Geschäftspost zu versenden kostet Zeit und Geld – viel einfacher geht es auf dem digitalen Weg. Warum nicht einfach die Briefpost digital versenden und beim Empfänger landet die Papierversion im Briefkasten?
Alle Informationen zu diesem Service und den Vorteilen sind im folgenden Beitrag beschrieben.
Zusammenfassung:
Geschäftspost sowohl digital als auch in Papierform versenden
- Unternehmen versenden noch viele Briefe in Papierform statt nur noch digital.
- Es gibt die Möglichkeit, beides – also digitale und physische Post – miteinander zu kombinieren.
- Spezialisierte Online-Services übernehmen diese Aufgabe für Unternehmen: Eingeschickte digitale Briefe an den Online-Service werden ausgedruckt und mit der Post verschickt.
- Die sensiblen Daten sind dank verschiedener Sicherheitsmaßnahmen mehrfach abgesichert.
- Die Kosten sind kaum höher als der klassische Postversand, die Versanddauer liegt bei ein bis zwei Werktagen.
Der gute alte Brief hat noch nicht ausgedient
Obwohl (außer an Geburtstagen und zu anderen feierlichen Anlässen) kaum noch jemand privat über Briefpost kommuniziert, ist diese noch nicht ganz ausgestorben. Viele Unternehmen und andere Institutionen setzen weiterhin darauf, ihren Kunden und Geschäftspartnern echte Briefe zu senden. In der modernen Version startet der Versand komplett digital, beim Empfänger geht eine Papiervariante ein.
Um Briefe digital versenden zu können, ist ein Online-Service nötig, der sich auf diese Form des Versands spezialisiert hat. Dazu werden alle digitalen Dokumente für den Versand online hochgeladen, der Service kümmert sich um den professionellen Druck, das Einpacken in einen Umschlag und das Porto sowie um die Übergabe an das Zustellunternehmen. Besonders effizient ist damit das Versenden von Serienbriefen.
Folgende Dokumente lassen sich über das hybride Versandsystem versenden:
- Rechnungen und Mahnungen
- Serienbriefe
- Werbeschreiben
- Informationen und News, z. B. als Flyer
- Einladungen
- Präsentationen
- Verträge
- AGBs
- und viele weitere Dokumente
Vorteile für Sender und Empfänger
Der digitale Briefversand mit Erhalt eines Papierbriefes hat für Sender und Empfänger gleichermaßen Vorteile. Der Empfänger muss nichts mehr ausdrucken und keine Briefe mehr selbst zur Post bringen. Das spart viel Zeit, die für andere Dinge genutzt werden kann.
Während Rechnungen und Mahnungen heute häufig im Mailfach landen, ist es für die Geschäftspost mit Werbung, News aus dem Unternehmen und besonderen Angeboten von Vorteil, wenn diese nicht im Posteingang untergehen, sondern als echte Papierversion im Briefkasten landen.
Sollen etwa Flyer, Prospekte und persönliche Texte versendet werden, um den Kundenkontakt zu pflegen, Geschäftskunden auf dem Laufenden zu halten oder persönliche Empfehlungen und Einladungen auszusprechen, sind Papierbriefe in der klassischen Post im Vorteil.
PDF-Briefe im Mailfach werden oft sehr schnell aussortiert oder erst gar nicht angesehen, bei Papierpost passiert das seltener. Der Empfänger fühlt sich damit individueller und anlassbezogen angesprochen und der Inhalt des Briefes bekommt in der Regel eine höhere Aufmerksamkeit als digitale Kommunikationsmittel. Auch für Briefpost, die vom Empfänger unterschrieben und zurückgesendet werden soll, ist diese Versandart eine ideale Lösung.
Kein Versandmaterial mehr nötig
Das Besorgen von Versandmaterial fällt im Unternehmen dank dem digitalen Versand weg. Es müssen keine Briefmarken mehr gekauft oder Briefumschläge und Briefpapier auf Vorrat gekauft werden. Der Überblick über den gesamten Postausgang ist zudem online einfach einsehbar, so geht der Überblick auch bei hohem Briefaufkommen nicht verloren.
So funktioniert es
Briefe online zu versenden und klassisch zustellen zu lassen, geht online mit verschiedenen Dienstleistern. Allen gemeinsam ist, dass die Auslieferung ein deutsches Postunternehmen übernimmt und so eine zuverlässige Zustellung garantiert ist.
Über eine einfach zu handhabende Software können alle Dokumente in den digitalen Versand gegeben werden. Nach Eingang des Dokuments wird dieses gedruckt, im passenden Kuvert verpackt, mit der passenden Briefmarke frankiert und dann an den Zustelldienstleister übergeben.
Sind die Daten online wirklich sicher?
Gerade Geschäftskunden machen sich häufig Sorgen, dass sensible Daten über ihre Kunden und Geschäftsverhältnisse beim Hochladen im Web wirklich abgesichert sind. Anbieter für den hybriden Postversand müssen daher alle wichtigen Sicherheitsstandards einhalten und dafür sorgen, dass nichts in falsche Hände gerät.
Alle Daten, die hochgeladen werden, sind dank verschiedener Sicherheitsmaßnahmen mehrfach abgesichert. Sie werden über eine Einzeldokumentenverschlüsselung hochgeladen und versendet, sodass alle Daten zu jedem Zeitpunkt sicher vor Fremdzugriff und Datenklau sind.
Farbig oder schwarz-weiß?
Je nach Art der Geschäftspost wird diese online in Farbe oder Schwarz-Weiß ausgedruckt. Für einfache Geschäftspost, die in sehr großen Mengen versendet werden soll, reicht der günstige Schwarz-Weiß-Druck aus.
Sind es wichtige Dokumente, bei denen Grafiken enthalten sind, kommt der Farbdruck zum Einsatz. Kunden haben dabei die Wahl, Papier nur einseitig oder beidseitig zu bedrucken. Bei sehr wichtigen, mehrseitigen Dokumenten lohnt sich ein extra Deckblatt, etwa für Präsentationen oder AGBs. Alle Formate werden vor dem Versand noch mal überprüft, um Fehler auszuschließen.
Zusatzdienstleistungen buchen
Ähnlich wie in den Postfilialen können auch digital gegen eine Extragebühr einige Zusatzleistungen gebucht werden, wenn Dokumente sehr wichtig sind und auf keinen Fall verloren gehen sollen.
Etwa folgende:
- Einschreiben
- Einschreiben Einwurf
- Einschreiben Eigenhändig
- Einschreiben Rückschein
- Einschreiben Eigenhändig Rückschein
Jedes Einschreiben hat eine individuelle Sendungsnummer, über die der Sender online jederzeit einsehen kann, wo es sich gerade auf dem Versandweg befindet und wann genau es beim Empfänger angekommen ist.
Bei der Zusatzdienstleistung „mit Rückschein“ bekommt der Sender zudem eine schriftliche Bestätigung per Post zugesendet, wenn das Einschreiben angekommen ist. Bei der Option „Eigenhändig“ muss der Empfänger sogar persönlich unterschreiben.
Tipp: Die Möglichkeit der Briefverfolgung gibt dem Sender die Sicherheit, dass der Brief auch wirklich beim Empfänger angekommen ist.
Was kostet das?
Der digitale Briefversand mit Auslieferung als Papierpost kostet nicht mehr als der klassische Versand. Schon ab circa 0,65 € netto (Standardbrief mit 1 Seite) ist das für Geschäftskunden möglich – also im besten Fall sogar günstiger als bei der Deutschen Post. Je nach Aufwand, Größe der Briefe (z. B. Kompakt- oder Großbrief), Anzahl der Seiten, dem Einsatz von Druckfarben und Zusatzdienstleistungen kostet der Versand entsprechend mehr.
Dauert der Versand länger?
Sobald die Dokumente hochgeladen wurden, werden sie umgehend bearbeitet, in der gewünschten Form ausgedruckt, verpackt, frankiert und noch am gleichen Tag (oder nächsten Werktag) an den Versanddienstleister übergeben. Der Versand dauert also in der Regel nicht länger (maximal plus 1 Werktag), als wenn die Briefpost in den lokalen Briefkasten gesteckt oder in einer Postfiliale abgegeben wird.