Wer als Web­wor­ker arbei­tet, benö­tigt gute Office-Tools, um sei­ne Online-Kom­mu­ni­ka­ti­on effek­tiv und an zen­tra­ler Stel­le durch­füh­ren zu kön­nen, um sei­ne Ter­mi­ne zu pla­nen und von über­all (also auch mobil) ein­seh­bar zu machen und um sei­ne Daten online abzu­spei­chern, sodass er von über­all dar­auf zugrei­fen zu kön­nen.


Goog­le bie­tet dafür sehr prak­ti­sche Apps für das Home-Office an, die als Goog­le Apps for Busi­ness titu­liert wer­den und kos­ten­pflich­tig sind. Die­se kos­ten­pflich­ti­ge Nut­zung lohnt sich vor allem für Unter­neh­men mit zahl­rei­chen Mit­ar­bei­tern, doch für Selb­stän­di­ge gibt es die wich­tigs­ten Apps wie Goog­le Gmail, Goog­le Kalen­der, Goog­le Docs und Goog­le Dri­ve auch kos­ten­los.

Dafür benö­tigt man ein­fach nur einen Goog­le Account, der eben­falls kos­ten­los zu haben ist. Das prak­ti­sche an die­sen Apps ist, dass sie alle inein­an­der grei­fen und natür­lich auch von unter­wegs genutzt wer­den kön­nen. So hat man sein klei­nes Büro stän­dig bei sich, ohne gro­ßen Auf­wand.

Nach­fol­gend stel­le ich die vier kos­ten­lo­sen Busi­ness-Apps von Goog­le und ihre Funk­tio­na­li­tä­ten vor.

Google Gmail: Der kostenlose E‑Mail-Account von Google

Mit dem kos­ten­lo­sen E‑Mail-Pro­gramm Goog­le Gmail kön­nen Sie nicht nur E‑Mails ver­sen­den und emp­fan­gen, son­dern sogar noch ande­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge ein­set­zen, wie ein Tele­fon­ge­spräch von Gmail füh­ren (das ist aller­dings kos­ten­pflich­tig und kos­tet inner­halb deutsch­land­wei­tem Fest­netz 2,4 Cent pro Minu­te) oder Text- und Video­chats (mit der Goog­le App Han­gouts) star­ten.

Die Spei­cher­ka­pa­zi­tät beträgt 15 GB, dies ist aller­dings das kom­plet­te Spei­cher­pa­ket, das dem User über die Cloud Goog­le Dri­ve zur Ver­fü­gung steht und Gmail greift auch auf die­se Spei­cher­ka­pa­zi­tät zu.

Wer mehr Spei­cher möch­te, muss dann über Goog­le Dri­ve kos­ten­pflich­tig upgraden, der nächs­te Schritt wären dann 100 GB für 1,99 $ pro Monat.

Ich habe jah­re­lang einen gro­ßen Bogen um Gmail gemacht, war­um, kann ich auch nicht erklä­ren. Doch seit gut 4 Wochen ver­wen­de das E‑Mail-Pro­gramm und bin damit sehr zufrie­den. Beson­ders gut fin­de ich, dass es kom­pa­ti­bel ist mit allen Smart­pho­ne-Model­len und man auch mobil schnell Zugriff auf sei­ne Online-Post hat.

Wer eine E‑Mail-Cli­ent-Soft­ware wie Thun­der­bird oder Out­look ver­wen­det, kann sein Gmail-Account damit ver­bin­den und so auch die Goog­le-Mails über den Cli­ent abru­fen.

https://​mail​.goog​le​.com/

Google Kalender: Terminplanung online

Das nächs­te Tool oder die nächs­te App, die sich lohnt zu nut­zen, ist der Goog­le Kalen­der. Damit kann man sei­nen Tag durch­pla­nen, wich­ti­ge Ter­mi­ne ein­tra­gen und sich auch per SMS oder per Mail an die­se erin­nern las­sen, was in der Funk­tio­na­li­tät an Out­look erin­nert.

Außer­dem kön­nen Sie Datei­en sowie Doku­men­te an die Ter­mi­ne anhän­gen, sodass Sie alle wich­ti­gen Unter­la­gen auch wirk­lich bei dem Tref­fen oder Mee­ting zur Ver­fü­gung haben.

Wer mit ande­ren zusam­men arbei­tet oder Mit­ar­bei­ter hat, kann durch die Frei­ga­be des Kalen­ders Ter­mi­ne mit­hil­fe der Pla­nungs­funk­ti­on mit sei­nen Kol­le­gen abstim­men und pla­nen. Die­se Funk­ti­on habe ich bis­her noch nicht genutzt, da ich den Goog­le Kalen­der allei­ne nut­ze.

Außer­dem kön­nen Sie den Ter­min­ka­len­der in eine Web­site ein­fü­gen.

https://​www​.goog​le​.com/​c​a​l​e​n​d​a​r​?​h​l​=de

Google Docs: Textdokumente, Tabellen und Präsentationen

Eben­falls sehr nütz­lich und wahr­schein­lich von vie­len noch nicht all­zu oft ein­ge­setzt, sind die Goog­le Docs. Mit die­ser App ste­hen Ihnen Goo­g­les Ver­sio­nen eines Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm, einer Tabel­len­kal­ku­la­ti­on und eines Prä­sen­ta­ti­ons-Pro­gramms wie Power­Point zur Ver­fü­gung.

Die Doku­men­te las­sen sich auch mobil erstel­len und zen­tral in Goog­le Dri­ve abspei­chern, so haben Sie von über­all Zugriff auf Ihre Datei­en.

Die Datei­en kön­nen Sie zur Wei­ter­ga­be oder Wei­ter­be­ar­bei­tung für ande­re frei­ge­ben. Auch wenn dem User nicht so vie­le Gestal­tungs­funk­tio­nen in den Goog­le Docs ange­bo­ten wer­den, wie man sie wahr­schein­lich von den Micro­soft-Office- oder Libre-Office-Pro­gram­men her gewohnt ist, so las­sen sich mit Goog­le Docs doch sehr umfang­rei­che und auf­wän­di­ge Doku­men­te und Prä­sen­ta­tio­nen damit erstel­len.

Wer von unter­wegs Doku­men­te und ande­re Datei­en wei­ter bear­bei­ten will, kann natür­lich auch mobil vom Smart­pho­ne oder/​und Tablet auf Goog­le Docs zugrei­fen.

https://​docs​.goog​le​.com/

Google Drive — Die Datencloud von Google

Goog­le Dri­ve ist die Daten­cloud von Goog­le für sei­ne User. Wie schon oben im Arti­kel erwähnt, ver­fü­gen Sie als Gra­tis­nut­zer über 15 GB Spei­cher­platz, den Sie jeder­zeit zu min­des­tens 100 GB für nicht ein­mal zwei Euro pro Monat ver­grö­ßern kön­nen.

Mit Goog­le Dri­ve haben Sie von jedem Rech­ner Zugriff auf Ihre dort abge­leg­ten Datei­en und Sie kön­nen mit einer her­un­ter­lad­ba­ren Soft­ware, die Ihnen unter Goog­le Dri­ve zur Ver­fü­gung steht, Goog­le Dri­ve auf Ihren Büro-PC oder Ihr Lap­top her­un­ter­la­den und somit mit der Online-Cloud syn­chro­ni­sie­ren.

Das heißt, schie­ben Sie eine Datei in Ihren loka­len Goog­le Dri­ve-Ord­ner auf dem Rech­ner, fin­det sich die­se Datei auch — bei Inter­net­ver­bin­dung — gleich in der Goog­le Dri­ve Cloud wie­der.

Syn­chro­ni­sie­rung der Datei­en auf allen ver­bun­de­nen End­ge­rä­ten

Die­se Funk­ti­on ist wirk­lich groß­ar­tig, weil alle Datei­en, die Sie auf irgend­ei­nem End­ge­rät — sei es nun Tablet, Lap­top oder Smart­pho­ne — ver­än­dern, auto­ma­tisch von Goog­le Dri­ve über­nom­men wer­den und sie mit den übri­gen End­ge­rä­ten syn­chro­ni­siert, sodass Sie immer die aktu­ells­te Datei­ver­si­on vor­lie­gen haben. Um davon zu pro­fi­tie­ren, müs­sen Sie auf allen End­ge­rä­ten die Goog­le-Dri­ve-Appli­ka­ti­on instal­lie­ren.

Außer­dem kön­nen Sie auch von Goog­le Dri­ve Datei­en über einen Link für bestimm­te Per­so­nen frei­ge­ben, ent­we­der über Gmail oder Sie geben den Datei-Link frei für Goog­le+, Twit­ter oder Face­book.

Mit die­ser Frei­ga­be kön­nen Sie auch sehr gro­ße Datei­en von meh­re­ren GB ver­sen­den, denn über die Link­frei­ga­be erhal­ten die Emp­fän­ger die Mög­lich­keit, die Datei in Ihrem Account zu öff­nen, die Datei wird nicht an die Mail ange­hängt. So kommt es nicht zu Ver­sand­pro­ble­men, weil die Datei zu groß ist.

https://​dri​ve​.goog​le​.com/

Fazit

Wer sol­che Appli­ka­tio­nen, wie sie Goog­le mit sei­nen Apps anbie­tet, oft benö­tigt, soll­te sich über­le­gen, die prak­ti­schen Online-Tools von Goog­le regel­mä­ßig zu nut­zen, da man sich mit ihrem Ein­satz eini­ge Zeit für ver­schie­de­ne Arbeits­ab­läu­fe spa­ren kann. Außer­dem ste­hen jedem User die Apps zur Ver­fü­gung, sobald er einen Goog­le ‑Account besitzt.

Ich hat­te die­sen Feh­ler gemacht und län­ge­re Zeit einen gro­ßen Bogen um die­se Apps gemacht, weil Goog­le ja auch eine Daten­kra­ke ist und ich dort nicht alles abspei­chern woll­te. Mitt­ler­wei­le sehe ich mehr die Vor­tei­le der Goog­le Apps. Und um Goog­le kommt man eh nicht her­um.

Hoch­sen­si­ble Daten lade ich immer noch nicht auf Goog­le Dri­ve und wer­de das auch in naher Zukunft tun. Aber die meis­ten Datei­en sind vom Inhalt her belang­los, sodass ich kei­ne Beden­ken habe, sie in die Cloud zu stel­len.

Aus­blick: Ich wer­de die­se Apps in wei­te­ren Arti­keln näher erläu­tern (wahr­schein­lich mit Video) und noch ande­re nütz­li­che Goog­le Apps vor­stel­len.