Rech­nun­gen erstel­len und schrei­ben — ein lei­di­ges Zeit­fres­ser-Kapi­tel, das vie­le Selb­stän­di­ge bestä­ti­gen kön­nen. Vor allem dann, wenn man den klas­si­schen Rech­nungs­er­stel­lungs­weg ein­schlägt und müh­sam Vor­la­gen in Excel oder in Word erstellt.


Gera­de am Anfang der Selb­stän­dig­keit ist die­se Vor­ge­hens­wei­se üblich und auch noch nicht all­zu zeit­rau­bend. Neh­men dann die Auf­trä­ge zu und auch die zu erstel­len­den Rech­nun­gen, wird aus einer zuerst zeit­lich wenig belas­ten­den Rou­ti­ne­tä­tig­keit schnell eine Belas­tung. Denn schließ­lich kann man wäh­rend der Rech­nungs­er­stel­lung nicht sein eigent­li­ches Kern­ge­schäft aus­üben, ver­lo­re­ne Zeit, die man wirk­lich auch gewinn­brin­gen­der ein­set­zen könn­te.

Rechnungen erstellen mit entsprechender Mietsoftware (SaaS)

Wenn Ihre Rech­nungs­er­stel­lung flüs­si­ger und schnel­ler von der Hand gehen soll, dann gibt es auf dem Markt ent­spre­chen­de Online-Miet­soft­ware für Kunden‑, Auf­trags- und Rech­nungs­ver­wal­tung, soge­nann­te Soft­ware as a Ser­vice (SaaS). Ein sol­cher Anbie­ter ist bei­spiels­wei­se Fast­bill.

Die Rech­nun­gen erstel­len Sie mit der Soft­ware in weni­gen Schrit­ten als PDF-Doku­ment und kön­nen die ein­zel­nen Rech­nungs­pos­ten ent­we­der manu­ell oder aus von Ihnen erfass­ten Ein­zel­pos­ten ein­fü­gen. Wenn Sie über indi­vi­du­el­le Rech­nungs­vor­la­gen ver­fü­gen, kön­nen Sie die Rech­nun­gen auf Fast­bill auch mit Ihrem Fir­men­lo­go sowie der gewünsch­ten Schrift­art, ‑grö­ße, dem Hin­ter­grund usw. gestal­ten.

Ein sehr gutes Fea­ture von Fast­bill ist die Auto­ma­ti­sie­rung von wie­der­keh­ren­den Rech­nun­gen. Die­se müs­sen Sie auf kon­ven­tio­nel­le Art und Wei­se jeden Monat neu erstel­len oder wenigs­tens Datum und Rech­nungs­num­mer von der vor­he­ri­gen Rech­nung anpas­sen. Bei Fast­bill brau­chen Sie nur ein Rech­nungs­in­ter­vall fest­zu­le­gen und Ihre wie­der­keh­ren­den Rech­nun­gen wer­den in den von Ihnen defi­nier­ten Zeit­ab­stän­den auto­ma­tisch erzeugt.

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Digitale Signatur und Lettershop

Außer­dem bie­tet Fast­bill einen Signa­tur­ser­vice, falls Sie Ihre Rech­nun­gen online ver­sen­den wol­len. Nach $14 UStG sind Sie näm­lich ver­pflich­tet, digi­tal ver­sen­de­te Rech­nun­gen mit einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur zu ver­se­hen.

Mit der Funk­ti­on der Mas­sen­si­gna­tur kön­nen Sie zahl­rei­che Doku­men­te auf ein­mal hoch­la­den und mit der digi­ta­len Signa­tur ver­se­hen. Noch ein Hin­weis zur Begriffs­de­fi­ni­ti­on: Mit der digi­ta­len Signa­tur ist kei­ne ein­ge­scann­te Unter­schrift gemeint, die Sie ja ganz ein­fach in ein Doku­ment ein­fü­gen kön­nen. Eine genaue Erläu­te­rung, was unter einer digi­ta­len Signa­tur zu ver­ste­hen ist, fin­den Sie auf Wiki­pe­dia.

Für den Ange­bots- und Rech­nungs­ver­sand bie­tet Fast­bill einen eige­nen Let­ter­shop an, wo Sie Ihre Rech­nun­gen aus­dru­cken, kuver­tie­ren und ver­sen­den las­sen kön­nen. Die­ser Zusatz­ser­vice kos­tet 0,90 € net­to für eine ein­sei­ti­ge Rech­nung. Oder Sie ver­schi­cken Ihre Rech­nun­gen per Mail mit digi­ta­ler Signa­tur.

Acht Video­tu­to­ri­als zu den Ein­stel­lun­gen und dem Edi­tor, Kun­den- und Pro­dukt­ver­wal­tung, Auf­trags­be­stä­ti­gung sowie Pro­jekt­ma­nage­ment, Zeit­er­fas­sung und Zeit­re­ports fin­den Sie unter Fast­bill-Video­tu­to­ri­als.

Weitere wichtige Verwaltungsfunkionen für Selbständige

Wenn Sie die Soft­ware von Fast­bill nut­zen wol­len, zah­len Sie pro Monat nur 5,95 € für jeden Mit­ar­bei­ter und kön­nen damit nicht nur Rech­nun­gen schrei­ben, son­dern auch Ihre Kun­den ver­wal­ten, Ihre Pro­duk­te und Leis­tun­gen mit­samt Stun­den­sät­zen in der Daten­bank hin­ter­le­gen und Ihre Arbeits­zeit erfas­sen.

Dar­über hin­aus bie­tet Fast­bill wei­te­re Funk­tio­nen an, wie u. a. Doku­men­ten­ma­nage­ment, d. h. Sie kön­nen all Ihre Rech­nun­gen, Ange­bo­te und Bele­ge in ent­spre­chen­den Ord­nern online able­gen und die­se auch sor­tie­ren, fil­tern und nach Kate­go­rien aus­wäh­len. Sie kön­nen Reportings und Sta­tis­ti­ken ein­se­hen, To-Do-Lis­ten anle­gen, Daten als CSV- oder Excel-Datei­en im- und expor­tie­ren, Ihre Pro­jek­te orga­ni­sie­ren und steu­ern und auch auf ein aus­ge­reif­tes Mahn­we­sen-Sys­tem zurück­grei­fen.

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Wer an die­ser Miet­soft­ware inter­es­siert ist, der kann sie 14 Tage lang kos­ten­los tes­ten, und zwar mit allen Funk­tio­nen. Nach die­ser Zeit wird Ihr Zugang erst kos­ten­pflich­tig, wenn Sie Ihr Kon­to selbst akti­vie­ren.

Kostenlose Sofortrechnung von Fastbill

Fast­bill bie­tet noch einen wei­te­ren kos­ten­lo­sen Ser­vice an, näm­lich die Sofort­rech­nung. Mit die­sem For­mu­lar kön­nen Sie schnell und ohne Kos­ten eine PDF-Rech­nung erstel­len mit allen wich­ti­gen Daten. Ich durf­te die­ses Sofort­rech­nungs-For­mu­lar auf mei­nem Blog ein­bin­den. Sie fin­den es unter Fast­bill-Sofort­rech­nung.

Sie kön­nen damit in weni­gen Augen­bli­cken eine Rech­nung mit allen wich­ti­gen und vom Gesetz­ge­ber not­wen­di­gen Bestand­tei­len wie der Rech­nungs­num­mer gene­rie­ren, aus­dru­cken oder als PDF-Datei abspei­chern.

Ein prak­ti­sches Tool für die schnel­le Rech­nungs­er­stel­lung. Aller­dings ist es damit nicht mög­lich, Ihre Rech­nung mit Logo oder ent­spre­chen­den Schrif­ten zu indi­vi­dua­li­sie­ren.