Wer sein Unternehmen in der heutigen Zeit voranbringen will, muss mit der Digitalisierung gehen. Es geht darum, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, Prozesse optimiert und automatisiert ablaufen und stets die aktuellen Daten in Echtzeit verfügbar sind.
Deswegen ist ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System) als Herzstück einer Firma unbedingt notwendig, um Zeit und Kosten einzusparen. Diese können dann beispielsweise in neue Produktentwicklungen oder in wichtige Fachkräfte investiert werden.
Die drei großen Vorteile eines ERP-Systems
1. Transparenz
Jede Abteilung oder jeder Mitarbeiter pflegt seine eigene Excel-Liste? Diese Insellösungen gehören dank des Einsatzes eines ERP-Systems der Vergangenheit an.
Das gesamte Unternehmen arbeitet auf Grundlage einer gemeinsamen Datenbasis, die stets aktuell ist und auf die jeder Berechtige Zugriff hat. Diese macht es zudem möglich, auch den Kunden zuverlässige Auskünfte zu geben.
2. Schnelligkeit
Mitarbeiter müssen nicht mehr mit ungleichen Daten jonglieren, sich extra Zeit für deren Aktualisierung nehmen und in anderen Abteilungen nachfragen. Sie können Angebote oder Rechnungen mit weniger Zeitaufwand erstellen.
Der Einkauf kann beispielsweise durch die intelligente Einbindung eines Warenwirtschaftssystems sofort erkennen, welches Produkt stark nachgefragt wird oder welches eher schlecht performt – und entsprechend darauf reagieren.
3. Sinkende Fehlerquote
Dank automatischer Abfragen und Plausibilitätsprüfungen in der ERP-Software können Fehlerquoten deutlich gesenkt bzw. manche Fehlerquellen von vorneherein komplett eliminiert werden.
Am Anfang steht die Bedarfsanalyse
Bevor Unternehmen auf ein einheitliches ERP-System umsteigen, müssen sie am besten gemeinsam mit den verantwortlichen Mitarbeitern einen Plan erstellen, der in einer Art Pflichtenheft festgehalten wird.
Das macht es für beide Seiten, Unternehmen wie Anbieter der ERP-Software, leichter nachzuvollziehen, zu welchem Zweck und mit welchem Ziel das System zum Einsatz kommt.
Denn auch ERP-Systeme sind unterschiedlich und können je nach Bedarf und Möglichkeit des Anbieters genau an Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Das Zauberwort ist hier Flexibilität – wenn es das Unternehmen verlangt, können beispielsweise weitere Module in das System integriert oder wichtige Schnittstellen gleich zu Beginn eingeplant werden.
Ebenso wichtig ist die Entscheidung, das ERP-System inhouse oder in der Cloud zu betreiben und einen finanziellen Rahmen für die Installation und den laufenden Betrieb festzulegen.
Smarte Unternehmen denken bei der Einführung eines ERP-Systems übrigens nicht nur an das Heute, sondern auch an das Morgen. Nachträgliche Änderungen am System sind zwar machbar, aber zeitlich und technisch aufwändig.
Warenwirtschaftssystem – es geht nicht mehr ohne
Gerade Unternehmen, die sich der Herausforderung eines hart umkämpften Marktes stellen müssen, kommen nicht umhin, eine Warenwirtschaft (WaWi) zu integrieren. Besonders Betreiber von Onlineshops, egal ob B2B oder B2C, bleiben dadurch wettbewerbsfähig.
Als umfassendes IT-System bildet die WaWi sämtliche Warenströme ab. Sie sorgt dafür, dass alle Abläufe innerhalb des Unternehmens koordiniert ablaufen, Verantwortliche jederzeit per Dashboard den schnellen Überblick haben und so auch Fehler schnellstmöglich korrigieren können. Insbesondere der Bereich Logistik wird dank des Einsatzes einer WaWi langfristig wie nachhaltig kosteneffizient betrieben.
Lagerlogistik: Computer statt Klemmbrett
Unternehmen, die ihre Lager und die entsprechenden Daten noch händisch verwalten, werden in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung von der Konkurrenz abgehängt beziehungsweise verdrängt. Die WaWi zeigt Mitarbeitern nicht nur, welche Produkte besonders stark nachgefragt sind und welche nicht, sie sorgt auch dafür, dass bestellbare Waren jederzeit verfügbar sind.
Denn nichts ist schlimmer als wenn Kunden zu lange auf ihre Produkte warten müssen – dies zieht meist eine negative Bewertung nach sich und kann andere Interessenten von einem Kauf abhalten.
Aber die WaWi gibt nicht nur einen aktuellen Überblick über den Lagerbestand. Auch die Lagerplatzverwaltung kann mit diesem System optimiert werden. So wird der vorhandene Platz effizient genutzt.
Sollte sich beim Ablauf des Versand- und Verpackungsprozesses herauskristallisieren, dass bestimmte Produkte an einer anderen Stelle besser aufgehoben sind, wird dies von der WaWi angezeigt und die Beteiligten können entsprechend reagieren.
Ein letzter wichtiger Vorteil für Unternehmen durch den Einsatz einer WaWi zeigt sich bei der Warenauszeichnung. Das System vergibt den Produkten fortlaufende Nummern und ordnet sie je nach Wunsch verschiedenen Kategorien zu. Damit entfällt beispielsweise auch eine aufwändige und teilweise noch händisch durchgeführte Inventur.
Individuelle Schnittstellen – externer Marktplatz statt eigenem Shop?
Die Einbindung eines eigenen Onlineshops stellt viele Unternehmen immer noch vor personelle wie auch finanzielle Herausforderungen. Diese lassen sich umgehen, indem die eigenen Produkte auf externen Marktplätzen wie eBay, Yatego oder Amazon angeboten und verkauft werden.
Dank individueller Schnittstellen behält die WaWi auch bei der Anbindung an einen oder mehrere verschiedene Marktplätze stets den Überblick.
Führen Unternehmen zum Beispiel eine Preisänderung durch oder bringen ein neues Produkt auf den Markt, aktualisiert die WaWi die Daten auf allen Marktplätzen. Auch eine Anbindung an Versanddienstleister wie beispielsweise DHL ist denkbar – Kunden bekommen so die Möglichkeit, immer den aktuellen Stand ihrer Bestellung nachzuverfolgen.
Systemwechsel I – Migration bestehender Daten ohne Datenverlust
Mitarbeiter haben meist Bedenken, wenn es um die Einführung einer neuen WaWi geht. Sie denken dabei nicht nur an die Einarbeitungszeit, sondern vor allem an die Daten.
Gehen diese bei der Migration verloren, bedeutet dies herbe Einschnitte für das Unternehmen und einen enormen zeitlichen Aufwand, um die Daten wiederherzustellen. Die eigentliche Krux besteht darin, dass die Daten schon vorher gut gepflegt und ordentlich strukturiert sind – vor allem die Stammdaten wie Kunden, Adressen etc.
Eine Möglichkeit, dem Verlust vorzubeugen, ist das parallele Betreiben beider Systeme – des alten und des neuen. So können die Verantwortlichen prüfen, ob die neue Lösung wirklich alle Daten übernommen hat oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Systemwechsel II – Datenformat beim Export beachten
Sicherlich setzen die meisten Unternehmen auf den Datenexport via Microsoft Excel bzw. CSV-Liste. Deswegen ist es wichtig, dass das WaWi-System dieses Format auch unterstützt. Schlecht ist es, wenn Mitarbeiter sich nachträglich eine weitere Software anschaffen müssen, vielleicht auch noch kostenpflichtig, nur um mit den exportierten Daten arbeiten zu können.
Fazit: Automatisierung schafft mehr Zeit für das Tagesgeschäft
Dank des Einsatzes eines gut und richtig funktionierenden ERP-Systems können Unternehmen die eigenen Arbeitsprozesse und -abläufe deutlich verbessern und sogar automatisieren. Dadurch bleibt allen Verantwortlichen mehr Zeit für das Tagesgeschäft – die Pflege der Beziehungen zu Bestandskunden sowie die Fokussierung auf das Neukundengeschäft.
Autorenbox:
Seit 2007 im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig, gehört meine Business-Leidenschaft den Themen rund um die Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen durch optimal angepasste ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme. Dazu gehören immer mehr auch die Themen Digitalisierung und Industrie 4.0.
