Viele Unternehmen nutzen für die Erstellung eines Dienstplans auch heute noch Microsoft Excel und das, obwohl es hierfür mittlerweile deutliche komfortablere Möglichkeiten gibt, als die erhältlichen Online-Office Anwendungen.
Aus diesem Grund möchte ich dir in diesem Beitrag eine Alternative zu Excel vorstellen und im Anschluss daran auf die Vor- und Nachteile der Erstellung eines Dienstplans mit Excel eingehen.
Stundenzettel Excel Vorlage von Papershift
Die kostenlose Papershift.com Vorlage kannst du dir über die Papershift Webseite ganz einfach herunterladen, um die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter in Zukunft digital noch effektiver zu erfassen.
Was kann man damit machen?
Mithilfe der kostenlosen Excel-Vorlage von Papershift haben Unternehmen die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter in einer Excel-Tabelle zu erfassen. Diese kann im Anschluss daran in das PDF-Format exportiert oder ausgedruckt werden, wodurch dir eine Stundenzettel-Vorlage zur Verfügung steht.
Dort können neben den Arbeitszeiten auch die Pausenzeiten der Mitarbeiter eingetragen werden und die Soll-Stunden werden in der Übersicht farblich markiert.
Nachteile bei der Dienstplangestaltung mit Excel
Unternehmen, die zum Zwecke der Dienstplangestaltung auch in der heutigen Zeit Excel verwenden, müssen sich dabei mit einigen Nachteilen arrangieren, welche die Erstellung eines Dienstplans deutlich erschweren.
Excel ist fehleranfällig
Der wohl größte Nachteil bei der Dienstplangestaltung mit Excel liegt in der hohen Fehleranfälligkeit. Denn dabei kann es schnell passieren, dass man eine fehlerhafte Formel eingibt oder aber versehentlich eine Zahl löscht oder verändert, was in der Folge erhebliche Probleme nach sich ziehen kann.
Zudem birgt auch die manuelle Erstellung von Stundenzetteln ein hohes Risiko und vor allem Übertragungsfehler kommen dabei häufig vor.
Excel ist zeitintensiv
Die Erstellung eines Dienstplans setzt ein hohes Maß an Erfahrung mit der Software voraus, doch fehlt diese, kann die Erstellung ziemlich lange dauern.
Dadurch können wegen der benötigten Arbeitsstunden auch die Kosten für die Dienstplangestaltung deutlich ansteigen, obwohl die Software an sich eigentlich kostenlos erhältlich ist.
Excel ist komplex
Die Arbeit mit Excel ist äußerst komplex und kann Neulinge mit den vielen Formeln und Funktionen schnell überfordern. All diese Funktionen zu beherrschen benötigt eine langjährige Erfahrung im Umgang mit Excel, die in vielen mittelständischen Unternehmen allerdings nicht zu finden ist.
Excel ist intransparent
Ganz gleich, ob die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Zeiten in eine persönliche Tabelle eintragen oder einen Stundenzettel dafür verwenden, ist diese Art der Zeiterfassung vergleichsweise intransparent und riskant.
Die fehlende Transparenz kann im schlimmsten Fall zu Misstrauensvorwürfen und anderen Spannungen zwischen den Mitarbeitern führen, wodurch das Betriebsklima nachhaltig geschädigt werden kann.
Vorteile der Planung mit Excel
Wenngleich Excel in der heutigen Zeit längst nicht mehr die beste Wahl für die Dienstplangestaltung darstellt, profitieren Unternehmen bei der Nutzung der Software von den folgenden Vorteilen.
Excel ist flexibel
Excel gehört ohne jeden Zweifel zu den flexibelsten Software-Lösungen für die Berechnung von Zahlen. Zum Zwecke der Zeiterfassung kann die Software ganz nach Belieben an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Excel ist fast kostenlos
Bei der Dienstplangestaltung mit Excel sind in der Regel keine zusätzlichen Kosten verbunden. Zwar kostet die Nutzung der Microsoft Excel Software Geld, doch da die Software in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden ist und auch in anderen Bereichen verwendet wird, sind die Kosten vergleichsweise gering.
Excel ist umfangreich
Bei der Nutzung von Excel profitieren Unternehmen von einem hohen Maß an Flexibilität und einer großen Anzahl von Möglichkeiten. So lassen sich mit der Software nicht nur Dienstpläne erstellen und Arbeitszeiten dokumentieren, sondern auch die Urlaubsplanung kann mithilfe von Excel organisiert werden.
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