Unbezahlte Rechnungen: Diese Vorteile bietet dir ein Inkassobüro

Du hast vor einiger Zeit den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt, deine Auftragslage zeigt sich als gut und deine Kunden sind mit deiner Arbeit zufrieden? Herzlichen Glückwunsch!

Dennoch solltest du in regelmäßigen Abständen auch einen Blick auf deine offenen Rechnungen werfen. Bezahlen deine Kunden nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist, kann dies für deinen geschäftlichen Erfolg schließlich durchaus große Nachteile bedeuten – oder sogar deine gesamte unternehmerische Existenz bedrohen.

Falls auch nach mehreren freundlichen Hinweisen und Zahlungserinnerungen kein Ausgleich der Rechnungssumme erfolgt, kann die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters – nämlich eines Inkassobüros – große Vorteile für dich bedeuten. Wie diese im Detail aussehen, erklärt der folgende Beitrag.

Inkasso – Was ist darunter zu verstehen?

Mit dem Begriff Inkasso wird allgemeinhin das Einziehen fälliger Forderungen bezeichnet, wenn Rechnungen zuvor nicht innerhalb der gesetzten Zahlungspflicht beglichen worden.

Erbringst du für deine Kunden eine Leistung, steht dir für diese natürlich auch die entsprechende Entlohnung zu. Diese dokumentierst du in Form einer Rechnung, welche du dem Leistungsempfänger aushändigst. Damit wird dieser zum Schuldner, der die Zahlung innerhalb der entsprechenden Frist vornehmen muss.

Die durch den Gesetzgeber festgelegte allgemeine Zahlungsfrist für Rechnungen beträgt 30 Tage. Du kannst allerdings auch selbstständig deine gewünschte Zahlungsfrist individuell bestimmen und diese auf deinen Rechnungen vermerken. Erfolgt innerhalb der Frist keine Zahlung, ist im ersten Schritt das Versenden einer Mahnung möglich. Aus Kulanzgründen erfolgen im Anschluss – sofern die Zahlung noch immer ausbleibt – in der Regel noch eine oder zwei weitere Mahnungen.

Sollten auch diese ohne Reaktion von deinem Kunden bleiben, musst du einen Weg finden, die Schulden einzutreiben. Dir steht dafür beispielsweise die Möglichkeit offen, einen Mahnbescheid bei Gericht zu beantragen. Der Schuldner kann gegen diesen jedoch Widerspruch einlegen. Nun kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen, gegen den erneut durch den Schuldner Widerspruch eingelegt werden kann. Danach folgt die Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens.

Diese Schritte sind natürlich mit einem hohen Zeitaufwand wie auch mit Kosten verbunden. Du musst in Vorkasse gehen, um ein Verfahren gegen deinen Gläubiger einzuleiten. Entscheidet das Gericht zu deinen Gunsten, bekommst du die Kosten von dem Schuldner jedoch erstattet.

Dennoch kannst du den Aufwand gleich von vornherein vermeiden, indem du dich dafür entscheidest, ein Inkassobüro zu beauftragen. Diese Dienstleister leiten das Mahnverfahren und die Zwangsvollstreckung für dich ein, überwachen den gesamten Prozess und helfen dir so, den Schuldner dazu zu bringen, seine Rechnung zu begleichen. Die Kosten, die für die Inkasso-Dienstleistung anfallen, muss der Schuldner ebenfalls tragen.

Bei der Beauftragung eines Inkassobüros stehen dir wiederum zwei Varianten zur Auswahl. Du kannst dem Inkassobüro zum einen deine gesamte Forderung verkaufen oder zum anderen lediglich einen Auftrag zur Durchsetzung der Forderung erteilen.

So profitierst du von der Dienstleistung eines Inkassobüros

Falls du in deiner Selbstständigkeit immer wieder mit Zahlungsverzügen deiner Kunden konfrontiert werden solltest, solltest du dich unbedingt um ein effizientes Forderungsmanagement kümmern. Gibst du diese Aufgabe an ein kompetentes Inkassounternehmen ab, kannst du gleich von mehreren Vorteilen profitieren.

Entscheidest du dich dafür, das Forderungsmanagement selbstständig intern zu bewältigen, bedeutet dies, dass deine Mitarbeiter – oder du selbst – viel Zeit in dieses investieren müssen. Diese Zeit steht dann natürlich nicht mehr für die Kernaufgaben deines Unternehmens zur Verfügung.

So besteht das große Risiko, dass wichtige Aufgaben nur verzögert erledigt werden. Du solltest aus diesem Grund unbedingt einen umfassenden Kosten-Nutzen-Vergleich aufstellen. Bei diesem musst du das Verhältnis des Zeitaufwandes für dein Mahnwesen mit den positiven Auswirkungen der Gewinnung von Neukunden oder der Bearbeitung von Kundenaufträgen ermitteln.

Zu bedenken ist außerdem, dass die Inkassokosten nach dem Abschluss des Verfahrens von dem Schuldner getragen werden müssen. Allerdings steht dir im Gegensatz dazu keine Möglichkeit zur Verfügung, deinen eigenen Aufwand für das Mahnwesen in Rechnung zu stellen.

Nicht zu vernachlässigen ist zudem, dass seriöse und erfahrene Inkassobüros viele ihrer Prozesse automatisiert und perfektioniert haben. Ihre Arbeit gestaltet sich so in der Regel wesentlich effizienter und zügiger als ein internes Forderungsmanagement. Das qualifizierte Personal kennt sich umfassend hinsichtlich aller rechtlichen Fragen aus – gepaart mit dem großen Erfahrungsschatz fällt so auch die Realisierungsquote wesentlich höher aus.

Du siehst also, dass mit der Beauftragung eines Inkassobüros zahlreiche Vorteile für dein Geschäft entstehen. Für dich entsteht so die Chance, dein gesamtes Forderungsmanagement mit einem sehr geringen Aufwand professionell zu betreiben. Deine innerbetrieblichen Aufgaben werden dadurch nicht negativ beeinflusst.

Das musst du bei der Beauftragung eines Inkassodienstleisters beachten

Es gibt jedoch dennoch einige Dinge, die du bei der Beauftragung eines Inkassodienstleisters beachten musst.

Wichtig ist, dass du dich für ein seriöses Inkassobüro entscheidest, welches mit deinen Kunden einen respektvollen und freundlichen Umgang pflegt. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Kundenbeziehungen durch die Arbeit des Dienstleisters belastet werden.

Darüber hinaus ist es immer zu empfehlen, dass du vor dem Einschalten eines Inkassobüros noch einmal persönlich den Kontakt zu deinen zahlungsunwilligen Kunden suchst und versuchst, das Problem auf diesem Weg aus der Welt zu schaffen.

Bei der Auswahl eines geeigneten Inkassodienstleisters solltest du dich im Vorfeld nach dem Anteil der erfolgreichen außergerichtlichen Forderungen und der Höhe der Realisierungsquote erkundigen.

Daneben ist sicherzustellen, dass die Arbeitsweise des Dienstleisters und seine Prozesse zu deinen Forderungen und deiner Firmenphilosophie passen. Für die Seriosität eines Inkassobüros spricht es, wenn das Unternehmen einen großen Wert auf die Vermeidung von voreiligen Mahnverfahren und Gerichtsverfahren legt. Alle Beteiligten sollten das Ziel verfolgen, eine außergerichtliche Einigung zu erzielen.

Findest du ein Inkassobüro, welches auf der einen Seite fähig ist, deine Forderungen in den meisten Fällen erfolgreich einzutreiben, dabei jedoch gleichzeitig stets wertschätzend und freundlich mit deinen Kunden umgeht, musst du durch die Zusammenarbeit keine negativen Auswirkungen befürchten. Vielmehr wird der Dienstleister sicherstellen, dass sich dein geschäftliches Risiko aufgrund von Zahlungsverzügen und -ausfällen maßgeblich verringert.

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