Professionelle Rechnungen schreiben ist sehr wichtig – und zwar nicht nur, um den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht zu werden. Schließlich ist die Rechnung oft der womöglich letzte Eindruck, der beim Kunden hinterlassen wird. Dieser bleibt lange in Erinnerung, deshalb habe ich mir angesehen, wie du mit Rechnungsvorlagen arbeiten kannst.
Vorteile von Rechnungsvorlagen in Word und Excel
Rechnungen schreiben kann ziemlich lästig sei, besonders wenn du es mit einer großen Anzahl an Belegen zu tun hast. Damit du nicht ständig alles neu erstellen musst, werden gerne Rechnungsvorlagen herangezogen.
Diese brauchst du nur mehr mit deinem eigenen Briefkopf zu versehen und mit individuellen Daten zu ergänzen. Anschließend kannst du die Vorlagen immer wieder verwenden. Je nach eigenen Vorlieben können diese Vorlagen als Word- oder Excel-Dateien genutzt werden.
Ob Excel oder Word die praktischere Alternative für dich ist, hängt vor allem auch davon ab, wie du deine Rechnungen aufbauen möchtest. Besonders bei umfangreicheren Belegen, die auch schwierigere Kalkulationen und viele Rechnungsposten beinhalten, kann Excel wesentlich einfacher sein als Word.
Kostenlose Rechnungsvorlagen zum Download
Online findest du zahlreiche Rechnungsvorlagen, sowohl als Word-Format wie auch als Excel-Dateien. Diese kannst du kostenlos herunterladen und für deine eigenen Zwecke adaptieren.
Ein Beispiel für eine solche Vorlage findest du etwa hier zum Download.
(Bildquelle: https://vorlage-kostenlos.de/ )
Wenn du Rechnungsvorlagen aus dem Internet benutzt musst du dir allerdings darüber im Klaren sein, dass diese oftmals nicht den Anforderungen der GoBD entsprechen.
Denn es ist genau geregelt, worauf bei einer Rechnung geachtet werden muss – diese muss fälschungssicher sein und Missbrauch verhindern. Word- oder Excel-Dateien sind hier jedoch sehr problematisch, da sie theoretisch leicht verändert werden könnten.
Wird eine Vorlage verwendet und die Datei dann ausgedruckt, um den Beleg physisch zu versenden, so greift die GoBD hier nicht. Anders ist es, wenn der Beleg digital gespeichert werden soll. In diesem Fall spielt es dann auch keine Rolle, ob die Rechnung anschließend per Post versendet wird.
Nachteile von Rechnungsvorlagen
Du siehst schon, fertige Rechnungsvorlagen sind zwar kostenlos und schnell online verfügbar, sie bringen aber klare Nachteile mit sich. Du musst sehr genau sein, wenn du die Vorlagen verwendest, um rechtlich wirklich auf der sicheren Seite zu sein.
Außerdem musst du immer erst kontrollieren, ob die Vorlagen auch wirklich den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. So muss etwa beachtet werden, dass alle Pflichtbestandteile der Rechnung auch tatsächlich auf der Vorlage angeführt sind. Gegebenenfalls muss die Vorlage erst so ergänzt werden, dass sie sicher korrekt ist und du durch ihre Nutzung nicht in rechtliche Schwierigkeiten gerätst.
Alternative: Rechnungsprogramm nutzen
Wenn du dich nicht mit Vorlagen herumschlagen möchtest, die dir vielleicht mehr Sorgenfalten bereiten als dein Geschäftsleben zu vereinfachen, so sind professionelle Rechnungsprogramme die ideale Alternative für dich.
Über diese Software-Lösungen bist du hinsichtlich der rechtlichen Belange immer abgesichert. Außerdem hast du deine gesamte Buchhaltung im Blick und kannst auch andere praktische Tools nutzen. Durch die Softwarelösungen wird deine gesamte Buchhaltung übersichtlich digital abgebildet. Allen Anforderungen der GoBD wird entsprochen und du hast eine zentrale Plattform, auf der du vom Angebot bis zur Mahnung alle Unterlagen sehr strukturiert vorliegen hast.
Rechnungsprogramme – Anbieter
Für die Erstellung und Verwaltung deiner Belege gibt es unterschiedlichste Anbieter. Besonders beliebt sind derzeit beispielsweise:
- Papierkram.de
- QuickBooks (englisch)
- sevDesk
Papierkram.de bietet vielfältige Funktionen und ist selbstverständlich auf Deutsch verfügbar. Im Gegensatz dazu musst du, wenn du QuickBooks nutzen möchtest, Englisch schon sehr fit sein, denn dieser Anbieter stellt zwar tolle Funktionen bereit, ist jedoch nur englisch verfügbar.
Bei sevDesk werden dich vor allem das einfache Handling und die attraktiven Preise überzeugen. Außerdem hast du die Möglichkeit die Software kostenlos zu testen – und wenn du das getan hast, willst du dich sicher keine weitere Sekunde mehr mit Rechnungsvorlagen in Word und Excel beschäftigen.
Rechnungssoftware – Vorteile
Derzeit beschäftigst du dich noch damit, ob du kostenlose Vorlagen für deine Rechnungen nutzen kannst. Doch wenn dein Unternehmen gerade im Aufbau ist, wirst du schnell auch noch weitere Belegarten benötigen. Lieferscheine, Mahnungen oder auch Storno-Rechnungen benötigt jedes Unternehmen früher oder später einmal.
Damit du hier nicht jedes Mal aufs Neue nach kostenlosen Vorlagen suchen musst, die du dann erst anpassen musst, ist eine zentrale Softwarelösung ideal. Mit dieser deckst du alle verschiedenen Belegarten ab und bist für das Wachstum deines Unternehmens gerüstet.
Bei manchen Anbietern hast du beispielsweise neben verschiedenen Belegarten auch die Option, deine gesamte Warenwirtschaft über die Software abzubilden.
Das heißt, dass du nicht mit endlosen Listen oder unterschiedlichen Systemen arbeiten brauchst, sondern auf dieser Plattform all deine Aktivitäten im Bereich der Verwaltung steuern kannst. So bewahrst du die Übersicht, verlierst keine Zeit und hast alle Unterlagen bestens strukturiert.
Wenn du von Anfang an mit einem soliden Verwaltungs-Tool arbeitest, ersparst du dir mittelfristig jede Menge Zeit, Geld und Nerven, denn nichts ist schlimmer, als Chaos in deiner Buchhaltung, fehlerhafte Rechnungen oder Belege, die nichtmehr auffindbar sind.
(Bild Artikelanfang: © AlexanderStein/Pixabay.com)