Mit Dropbox Dateien von überall verwalten und synchronisieren

Wer als Web­wor­ker viel unter­wegs ist, häu­fig Daten von ande­ren erhält oder selbst Daten her­aus­schickt, der benö­tigt für sol­che Funk­tio­na­li­tä­ten eine kom­for­ta­ble Lösung.

Gera­de mit Online-Spei­chern in der Cloud las­sen sich die­se Auf­ga­ben schnell und sicher abwi­ckeln. Ein sehr guter und sehr belieb­ter Online-Spei­cher ist Dropbox.

Die Anwen­dung gibt es als Free­mi­um-Kon­zept gra­tis und auch kos­ten­pflich­tig. Bis zu zwei GB Spei­cher­ka­pa­zi­tät kann man bei Drop­box kos­ten­los nut­zen. In der Pro-Ver­si­on kos­tet die Appli­ka­ti­on für 100 GB 99 $ im Jahr, für 200 GB 199 $ im Jahr und für 500 GB 499 $ jährlich.

Dann gibt es Drop­box noch für Teams, wobei man min­des­tens ein TB für fünf Benut­zer im Abo erwer­ben kann. Wie die Preis­struk­tur in die­ser Vari­an­te genau aus­sieht, wird auf Drop­box nicht erläu­tert. Wahr­schein­lich erfährt man da Genaue­res, wenn man sich für die­se Lösung anmeldet.

Registrierung auf Dropbox

Die Regis­trie­rung läuft schnell ab, Sie brau­chen ledig­lich Vor- und Nach­na­me sowie Ihre E‑Mailadresse ein­zu­tra­gen, ein Pass­wort fest­zu­le­gen und schon kön­nen Sie sich die Soft­ware von Drop­box downloaden.

Die Instal­la­ti­on ist des­halb nötig, weil sie einen Ord­ner auf Ihrem PC ablegt, wo Sie alle Datei­en hin­ein spei­chern, die auch auf dem Online-Spei­cher Ihres Drop­box-Accounts ver­füg­bar sein sollten.

Dar­über hin­aus wird in der Sta­tus­leis­te des Rech­ners ein Icon von Drop­box ein­ge­fügt, das Ihnen immer den momen­ta­nen Sta­tus Ihrer Datei­en zeigt. Mit einem Klick auf das Icon kom­men Sie sofort in den Drop­box-Ord­ner auf Ihrem Rechner.

Funktionsweise von Dropbox

Besit­zen Sie ver­schie­de­ne PCs oder mobi­le End­ge­rä­te wie Lap­top, Tablet PC und Smart­phone, auf denen auch Drop­box instal­liert wur­de, dann ist in allen Drop­box-Ord­nern der iden­ti­sche Daten­be­stand, was wirk­lich sehr kom­for­ta­bel ist. Die Appli­ka­ti­on über­wacht jede Aktua­li­sie­rung der Daten und syn­chro­ni­siert regel­mä­ßig den Online-Ordner.

Legen Sie bei­spiels­wei­se eine neue Datei im loka­len Drop­box-Ord­ner ab, erscheint ein klei­nes blau­es Sym­bol mit zwei Pfei­len an der unte­ren rech­ten Ecke des Datei-Icons. Die­ses bedeu­tet, dass nun die Datei mit der Online-Drop­box syn­chro­ni­siert wird. Ist die­ser Vor­gang abge­schlos­sen, erscheint ein grü­nes Sym­bol mit einem Häkchen.

So kann der User von ver­schie­de­nen Rech­nern immer auf den neu­es­ten Daten­be­stand in der Drop­box zugrei­fen. Eine sehr beque­me Ange­le­gen­heit, falls man mit ande­ren zusam­men­ar­bei­tet, Daten teilt und von unter­wegs auf bestimm­te Datei­en zugrei­fen will.

In Ihrem Drop­box-Ord­ner sind stan­dard­mä­ßig zwei Ord­ner, die Ord­ner Public und Pho­tos, ent­hal­ten. Dazu wird Ihnen die PDF-Datei Ers­te Schrit­te mitgeliefert.

Der Verwaltungsbereich von Dropbox

Der Ver­wal­tungs­be­reich von Drop­box sieht fol­gen­der­ma­ßen aus (sie­he Screen­shot oben):

Er ent­hält fünf ver­schie­de­ne Links in der Side­bar. Unter dem ers­ten Punkt „Drop­box“ fin­den Sie Ihre Ord­ner- und Datei­en­struk­tur. Neben dem Such­feld ste­hen die Sym­bo­le für den Datei­upload, für das Anle­gen neu­er Ord­ner, für die Frei­ga­be von Ord­nern und die Anzei­ge von gelösch­ten Dateien.

Über „Frei­ga­ben“ kön­nen Sie eben­falls Ord­ner für ande­re frei­schal­ten. Sie müs­sen in ein paar Schrit­ten erst den frei­zu­schal­ten­den Ord­ner aus­wäh­len, die ent­spre­chen­den Leu­te per Mail dazu ein­la­den und kön­nen auch noch optio­nal dazu eine Nach­richt schreiben.

Über „Links“ kön­nen Sie zu jedem Ord­ner und jeder Datei inner­halb der Drop­box einen Link erstel­len und für belie­bi­ge Leu­te frei­ge­ben, ganz egal ob die­se einen Drop­box-Account besit­zen oder nicht.

Über „Ände­run­gen“ wer­den Ihnen alle Aktua­li­sie­run­gen, wie neue Datei­en, neue Ord­ner, Frei­ga­be von Ord­nern usw. in einem Stream ange­zeigt, sodass Sie immer sehen kön­nen, was in Ihrem Account in der letz­ten Zeit pas­siert ist.

Unter dem letz­ten Punkt „Ers­te Schrit­te“ kön­nen Sie sie­ben Schrit­te durch­lau­fen und bei erfolg­rei­chem Abschluss wer­den Ihnen von Drop­box noch­mals 250 MB Spei­cher­platz kos­ten­los zur Ver­fü­gung gestellt. Bei die­sem Schritt geht es vor allem dar­um, Freun­de zu Drop­box ein­zu­la­den sowie die Appli­ka­ti­on auf einem mobi­len Gerät zu installieren.

Sie kön­nen auch lokal in Ihrem Drop­box-Ord­ner über das Kon­text-Menü Ord­ner frei­schal­ten. Danach wer­den Sie zur Web­site von Drop­box wei­ter­ge­lei­tet, wo Sie wei­te­re Schrit­te für die Frei­schal­tung absol­vie­ren müssen.

Jedes Mit­glied kann den frei­ge­schal­te­ten Ord­ner lokal in sei­ner eige­nen Drop­box sehen und der Inhalt wird auf sei­nen PCs auto­ma­tisch synchronisiert.

Im Backend von Drop­box fin­den Sie ganz oben rechts Ihren Namen, mit dem Sie sich ange­mel­det haben. Wenn Sie auf den klei­nen Pfeil rechts davon kli­cken, öff­net sich ein Menü.

Unter dem Punkt „Ein­stel­lun­gen“ kön­nen Sie ein­se­hen, wie viel Spei­cher­platz Sie bis­her auf Drop­box bele­gen, wie Ihre Benut­zer­ein­stel­lun­gen lau­ten und wel­che Ihrer Gerä­te mit Drop­box aus­ge­stat­tet sind. Dar­über hin­aus kön­nen Sie sich noch Bonus­spei­cher­platz dazu­ho­len und Sie fin­den unter der Regis­ter­kar­te „Eige­ne Apps“ auf­ge­führt, wel­che Erwei­te­run­gen von Drop­box Sie nutzen.

Das ist auch ein gutes Stich­wort, um zu den Erwei­te­run­gen von Drop­box zu kom­men. Denn Drop­box bie­tet zahl­rei­che inter­es­san­te Anwen­dun­gen an, mit denen man wei­te­re beque­me Funk­tio­na­li­tä­ten für Drop­box hin­zu­fü­gen kann.

Die aus mei­ner Sicht bes­ten stel­le ich nach­fol­gend vor, sie sind alle kostenlos.

Erweiterungen für Dropbox

Send to Dropbox

Mit die­ser Erwei­te­rung kön­nen Sie Daten per E‑Mail an Ihre Drop­box schi­cken. Um die Funk­ti­on nut­zen zu kön­nen, müs­sen Sie Ihre Daten mit Send to Drop­box verknüpfen.

Nach der erfolg­rei­chen Ver­bin­dung erhal­ten Sie eine neue E‑Mail-Adres­se (die auf …@sendtodropbox.com endet) und haben dann die Mög­lich­keit, über die­se Adres­se E‑Mails mit Daten­an­hang an Ihre Drop­box zu verschicken.

Wenn Sie die­sen Dienst nut­zen wol­len, soll­ten Sie nach dem Öff­nen der Web­site „Send to Drop­box“ der Appli­ka­ti­on erlau­ben, auf Ihre Drop­box zuzu­grei­fen. Danach haben Sie noch fol­gen­de Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten: Sie kön­nen fest­le­gen, ob .zip-Datei­an­hän­ge auto­ma­tisch ent­zippt wer­den und in wel­cher Form die E‑Mail-Tex­te mit abge­spei­chert wer­den (rei­ner Text oder im HTML-For­mat) sollen.

Attach​ments​.me

Sehr nütz­lich ist auch Attach​ments​.me. Mit die­ser Erwei­te­rung kön­nen Datei­an­hän­ge aus Goo­gle­Mail in die Drop­box gescho­ben und abge­spei­chert wer­den. Bevor Sie den Ser­vice ein­set­zen kön­nen, müs­sen Sie ein Chro­me-Plug­in auf Ihrem Rech­ner instal­lie­ren, das sich mit Goo­gle­Mail verbindet.

Wenn Sie schließ­lich in Ihren Goo­gle­Mail-Account gehen, wer­den Anhän­ge in Mails neben dem Mailin­halt ange­zeigt. Mit einem Klick auf das Drop­box-Icon kön­nen Sie dann die Daten in Ihre Drop­box schieben.

Drop it to me

Über die­sen Dienst kön­nen Sie Datei­en wie Fotos, Doku­men­te usw. von Kun­den oder ande­ren Per­so­nen zuge­stellt bekom­men, für die man sei­ne Drop­box-Ord­ner nicht frei­schal­ten will.

Für die Nut­zung müs­sen Sie sich bei Dro­pIt­To­Me ein­log­gen, ein Pass­wort für den Emp­fän­ger fest­le­gen und Ihre Drop­box mit der Anwen­dung verbinden.

Danach bekom­men Sie einen Link zu dem Account, den Sie zusam­men mit dem Pass­wort an den Sen­der wei­ter­rei­chen. Will Ihnen nun jemand Daten sen­den, sucht der User über den ihm zuge­schick­ten Link die Web­site von Dro­pIt­To­Me auf, loggt sich ein und kann dann Daten an Ihre Drop­box sen­den. Pro Datei­upload darf man bis zu 75 MB hochladen.

Drop­box Automator

Mit­hil­fe des Drop­box Auto­ma­tor von Wapp­wolf kön­nen Sie bestimm­te Pro­zes­se, die Sie sehr oft aus­füh­ren, auto­ma­ti­sie­ren. So kön­nen u. a. Sie fest­le­gen, dass jede Datei, die in den Ord­ner Attach­ments gelangt, in eine PDF- oder .txt-Datei umge­wan­delt oder zu Goog­le Docs hoch­ge­la­den wird, Bil­der auf Face­book gepos­tet, auf Flickr oder Pica­sa hoch­ge­la­den oder in der Bild­grö­ße kom­pri­miert werden.

Es gibt noch mehr Aktio­nen, die Sie aus­wäh­len kön­nen. Haben Sie sich für eine Auto­ma­ti­sie­rungs­ak­ti­on ent­schie­den, wer­den Sie zur Detail­sei­te der jewei­li­gen Akti­on gelei­tet, wo Sie wei­te­re Ein­stel­lun­gen vor­neh­men kön­nen. Nach dem Abspei­chern wird schließ­lich der Pro­zess auto­ma­tisch ablaufen.

Nicht mehr benö­tig­te Aktio­nen las­sen sich auch wie­der deak­ti­vie­ren bzw. löschen.

Soweit zu Drop­box und inter­es­san­ten Erwei­te­run­gen für den Online-Speicher.

Ausblick

Ich wer­de mich dem­nächst noch nach wei­te­ren Erwei­te­run­gen bzw. Zusatz­funk­tio­nen von Drop­box umschau­en. Habe ich genü­gend zusam­men, stel­le ich sie in einem neu­en Bei­trag vor.