Die Rechnungserstellung von großen, mittelgroßen und kleinen Unternehmen läuft mittlerweile zum allergrößten Teil digital ab. Papierrechnungen gehören wohl bald ganz der Vergangenheit an.
Die digitale Rechnung kann im Vergleich zur ausgedruckten Rechnung mit einigen Vorteilen aufwarten:
- Durch den Rechnungsversand per E-Mail entfallen Portokosten, hoher Papierverbrauch und ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand für Druck, Kuvertieren, Frankieren und Ablieferung bei der Post.
- Da elektronische Rechnungen auch digital archiviert werden sollen, spart man sich Druckkosten und Platz für die Ablage der Aktenordner.
- Das schnelle Versenden der Mail kann auch den Zahlungseingang beschleunigen.
- Digitale Rechnungen können schneller freigegeben werden, was die Einhaltung von Zahlungsfristen deutlich erleichtert.
- Dokumentenverlust wird unwahrscheinlich.
- Automatischer Datenabgleich mit dem Bestellwesen verringert Bearbeitungszeit und -aufwand.
- Elektronische Rechnungen können automatisch in entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware übernommen werden: Somit lassen sich Verbuchungen beschleunigen, was wiederum Arbeitszeit einspart.
Doch digitale Rechnungen bringen nicht nur Vorteile im Sinne von beschleunigten Arbeitsprozessen, Zeitersparnis und Kostensenkung, sondern auch rechtliche Anforderungen für Unternehmen.
GoBD: Neue Regelungen für digitale Rechnungen und Belege seit 2017
Im vergangenen Jahr habe ich über die Neuerungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hier im Blog geschrieben.
Die wesentlichen Regelungen der GoBD gestalten sich folgendermaßen:
- Die digitalen Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden, was mit den üblichen Programmen wie Word oder Excel, aber auch mit Cloud-Speichern wie Dropbox und Google Drive nicht umsetzbar ist. Um diese Anforderung zu erfüllen, muss man entsprechende Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verwenden.
- Wer Gewinne erzielt oder zumindest die Absicht hat, welche zu erzielen, muss sich an die GoBD halten.
- Digitale Rechnungen und andere elektronische Belege wie u. a. Lieferscheine, Quittungen, Buchungsanweisungen, Kontoauszüge und Bescheide müssen zur Einsicht verfügbar sein und 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Auch E-Mails, in denen sich Rechnungen oder Gutschriften als Anhang oder Text befinden, müssen archiviert werden. Für eine sichere und rechtskonforme E-Mail-Archivierung ist der Einsatz spezieller Software nötig, mit den üblichen Mailprogrammen wie Thunderbird oder Outlook lässt sich eine korrekte Archivierung nicht realisieren.
Weitere Informationen zur GoBD findest du in diesem Artikel.
Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
Eine weitere wichtige Richtlinie bzgl. der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnungsgesetz) hat das Europäische Parlament im Jahr 2014 beschlossen. Ab November 2018 ist diese EU-Norm für alle großen Bundesministerien und -behörden Pflicht, im nächsten Jahr haben sich auch Städte, Gemeinden und weitere öffentliche Auftraggeber daran zu halten.
Diese Norm bestimmt, dass öffentliche Auftraggeber oder öffentliche Vergabestellen verpflichtet sind, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Es wurde damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für öffentliche Auftraggeber geschaffen, was den Empfang und die Verarbeitung von digitalen Rechnungen angeht.
Wesentliches Ziel ist dabei, dass die Rechnungsverarbeitung vollständig automatisiert abläuft. Der Empfänger soll also die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten auf der Grundlage von strukturierten Daten.
Noch ist diese Richtlinie für nicht-staatliche Unternehmen nicht bindend. Dennoch kann man davon ausgehen, dass die EU-Norm in nächster Zukunft für alle Unternehmen gilt. Denn viele deutsche Unternehmen arbeiten mit dem öffentlichen Sektor zusammen und stellen diesem Rechnungen.
Folgende Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung nach der EU-Norm erfüllen:
- Die Rechnung muss in einem elektronischen Format (wie u. a. PDF) erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden. Dabei kann die Rechnung per Mail oder als Serverdownload übermittelt werden.
- Der Empfänger der Rechnung muss der digitalen Rechnung zustimmen.
- Die Rechnung muss für den Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Rechnungsherkunft muss durch eine digitale Signatur oder ein anderes Kontrollverfahren garantiert sein.
- Die Rechnung muss unversehrt sein.
- Alle wesentlichen Pflichtangaben einer Rechnung für den Vorsteuerabzug müssen in der digitalen Rechnung vorzufinden sein.
- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von elektronischen Rechnungen liegen in Deutschland bei 10 Jahren.
Technische und unternehmensinterne Anpassungen stehen wahrscheinlich bevor
Für viele Unternehmen bedeutet das Umstellen auf einen E-Invoicing-Standard technische und unternehmensinterne Anpassungen. Was die technische Anpassung angeht, so wird der Einsatz von Datenmodellen notwendig, die die EU-Richtlinie umsetzen können.
Ein solches Datenmodell ist z. B. ZUGFeRD (bedeutet: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).
Eine digitale Rechnung, die nach dem ZUGFeRD-Standard erstellt wurde, lässt einen Datenaustausch zu, ohne dass man sich mit dem Empfänger über das Dateiformat festlegen muss. Der Datei liegt eine PDF/A3-Datei zugrunde, in die strukturierte XML-Dateien eingebunden werden.
Somit erlaubt das Format strukturierte Rechnungsdaten in einer PDF-Datei zu übermitteln. Die Daten können direkt ohne weitere Bearbeitungsschritte ausgelesen und verarbeitet werden. Das bedeutet, die Verbuchung kann komplett automatisiert werden.
Wann auch kleine Unternehmen, Selbständige und Freelancer diese EU-Richtlinie anwenden müssen, wird sich zeigen. Sollten sie geschäftlich mit Bundesministerien zusammenarbeiten (eher unrealistisch), wäre schon Ende dieses Jahres (ab 27. November 2018) die EU-Norm umzusetzen, für die Rechnungsstellung an Gemeinden wird sie erst ab 2019 Pflicht.
