Rechnungen richtig stellen: So wird die Buchhaltung professionell!

Wenn du dich selbstständig machst, musst du in jeder Hinsicht Unternehmergeist und Professionalität an den Tag legen. Zahlen werden den Arbeitsalltag beherrschen und dich zu strategischen Weichenstellungen führen.

Neben dem Kern der operativen Geschäftstätigkeit spielt die Buchhaltung angesichts dessen eine wichtige Rolle: Wer Rechnungen nicht formal korrekt ausstellt, wird keine Zahlungseingänge verbuchen können. Deine Geschäftspartner werden sehr genau darauf achten, ob eine Rechnung richtig ausgestellt ist.

So kann das Schreiben von Rechnungen schnell erledigt sein

Die meisten Selbstständigen und Freiberufler sehen in der ordnungsgemäßen Buchführung eher eine zeitaufwendige Pflicht. Mit einer funktionalen Software kann das Erstellen von Rechnungen schnell und vor allem formal korrekt gelingen.

Du solltest gerade bei Rechnungen nichts dem Zufall überlassen, damit die notwendige Liquidität fließen kann und der bald anstehende Jahresabschluss bzw. die Steuererklärung nicht zu einer mühevollen Endlosschleife wird.

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein?

Grundsätzlich gilt: Nur wenn eine Rechnung vollständig ausgefüllt ist bzw. alle Pflichtangaben enthält, berechtigt sie zum Vorsteuerabzug. Das zeigt erneut, warum der Empfänger sehr genau hinschauen wird, wenn du ihm eine Rechnung ausstellst.

Die Paragrafen 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geben vor, welche Angaben eine formal korrekt ausgestellte Rechnung enthalten muss:

• Vollständiger Name sowie Anschrift des ausstellenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Rechnungs-/Leistungsempfängers
• Zeitpunkt der Leistungserstellung (meistens mit dem Rechnungsdatum identisch)
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Angaben zur Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung
• Separate Angabe des Steuersatzes, Bezifferung des Betrages oder Hinweis auf Steuerbefreiung (bei der Kleinunternehmerregelung)
• Ggf. Rabatt, vereinbarte Minderungen des Entgelts oder Gutschrift
• Bankverbindung und Angabe eines Zahlungsziels

Wie wird die Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgewiesen?

Wichtig ist, dass die Umsatzsteuer in einer Rechnung gesondert auszuweisen ist. Das bedeutet, dass sowohl der zu Grunde gelegte Steuersatz als auch die Summe an Umsatzsteuer zu erkennen sein müssen.

Es reicht nicht, nur auf den Steuersatz zu verweisen. Ob der volle Umsatzsteuersatz oder der ermäßigte anzuwenden ist, hängt von der Art der Produkte oder der Dienstleistung ab.

Ein Blick in Paragraf 12 des Umsatzsteuergesetzes bringt schnell Klarheit. Bei Zweifeln empfiehlt es sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Je nach Leistungsspektrum kann es erforderlich werden, bei den Steuersätzen zu differenzieren. Spätestens für diesen Fall solltest du über eine professionelle Buchhaltungssoftware nachdenken, mit der sich alle Rechnungen und die vereinnahmte Umsatzsteuer korrekt verbuchen lassen.

Kein Ausweis der Umsatzsteuer mit der Kleinunternehmerregelung notwendig

In der Startphase wirst du wahrscheinlich mit geringen Umsätzen rechnen können. Daher kann es Sinn machen, über die Kleinunternehmerregelung nachzudenken.

Voraussetzung für die Nutzung dieser Regel ist, dass die Umsätze in Jahr 1 nicht über 22.000 Euro liegen und in Jahr 2 nicht über 50.000 Euro.

Ist das der Fall, kannst du mit einem expliziten Hinweis auf der Rechnung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten. Sobald die genannten Grenzen überschritten werden, bist du umsatzsteuerpflichtig.

Du solltest also jederzeit mit aussagekräftigen Zahlen beurteilen können, ob du dich noch innerhalb der Grenzen bewegst.

Hilfestellungen bei wiederkehrenden Rechnungen

Dein Ziel wird es sein, so wenig Zeit wie möglich in das Ausstellen von Rechnungen investieren zu müssen. Daher ist es erstrebenswert, alle Vorgänge möglichst zu automatisieren.

Das lässt sich mit einer Buchhaltungssoftware von Lexware sicherstellen: Rechnungen sind mit wenigen Angaben erstellt und auch das Forderungsmanagement lässt sich mit dieser Hilfestellung professionalisieren.

Denn schließlich ist eine formal korrekt erstellte Rechnung wenig wert, wenn der Empfänger nicht oder verspätet zahlt. Rechnungserstellung und Forderungsmanagement solltest du immer zusammen betrachten, um die überlebenswichtige Liquidität sicherzustellen.

Rechnungen ins Ausland stellen: Diese Grundregeln solltest du kennen

Falls du Waren ins Ausland verkaufst bzw. mit einer baldigen Internationalisierung liebäugelst, rückt das Thema ‘Rechnungen ins Ausland’ erstellen in den Fokus. Daher bietet es sich an, eine Softwarelösung mit entsprechendem Leistungsumfang zu wählen.

Innerhalb der Europäischen Union sind die Regeln für die Rechnungserstellung sehr ähnlich, sodass du eine Vorlage auch für ausländische Geschäftspartner nutzen kannst.

Schwieriger zu handhaben ist bei Rechnungen für das Ausland die Umsatzsteuer. In diesem Kontext spielt der so genannte Leistungsort eine Schlüsselrolle: Umsatzsteuer muss grundsätzlich in dem Land erbracht werden, das den Leistungsort darstellt.

Ganz so einfach, wie sich das anhört, ist es aber leider nicht. Die folgenden drei Szenarien helfen dir, deine unternehmerische Ausgangssituation umsatzsteuertechnisch richtig einzuordnen:

1. Beide Geschäftspartner sind Regelunternehmer => Reverse-Charge-Verfahren

Innerhalb der EU muss dein Geschäftskunde die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführen, du musst sie auf deiner Rechnung nicht angeben. Das gilt auch außerhalb der EU im Grundsatz, wobei länderspezifische Regelungen zu beachten sind.

Im Einzelfall ist zu prüfen, ob es sich um eine grenzüberschreitende Dienstleistung oder eine Ausfuhrlieferung handelt. In diesem Fall sind Zollbestimmungen zu beachten.

2. Du bist Unternehmer und verkaufst an Privatkunden

In diesem Fall schreibst du eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer nach deutschem Recht. Der Leistungsort ist Deutschland.

3. Du agierst als Kleinunternehmer

In diesem Fall darfst du durch den gewählten Status keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Das hat zur Folge, dass keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug nutzbar ist.

Fazit: Rechnungen kannst du ressourcenschonend mit wenigen Klicks richtig erstellen

Dieser Beitrag hat gezeigt, dass die Rechnungserstellung weniger komplex ist, als viele Unternehmer oder angehende Selbstständige es glauben mögen. Das gilt sogar für Rechnungen, die ins Ausland gehen: Mit den drei skizzierten Szenarien weißt du nun, wie du deinen buchhalterischen Pflichten nachkommen kannst.

Um so wenig Zeit wie möglich für die Rechnungserstellung aufbringen zu müssen und alle Zahlungseingänge überprüfen sowie verbuchen zu können, empfiehlt sich insbesondere für unerfahrene Existenzgründer die Investition in ein leistungsstarkes Buchhaltungsprogramm.

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