Gerade kleine Unternehmen kämpfen tagtäglich ums Überleben – selbstverständlich nur metaphorisch gesprochen. Und doch auch wieder nicht. Denn die Konkurrenz schläft nicht und es wird immer schwieriger sowohl für kleine als auch mittlere Firmen, gegen die große Konkurrenz zu bestehen.
Eine ziemliche Herausforderung stellt die effiziente Planung von Ressourcen dar. Strukturen werden immer komplexer, das Management ebenfalls. Wer sich trotzdem auf dem Markt behaupten will, muss daher tief in die Trickkiste greifen, oder? Ich sage dir, dass es eigentlich gar nicht so schwer ist, den Überblick zu behalten. Hilfreich ist dabei ein sogenanntes ERP-System.
Enterprise Resource Planning – oder das System, was Ressourcenplanung stark vereinfacht
Großkonzerne haben es schon lange erkannt: Alle Unternehmensprozesse kannst du ohne Hilfe nicht immer und überall im Blick behalten. Daher greifen die meisten Firmen zu diversen Software-Programmen, die ihnen die Arbeit immens erleichtern.
Durch sie werden Buchhaltung, Warenwirtschaft oder auch das Marketing quasi zum Kinderspiel. Obwohl Insellösungen zunächst sehr lukrativ erscheinen, haben sie doch einige Mängel:
- Sie sind untereinander selten kompatibel.
- Ihr Funktionsumfang ist auf einen Bereich beschränkt.
- Langfristig gesehen sind sie sehr teuer.
Und trotzdem zögern gerade KMUs, sich für eine All-in-One-Lösung wie ein ERP-System zu entscheiden. Die Implementierung sei zu teuer. Das stimmt. Die Einführung eines solchen Programms ist mit einem gewissen Kostenaufwand verbunden. Wer allerdings den Funktionsumfang begutachtet, wird schnell merken, dass sich die Investition definitiv lohnen kann.
Was kann ein ERP-System?
In erster Linie sammelt es Daten folgender Unternehmensbereiche und stellt dir diese in Echtzeit zur Verfügung:
- Materialwirtschaft
- Personalplanung
- Produktion
- Controlling
- Rechnungswesen
Du siehst somit auf einen Blick, wie voll dein Lager und wie weit deine Produktion ist. Erkennbar ist ebenfalls, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe übernimmt. Das ist wichtig, falls es zu Krankheit oder Kündigung kommt.
So behältst du den Überblick und kannst flexibel das Personalmanagement anpassen. Es ist dir ebenfalls möglich, immer zu wissen, welche Produkte sich gut und welche schlecht verkaufen. Dementsprechend kannst du aus diesen Informationen neue Marketing-Strategien entwickeln.
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Welche Vorteile haben ERP-Systeme?
Natürlich stellt sich die Frage, warum und für welches ERP-System du dich entscheiden sollst. Zumindest auf das „Warum?“ kann ich dir eine Antwort geben. Abgesehen von der Übersichtlichkeit gibt es noch weitere Faktoren, die für eine Implementierung sprechen:
Kosten: Insellösungen scheinen einzeln betrachtet nicht viel zu kosten. Zusammengerechnet verschlingen sie aber oftmals einen Großteil der Ausgaben.
Zeit: Du kannst Prozesse automatisieren, wodurch du mehr Zeit für andere Aufgaben innerhalb deines Unternehmens hast.
Flexibilität: Ein wichtiger Faktor, um gegen die Konkurrenz zu bestehen. Du musst schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren können.
Effizienz: Deine Abteilungen können übergreifend arbeiten. Menschliches Versagen ist in den meisten Fällen der Grund für Probleme – ebenso wie mangelnde Kommunikation. Dank des ERP-Systems erhalten alle Mitarbeiter in Echtzeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen.
Mobilität: Viele Hersteller bieten mittlerweile sogenannte Cloud-Lösungen an. Dadurch können deine Mitarbeiter auch während eines Außeneinsatzes auf alle Dokumente zugreifen und gleichzeitig wichtige Daten in das System einspeisen.
Sicherheit: Nicht nur beim Personal, auch bei der Produktion und der Materialbeschaffung hast du mehr Sicherheit, weil du alle Probleme übersichtlich dargestellt bekommst. Dadurch kannst du schneller reagieren.
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