shop eingerichtet, der nur für die Mitglieder unseres Club’s zu nutzen ist. Ich habe als Zahlungsmöglichkeit nur Nachnahme aktiviert, weil die Bezahlung bar nach Übernahme (Lieferung) beim Kassier unseres Club’s gemacht werden soll. Da ich aber nicht die Bestellung bearbeite, sprich Vorbereitung, Lieferung, selber durchführe, sondern diese von einer anderen Person gemacht wird, brauche ich eine Möglich, dass diese die Änderungen im Status der Bestellungen selbstständig durchführen kann. Wie kann ich dieser Person eine Möglichkeit geben, diese Änderungen zu machen, sie hat derzeit keinen Zugriff auf das Backend unserer Webseite.

    Danke für deine Nachricht.
    Gruß Christof

  2. Susanne Braun 22. Februar 2018 um 10:21 Uhr

    Hallo Christof,

    die Person braucht einen Zugang zum Backend, sonst kann sie die Bestellungen nicht bearbeiten bzw. deren Status ändern. Testen Sie einfach mal, welche Rolle für die Bestellungsbearbeitung reicht, falls Sie nicht einen weiteren Admin festlegen wollen.

  3. Christof 22. Februar 2018 um 14:36 Uhr

    Hallo Susanne, danke für die schnelle Antwort. Ich benutze das PI Ultimate Member für die Registrierung und Login auf den Mitgliederbereich. Ich habe hier nicht die Möglichkeit einen „Teil“ des Backend für bestimmte Aufgaben freizugeben.

  4. Susanne Braun 23. Februar 2018 um 09:51 Uhr

    Hallo Christof,
    ich kenne das PI Ultimate Member Plugin nicht (sieht gut aus, muss ich mal testen :-)). Ist damit ein normaler Login über wp-admin nicht mehr möglich?

  5. Sebastian 7. März 2018 um 12:26 Uhr

    Hallo Susanne,

    seit neusten Tritt bei mir ein Fehler auf. Wenn ich den Status einer Bestellung z.B. auf „in Bearbeitung“ setze, dann wird der Preis auf 0,00 Euro gesetzt und nur die MwSt. steht noch in der Bestellungen. Alles andere klappt super, aber für die Statistik stimmt es dann nicht.

  6. Susanne Braun 7. März 2018 um 12:58 Uhr

    Hallo Sebastian,

    hast du auch alle Plugins aktualisiert? Bei meinem Testshop habe ich eben eine Bestellung auf diesen Status (in Bearbeitung) gesetzt, und es bleibt alles korrekt. Es könnte auch sein, dass in deinem Shop irgendein Plugin „dazwischen funkt“.

  7. Michaela 12. Mai 2018 um 14:11 Uhr

    Hallo Susanne

    Ich bin gerade neu online gegangen mit meiner WP-Hompage mit Woocommerceshop. Nun fehlen bei mir noch die Aktionen (Icons, über die u. a. der Bestellstatus geändert, die Bestell-Einzelansicht geöffnet werden kann usw.)

    Muss ich da noch ein Plugin installieren für diese Funktion? Wenn ja, welches verwendest Du?

    Vielen Dank für Deine Antwort!
    Liebe Grüsse
    Michaela

  8. Susanne Braun 14. Mai 2018 um 11:59 Uhr

    Hallo Michaela,

    dein Shop sieht sehr gut aus. :-) Ich verstehe nicht so ganz, was du suchst. Die Aktionen (Bestellstatus ändern etc) kannst du über WooCommerce -> Bestellungen steuern. In der Bestelleinzelansicht findest du dann Funktionen, über die du die Bestellung in einen anderen Status setzt, individuelle Meldungen an den Kunden schreiben kannst usw.

  9. Marcel 5. Juni 2018 um 18:57 Uhr

    Hey Susanne,

    Ich bin ein bisschen spät aber ich habe mal eine Frage ich bin Designer und Entwickler (Websites) und hab einen eigenen Shop in dem ich kostenlos Designs / Websites anbiete ich hab da mal bissl was getestet aber ich möchte wenn jemand bei mir bestellt dass er nach Fertigstellung des Produktes einen Download Link erhält aber wie kann man das machen

  10. Susanne Braun 7. Juni 2018 um 09:24 Uhr

    Hallo Marcel,

    du kannst bei Fertigstellung einer Grafik für einen Kunden über die Bestelldetails an die Bestellung-fertiggestellt-Mail einen persönlichen Downloadlink beifügen (über Bestellung Anmerkungen).

  11. Chiara 14. Juni 2018 um 10:29 Uhr

    Hallo liebe Susanne,

    wenn über unseren Shop eine Bestellung eingeht via Paypal – der Kunde die Zahlung aber abbricht, gibt es eine Möglichkeit eine Benachrichtung zu bekommen, dass eben diese abgebrochen wurde? Ich finde dazu nichts :-/ Heißt man muss bei Paypal Bestellungen ja immer parallel im Backend nachsehen, ob die Zahlung noch austehend ist`?

    Dein Blog ist super! Freu mich auf jeden neuen Beitrag :-) Weiter so!

    Danke dir und liebe Grüße
    Chiara

  12. Susanne Braun 14. Juni 2018 um 13:18 Uhr

    Hallo Chiara,

    ich wüsste im Augenblick keine andere Lösung, als regelmäßig in den Bestellungen im WooCommerce-Shop nachzusehen, ob Zahlungen noch ausstehend sind. Wie das ganze mit dem neuen PayPal Plus gehandhabt wird, weiß ich nicht, das ich diese Erweiterung noch nicht getestet habe.

    Hier der Link zu dem PayPal-Plus-Plugin: https://de.wordpress.org/plugins/woo-paypalplus/

  13. Irene 3. Juli 2018 um 00:04 Uhr

    Hallo Susanne,
    vielen Dank für deinen Artikel.
    Meine Frage:
    Ich erhalte leider keine E-Mail wenn eine Bestellung eingeht und der Kunde bekommt auch keine … Was könnte ich falsch eingestellt haben?
    Natürlich habe ich Einstellungen geprüft und kann nichts finden, woran das liegen könnte.

    Wenn ich Bestellungen bearbeite und dann die „Bestellung Aktion“ Wähle eine Aktion … z.B. Erneute Bestätigung senden, kommt auch keine E-Mail an. Weder bei mir noch beim Kunden?

    Danke dir!

    Liebe Grüße
    Irene

  14. Susanne Braun 3. Juli 2018 um 12:02 Uhr

    Hallo Irene,

    kommen andere automatische Mails auch nicht an, wie z. B. die Versandmail? Falls ja, dann muss es an dem Provider oder an den Einstellungen des Webspaces liegen. Ich würde mich an deiner Stelle an den Hoster wenden und ihm das Problem schildern.

  15. JH 21. September 2018 um 22:46 Uhr

    Hi Susanne,

    wenn ich als Zahlungsmethode die „direkte Banküberweisung“ anbiete, dann bekommt der Kunde auf der Kassen-Seite meine Bankdaten angezeigt, um dorthin das Geld zu überweisen. Wenn ich dem Kunden jedoch noch eine separate Email mit den Bankdaten schicken möchte, finde ich bei meiner Recherche aktuell keine Lösung.

    Wie kann ich eine Email anlegen, die bei Bestellungen mit der spezifischen Zahlungsart getriggert wird?

    Danke im Voraus und weiter so
    JH

  16. Susanne Braun 22. September 2018 um 09:23 Uhr

    Hallo,
    normalerweise müsste doch in der Bestellbestätigungsmail, die der Kunde erhält, die Kontodaten drin stehen. Das muss ich nochmal testen.

  17. JH 22. September 2018 um 12:01 Uhr

    Hi Susanne,

    du hast Recht, an könnte die Kontodaten in die Bestellbestätigung schreiben. Es wäre allerdings eleganter, wenn die nur dem Kunden angezeigt würden, der noch nicht bezahlt hat. Und man auch direkt darauf hinweisen kann, dass der Betrag noch offen ist.

    Die übrigen Kunden sollen am besten eine eigene Bestellbestätigung bekommen, in der vom Bezahlen nicht mehr die Rede ist.

    Ist das möglich?

    Viele Grüße
    JH

  18. Andrea 23. September 2018 um 00:36 Uhr

    Hallo Susanne,
    ich habe in meinem Shop unter Dashboard unter Sales Summary die Auflistungen der Verkaufszahlen von täglich, wöchentlich, jährlich usw. Das ist für mich interessant, aber bevor ich außerhalb einmal Hilfe engagiere, dann lösche ich die alten Bestellungen raus um diese Werte auf Null zu setzen.

    ABER, es gibt einen Punkt „Sales All Time“, und dort steht leider der Gesamtumsatz seit Erstellung des Shops weiterhin obwohl alles andere auf Null oder „keine Daten verfügbar“ steht. Das sind betriebsinterne Werte die ich ungern in fremden Händen wissen möchte.

    Wissen Sie vielleicht wo man diese Zahl auf Null setzt? Ich finde selbst in den Plug ins nichts, wo das versteckt sein könnte. Weil sonst würde ich dieses eventuell löschen und nachher wieder installieren…

    Danke
    Andrea

  19. Susanne Braun 23. September 2018 um 07:27 Uhr

    Hallo Andrea,

    ich kenne dieses Plugin nicht. Wie heißt es genau? Dann könnte ich es mal installieren und mir anschauen.

  20. Susanne Braun 23. September 2018 um 07:55 Uhr

    Ich habe bisher kein Plugin für Woocommerce gefunden, das es erlaubt, eigene E-Mails nach festgelegten Regeln zu erstellen.
    Wie z. B. Versenden einer Zahlungserinnerungsmail an Kunden, die noch nicht bezahlt haben.

    Allerdings kann ich mir nicht vorstellen, dass es ein solches Plugin nicht gibt. 😊 Aber in der Fülle von kostenlosen und kostenpflichtigen Plugins auf eigenen Plattformen kann ich es auch übersehen haben.

    Ansonsten kannst du an jeden einzelnen Kunden über Bestellungen eine Zahlungserinnerung versenden (in der Bestelldetail-Ansicht rechts unter Bestell-Aktionen). Aber das weißt du wahrscheinlich schon.

    Was ich im Netz gefunden habe, um Offline-Zahlungen von Kunden zu tracken, ist das Komfortkasse-Plugin: https://de.wordpress.org/plugins/komfortkasse-for-woocommerce/#description
    Damit lassen sich automatisch Zahlungserinnerungen versenden. Ob dies für dich brauchbar ist, weiß ich nicht.

    Wie man sieht, gibt es immer noch genügend Lücken bei WooCommerce.
    Falls jemand so ein Plugin kennt, bitte melden. :-)

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