Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in Textform auszuhändigen. Aus dieser wird deutlich, wie sich das Gehalt oder der Lohn des Arbeitnehmers zusammensetzt.
Doch dieses Dokument dient nicht nur dazu, den Zahlungseingang des Arbeitgebers nachvollziehen zu können, sondern wird auch als Einkommensnachweis benötigt. So ist dieses unter anderem bei der Steuererklärung, der Kreditvergabe oder der Wohnungssuche unerlässlich.
Deshalb ist es essenziell, dass die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung korrekt ist. Was es dabei zu beachten gibt, erfährst du hier:
Lohn und Gehalt: Was ist der Unterschied?
Nicht selten werden die Begriffe Lohn und Gehalt synonym verwendet. Das ist jedoch nicht korrekt. Zwar handelt es sich bei beiden um eine finanzielle Entlohnung des Arbeitgebers für die vollbrachte Arbeit, jedoch gibt es kleine Unterschiede in der Bedeutung:
| LOHN | GEHALT |
| Basiert auf den monatlich geleisteten Arbeitsstunden. | Gehalt ist ein monatlich fester Betrag. |
| Aus dem zuvor vereinbarten Stundenlohn ergibt sich der monatliche Endbetrag. | Grundlage ist häufig ein Tarifvertrag. |
Meist schwankt der Lohn von Monat zu Monat, da dieser von folgenden Aspekten abhängig ist:
|
Der Endbetrag unterliegt in der Regel keinen Schwankungen, da weder die Länge des Monats noch Überstunden diesen beeinflussen. |
Folglich handelt es sich beim Gehalt um einen festen Fix-Betrag. Der Lohn unterliegt hingegen Schwankungen. So fällt dieser zum Beispiel im Februar deutlich niedriger aus, da dieser Monat am kürzesten ist.
Bestandteile: Das gehört in die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung
Grundsätzlich gibt es einige feste Bestandteile, die ein solches Dokument beinhalten muss. Denn nur so kann der Arbeitgeber diese problemlos nachvollziehen. Zu den Angaben, die sich auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung befinden müssen, gehören:
| Kopfteil | Hauptteil |
| Name sowie Anschrift des Arbeitgebers | Bruttolohn bzw. -gehalt |
| Name, Anschrift sowie Geburtsdatum des Arbeitnehmers | Vermögenswirksame Leistungen |
| Versicherungsnummer | Gegebenenfalls Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge |
| Steuerklasse | Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile |
| Steuer-ID | Steuerfreibeträge |
| Beginn sowie gegebenenfalls Ende der Beschäftigung | Sozialversicherungsbeiträge |
| Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses | Gegebenenfalls Kirchensteuerabzug |
| Aufwandsentschädigungen | |
| Persönliche Abzüge | |
| Auszahlungsbetrag |
Der Bruttolohn setzt sich dabei aus dem Stundenlohn und den monatlich geleisteten Stunden zusammen. Das Gehalt ist hingegen ein Festbetrag. Jedoch können bei beiden ergänzend Prämien, Sonderzahlungen und Co. hinzukommen.
Vom Bruttolohn bzw. -gehalt gehen Steuerabzüge ab. Deren Höhe muss der Arbeitgeber berechnen und den jeweiligen Betrag einbehalten. Diesen führt er im Anschluss an das Finanzamt ab. Um diesen zu ermitteln, sind folgende Lohnsteuerabzugsmerkmale zu berücksichtigen:
- Gegebenenfalls Zahl der Kinderfreibeträge
- Steuerklasse
- Eventuell Steuerfreibeträge
- Beiträge zu privaten Pflege- und Krankenversicherung (Falls Beantragung des Mitarbeiters vorliegt)
Mithilfe von Steuertabellen kann der Arbeitgeber dann die Höhe der abzuführenden Steuern berechnen. Dabei sind diese Abzugsmerkmale unbedingt zu berücksichtigen.
Weiterhin gehen vom Bruttolohn des Arbeitnehmers Sozialabgaben ab. Diese setzen sich wie folgt zusammen:
- Rentenversicherung
- Unfallversicherung
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
Grundsätzlich gilt: Der Arbeitnehmer muss sich stets an die aktuellen gesetzlichen Richtlinien und Bestimmungen halten, um eine korrekte Abrechnung erstellen zu können. Deshalb ist es essentiell, dass er sich regelmäßig ausgiebig mit dem Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung befasst. Nur dann ist er immer auf dem aktuellen Stand und kann diese Tätigkeit rechtmäßig erledigen.
Große Sorgfalt ist geboten
Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber bei der Erstellung der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung sehr sorgfältig vorgeht. Denn andernfalls kann dies schwerwiegende Konsequenzen und Strafen mit sich bringen. Deshalb sollte der Arbeitgeber sämtliche angegebene Daten aufmerksam auf ihre Richtigkeit prüfen. Erst dann sollte er die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung dem Arbeitnehmer aushändigen und an weitere Stellen wie das Finanzamt oder die Krankenversicherung weiterleiten.
Insbesondere zum Jahreswechsel ist größte Sorgfalt geboten. Denn in diesem Zeitraum schleichen sich nicht selten kleine Fehler ein. Gab es im Vorjahr Änderungen? Dies sollte der Arbeitgeber unbedingt berücksichtigen und bei folgenden Kriterien genauer hinsehen:
- Ist die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers gleichgeblieben?
- Wie hoch ist der Freibetrag des Lohnsteuerabzugs?
- Wie hoch ist der Kinderfreibetrag?
- Muss Kirchensteuer abgeführt werden?
- Wie hoch ist die Krankenkassenzahlung?
Zudem sollte ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter dazu auffordern, die angegebenen Daten auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung ebenfalls regelmäßig auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
Ergeben sich Unklarheiten oder hat sich ein Fehler eingeschlichen, können diese den Arbeitgeber darauf aufmerksam machen.
Sinnvoll ist dies in schriftlicher Form. Denn so können Missverständnisse ausgeschlossen werden. Im Anschluss daran kann der Arbeitgeber eine Berichtigung der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung vornehmen. Dem Arbeitnehmer muss er dann den möglicherweise ausstehenden Betrag im Zuge einer Nachzahlung zukommen lassen.
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