Auf dem Blog „Selbständig im Netz“ von Peer Wandiger läuft gerade wieder eine Blogparade mit dem interessanten Thema „Getting things done“, also wie plane und organisiere ich als Selbständige/r meine tägliche Arbeit, um sie letztendlich auch erfolgreich fertigzustellen?
Es klingt auf Anhieb ja recht simpel, seine Arbeit erfolgreich zu planen, aber gerade in Zeiten des Internets ist es schwierig, sich von der Möglichkeit, sich und damit auch wertvolle Zeit im „Online-Nirwana“ beim Surfen zu verlieren, zu distanzieren.
Und manchmal möchte ich auch wie der Hund auf dem Bild mich auf den Rücken legen und gar nichts tun, wenn ich meine Arbeitsplanung für den aktuellen Tag sehe. Also die erste Devise für erfolgreiches Planen und Arbeiten heißt: Disziplin und Durchhaltevermögen.
Einfaches Planungssystem: Papier und Stift
Nun zur Planung meiner wöchentlichen und täglichen Aufgaben: Auf anderen Blogs, die ebenfalls an dieser Blogparade teilnehmen, habe ich verschiedene Zeitmanagement-Systeme wie beispielsweise die Tennis-Tableau-Strategie entdeckt. Ich muss ehrlich sagen, so ein System anzuwenden, wäre mir selbst zu aufwändig.
Planungsstunde am Wochenende: Ich gehe ganz simpel vor: Am Wochenende setze ich mich für eine Stunde hin und schreibe auf ein Blatt Papier, was ich an wichtigen und auch weniger wichtigen Aufgaben die folgende Woche erledigen will. Jeder Punkt, der mir einfällt, wird schriftlich erfasst.
Überraschungen einplanen: Dazu muss ich auch noch sagen, dass ich manchmal nicht alle Punkte in einer Woche abarbeiten kann, einmal weil ich die Woche zu voll gepackt habe oder auch weil unvorhergesehene Termine oder Ereignisse wie eine Erkrankung dazwischen kommen können. Daher auch der Hinweis in meinem Blogtitel „… oder vielleicht auch nicht“.
Prioritätensetzung: Die Aufgaben, die ich in der Woche auf alle Fälle erledigen will, oder Aufgaben mit Fristen, markiere ich mit einem Kreuz und notiere die Deadline noch dahinter. Weniger wichtige Aufgaben können auch mal verschoben werden, falls doch noch eine neue Aufgabe in der Woche spontan hinzukommt.
Kommen dann kleinere Tätigkeiten hinzu, die ich nicht einplanen konnte, wie beispielsweise eine neue Betreuungsanfrage für drei Kinderbetreuungsbörsen, für deren Pflege ich verantwortlich bin, dann werden diese am Ende des Arbeitstages auf alle Fälle noch abgearbeitet.
Und auch kleinere Aufgaben, die nicht länger als fünf Minuten in Anspruch nehmen, werden gleich erledigt.
GTD-Tools — (bis jetzt) nichts für mich
Mit einer solch simplen To-Do-Liste komme ich wirklich gut zurecht. Vor knapp einem Jahr wollte ich von meinem Papier weg hin zur Online-Planung mit einem To-Do-Tool. Ich habe mir auch ein paar kostenlose Online-Tools angeschaut wie Nirvana und Teux Deux, musste dann aber feststellen, dass ich immer wieder zu meiner geliebten Papierliste gegriffen habe und ließ es schließlich sein, meine Arbeit mit Software zur organisieren. Dann versuchte ich — auch erfolglos -, den Aufgabenplaner im E‑Mail-Programm Thunderbird zu nutzen.
Habe ich einen Punkt auf meiner To-Do-Liste erledigt, kommt der große dicke Stift und streicht ihn durch. Das Vorgehen mag zwar etwas rückständig und schlicht klingen, aber ich freue mich für jeden durchgestrichenen Aufgabenpunkt, denn er visualisiert meinen Organisations- und Planungserfolg.
Biorhythmus nicht vernachlässigen
Ein wichtiger Aspekt, um seine Arbeiten effektiv zu erledigen, ist für mich der Biorhythmus. Und der ist ja bei jedem Menschen anders. Ich beispielsweise bin ein Morgenmensch, stehe früh auf und habe morgens bis zur Mittagszeit die meiste Energie und Kraft, die ich dann auch für wichtige Aufgaben einsetze.
Das heißt auch, dass nicht jeder das wichtigste morgens erledigen sollte, es sei denn, dass die Umstände es verlangen. Nachtmenschen haben ihren Leistungshöhepunkt eben nicht am Vormittag, sondern erst gegen Abend oder gar in der Nacht, und wer die Möglichkeit hat, um diese Zeit zu arbeiten, der sollte es auch tun, weil er damit wirklich am produktivsten ist.
Meine „schwache“ Zeit am Nachmittag nutze ich schließlich für weniger anspruchsvolle Aufgaben, wie E‑Mails beantworten, neue Plugins installieren, Grafiken erstellen usw. Texte schreiben oder EDV-Kurse konzipieren mache ich daher hauptsächlich morgens.
Ohne Planung steigt das gefühlte Arbeitspensum
Am Anfang meiner Selbständigkeit bin ich ohne diese Planung in den jeweiligen Tag reingegangen bzw. hatte mir jeden Morgen eine Viertelstunde Gedanken gemacht, was ich an dem Tag tun will. Mir selbst ist das nicht gut bekommen, denn ohne meine visualisierte Arbeit (To-Do-Liste) bin ich stark ins Schleudern gekommen, weil mir dann abends plötzlich einfiel, dass ich dies und das noch hätte tun sollen.
Außerdem lenkte mich das Internet sehr stark ab. Entspanntes Surfen mache ich heute erst, wenn ich mein wichtigstes Arbeitspensum für den Tag erledigt habe oder für eine halbe Stunde in meiner Mittagspause.
Meine Tipps mögen einfach sein, aber ob sie jemand anders befolgen sollte, ist eine andere Sache. Planung und Organisation sind so individuell wie jeder Mensch und jeder findet (vielleicht) sein eigenes Konzept, um den täglichen Kram zu stemmen.
So wie die oben genannte Tennis-Tableau-Strategie oder MindMapping, Karteikarten, Flipcharts, Pläne an den Wänden: Für mich wären diese Systeme nichts, das heißt aber noch lange nicht, dass sie nicht gut sind. Wer damit seine Arbeit erfolgreich organisieren kann, sollte auf sie zurückgreifen.
Außerdem ist es auch entscheidend, ob man mit mehreren Menschen in einem komplexen Projekt zusammen arbeitet oder für sich alleine. Für eine Gruppe sehe ich eine ausgefeiltere Arbeitsorganisation für sinnvoll an, da hier deutlich mehr Aufgaben anfallen und ohne Planungssystem schnell der Überblick verloren geht.
Fazit
Obwohl ich selbst ein ordnungsliebender Mensch bin, war es für mich gar nicht so einfach, ein System aufzunehmen, mit dem ich meine geplanten Aufgaben auch wirklich erledige. Denn eine To-Do-Liste oder professionellere GTD-Tools sind ja gut und schön, die Arbeit erledigen sie nicht für einen.
Somit kann ich zum Artikel-Abschluss nochmals meinen Gedanken vom Anfang einbringen: Eine gewisse Disziplin und Entschlossenheit gehören ebenfalls zur effektiven Arbeitsorganisation für Homeworker dazu. Der innere Schweinehund, der gerne die Beine in die Luft streckt, lauert ständig hinter der Ecke.
(Bildquelle Artikelanfang: © Willee Cole /Fotolia.com)
