Die Arbeitswelt ist schnelllebig und wird zunehmend vernetzter. Das bringt einen kontinuierlichen Wandel mit sich, dem auch Geschäftspraktiken sowie der allgemeine Arbeitsalltag unterliegen.
Auch auf die Zeiterfassung hat dies Auswirkungen. Ein Bereich, der eine nicht zu unterschätzende Rolle einnimmt, wenn es um die Verwaltung der Arbeitsstunden, aber auch die Optimierung von Unternehmensprozessen und das Mitarbeiter-Engagement geht.
Effektive Zeiterfassung: mehr als nur Uhrzeiten notieren
Unternehmen unterliegen heutzutage einem intensiven Wettbewerb. Nicht nur der wirtschaftliche Erfolg ist wichtig, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter. Beides hängt von zahlreichen Faktoren ab.
Einer davon ist das möglichst effektive Zeit-Management. Denn es ist von nicht unerheblicher Bedeutung, wenn es um den Erfolg eines Unternehmens geht.
Dabei ist die Zeiterfassung viel mehr als das Notieren von Uhrzeiten. Durch eine Zeiterfassung, die modern und effektiv ist, bieten sich für Unternehmen und Mitarbeiter einige Vorteile.
Optimierte Ressourcen
Werden Arbeitszeiten genau erfasst, können Manager oder Teamleader besser einplanen, wie die Mitarbeiter genau eingesetzt werden sollen. Eine effektive Zeiterfassung ermöglicht es Unternehmen also, die Arbeitsressourcen optimal zu nutzen.
Aber auch mögliche Engpässe können so vermieden werden. Das ist besonders dann wichtig, wenn Projekte termingerecht und zügig abgeschlossen werden müssen.
Budgetkontrolle
Unternehmen können ihre Kosten besser kontrollieren und das Budget sinnvoller einsetzen, wenn sie die Arbeitszeiten genau erfassen.
Es wird zudem sichergestellt, dass Mitarbeiter nicht über- oder gar unterbezahlt werden bzw. Überstunden ableisten, die möglicherweise nicht vergütet oder mit Freizeit ausgeglichen werden. Daraus resultiert zudem, dass unnötige Ausgaben vermieden werden und der wirtschaftliche Erfolg im Unternehmen nicht leidet.
Steigerung der Produktivität
Durch moderne Zeiterfassungssysteme wird es Unternehmen leicht gemacht, die Leistung ihrer Mitarbeiter besser zu bewerten und auch zu überwachen. Die Arbeitszeiten werden direkt analysiert und exakt erfasst.
Dies gibt Managern und Teamleadern die Möglichkeit, Abläufe, Muster, Trends und etwaige Problematiken schneller zu erkennen, um Verbesserungsvorschläge abzugeben sowie direkt Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Transparenz
Die Zeiterfassung über ein entsprechendes System schafft Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern. Schließlich werden die Arbeitszeiten transparent erfasst.
Geben Arbeitgeber ihren Mitarbeitern darüber hinaus die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten flexibler zu gestalten, wird ein positives Arbeitsumfeld geschaffen. Dies kann sich erheblich auf das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken. Denn das Berufs- und Privatleben kann somit besser in Einklang gebracht werden.
Gesetzliche Regelungen
In einigen Branchen gibt es gesetzliche Vorschriften, welche die Verwaltung und Erfassung der Arbeitszeiten regeln. Eine effektive Zeiterfassung unterstützt dabei, die entsprechenden Vorschriften einzuhalten sowie mögliche rechtliche Risiken zu minimieren.
Die Zeiterfassung sorgt also nicht nur dafür, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden und auch die Mitarbeiter entsprechend korrekt vergütet werden.
Trends in der modernen Zeiterfassung
Nachdem klar ist, welchen Wert eine Zeiterfassungs-Software für ein Unternehmen und die Mitarbeiter hat, lohnt es sich vor der Implementierung zu prüfen, welche Zeiterfassungslösung die passende ist. Denn nur so können die Ressourcen im Unternehmen bestmöglich genutzt und von den Vorteilen profitiert werden.
Im Bereich der Zeiterfassung gibt es coole Innovationen und Trends, die über die reine Zeiterfassung hinausgehen. Ein Vergleich mit verschiedenen Anbietern und deren Produkten kann helfen, die jeweils beste Software-Lösung zu finden. Denn nicht alle angebotenen und möglicherweise teuren Zusatzfunktionen sind für jedes Unternehmen auch tatsächlich relevant.
Mobile Zeiterfassung
Ein Privat- und Berufsleben ohne die Nutzung von Smartphone und Tablet ist heute kaum noch denkbar. Mit der zunehmenden Verbreitung der mobilen Endgeräte nimmt auch die mobile Zeiterfassung an Bedeutung zu und wird immer beliebter.
Was an der mobilen Zeiterfassung besonders interessant ist: Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten bequem von überall aus erfassen. Das betrifft nicht nur das Homeoffice oder Remote Work, sondern auch Dienstreisen, Messen oder Kundenbesuche.
GPS-Tracking und Cloud-Technologie
Um noch mehr Transparenz sowie Kontrolle zu schaffen, sind moderne Zeiterfassungs-Apps mit GPS-Tracking oder Funktionen wie Geofencing ausgestattet. Die erfassten Arbeitszeitdaten werden damit um weitere Informationen erweitert, die insbesondere für die Unternehmensführung wichtig sein können.
Zeiterfassungssysteme, die Cloud-basiert sind, ermöglichen es Unternehmen, die Arbeitszeiten und die Abrechnungsdaten sicher in der Cloud zu speichern. Durch die Cloud-basierten Zeiterfassungslösungen können die Verantwortlichen in den Unternehmen von überall aus auf die relevanten Daten zugreifen.
Systemintegration
Um Zeit und Kosten sowie Ressourcen zu sparen, liegt die Zukunft der Zeiterfassung in der problemlosen und schnellen Integration mit anderen Unternehmenssystemen. Dazu gehören zum Beispiel die Software der Personalabteilung, aber natürlich auch die Buchhaltung mit ihrer Abrechnungs-Software.
Durch die Integration und Verknüpfung der verschiedenen Software-Anwendungen können Unternehmen ihren Datenaustausch besser automatisieren und effizienter gestalten. Darüber hinaus werden so mögliche Fehler reduziert und gleichzeitig die Arbeitsabläufe optimiert.
Flexibilität
Immer mehr Mitarbeiter fordern flexiblere Arbeitszeiten für eine verbesserte Work-Life-Balance. Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle anbieten, wie etwa Freelancer-Tätigkeiten, Teilzeit- oder Remote-Arbeit, werden nicht selten bei der Jobwahl bevorzugt.
Dieser Umstand ist für Unternehmen insbesondere dann interessant, wenn sie auf der Suche nach speziellen Fachkräften sind. Sie können sich hier Wettbewerbsvorteile sichern und sich von der Konkurrenz abheben.
Die modernen Zeiterfassungssysteme sind in der Lage, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten, ganz gleich, von wo aus und wann diese arbeiten. Die modernen und flexiblen Zeiterfassungsmöglichkeiten werden den unterschiedlichen Arbeitsmodellen absolut gerecht.
Künstliche Intelligenz
Die Automatisierung und die Künstliche Intelligenz (KI) werden künftig eine immer größere Rolle innerhalb der Zeiterfassung einnehmen. Innovative Systeme können die Arbeitszeiten automatisch erkennen und erfassen.
Aber auch Überstunden werden automatisch berechnet und die jeweiligen Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter werden direkt erkannt.
Datenschutz
Durch die Einführung von strengeren Datenschutzgesetzen, wie etwa der DSGVO, ist der Schutz von personenbezogenen Daten zunehmend wichtiger geworden. Die Unternehmen müssen heute und in Zukunft sicherstellen, dass die von ihnen verwendeten Zeiterfassungssysteme die Privatsphäre der Mitarbeiter berücksichtigen und den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Die Implementierung und Konfiguration einer neuen Zeiterfassungs-Software muss also sorgfältig geprüft werden. Das erfordert mitunter spezielle Software-Schulungen für die verantwortlichen Mitarbeiter, damit diese den korrekten Umgang mit den sensiblen Daten lernen und im späteren Verlauf entsprechend umsetzen.
