Rechnungen richtig stellen: So wird die Buchhaltung professionell!

Wenn du dich selbst­stän­dig machst, musst du in jeder Hin­sicht Unter­neh­mer­geist und Pro­fes­sio­na­li­tät an den Tag legen. Zah­len wer­den den Arbeits­all­tag beherr­schen und dich zu stra­te­gi­schen Wei­chen­stel­lun­gen führen.

Neben dem Kern der ope­ra­ti­ven Geschäfts­tä­tig­keit spielt die Buch­hal­tung ange­sichts des­sen eine wich­ti­ge Rol­le: Wer Rech­nun­gen nicht for­mal kor­rekt aus­stellt, wird kei­ne Zah­lungs­ein­gän­ge ver­bu­chen kön­nen. Dei­ne Geschäfts­part­ner wer­den sehr genau dar­auf ach­ten, ob eine Rech­nung rich­tig aus­ge­stellt ist.

So kann das Schreiben von Rechnungen schnell erledigt sein

Die meis­ten Selbst­stän­di­gen und Frei­be­ruf­ler sehen in der ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­füh­rung eher eine zeit­auf­wen­di­ge Pflicht. Mit einer funk­tio­na­len Soft­ware kann das Erstel­len von Rech­nun­gen schnell und vor allem for­mal kor­rekt gelingen. 

Du soll­test gera­de bei Rech­nun­gen nichts dem Zufall über­las­sen, damit die not­wen­di­ge Liqui­di­tät flie­ßen kann und der bald anste­hen­de Jah­res­ab­schluss bzw. die Steu­er­erklä­rung nicht zu einer mühe­vol­len End­los­schlei­fe wird.

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein?

Grund­sätz­lich gilt: Nur wenn eine Rech­nung voll­stän­dig aus­ge­füllt ist bzw. alle Pflicht­an­ga­ben ent­hält, berech­tigt sie zum Vor­steu­er­ab­zug. Das zeigt erneut, war­um der Emp­fän­ger sehr genau hin­schau­en wird, wenn du ihm eine Rech­nung ausstellst.

Die Para­gra­fen 14 und 14a des Umsatz­steu­er­ge­set­zes (UStG) geben vor, wel­che Anga­ben eine for­mal kor­rekt aus­ge­stell­te Rech­nung ent­hal­ten muss:

• Voll­stän­di­ger Name sowie Anschrift des aus­stel­len­den Unternehmers
• Name und Anschrift des Rech­nungs-/Leis­tungs­emp­fän­gers
• Zeit­punkt der Leis­tungs­er­stel­lung (meis­tens mit dem Rech­nungs­da­tum identisch)
• Steu­er­num­mer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rech­nungs­da­tum
• Fort­lau­fen­de Rechnungsnummer
• Anga­ben zur Men­ge und han­dels­üb­li­che Bezeich­nung der Lieferung/​Leistung
• Sepa­ra­te Anga­be des Steu­er­sat­zes, Bezif­fe­rung des Betra­ges oder Hin­weis auf Steu­er­be­frei­ung (bei der Kleinunternehmerregelung)
• Ggf. Rabatt, ver­ein­bar­te Min­de­run­gen des Ent­gelts oder Gutschrift
• Bank­ver­bin­dung und Anga­be eines Zahlungsziels

Wie wird die Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgewiesen?

Wich­tig ist, dass die Umsatz­steu­er in einer Rech­nung geson­dert aus­zu­wei­sen ist. Das bedeu­tet, dass sowohl der zu Grun­de geleg­te Steu­er­satz als auch die Sum­me an Umsatz­steu­er zu erken­nen sein müssen. 

Es reicht nicht, nur auf den Steu­er­satz zu ver­wei­sen. Ob der vol­le Umsatz­steu­er­satz oder der ermä­ßig­te anzu­wen­den ist, hängt von der Art der Pro­duk­te oder der Dienst­leis­tung ab.

Ein Blick in Para­graf 12 des Umsatz­steu­er­ge­set­zes bringt schnell Klar­heit. Bei Zwei­feln emp­fiehlt es sich, einen Steu­er­be­ra­ter hinzuzuziehen. 

Je nach Leis­tungs­spek­trum kann es erfor­der­lich wer­den, bei den Steu­er­sät­zen zu dif­fe­ren­zie­ren. Spä­tes­tens für die­sen Fall soll­test du über eine pro­fes­sio­nel­le Buch­hal­tungs­soft­ware nach­den­ken, mit der sich alle Rech­nun­gen und die ver­ein­nahm­te Umsatz­steu­er kor­rekt ver­bu­chen lassen.

Kein Ausweis der Umsatzsteuer mit der Kleinunternehmerregelung notwendig

In der Start­pha­se wirst du wahr­schein­lich mit gerin­gen Umsät­zen rech­nen kön­nen. Daher kann es Sinn machen, über die Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung nachzudenken.

Vor­aus­set­zung für die Nut­zung die­ser Regel ist, dass die Umsät­ze in Jahr 1 nicht über 22.000 Euro lie­gen und in Jahr 2 nicht über 50.000 Euro.

Ist das der Fall, kannst du mit einem expli­zi­ten Hin­weis auf der Rech­nung gemäß § 19 Umsatz­steu­er­ge­setz auf den Aus­weis von Umsatz­steu­er ver­zich­ten. Sobald die genann­ten Gren­zen über­schrit­ten wer­den, bist du umsatzsteuerpflichtig. 

Du soll­test also jeder­zeit mit aus­sa­ge­kräf­ti­gen Zah­len beur­tei­len kön­nen, ob du dich noch inner­halb der Gren­zen bewegst.

Hilfestellungen bei wiederkehrenden Rechnungen

Dein Ziel wird es sein, so wenig Zeit wie mög­lich in das Aus­stel­len von Rech­nun­gen inves­tie­ren zu müs­sen. Daher ist es erstre­bens­wert, alle Vor­gän­ge mög­lichst zu automatisieren. 

Das lässt sich mit einer Buch­hal­tungs­soft­ware von Lex­wa­re sicher­stel­len: Rech­nun­gen sind mit weni­gen Anga­ben erstellt und auch das For­de­rungs­ma­nage­ment lässt sich mit die­ser Hil­fe­stel­lung professionalisieren.

Denn schließ­lich ist eine for­mal kor­rekt erstell­te Rech­nung wenig wert, wenn der Emp­fän­ger nicht oder ver­spä­tet zahlt. Rech­nungs­er­stel­lung und For­de­rungs­ma­nage­ment soll­test du immer zusam­men betrach­ten, um die über­le­bens­wich­ti­ge Liqui­di­tät sicherzustellen.

Rechnungen ins Ausland stellen: Diese Grundregeln solltest du kennen

Falls du Waren ins Aus­land ver­kaufst bzw. mit einer bal­di­gen Inter­na­tio­na­li­sie­rung lieb­äu­gelst, rückt das The­ma ‘Rech­nun­gen ins Aus­land’ erstel­len in den Fokus. Daher bie­tet es sich an, eine Soft­ware­lö­sung mit ent­spre­chen­dem Leis­tungs­um­fang zu wählen. 

Inner­halb der Euro­päi­schen Uni­on sind die Regeln für die Rech­nungs­er­stel­lung sehr ähn­lich, sodass du eine Vor­la­ge auch für aus­län­di­sche Geschäfts­part­ner nut­zen kannst.

Schwie­ri­ger zu hand­ha­ben ist bei Rech­nun­gen für das Aus­land die Umsatz­steu­er. In die­sem Kon­text spielt der so genann­te Leis­tungs­ort eine Schlüs­sel­rol­le: Umsatz­steu­er muss grund­sätz­lich in dem Land erbracht wer­den, das den Leis­tungs­ort darstellt. 

Ganz so ein­fach, wie sich das anhört, ist es aber lei­der nicht. Die fol­gen­den drei Sze­na­ri­en hel­fen dir, dei­ne unter­neh­me­ri­sche Aus­gangs­si­tua­ti­on umsatz­steu­er­tech­nisch rich­tig einzuordnen:

1. Beide Geschäftspartner sind Regelunternehmer => Reverse-Charge-Verfahren

Inner­halb der EU muss dein Geschäfts­kun­de die Umsatz­steu­er an sein Finanz­amt abfüh­ren, du musst sie auf dei­ner Rech­nung nicht ange­ben. Das gilt auch außer­halb der EU im Grund­satz, wobei län­der­spe­zi­fi­sche Rege­lun­gen zu beach­ten sind. 

Im Ein­zel­fall ist zu prü­fen, ob es sich um eine grenz­über­schrei­ten­de Dienst­leis­tung oder eine Aus­fuhr­lie­fe­rung han­delt. In die­sem Fall sind Zoll­be­stim­mun­gen zu beachten.

2. Du bist Unternehmer und verkaufst an Privatkunden

In die­sem Fall schreibst du eine nor­ma­le Rech­nung mit Umsatz­steu­er nach deut­schem Recht. Der Leis­tungs­ort ist Deutschland.

3. Du agierst als Kleinunternehmer

In die­sem Fall darfst du durch den gewähl­ten Sta­tus kei­ne Umsatz­steu­er auf Rech­nun­gen aus­wei­sen. Das hat zur Fol­ge, dass kei­ne Berech­ti­gung zum Vor­steu­er­ab­zug nutz­bar ist.

Fazit: Rechnungen kannst du ressourcenschonend mit wenigen Klicks richtig erstellen

Die­ser Bei­trag hat gezeigt, dass die Rech­nungs­er­stel­lung weni­ger kom­plex ist, als vie­le Unter­neh­mer oder ange­hen­de Selbst­stän­di­ge es glau­ben mögen. Das gilt sogar für Rech­nun­gen, die ins Aus­land gehen: Mit den drei skiz­zier­ten Sze­na­ri­en weißt du nun, wie du dei­nen buch­hal­te­ri­schen Pflich­ten nach­kom­men kannst.

Um so wenig Zeit wie mög­lich für die Rech­nungs­er­stel­lung auf­brin­gen zu müs­sen und alle Zah­lungs­ein­gän­ge über­prü­fen sowie ver­bu­chen zu kön­nen, emp­fiehlt sich ins­be­son­de­re für uner­fah­re­ne Exis­tenz­grün­der die Inves­ti­ti­on in ein leis­tungs­star­kes Buchhaltungsprogramm.

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