Virtuelle Assistenten sind in Deutschland noch nicht ganz so gefragt wie beispielsweise in den Vereinigten Staaten. Doch auch hierzulande verbreitet sich die Idee immer weiter.
Sie bieten vielseitige Dienstleistungen an und geben Unternehmen die Freiheit, sich auf ihre Kernkompetenzen zu fokussieren. Denn viele Unternehmer, vor allem Solo-Selbstständige, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen haben oft viel mehr Arbeit als Zeit zur Verfügung und nicht für jede Arbeit steht im Unternehmen der dafür eigentlich notwendige Spezialist zur Verfügung. Virtuelle Assistenten mit den unterschiedlichsten Qualifizierungen arbeiten schnell und flexibel an den verschiedensten Aufgaben.
Kunden finden als virtueller Assistent
Für die Kundenakquise stehen ganz unterschiedliche Möglichkeiten zur Auswahl. Am Anfang ist es ratsam, sich an eine Vermittlungsagentur zu wenden. Sie bringt virtuelle Assistenten und potenzielle Auftraggeber zusammen.
Sie bekommen zwar für die Auftragsvermittlung einen Obolus, teilweise bestimmen sie auch über den Stundenlohnt. Doch für den Einstieg sind Agenturen sicherlich eine gute Möglichkeit. Auf diese Weise finden virtuelle Assistenten die ersten Aufträge und können sich nach und nach ihre Reputation und einen Kundenstamm aufbauen.
Es geht auch ohne eine Agentur. Hilfreich sind dann Inserate in Fachblättern, eine eigene Internetseite und Social Media. Bei dieser Vorgehensweise gibt es keine Beschränkungen, beispielsweise in Bezug auf den Stundenlohn. Den kann dabei jeder selbst bestimmen oder individuell mit dem Kunden aushandeln.
Virtuelle Assistenz – Das Geschäftsmodell
Bevor es daran geht, die ersten Kunden zu suchen, ist es sehr hilfreich, das eigene Geschäftsmodell genauer zu betrachten. Was sind die Kernkompetenzen? Welchen Nutzen bietet das für die Kunden? Wie viel Geld ist diese Leistung wert?
Eine kurze Marktanalyse kann dabei sehr hilfreich sein. Damit lässt sich leicht feststellen, ob überhaupt Bedarf an dieser Dienstleistung besteht, wer die Zielgruppe dafür ist und wie es mit Mitbewerbern aussieht. Mit diesen Daten lässt sich die eigene Position am Markt viel besser bestimmen, um erfolgreich durchzustarten.
Virtuelle Assistenten arbeiten freiberuflich und unterstützen Kunden bei Aufgaben, die für sie sehr zeitaufwendig sind und die sie vorübergehend auslagern wollen. Sie helfen beim Office-Management oder auch beim Onlinemarketing. Sie übernehmen Aufgaben im Kundenservice, im E-Mail-Support, im Backoffice, übernehmen Recherchetätigkeiten, erledigen Datenerfassung, arbeiten in den Bereichen Textverarbeitung und Textkorrekturen oder bereiten die Buchhaltung vor.
Am Anfang ist es wichtig, die eigenen Schwerpunkte festzulegen. Damit wird klar, welche Aufgaben zu erledigen sein werden und welche ergänzenden Aufgaben hinzukommen können. Wer beispielsweise mit Fremdsprachen bewandert ist, kann sich auch international gut positionieren.
Es ist wichtig, das eigene Alleinstellungsmerkmal hervorzuheben, die Unique Selling Proposition (USP), und zu zeigen, was anders ist als bei den Konkurrenten. Wer seine eigenen Kernkompetenzen genau kennt, kann viel besser mit potenziellen Kunden kommunizieren und den Kundennutzen klar herausstellen und damit eine klare Zielgruppe definieren. Zu den potenziellen Kunden gehören Freelancer ebenso wie Start-ups, Privatpersonen, Agenturen oder auch große und mittelständische Unternehmen.
Virtuelle Zusammenarbeit
Virtuelle Assistenten müssen nicht vor Ort sein. Alle Details lassen sich einfach und unkompliziert per Social Media, Skype, WhatsApp, Messenger oder E-Mail abklären. Dokumente lassen sich einfach virtuell austauschen beispielsweise über Google Drive oder Dropbox. Auch Projektmanagement-Tools stehen in großer Auswahl zur Verfügung, wie zum Beispiel MeisterTask, Trello oder Evernote.
Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit
Die virtuelle Zusammenarbeit hat nicht nur Vorteile für den Assistenten. Sie ist auch für den Kunden vorteilhaft. Er hat keinen Angestellten, für den er Lohnnebenkosten zahlen muss. Für Krankheits- und Urlaubstage muss er ebenfalls nicht aufkommen. Es ist kein Büroarbeitsplatz notwendig und die Bezahlung erfolgt nur für tatsächlich geleistete Arbeit.
Die Kunden bleiben flexibel, was den Umfang der Arbeit anbelangt. Sie sind nicht an eine bestimmte Stundenzahl pro Woche oder Monat gebunden. Virtuelle Assistenten lassen sich sehr flexibel einsetzen, die Tätigkeitsfelder sind anpassbar, was bei festen Jobs nicht immer so einfach funktioniert. Auch Kunden können mit einem virtuellen Assistenten die Freiheit genießen, mit zuverlässiger und professioneller Unterstützung ortsunabhängig zu arbeiten.
Virtuelle Assistenten haben ein hohes Maß an persönlicher Freiheit. Sie können arbeiten, wann und wo immer sie wollen. Der Weg auf die Arbeit entfällt und es ist auch kein professionelles Büro-Outfit notwendig.
Theoretisch können virtuelle Assistenten sich im Jogginganzug auf die Couch lümmeln, um zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass virtuelle Assistenten sich Tätigkeitsfelder und auch die Kunden selbst aussuchen. Mit diesem Geschäftsmodell haben viele eine perfekte Möglichkeit, online Geld zu verdienen. Alle, die gerne reisen, können sich quasi unterwegs ihr Geld verdienen, während sie die Welt bereisen.
Was kann ein virtueller Assistent verdienen?
Der Verdienst hängt vor allen Dingen von den Fähigkeiten und Erfahrungen des virtuellen Assistenten ab. Bei der Berechnung des Stundensatzes spielen einige Faktoren eine wichtige Rolle, die zunächst gar nichts mit der Tätigkeit an sich zu tun haben: individuelle Lebenshaltungskosten, zu zahlende Einkommensteuer, Beiträge zu Renten- und Krankenversicherung. Hinzu kommen unbezahlte Arbeitszeit für die Buchhaltung oder die Kundenakquise, für die Kommunikation mit den Kunden und auch für Urlaub.
Der Stundensatz kann zunächst niedrig beginnen und mit steigender Erfahrung und guten Referenzen nach und nach steigen. So können Quereinsteiger beispielsweise nicht genauso viel verlangen wie ausgebildete Fachkräfte mit Studium und einigen Jahren Berufserfahrung. Allerdings besteht dabei auch immer die Gefahr, sich unter Wert zu verkaufen.
Bei Agenturen für virtuelle Assistenten liegt der Stundensatz meist bei zehn bis 20 Euro, ohne Agentur ist für Quereinsteiger ein Stundensatz von 20 bis 40 Euro im Bereich des Machbaren. Wer besondere Qualifikationen vorzuweisen hat oder schon sehr viel Erfahrung auf seinem Gebiet besitzt, kann auch wesentlich höhere Stundensätze verlangen. Am besten ist eine Preisliste, sodass beispielsweise allgemeine Bürotätigkeiten einen anderen Preis haben können als Postings für Social Media oder intensive Recherchearbeiten.
Fazit – Virtuelle Assistenten haben Zukunft
Die Unternehmenswelt wird immer digitalisierter. Verschiedene, besonders zeitintensive Aufgaben lagern immer mehr Unternehmen aus. So können sie sich auf die gewinnbringenden Kernkompetenzen fokussieren. Selbstständige virtuelle Assistenten sind genau richtig, um diesen Trend zu unterstützen und den Unternehmen Aufgaben abzunehmen. Die Nachfrage steigt. Hier kann jeder das für ihn passende Tätigkeitsfeld finden.
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