Rechnungen erstellen und schreiben – ein leidiges Zeitfresser-Kapitel, das viele Selbständige bestätigen können. Vor allem dann, wenn man den klassischen Rechnungserstellungsweg einschlägt und mühsam Vorlagen in Excel oder in Word erstellt.


Gerade am Anfang der Selbständigkeit ist diese Vorgehensweise üblich und auch noch nicht allzu zeitraubend. Nehmen dann die Aufträge zu und auch die zu erstellenden Rechnungen, wird aus einer zuerst zeitlich wenig belastenden Routinetätigkeit schnell eine Belastung. Denn schließlich kann man während der Rechnungserstellung nicht sein eigentliches Kerngeschäft ausüben, verlorene Zeit, die man wirklich auch gewinnbringender einsetzen könnte.

Rechnungen erstellen mit entsprechender Mietsoftware (SaaS)

Wenn Ihre Rechnungserstellung flüssiger und schneller von der Hand gehen soll, dann gibt es auf dem Markt entsprechende Online-Mietsoftware für Kunden-, Auftrags- und Rechnungsverwaltung, sogenannte Software as a Service (SaaS). Ein solcher Anbieter ist beispielsweise Fastbill.

Die Rechnungen erstellen Sie mit der Software in wenigen Schritten als PDF-Dokument und können die einzelnen Rechnungsposten entweder manuell oder aus von Ihnen erfassten Einzelposten einfügen. Wenn Sie über individuelle Rechnungsvorlagen verfügen, können Sie die Rechnungen auf Fastbill auch mit Ihrem Firmenlogo sowie der gewünschten Schriftart, -größe, dem Hintergrund usw. gestalten.

Ein sehr gutes Feature von Fastbill ist die Automatisierung von wiederkehrenden Rechnungen. Diese müssen Sie auf konventionelle Art und Weise jeden Monat neu erstellen oder wenigstens Datum und Rechnungsnummer von der vorherigen Rechnung anpassen. Bei Fastbill brauchen Sie nur ein Rechnungsintervall festzulegen und Ihre wiederkehrenden Rechnungen werden in den von Ihnen definierten Zeitabständen automatisch erzeugt.

Lesen  Server-Monitoring mit serverstate.de

Digitale Signatur und Lettershop

Außerdem bietet Fastbill einen Signaturservice, falls Sie Ihre Rechnungen online versenden wollen. Nach $14 UStG sind Sie nämlich verpflichtet, digital versendete Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.

Mit der Funktion der Massensignatur können Sie zahlreiche Dokumente auf einmal hochladen und mit der digitalen Signatur versehen. Noch ein Hinweis zur Begriffsdefinition: Mit der digitalen Signatur ist keine eingescannte Unterschrift gemeint, die Sie ja ganz einfach in ein Dokument einfügen können. Eine genaue Erläuterung, was unter einer digitalen Signatur zu verstehen ist, finden Sie auf Wikipedia.

Für den Angebots- und Rechnungsversand bietet Fastbill einen eigenen Lettershop an, wo Sie Ihre Rechnungen ausdrucken, kuvertieren und versenden lassen können. Dieser Zusatzservice kostet 0,90 € netto für eine einseitige Rechnung. Oder Sie verschicken Ihre Rechnungen per Mail mit digitaler Signatur.

Acht Videotutorials zu den Einstellungen und dem Editor, Kunden- und Produktverwaltung, Auftragsbestätigung sowie Projektmanagement, Zeiterfassung und Zeitreports finden Sie unter Fastbill-Videotutorials.

Weitere wichtige Verwaltungsfunkionen für Selbständige

Wenn Sie die Software von Fastbill nutzen wollen, zahlen Sie pro Monat nur 5,95 € für jeden Mitarbeiter und können damit nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch Ihre Kunden verwalten, Ihre Produkte und Leistungen mitsamt Stundensätzen in der Datenbank hinterlegen und Ihre Arbeitszeit erfassen.

Darüber hinaus bietet Fastbill weitere Funktionen an, wie u. a. Dokumentenmanagement, d. h. Sie können all Ihre Rechnungen, Angebote und Belege in entsprechenden Ordnern online ablegen und diese auch sortieren, filtern und nach Kategorien auswählen. Sie können Reportings und Statistiken einsehen, To-Do-Listen anlegen, Daten als CSV- oder Excel-Dateien im- und exportieren, Ihre Projekte organisieren und steuern und auch auf ein ausgereiftes Mahnwesen-System zurückgreifen.

Lesen  SkyDrive - Der Cloud-Service von Microsoft als mobiles Office

Wer an dieser Mietsoftware interessiert ist, der kann sie 14 Tage lang kostenlos testen, und zwar mit allen Funktionen. Nach dieser Zeit wird Ihr Zugang erst kostenpflichtig, wenn Sie Ihr Konto selbst aktivieren.

Kostenlose Sofortrechnung von Fastbill

Fastbill bietet noch einen weiteren kostenlosen Service an, nämlich die Sofortrechnung. Mit diesem Formular können Sie schnell und ohne Kosten eine PDF-Rechnung erstellen mit allen wichtigen Daten. Ich durfte dieses Sofortrechnungs-Formular auf meinem Blog einbinden. Sie finden es unter Fastbill-Sofortrechnung.

Sie können damit in wenigen Augenblicken eine Rechnung mit allen wichtigen und vom Gesetzgeber notwendigen Bestandteilen wie der Rechnungsnummer generieren, ausdrucken oder als PDF-Datei abspeichern.

Ein praktisches Tool für die schnelle Rechnungserstellung. Allerdings ist es damit nicht möglich, Ihre Rechnung mit Logo oder entsprechenden Schriften zu individualisieren.