Auf dem Blog „Selb­stän­dig im Netz“ von Peer Wan­di­ger läuft gera­de wie­der eine Blog­pa­ra­de mit dem inter­es­san­ten The­ma „Get­ting things done“, also wie pla­ne und orga­ni­sie­re ich als Selbständige/​r mei­ne täg­li­che Arbeit, um sie letzt­end­lich auch erfolg­reich fer­tig­zu­stel­len?


Es klingt auf Anhieb ja recht sim­pel, sei­ne Arbeit erfolg­reich zu pla­nen, aber gera­de in Zei­ten des Inter­nets ist es schwie­rig, sich von der Mög­lich­keit, sich und damit auch wert­vol­le Zeit im „Online-Nir­wa­na“ beim Sur­fen zu ver­lie­ren, zu distan­zie­ren.

Und manch­mal möch­te ich auch wie der Hund auf dem Bild mich auf den Rücken legen und gar nichts tun, wenn ich mei­ne Arbeits­pla­nung für den aktu­el­len Tag sehe. Also die ers­te Devi­se für erfolg­rei­ches Pla­nen und Arbei­ten heißt: Dis­zi­plin und Durch­hal­te­ver­mö­gen.

Einfaches Planungssystem: Papier und Stift

Nun zur Pla­nung mei­ner wöchent­li­chen und täg­li­chen Auf­ga­ben: Auf ande­ren Blogs, die eben­falls an die­ser Blog­pa­ra­de teil­neh­men, habe ich ver­schie­de­ne Zeit­ma­nage­ment-Sys­te­me wie bei­spiels­wei­se die Ten­nis-Tableau-Stra­te­gie ent­deckt. Ich muss ehr­lich sagen, so ein Sys­tem anzu­wen­den, wäre mir selbst zu auf­wän­dig.

Pla­nungs­stun­de am Wochen­en­de: Ich gehe ganz sim­pel vor: Am Wochen­en­de set­ze ich mich für eine Stun­de hin und schrei­be auf ein Blatt Papier, was ich an wich­ti­gen und auch weni­ger wich­ti­gen Auf­ga­ben die fol­gen­de Woche erle­di­gen will. Jeder Punkt, der mir ein­fällt, wird schrift­lich erfasst.

Über­ra­schun­gen ein­pla­nen: Dazu muss ich auch noch sagen, dass ich manch­mal nicht alle Punk­te in einer Woche abar­bei­ten kann, ein­mal weil ich die Woche zu voll gepackt habe oder auch weil unvor­her­ge­se­he­ne Ter­mi­ne oder Ereig­nis­se wie eine Erkran­kung dazwi­schen kom­men kön­nen. Daher auch der Hin­weis in mei­nem Blog­ti­tel „… oder viel­leicht auch nicht“.

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Prio­ri­tä­ten­set­zung: Die Auf­ga­ben, die ich in der Woche auf alle Fäl­le erle­di­gen will, oder Auf­ga­ben mit Fris­ten, mar­kie­re ich mit einem Kreuz und notie­re die Dead­line noch dahin­ter. Weni­ger wich­ti­ge Auf­ga­ben kön­nen auch mal ver­scho­ben wer­den, falls doch noch eine neue Auf­ga­be in der Woche spon­tan hin­zu­kommt.

Kom­men dann klei­ne­re Tätig­kei­ten hin­zu, die ich nicht ein­pla­nen konn­te, wie bei­spiels­wei­se eine neue Betreu­ungs­an­fra­ge für drei Kin­der­be­treu­ungs­bör­sen, für deren Pfle­ge ich ver­ant­wort­lich bin, dann wer­den die­se am Ende des Arbeits­ta­ges auf alle Fäl­le noch abge­ar­bei­tet.

Und auch klei­ne­re Auf­ga­ben, die nicht län­ger als fünf Minu­ten in Anspruch neh­men, wer­den gleich erle­digt.

GTD-Tools — (bis jetzt) nichts für mich

Mit einer solch simp­len To-Do-Lis­te kom­me ich wirk­lich gut zurecht. Vor knapp einem Jahr woll­te ich von mei­nem Papier weg hin zur Online-Pla­nung mit einem To-Do-Tool. Ich habe mir auch ein paar kos­ten­lo­se Online-Tools ange­schaut wie Nir­va­na und Teux Deux, muss­te dann aber fest­stel­len, dass ich immer wie­der zu mei­ner gelieb­ten Papier­lis­te gegrif­fen habe und ließ es schließ­lich sein, mei­ne Arbeit mit Soft­ware zur orga­ni­sie­ren. Dann ver­such­te ich — auch erfolg­los -, den Auf­ga­ben­pla­ner im E‑Mail-Pro­gramm Thun­der­bird zu nut­zen.

Habe ich einen Punkt auf mei­ner To-Do-Lis­te erle­digt, kommt der gro­ße dicke Stift und streicht ihn durch. Das Vor­ge­hen mag zwar etwas rück­stän­dig und schlicht klin­gen, aber ich freue mich für jeden durch­ge­stri­che­nen Auf­ga­ben­punkt, denn er visua­li­siert mei­nen Orga­ni­sa­ti­ons- und Pla­nungs­er­folg.

Biorhythmus nicht vernachlässigen

Ein wich­ti­ger Aspekt, um sei­ne Arbei­ten effek­tiv zu erle­di­gen, ist für mich der Bio­rhyth­mus. Und der ist ja bei jedem Men­schen anders. Ich bei­spiels­wei­se bin ein Mor­gen­mensch, ste­he früh auf und habe mor­gens bis zur Mit­tags­zeit die meis­te Ener­gie und Kraft, die ich dann auch für wich­ti­ge Auf­ga­ben ein­set­ze.

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Das heißt auch, dass nicht jeder das wich­tigs­te mor­gens erle­di­gen soll­te, es sei denn, dass die Umstän­de es ver­lan­gen. Nacht­men­schen haben ihren Leis­tungs­hö­he­punkt eben nicht am Vor­mit­tag, son­dern erst gegen Abend oder gar in der Nacht, und wer die Mög­lich­keit hat, um die­se Zeit zu arbei­ten, der soll­te es auch tun, weil er damit wirk­lich am pro­duk­tivs­ten ist.

Mei­ne „schwa­che“ Zeit am Nach­mit­tag nut­ze ich schließ­lich für weni­ger anspruchs­vol­le Auf­ga­ben, wie E‑Mails beant­wor­ten, neue Plugins instal­lie­ren, Gra­fi­ken erstel­len usw. Tex­te schrei­ben oder EDV-Kur­se kon­zi­pie­ren mache ich daher haupt­säch­lich mor­gens.

Ohne Planung steigt das gefühlte Arbeitspensum

Am Anfang mei­ner Selb­stän­dig­keit bin ich ohne die­se Pla­nung in den jewei­li­gen Tag rein­ge­gan­gen bzw. hat­te mir jeden Mor­gen eine Vier­tel­stun­de Gedan­ken gemacht, was ich an dem Tag tun will. Mir selbst ist das nicht gut bekom­men, denn ohne mei­ne visua­li­sier­te Arbeit (To-Do-Lis­te) bin ich stark ins Schleu­dern gekom­men, weil mir dann abends plötz­lich ein­fiel, dass ich dies und das noch hät­te tun sol­len.

Außer­dem lenk­te mich das Inter­net sehr stark ab. Ent­spann­tes Sur­fen mache ich heu­te erst, wenn ich mein wich­tigs­tes Arbeits­pen­sum für den Tag erle­digt habe oder für eine hal­be Stun­de in mei­ner Mit­tags­pau­se.

Mei­ne Tipps mögen ein­fach sein, aber ob sie jemand anders befol­gen soll­te, ist eine ande­re Sache. Pla­nung und Orga­ni­sa­ti­on sind so indi­vi­du­ell wie jeder Mensch und jeder fin­det (viel­leicht) sein eige­nes Kon­zept, um den täg­li­chen Kram zu stem­men.

So wie die oben genann­te Ten­nis-Tableau-Stra­te­gie oder Mind­Map­ping, Kar­tei­kar­ten, Flip­charts, Plä­ne an den Wän­den: Für mich wären die­se Sys­te­me nichts, das heißt aber noch lan­ge nicht, dass sie nicht gut sind. Wer damit sei­ne Arbeit erfolg­reich orga­ni­sie­ren kann, soll­te auf sie zurück­grei­fen.

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Außer­dem ist es auch ent­schei­dend, ob man mit meh­re­ren Men­schen in einem kom­ple­xen Pro­jekt zusam­men arbei­tet oder für sich allei­ne. Für eine Grup­pe sehe ich eine aus­ge­feil­te­re Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on für sinn­voll an, da hier deut­lich mehr Auf­ga­ben anfal­len und ohne Pla­nungs­sys­tem schnell der Über­blick ver­lo­ren geht.

Fazit

Obwohl ich selbst ein ord­nungs­lie­ben­der Mensch bin, war es für mich gar nicht so ein­fach, ein Sys­tem auf­zu­neh­men, mit dem ich mei­ne geplan­ten Auf­ga­ben auch wirk­lich erle­di­ge. Denn eine To-Do-Lis­te oder pro­fes­sio­nel­le­re GTD-Tools sind ja gut und schön, die Arbeit erle­di­gen sie nicht für einen.

Somit kann ich zum Arti­kel-Abschluss noch­mals mei­nen Gedan­ken vom Anfang ein­brin­gen: Eine gewis­se Dis­zi­plin und Ent­schlos­sen­heit gehö­ren eben­falls zur effek­ti­ven Arbeits­or­ga­ni­sa­ti­on für Home­wor­ker dazu. Der inne­re Schwei­ne­hund, der ger­ne die Bei­ne in die Luft streckt, lau­ert stän­dig hin­ter der Ecke.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © Wil­lee Cole /Fotolia.com)