Unbezahlte Rechnungen: Diese Vorteile bietet dir ein Inkassobüro

Du hast vor eini­ger Zeit den Schritt in die Selbst­stän­dig­keit gewagt, dei­ne Auf­trags­la­ge zeigt sich als gut und dei­ne Kun­den sind mit dei­ner Arbeit zufrie­den? Herz­li­chen Glückwunsch!

Den­noch soll­test du in regel­mä­ßi­gen Abstän­den auch einen Blick auf dei­ne offe­nen Rech­nun­gen wer­fen. Bezah­len dei­ne Kun­den nicht inner­halb der gesetz­ten Zah­lungs­frist, kann dies für dei­nen geschäft­li­chen Erfolg schließ­lich durch­aus gro­ße Nach­tei­le bedeu­ten – oder sogar dei­ne gesam­te unter­neh­me­ri­sche Exis­tenz bedrohen.

Falls auch nach meh­re­ren freund­li­chen Hin­wei­sen und Zah­lungs­er­in­ne­run­gen kein Aus­gleich der Rech­nungs­sum­me erfolgt, kann die Beauf­tra­gung eines spe­zia­li­sier­ten Dienst­leis­ters – näm­lich eines Inkas­so­bü­ros – gro­ße Vor­tei­le für dich bedeu­ten. Wie die­se im Detail aus­se­hen, erklärt der fol­gen­de Beitrag.

Inkasso – Was ist darunter zu verstehen?

Mit dem Begriff Inkas­so wird all­ge­mein­hin das Ein­zie­hen fäl­li­ger For­de­run­gen bezeich­net, wenn Rech­nun­gen zuvor nicht inner­halb der gesetz­ten Zah­lungs­pflicht begli­chen worden.

Erbringst du für dei­ne Kun­den eine Leis­tung, steht dir für die­se natür­lich auch die ent­spre­chen­de Ent­loh­nung zu. Die­se doku­men­tierst du in Form einer Rech­nung, wel­che du dem Leis­tungs­emp­fän­ger aus­hän­digst. Damit wird die­ser zum Schuld­ner, der die Zah­lung inner­halb der ent­spre­chen­den Frist vor­neh­men muss.

Die durch den Gesetz­ge­ber fest­ge­leg­te all­ge­mei­ne Zah­lungs­frist für Rech­nun­gen beträgt 30 Tage. Du kannst aller­dings auch selbst­stän­dig dei­ne gewünsch­te Zah­lungs­frist indi­vi­du­ell bestim­men und die­se auf dei­nen Rech­nun­gen ver­mer­ken. Erfolgt inner­halb der Frist kei­ne Zah­lung, ist im ers­ten Schritt das Ver­sen­den einer Mah­nung mög­lich. Aus Kulanz­grün­den erfol­gen im Anschluss – sofern die Zah­lung noch immer aus­bleibt – in der Regel noch eine oder zwei wei­te­re Mahnungen.

Soll­ten auch die­se ohne Reak­ti­on von dei­nem Kun­den blei­ben, musst du einen Weg fin­den, die Schul­den ein­zu­trei­ben. Dir steht dafür bei­spiels­wei­se die Mög­lich­keit offen, einen Mahn­be­scheid bei Gericht zu bean­tra­gen. Der Schuld­ner kann gegen die­sen jedoch Wider­spruch ein­le­gen. Nun kannst du einen Voll­stre­ckungs­be­scheid bean­tra­gen, gegen den erneut durch den Schuld­ner Wider­spruch ein­ge­legt wer­den kann. Danach folgt die Ein­lei­tung eines gericht­li­chen Verfahrens.

Die­se Schrit­te sind natür­lich mit einem hohen Zeit­auf­wand wie auch mit Kos­ten ver­bun­den. Du musst in Vor­kas­se gehen, um ein Ver­fah­ren gegen dei­nen Gläu­bi­ger ein­zu­lei­ten. Ent­schei­det das Gericht zu dei­nen Guns­ten, bekommst du die Kos­ten von dem Schuld­ner jedoch erstattet.

Den­noch kannst du den Auf­wand gleich von vorn­her­ein ver­mei­den, indem du dich dafür ent­schei­dest, ein Inkas­so­bü­ro zu beauf­tra­gen. Die­se Dienst­leis­ter lei­ten das Mahn­ver­fah­ren und die Zwangs­voll­stre­ckung für dich ein, über­wa­chen den gesam­ten Pro­zess und hel­fen dir so, den Schuld­ner dazu zu brin­gen, sei­ne Rech­nung zu beglei­chen. Die Kos­ten, die für die Inkas­so-Dienst­leis­tung anfal­len, muss der Schuld­ner eben­falls tragen.

Bei der Beauf­tra­gung eines Inkas­so­bü­ros ste­hen dir wie­der­um zwei Vari­an­ten zur Aus­wahl. Du kannst dem Inkas­so­bü­ro zum einen dei­ne gesam­te For­de­rung ver­kau­fen oder zum ande­ren ledig­lich einen Auf­trag zur Durch­set­zung der For­de­rung erteilen.

So profitierst du von der Dienstleistung eines Inkassobüros

Falls du in dei­ner Selbst­stän­dig­keit immer wie­der mit Zah­lungs­ver­zü­gen dei­ner Kun­den kon­fron­tiert wer­den soll­test, soll­test du dich unbe­dingt um ein effi­zi­en­tes For­de­rungs­ma­nage­ment küm­mern. Gibst du die­se Auf­ga­be an ein kom­pe­ten­tes Inkas­so­un­ter­neh­men ab, kannst du gleich von meh­re­ren Vor­tei­len profitieren.

Ent­schei­dest du dich dafür, das For­de­rungs­ma­nage­ment selbst­stän­dig intern zu bewäl­ti­gen, bedeu­tet dies, dass dei­ne Mit­ar­bei­ter – oder du selbst – viel Zeit in die­ses inves­tie­ren müs­sen. Die­se Zeit steht dann natür­lich nicht mehr für die Kern­auf­ga­ben dei­nes Unter­neh­mens zur Verfügung.

So besteht das gro­ße Risi­ko, dass wich­ti­ge Auf­ga­ben nur ver­zö­gert erle­digt wer­den. Du soll­test aus die­sem Grund unbe­dingt einen umfas­sen­den Kos­ten-Nut­zen-Ver­gleich auf­stel­len. Bei die­sem musst du das Ver­hält­nis des Zeit­auf­wan­des für dein Mahn­we­sen mit den posi­ti­ven Aus­wir­kun­gen der Gewin­nung von Neu­kun­den oder der Bear­bei­tung von Kun­den­auf­trä­gen ermitteln.

Zu beden­ken ist außer­dem, dass die Inkas­so­kos­ten nach dem Abschluss des Ver­fah­rens von dem Schuld­ner getra­gen wer­den müs­sen. Aller­dings steht dir im Gegen­satz dazu kei­ne Mög­lich­keit zur Ver­fü­gung, dei­nen eige­nen Auf­wand für das Mahn­we­sen in Rech­nung zu stellen.

Nicht zu ver­nach­läs­si­gen ist zudem, dass seriö­se und erfah­re­ne Inkas­so­bü­ros vie­le ihrer Pro­zes­se auto­ma­ti­siert und per­fek­tio­niert haben. Ihre Arbeit gestal­tet sich so in der Regel wesent­lich effi­zi­en­ter und zügi­ger als ein inter­nes For­de­rungs­ma­nage­ment. Das qua­li­fi­zier­te Per­so­nal kennt sich umfas­send hin­sicht­lich aller recht­li­chen Fra­gen aus – gepaart mit dem gro­ßen Erfah­rungs­schatz fällt so auch die Rea­li­sie­rungs­quo­te wesent­lich höher aus.

Du siehst also, dass mit der Beauf­tra­gung eines Inkas­so­bü­ros zahl­rei­che Vor­tei­le für dein Geschäft ent­ste­hen. Für dich ent­steht so die Chan­ce, dein gesam­tes For­de­rungs­ma­nage­ment mit einem sehr gerin­gen Auf­wand pro­fes­sio­nell zu betrei­ben. Dei­ne inner­be­trieb­li­chen Auf­ga­ben wer­den dadurch nicht nega­tiv beeinflusst.

Das musst du bei der Beauftragung eines Inkassodienstleisters beachten

Es gibt jedoch den­noch eini­ge Din­ge, die du bei der Beauf­tra­gung eines Inkas­so­dienst­leis­ters beach­ten musst.

Wich­tig ist, dass du dich für ein seriö­ses Inkas­so­bü­ro ent­schei­dest, wel­ches mit dei­nen Kun­den einen respekt­vol­len und freund­li­chen Umgang pflegt. Ansons­ten besteht die Gefahr, dass die Kun­den­be­zie­hun­gen durch die Arbeit des Dienst­leis­ters belas­tet werden. 

Dar­über hin­aus ist es immer zu emp­feh­len, dass du vor dem Ein­schal­ten eines Inkas­so­bü­ros noch ein­mal per­sön­lich den Kon­takt zu dei­nen zah­lungs­un­wil­li­gen Kun­den suchst und ver­suchst, das Pro­blem auf die­sem Weg aus der Welt zu schaffen.

Bei der Aus­wahl eines geeig­ne­ten Inkas­so­dienst­leis­ters soll­test du dich im Vor­feld nach dem Anteil der erfolg­rei­chen außer­ge­richt­li­chen For­de­run­gen und der Höhe der Rea­li­sie­rungs­quo­te erkundigen.

Dane­ben ist sicher­zu­stel­len, dass die Arbeits­wei­se des Dienst­leis­ters und sei­ne Pro­zes­se zu dei­nen For­de­run­gen und dei­ner Fir­men­phi­lo­so­phie pas­sen. Für die Serio­si­tät eines Inkas­so­bü­ros spricht es, wenn das Unter­neh­men einen gro­ßen Wert auf die Ver­mei­dung von vor­ei­li­gen Mahn­ver­fah­ren und Gerichts­ver­fah­ren legt. Alle Betei­lig­ten soll­ten das Ziel ver­fol­gen, eine außer­ge­richt­li­che Eini­gung zu erzielen.

Fin­dest du ein Inkas­so­bü­ro, wel­ches auf der einen Sei­te fähig ist, dei­ne For­de­run­gen in den meis­ten Fäl­len erfolg­reich ein­zu­trei­ben, dabei jedoch gleich­zei­tig stets wert­schät­zend und freund­lich mit dei­nen Kun­den umgeht, musst du durch die Zusam­men­ar­beit kei­ne nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen befürch­ten. Viel­mehr wird der Dienst­leis­ter sicher­stel­len, dass sich dein geschäft­li­ches Risi­ko auf­grund von Zah­lungs­ver­zü­gen und ‑aus­fäl­len maß­geb­lich verringert.

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