Firmenwagen und Steuer: 1‑Prozent-Regelung und Fahrtenbuch-Methode

Ein Fir­men­wa­gen stellt für Mit­ar­bei­ter einen attrak­ti­ven Bene­fit dar – ins­be­son­de­re, wenn das Fahr­zeug zur pri­va­ten Nut­zung frei­ge­ge­ben wird. Da Arbeit­neh­mer von der pri­va­ten Nut­zung des Dienst­wa­gens pro­fi­tie­ren, muss die­se als geld­wer­ter Vor­teil zusätz­lich zum regu­lä­ren Ein­kom­men ver­steu­ert werden.

Um die Höhe des geld­wer­ten Vor­teils und der zu zah­len­den Steu­er zu berech­nen, ste­hen Arbeit­neh­mern und Arbeit­ge­bern zwei Metho­den offen: die 1‑Pro­zent-Rege­lung und die Fahr­ten­buch-Metho­de. Wie die­se funk­tio­nie­ren, schau­en wir uns im Fol­gen­den genau­er an.

Hin­weis: Auch für Selb­stän­di­ge, die ihren Wagen als Fir­men­au­to ver­wen­den, gel­ten die nach­fol­gen­den Regelungen.

Die pauschale 1‑Prozent-Regelung

Die 1‑Pro­zent-Rege­lung wird häu­fig genutzt, um den geld­wer­ten Vor­teil und die Steu­er auf Fir­men­wa­gen pau­schal zu berech­nen, da sie grund­sätz­lich weni­ger auf­wen­dig als die Fahr­ten­buch-Metho­de ist.

Als Grund­la­ge für die Berech­nung der Steu­er dient der Brut­to­lis­ten­preis des Fir­men­wa­gens zum Zeit­punkt der Erst­zu­las­sung. Letz­te­res ist beson­ders wich­tig: Denn auch, wenn der Arbeit­ge­ber das Fahr­zeug als Gebraucht­wa­gen gekauft hat, gilt trotz­dem der ursprüng­li­che Lis­ten­preis des Her­stel­lers bei der Erstzulassung.

Nach der 1‑Pro­zent-Rege­lung wird folg­lich ein Pro­zent des Lis­ten­prei­ses inklu­si­ve mög­li­chen Kos­ten für Son­der­aus­stat­tun­gen des Fir­men­wa­gens pau­schal her­an­ge­zo­gen und unter­liegt monat­lich neben dem Gehalt der Ein­kom­mens­steu­er. Gesetz­li­che Grund­la­ge dafür ist § 8 des Ein­kom­mens­steu­er­ge­set­zes (EStG).

Darf ein Arbeit­neh­mer einen Fir­men­wa­gen mit einem ursprüng­li­chen Brut­to­lis­ten­preis von 40.000 Euro und Son­der­aus­stat­tun­gen in Höhe von 5.000 Euro pri­vat nut­zen, beträgt der geld­wer­te Vor­teil nach der 1‑Pro­zent-Rege­lung somit monat­lich 450 Euro. Die­se wer­den auf das Gehalt des Arbeit­neh­mers ange­rech­net und ver­steu­ert. Es fal­len somit monat­lich Lohn­steu­er, Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge und gege­be­nen­falls Kir­chen­steu­er an.

Die 1‑Pro­zent-Rege­lung greift nicht nur bei gekauf­ten Fir­men­wa­gen, son­dern auch, wenn der Arbeit­ge­ber den Dienst­wa­gen geleast oder gemie­tet hat.

Der geld­wer­te Vor­teil steigt zudem, wenn der Dienst­wa­gen auch für die Fahr­ten zwi­schen der Woh­nung und dem Arbeits­platz des Arbeit­neh­mers genutzt wird. In die­sem Fall wer­den die Ent­fer­nungs­ki­lo­me­ter der ein­fa­chen Stre­cke mit 0,03 Pro­zent des Lis­ten­prei­ses versteuert. 

Beträgt die ein­fa­che Fahrt zwi­schen Woh­nung und Arbeit­ge­ber somit 20 Kilo­me­ter, gilt für die Berech­nung der Steu­er nach obi­gem Bei­spiel: 20 Kilo­me­ter mul­ti­pli­ziert mit 0,03 % von 45.000 Euro gleich 270 Euro. Zuzüg­lich zu den 450 Euro aus der 1‑Pro­zent-Pau­scha­le wird somit monat­lich ein geld­wer­ter Vor­teil von 720 Euro versteuert.

Für die Besteue­rung von Elek­tro­au­tos gibt es übri­gens einen Steu­er­vor­teil und es gel­ten je nach Fall die 0,5- oder 0,25-Prozent-Regelung.

Ausnahme: Wenige Fahrten zur Arbeitsstätte

Fährt der Arbeit­neh­mer im Schnitt nur an weni­ger als 15 Tagen pro Monat mit dem Fir­men­wa­gen zur Arbeit – auf ein Jahr gerech­net also an weni­ger als 180 Tagen –, fällt der geld­wer­te Vor­teil und damit auch die Besteue­rung gerin­ger aus.

Anstel­le der 0,03 Pro­zent fal­len dann ledig­lich 0,002 Pro­zent des Lis­ten­prei­ses pro ein­fa­chem Ent­fer­nungs­ki­lo­me­ter an. Wich­tig ist, dass Arbeit­neh­mer ihrem Arbeit­ge­ber und dem Finanz­amt nach­wei­sen, an wel­chen Tagen sie die Fahrt zur Arbeit unter­nom­men haben.

Die Steuer nach der Fahrtenbuch-Methode

Als Alter­na­ti­ve zur Ein-Pro­zent-Rege­lung kön­nen Arbeit­neh­mer die Besteue­rung ihres Fir­men­wa­gens auch nach der Fahr­ten­buch-Metho­de vor­neh­men. Dabei doku­men­tie­ren Arbeit­neh­mer jede geschäft­li­che und pri­va­te Fahrt mit dem Fir­men­wa­gen im Fahr­ten­buch, um anschlie­ßend genau aus­rech­nen zu kön­nen, wie hoch der Anteil der pri­va­ten Nut­zung ausfällt.

Damit das Finanz­amt das Fahr­ten­buch als Berech­nungs­grund­la­ge akzep­tiert, müs­sen jedoch eini­ge Vor­ga­ben erfüllt sein:

  • Das Fahr­ten­buch muss zeit­nah geführt wer­den. Das heißt, dass im Ide­al­fall nach jeder Fahrt direkt ein Ein­trag ins Buch erfolgt.
  • Das Fahr­ten­buch muss lücken­los und voll­stän­dig geführt wer­den. Arbeit­neh­mer müs­sen sowohl geschäft­li­che als auch pri­va­te Fahr­ten ohne Unter­bre­chung und zeit­lich fort­lau­fend doku­men­tie­ren und dabei alle nöti­gen Anga­ben machen.
  • Das Fahr­ten­buch muss in geschlos­se­ner Form vor­lie­gen. Das bedeu­tet, dass ana­lo­ge Fahr­ten­bü­cher gebun­den sein müs­sen. Eine lose Samm­lung ein­zel­ner Blät­ter akzep­tiert das Finanz­amt nicht, da es hier zu ein­fach ist, im Nach­hin­ein Ein­trä­ge hin­zu­zu­fü­gen oder abzu­än­dern. Arbeit­neh­mer kön­nen auch auf elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher zurück­grei­fen. Auch hier müs­sen die Pro­gram­me jedoch gewis­se Vor­aus­set­zun­gen erfül­len, um Mani­pu­la­tio­nen der Ein­trä­ge vorzubeugen.

Damit das Fahr­ten­buch voll­stän­dig ist, müs­sen Arbeit­neh­mer bei jedem Ein­trag fol­gen­de Anga­ben machen:

  • Datum der Fahrt
  • Kilo­me­ter­stand vor und nach Ende der Fahrt
  • Adres­se des Start- und Zielorts
  • Gewähl­te Route
  • Zweck der Fahrt (z. B. Besuch eines Kun­den oder Geschäfts­part­ners zwecks einer Vertragsverlängerung)
  • Besuch­te Personen

Bei Pri­vat­fahr­ten ist es aus­rei­chend, das Datum und die Kilo­me­ter­stän­de anzu­ge­ben. Start- und Ziel­ort sowie der Zweck der Pri­vat­fahrt sind für das Finanz­amt nicht von Bedeutung.

Beim Füh­ren des Fahr­ten­buchs muss somit mit gro­ßer Sorg­falt vor­ge­gan­gen wer­den. Fin­den sich Feh­ler oder Unstim­mig­kei­ten oder erfüllt das Fahr­ten­buch nicht die Vor­aus­set­zun­gen, greift das Finanz­amt gege­be­nen­falls trotz­dem auf die Ein-Pro­zent-Rege­lung zur Besteue­rung zurück. Damit hät­te sich die Mühe, das Fahr­ten­buch zu füh­ren, nicht ausgezahlt.

Besteuerung nach der Fahrtenbuch-Methode

Anhand des Fahr­ten­buchs wird ersicht­lich, wie vie­le Kilo­me­ter mit dem Fir­men­wa­gen tat­säch­lich auf Pri­vat­fahr­ten ange­fal­len sind. Anstatt pau­schal 1 % des Lis­ten­prei­ses anzu­set­zen, kann die Berech­nung der Steu­er so genau­er erfol­gen. Dazu wer­den erneut der Lis­ten­preis des Fahr­zeugs sowie dar­über hin­aus die Betriebs- und Fix­kos­ten herangezogen.

Ange­nom­men, ein Arbeit­neh­mer fährt oben genann­ten Dienst­wa­gen mit einem Lis­ten­preis inklu­si­ve Son­der­aus­stat­tun­gen von ins­ge­samt 45.000 Euro sowie jähr­li­chen Betriebs- und Fix­kos­ten von 6.000 Euro. Die Ent­fer­nung zwi­schen Woh­nung und Arbeits­stät­te beträgt 20 Kilo­me­ter. Im Jahr legt der Arbeit­neh­mer 20.000 Kilo­me­ter mit dem Fir­men­wa­gen zurück, wovon 3.000 Kilo­me­ter Pri­vat­fahr­ten umfas­sen. Der Anteil der pri­va­ten Nut­zung beträgt somit 15 Prozent.

Aus­schlag­ge­bend für die Höhe der Steu­er ist zudem die Annah­me, dass der Fir­men­wa­gen im Schnitt acht Jah­re lang genutzt wird und somit über acht Jah­re von der Steu­er abge­schrie­ben wird. Die jähr­li­che Abschrei­bung liegt somit bei 12,5 Prozent.

  • Jähr­li­che Abschrei­bung (12,5 % von 45.000): 5.625 Euro
  • Gesamt­kos­ten (jähr­li­che Abschrei­bung plus Betriebs- und Fix­kos­ten): 11.625 Euro
  • Geld­wer­ter Vor­teil pro Monat (Pri­vat­nut­zungs­an­teil 15 % von Gesamt­kos­ten geteilt durch 12): 145,32 Euro

In die­sem Bei­spiel fällt der geld­wer­te Vor­teil somit sehr viel gerin­ger aus als nach der Ein-Pro­zent-Rege­lung, sodass sich das Fahr­ten­buch für Arbeit­neh­mer steu­er­lich auszahlt.

Wann lohnt sich welche Methode?

Die Höhe des geld­wer­ten Vor­teils und der dar­aus resul­tie­ren­den Steu­er hat maß­geb­li­chen Ein­fluss dar­auf, wann sich ein Fir­men­wa­gen lohnt.

Ist die pri­va­te Nut­zung des Fir­men­wa­gens für Arbeit­neh­mer gene­rell loh­nens­wert, gilt es, die pas­sen­de Steu­er-Metho­de zu wäh­len. Ein Fahr­ten­buch lohnt sich vor allem, wenn Arbeit­ge­ber einen Fir­men­wa­gen mit einem hohen Lis­ten­preis zur Ver­fü­gung stel­len und wenn Arbeit­neh­mer die­sen nur für ver­gleichs­wei­se weni­ge Pri­vat­fahr­ten nutzen.

Nut­zen Arbeit­neh­mer den Dienst­wa­gen jedoch häu­fig für Pri­vat­fahr­ten oder hat das Fahr­zeug einen eher gerin­ge­ren Wert, kann sich die Besteue­rung nach der Ein-Pro­zent-Rege­lung mehr lohnen.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © minervastock/Depositphotos.com)

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