Lohn- und Gehaltsabrechnung: Das gilt es zu wissen

Jeder Arbeit­ge­ber ist dazu ver­pflich­tet, sei­nen Mit­ar­bei­tern eine Lohn- bzw. Gehalts­ab­rech­nung in Text­form aus­zu­hän­di­gen. Aus die­ser wird deut­lich, wie sich das Gehalt oder der Lohn des Arbeit­neh­mers zusammensetzt.

Doch die­ses Doku­ment dient nicht nur dazu, den Zah­lungs­ein­gang des Arbeit­ge­bers nach­voll­zie­hen zu kön­nen, son­dern wird auch als Ein­kom­mens­nach­weis benö­tigt. So ist die­ses unter ande­rem bei der Steu­er­erklä­rung, der Kre­dit­ver­ga­be oder der Woh­nungs­su­che unerlässlich.

Des­halb ist es essen­ti­ell, dass die Lohn- bzw. Gehalts­ab­rech­nung kor­rekt ist. Was es dabei zu beach­ten gibt, erfährst du hier:

Lohn und Gehalt: Was ist der Unterschied?

Nicht sel­ten wer­den die Begrif­fe Lohn und Gehalt syn­onym ver­wen­det. Das ist jedoch nicht kor­rekt. Zwar han­delt es sich bei bei­den um eine finan­zi­el­le Ent­loh­nung des Arbeit­ge­bers für die voll­brach­te Arbeit, jedoch gibt es klei­ne Unter­schie­de in der Bedeutung:

Folg­lich han­delt es sich beim Gehalt um einen fes­ten Fix-Betrag. Der Lohn unter­liegt hin­ge­gen Schwan­kun­gen. So fällt die­ser zum Bei­spiel im Febru­ar deut­lich nied­ri­ger aus, da die­ser Monat am kür­zes­ten ist.

Bestandteile: Das gehört in die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung

Grund­sätz­lich gibt es eini­ge fes­te Bestand­tei­le, die ein sol­ches Doku­ment beinhal­ten muss. Denn nur so kann der Arbeit­ge­ber die­se pro­blem­los nach­voll­zie­hen. Zu den Anga­ben, die sich auf der Lohn- bzw. Gehalts­ab­rech­nung befin­den müs­sen, gehören:

Der Brut­to­lohn setzt sich dabei aus dem Stun­den­lohn und den monat­lich geleis­te­ten Stun­den zusam­men. Das Gehalt ist hin­ge­gen ein Fest­be­trag. Jedoch kön­nen bei bei­den ergän­zend Prä­mi­en, Son­der­zah­lun­gen und Co. hinzukommen.

Vom Brut­to­lohn bzw. ‑gehalt gehen Steu­er­ab­zü­ge ab. Deren Höhe muss der Arbeit­ge­ber berech­nen und den jewei­li­gen Betrag ein­be­hal­ten. Die­sen führt er im Anschluss an das Finanz­amt ab. Um die­sen zu ermit­teln, sind fol­gen­de Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­ma­le zu berücksichtigen:

• Gege­be­nen­falls Zahl der Kinderfreibeträge
• Steu­er­klas­se
• Even­tu­ell Steuerfreibeträge
• Bei­trä­ge zu pri­va­ten Pfle­ge- und Kran­ken­ver­si­che­rung (Falls Bean­tra­gung des Mit­ar­bei­ters vorliegt)

Mit­hil­fe von Steu­er­ta­bel­len kann der Arbeit­ge­ber dann die Höhe der abzu­füh­ren­den Steu­ern berech­nen. Dabei sind die­se Abzugs­merk­ma­le unbe­dingt zu berücksichtigen.

Wei­ter­hin gehen vom Brut­to­lohn des Arbeit­neh­mers Sozi­al­ab­ga­ben ab. Die­se set­zen sich wie folgt zusammen:

• Ren­ten­ver­si­che­rung
• Unfall­ver­si­che­rung
• Kran­ken­ver­si­che­rung
• Pfle­ge­ver­si­che­rung

Grund­sätz­lich gilt: Der Arbeit­neh­mer muss sich stets an die aktu­el­len gesetz­li­chen Richt­li­ni­en und Bestim­mun­gen hal­ten, um eine kor­rek­te Abrech­nung erstel­len zu kön­nen. Des­halb ist es essen­ti­ell, dass er sich regel­mä­ßig aus­gie­big mit dem The­ma Lohn- und Gehalts­ab­rech­nung befasst. Nur dann ist er immer auf dem aktu­el­len Stand und kann die­se Tätig­keit recht­mä­ßig erledigen.

Große Sorgfalt ist geboten

Ent­schei­dend ist, dass der Arbeit­ge­ber bei der Erstel­lung der Lohn- bzw. Gehalts­ab­rech­nung sehr sorg­fäl­tig vor­geht. Denn andern­falls kann dies schwer­wie­gen­de Kon­se­quen­zen und Stra­fen mit sich brin­gen. Des­halb soll­te der Arbeit­ge­ber sämt­li­che ange­ge­be­ne Daten auf­merk­sam auf ihre Rich­tig­keit prü­fen. Erst dann soll­te er die Lohn- bzw. Gehalts­ab­rech­nung dem Arbeit­neh­mer aus­hän­di­gen und an wei­te­re Stel­len wie das Finanz­amt oder die Kran­ken­ver­si­che­rung weiterleiten.

Ins­be­son­de­re zum Jah­res­wech­sel ist größ­te Sorg­falt gebo­ten. Denn in die­sem Zeit­raum schlei­chen sich nicht sel­ten klei­ne Feh­ler ein. Gab es im Vor­jahr Ände­run­gen? Dies soll­te der Arbeit­ge­ber unbe­dingt berück­sich­ti­gen und bei fol­gen­den Kri­te­ri­en genau­er hinsehen:

• Ist die Lohn­steu­er­klas­se des Arbeit­neh­mers gleichgeblieben?
• Wie hoch ist der Frei­be­trag des Lohnsteuerabzugs?
• Wie hoch ist der Kin­der­frei­be­trag?
• Muss Kir­chen­steu­er abge­führt werden?
• Wie hoch ist die Krankenkassenzahlung?

Zudem soll­te ein Arbeit­ge­ber sei­ne Mit­ar­bei­ter dazu auf­for­dern, die ange­ge­be­nen Daten auf der Lohn- bzw. Gehalts­ab­rech­nung eben­falls regel­mä­ßig auf ihre Rich­tig­keit zu überprüfen.

Erge­ben sich Unklar­hei­ten oder hat sich ein Feh­ler ein­ge­schli­chen, kön­nen die­se den Arbeit­ge­ber dar­auf auf­merk­sam machen.

Sinn­voll ist dies in schrift­li­cher Form. Denn so kön­nen Miss­ver­ständ­nis­se aus­ge­schlos­sen wer­den. Im Anschluss dar­an kann der Arbeit­ge­ber eine Berich­ti­gung der Lohn- bzw. Gehalts­ab­rech­nung vor­neh­men. Dem Arbeit­neh­mer muss er dann den mög­li­cher­wei­se aus­ste­hen­den Betrag im Zuge einer Nach­zah­lung zukom­men lassen.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © Stock­fo­tos-MG /Fotolia.com)