Ein Firmenwagen stellt für Mitarbeiter einen attraktiven Benefit dar – insbesondere, wenn das Fahrzeug zur privaten Nutzung freigegeben wird. Da Arbeitnehmer von der privaten Nutzung des Dienstwagens profitieren, muss diese als geldwerter Vorteil zusätzlich zum regulären Einkommen versteuert werden.
Um die Höhe des geldwerten Vorteils und der zu zahlenden Steuer zu berechnen, stehen Arbeitnehmern und Arbeitgebern zwei Methoden offen: die 1‑Prozent-Regelung und die Fahrtenbuch-Methode. Wie diese funktionieren, schauen wir uns im Folgenden genauer an.
Hinweis: Auch für Selbständige, die ihren Wagen als Firmenauto verwenden, gelten die nachfolgenden Regelungen.
Die pauschale 1‑Prozent-Regelung
Die 1‑Prozent-Regelung wird häufig genutzt, um den geldwerten Vorteil und die Steuer auf Firmenwagen pauschal zu berechnen, da sie grundsätzlich weniger aufwendig als die Fahrtenbuch-Methode ist.
Als Grundlage für die Berechnung der Steuer dient der Bruttolistenpreis des Firmenwagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Letzteres ist besonders wichtig: Denn auch, wenn der Arbeitgeber das Fahrzeug als Gebrauchtwagen gekauft hat, gilt trotzdem der ursprüngliche Listenpreis des Herstellers bei der Erstzulassung.
Nach der 1‑Prozent-Regelung wird folglich ein Prozent des Listenpreises inklusive möglichen Kosten für Sonderausstattungen des Firmenwagens pauschal herangezogen und unterliegt monatlich neben dem Gehalt der Einkommenssteuer. Gesetzliche Grundlage dafür ist § 8 des Einkommenssteuergesetzes (EStG).
Darf ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen mit einem ursprünglichen Bruttolistenpreis von 40.000 Euro und Sonderausstattungen in Höhe von 5.000 Euro privat nutzen, beträgt der geldwerte Vorteil nach der 1‑Prozent-Regelung somit monatlich 450 Euro. Diese werden auf das Gehalt des Arbeitnehmers angerechnet und versteuert. Es fallen somit monatlich Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und gegebenenfalls Kirchensteuer an.
Die 1‑Prozent-Regelung greift nicht nur bei gekauften Firmenwagen, sondern auch, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen geleast oder gemietet hat.
Der geldwerte Vorteil steigt zudem, wenn der Dienstwagen auch für die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz des Arbeitnehmers genutzt wird. In diesem Fall werden die Entfernungskilometer der einfachen Strecke mit 0,03 Prozent des Listenpreises versteuert.
Beträgt die einfache Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitgeber somit 20 Kilometer, gilt für die Berechnung der Steuer nach obigem Beispiel: 20 Kilometer multipliziert mit 0,03 % von 45.000 Euro gleich 270 Euro. Zuzüglich zu den 450 Euro aus der 1‑Prozent-Pauschale wird somit monatlich ein geldwerter Vorteil von 720 Euro versteuert.
Für die Besteuerung von Elektroautos gibt es übrigens einen Steuervorteil und es gelten je nach Fall die 0,5- oder 0,25-Prozent-Regelung.
Ausnahme: Wenige Fahrten zur Arbeitsstätte
Fährt der Arbeitnehmer im Schnitt nur an weniger als 15 Tagen pro Monat mit dem Firmenwagen zur Arbeit – auf ein Jahr gerechnet also an weniger als 180 Tagen –, fällt der geldwerte Vorteil und damit auch die Besteuerung geringer aus.
Anstelle der 0,03 Prozent fallen dann lediglich 0,002 Prozent des Listenpreises pro einfachem Entfernungskilometer an. Wichtig ist, dass Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber und dem Finanzamt nachweisen, an welchen Tagen sie die Fahrt zur Arbeit unternommen haben.
Die Steuer nach der Fahrtenbuch-Methode
Als Alternative zur Ein-Prozent-Regelung können Arbeitnehmer die Besteuerung ihres Firmenwagens auch nach der Fahrtenbuch-Methode vornehmen. Dabei dokumentieren Arbeitnehmer jede geschäftliche und private Fahrt mit dem Firmenwagen im Fahrtenbuch, um anschließend genau ausrechnen zu können, wie hoch der Anteil der privaten Nutzung ausfällt.
Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch als Berechnungsgrundlage akzeptiert, müssen jedoch einige Vorgaben erfüllt sein:
- Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Das heißt, dass im Idealfall nach jeder Fahrt direkt ein Eintrag ins Buch erfolgt.
- Das Fahrtenbuch muss lückenlos und vollständig geführt werden. Arbeitnehmer müssen sowohl geschäftliche als auch private Fahrten ohne Unterbrechung und zeitlich fortlaufend dokumentieren und dabei alle nötigen Angaben machen.
- Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form vorliegen. Das bedeutet, dass analoge Fahrtenbücher gebunden sein müssen. Eine lose Sammlung einzelner Blätter akzeptiert das Finanzamt nicht, da es hier zu einfach ist, im Nachhinein Einträge hinzuzufügen oder abzuändern. Arbeitnehmer können auch auf elektronische Fahrtenbücher zurückgreifen. Auch hier müssen die Programme jedoch gewisse Voraussetzungen erfüllen, um Manipulationen der Einträge vorzubeugen.
Damit das Fahrtenbuch vollständig ist, müssen Arbeitnehmer bei jedem Eintrag folgende Angaben machen:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand vor und nach Ende der Fahrt
- Adresse des Start- und Zielorts
- Gewählte Route
- Zweck der Fahrt (z. B. Besuch eines Kunden oder Geschäftspartners zwecks einer Vertragsverlängerung)
- Besuchte Personen
Bei Privatfahrten ist es ausreichend, das Datum und die Kilometerstände anzugeben. Start- und Zielort sowie der Zweck der Privatfahrt sind für das Finanzamt nicht von Bedeutung.
Beim Führen des Fahrtenbuchs muss somit mit großer Sorgfalt vorgegangen werden. Finden sich Fehler oder Unstimmigkeiten oder erfüllt das Fahrtenbuch nicht die Voraussetzungen, greift das Finanzamt gegebenenfalls trotzdem auf die Ein-Prozent-Regelung zur Besteuerung zurück. Damit hätte sich die Mühe, das Fahrtenbuch zu führen, nicht ausgezahlt.
Besteuerung nach der Fahrtenbuch-Methode
Anhand des Fahrtenbuchs wird ersichtlich, wie viele Kilometer mit dem Firmenwagen tatsächlich auf Privatfahrten angefallen sind. Anstatt pauschal 1 % des Listenpreises anzusetzen, kann die Berechnung der Steuer so genauer erfolgen. Dazu werden erneut der Listenpreis des Fahrzeugs sowie darüber hinaus die Betriebs- und Fixkosten herangezogen.
Angenommen, ein Arbeitnehmer fährt oben genannten Dienstwagen mit einem Listenpreis inklusive Sonderausstattungen von insgesamt 45.000 Euro sowie jährlichen Betriebs- und Fixkosten von 6.000 Euro. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 20 Kilometer. Im Jahr legt der Arbeitnehmer 20.000 Kilometer mit dem Firmenwagen zurück, wovon 3.000 Kilometer Privatfahrten umfassen. Der Anteil der privaten Nutzung beträgt somit 15 Prozent.
Ausschlaggebend für die Höhe der Steuer ist zudem die Annahme, dass der Firmenwagen im Schnitt acht Jahre lang genutzt wird und somit über acht Jahre von der Steuer abgeschrieben wird. Die jährliche Abschreibung liegt somit bei 12,5 Prozent.
- Jährliche Abschreibung (12,5 % von 45.000): 5.625 Euro
- Gesamtkosten (jährliche Abschreibung plus Betriebs- und Fixkosten): 11.625 Euro
- Geldwerter Vorteil pro Monat (Privatnutzungsanteil 15 % von Gesamtkosten geteilt durch 12): 145,32 Euro
In diesem Beispiel fällt der geldwerte Vorteil somit sehr viel geringer aus als nach der Ein-Prozent-Regelung, sodass sich das Fahrtenbuch für Arbeitnehmer steuerlich auszahlt.
Wann lohnt sich welche Methode?
Die Höhe des geldwerten Vorteils und der daraus resultierenden Steuer hat maßgeblichen Einfluss darauf, wann sich ein Firmenwagen lohnt.
Ist die private Nutzung des Firmenwagens für Arbeitnehmer generell lohnenswert, gilt es, die passende Steuer-Methode zu wählen. Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem, wenn Arbeitgeber einen Firmenwagen mit einem hohen Listenpreis zur Verfügung stellen und wenn Arbeitnehmer diesen nur für vergleichsweise wenige Privatfahrten nutzen.
Nutzen Arbeitnehmer den Dienstwagen jedoch häufig für Privatfahrten oder hat das Fahrzeug einen eher geringeren Wert, kann sich die Besteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung mehr lohnen.
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