Digitale Rechnungen: Vorteile und rechtliche Anforderungen

Die Rech­nungs­er­stel­lung von gro­ßen, mit­tel­gro­ßen und klei­nen Unter­neh­men läuft mitt­ler­wei­le zum aller­größ­ten Teil digi­tal ab. Papier­rech­nun­gen gehö­ren wohl bald ganz der Ver­gan­gen­heit an.

Die digi­ta­le Rech­nung kann im Ver­gleich zur aus­ge­druck­ten Rech­nung mit eini­gen Vor­tei­len aufwarten:

• Durch den Rech­nungs­ver­sand per E‑Mail ent­fal­len Por­to­kos­ten, hoher Papier­ver­brauch und ein nicht zu unter­schät­zen­der Zeit­auf­wand für Druck, Kuver­tie­ren, Fran­kie­ren und Ablie­fe­rung bei der Post.
• Da elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen auch digi­tal archi­viert wer­den sol­len, spart man sich Druck­kos­ten und Platz für die Abla­ge der Aktenordner.
• Das schnel­le Ver­sen­den der Mail kann auch den Zah­lungs­ein­gang beschleunigen.
• Digi­ta­le Rech­nun­gen kön­nen schnel­ler frei­ge­ge­ben wer­den, was die Ein­hal­tung von Zah­lungs­fris­ten deut­lich erleichtert.
• Doku­men­ten­ver­lust wird unwahrscheinlich.
• Auto­ma­ti­scher Daten­ab­gleich mit dem Bestell­we­sen ver­rin­gert Bear­bei­tungs­zeit und ‑auf­wand.
• Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen kön­nen auto­ma­tisch in ent­spre­chen­de Finanz­buch­hal­tungs­soft­ware über­nom­men wer­den: Somit las­sen sich Ver­bu­chun­gen beschleu­ni­gen, was wie­der­um Arbeits­zeit einspart.

Doch digi­ta­le Rech­nun­gen brin­gen nicht nur Vor­tei­le im Sin­ne von beschleu­nig­ten Arbeits­pro­zes­sen, Zeit­er­spar­nis und Kos­ten­sen­kung, son­dern auch recht­li­che Anfor­de­run­gen für Unternehmen.

GoBD: Neue Regelungen für digitale Rechnungen und Belege seit 2017

Im ver­gan­ge­nen Jahr habe ich über die Neue­run­gen der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) hier im Blog geschrieben.

Die wesent­li­chen Rege­lun­gen der GoBD gestal­ten sich folgendermaßen:

• Die digi­ta­len Rech­nun­gen müs­sen unver­än­der­bar archi­viert wer­den, was mit den übli­chen Pro­gram­men wie Word oder Excel, aber auch mit Cloud-Spei­chern wie Drop­box und Goog­le Dri­ve nicht umsetz­bar ist. Um die­se Anfor­de­rung zu erfül­len, muss man ent­spre­chen­de Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­te­me (DMS) verwenden.
• Wer Gewin­ne erzielt oder zumin­dest die Absicht hat, wel­che zu erzie­len, muss sich an die GoBD halten.
• Digi­ta­le Rech­nun­gen und ande­re elek­tro­ni­sche Bele­ge wie u. a. Lie­fer­schei­ne, Quit­tun­gen, Buchungs­an­wei­sun­gen, Kon­to­aus­zü­ge und Beschei­de müs­sen zur Ein­sicht ver­füg­bar sein und 10 Jah­re auf­be­wahrt werden.
• Auch E‑Mails, in denen sich Rech­nun­gen oder Gut­schrif­ten als Anhang oder Text befin­den, müs­sen archi­viert wer­den. Für eine siche­re und rechts­kon­for­me E‑Mail-Archi­vie­rung ist der Ein­satz spe­zi­el­ler Soft­ware nötig, mit den übli­chen Mail­pro­gram­men wie Thun­der­bird oder Out­look lässt sich eine kor­rek­te Archi­vie­rung nicht realisieren.

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zur GoBD fin­dest du in die­sem Artikel.

Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

Eine wei­te­re wich­ti­ge Richt­li­nie bzgl. der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung (E‑Rechnungsgesetz) hat das Euro­päi­sche Par­la­ment im Jahr 2014 beschlos­sen. Ab Novem­ber 2018 ist die­se EU-Norm für alle gro­ßen Bun­des­mi­nis­te­ri­en und ‑behör­den Pflicht, im nächs­ten Jahr haben sich auch Städ­te, Gemein­den und wei­te­re öffent­li­che Auf­trag­ge­ber dar­an zu halten.

Die­se Norm bestimmt, dass öffent­li­che Auf­trag­ge­ber oder öffent­li­che Ver­ga­be­stel­len ver­pflich­tet sind, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen anzu­neh­men und zu ver­ar­bei­ten. Es wur­de damit eine ver­bind­li­che Rechts­grund­la­ge für öffent­li­che Auf­trag­ge­ber geschaf­fen, was den Emp­fang und die Ver­ar­bei­tung von digi­ta­len Rech­nun­gen angeht.

Wesent­li­ches Ziel ist dabei, dass die Rech­nungs­ver­ar­bei­tung voll­stän­dig auto­ma­ti­siert abläuft. Der Emp­fän­ger soll also die Rech­nun­gen auto­ma­tisch und digi­tal ver­ar­bei­ten auf der Grund­la­ge von struk­tu­rier­ten Daten.

Noch ist die­se Richt­li­nie für nicht-staat­li­che Unter­neh­men nicht bin­dend. Den­noch kann man davon aus­ge­hen, dass die EU-Norm in nächs­ter Zukunft für alle Unter­neh­men gilt. Denn vie­le deut­sche Unter­neh­men arbei­ten mit dem öffent­li­chen Sek­tor zusam­men und stel­len die­sem Rechnungen.

Fol­gen­de Vor­aus­set­zun­gen muss eine elek­tro­ni­sche Rech­nung nach der EU-Norm erfüllen:

• Die Rech­nung muss in einem elek­tro­ni­schen For­mat (wie u. a. PDF) erstellt, ver­sen­det, emp­fan­gen und ver­ar­bei­tet wer­den. Dabei kann die Rech­nung per Mail oder als Ser­ver­down­load über­mit­telt werden.
• Der Emp­fän­ger der Rech­nung muss der digi­ta­len Rech­nung zustimmen.
• Die Rech­nung muss für den Men­schen les­bar sein.
• Die Echt­heit der Rech­nungs­her­kunft muss durch eine digi­ta­le Signa­tur oder ein ande­res Kon­troll­ver­fah­ren garan­tiert sein.
• Die Rech­nung muss unver­sehrt sein.
• Alle wesent­li­chen Pflicht­an­ga­ben einer Rech­nung für den Vor­steu­er­ab­zug müs­sen in der digi­ta­len Rech­nung vor­zu­fin­den sein.
• Die gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen lie­gen in Deutsch­land bei 10 Jahren.

Technische und unternehmensinterne Anpassungen stehen wahrscheinlich bevor

Für vie­le Unter­neh­men bedeu­tet das Umstel­len auf einen E‑In­voi­cing-Stan­dard tech­ni­sche und unter­neh­mens­in­ter­ne Anpas­sun­gen. Was die tech­ni­sche Anpas­sung angeht, so wird der Ein­satz von Daten­mo­del­len not­wen­dig, die die EU-Richt­li­nie umset­zen können.

Ein sol­ches Daten­mo­dell ist z. B. ZUGFeRD (bedeu­tet: Zen­tra­ler User Gui­de des Forums elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutschland).

Eine digi­ta­le Rech­nung, die nach dem ZUGFeRD-Stan­dard erstellt wur­de, lässt einen Daten­aus­tausch zu, ohne dass man sich mit dem Emp­fän­ger über das Datei­for­mat fest­le­gen muss. Der Datei liegt eine PDF/A3-Datei zugrun­de, in die struk­tu­rier­te XML-Datei­en ein­ge­bun­den werden.

Somit erlaubt das For­mat struk­tu­rier­te Rech­nungs­da­ten in einer PDF-Datei zu über­mit­teln. Die Daten kön­nen direkt ohne wei­te­re Bear­bei­tungs­schrit­te aus­ge­le­sen und ver­ar­bei­tet wer­den. Das bedeu­tet, die Ver­bu­chung kann kom­plett auto­ma­ti­siert werden.

Wann auch klei­ne Unter­neh­men, Selb­stän­di­ge und Free­lan­cer die­se EU-Richt­li­nie anwen­den müs­sen, wird sich zei­gen. Soll­ten sie geschäft­lich mit Bun­des­mi­nis­te­ri­en zusam­men­ar­bei­ten (eher unrea­lis­tisch), wäre schon Ende die­ses Jah­res (ab 27. Novem­ber 2018) die EU-Norm umzu­set­zen, für die Rech­nungs­stel­lung an Gemein­den wird sie erst ab 2019 Pflicht.