Regeln der Rechnungsstellung: Was zu beachten ist

Eine fehlerhafte Rechnung kann nicht nur ärgerlich sein, sondern auch finanzielle und rechtliche Konsequenzen mit sich bringen. Vor allem Jungunternehmer, die noch nicht viel Erfahrung aufweisen, sollten sich intensiv mit dem Thema beschäftigen.

Unternehmen riskieren nämlich, dass Rechnungen vom Finanzamt beanstandet werden können, was zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen kann.

Zudem können unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen zu Streitigkeiten mit Kunden oder Geschäftspartnern führen, wenn etwa der Rechnungsbetrag oder die erbrachte Leistung nicht korrekt ausgewiesen ist. Doch welche Regeln sind einzuhalten?

Wer muss überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn er eine Leistung oder Lieferung gegen Entgelt erbringt. Besonders wichtig ist dies im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B), da der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung geltend machen kann.

Fehlt eine Rechnung oder ist sie fehlerhaft, kann dies steuerliche Nachteile und Rückforderungen nach sich ziehen. Probleme, die leicht vermieden werden können.

Im Privatkundengeschäft (B2C) hingegen besteht erst einmal keine generelle Rechnungsstellungspflicht, es sei denn, der Kunde verlangt eine Rechnung oder es handelt sich um bestimmte steuerlich relevante Branchen, wie Bauleistungen.

Dennoch ist es für Unternehmen sinnvoll, auch bei Privatkunden eine Rechnung auszustellen, um Transparenz zu schaffen und die eigenen Buchhaltungsunterlagen vollständig zu halten. Gerade im Umgang mit dem Finanzamt kann dies nur sinnvoll sein.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wenn man eine Rechnung erstellt, müssen bestimmte Angaben enthalten sein, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Nach § 14 UStG wären dies:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Rechnungsempfängers, damit die beteiligten Parteien eindeutig identifiziert werden können.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, um die steuerliche Erfassung sicherzustellen.
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, die eine eindeutige Identifikation der Rechnung ermöglichen und Lücken in der Buchhaltung vermeiden helfen.
• Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware mit exakten Mengen- und Preisangaben, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Zeitpunkt der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen oder Warenlieferungen), da dieser für die steuerliche Erfassung von Bedeutung ist.
• Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag, sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt die Rechnung beanstanden, was im schlimmsten Fall zum bereits erwähnten Verlust des Vorsteuerabzugs führt. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Rechnungen vollständig sind und den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Besondere Regelungen für Kleinunternehmer

Gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes genießen Kleinunternehmer den Vorteil, keine Umsatzsteuer auf ihre Leistungen erheben zu müssen. Dies erleichtert die Buchhaltung und verringert den administrativen Aufwand enorm. Doch gerade diese Steuerbefreiung bringt spezifische Regelungen mit sich, die zwingend beachtet werden sollten, insbesondere bei der Erstellung der Rechnungen.

Ein Kleinunternehmer darf auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss ein eindeutiger Hinweis enthalten sein, wie zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ein Verstoß gegen diese Vorschrift – etwa durch irrtümliches Ausweisen der Steuer – kann sehr unangenehme Folgen für den Unternehmer haben. Das Finanzamt könnte in diesem Fall die abgeführte Umsatzsteuer einfordern, während der Kunde trotzdem keinen Vorsteuerabzug geltend machen darf. Dies kann zu erheblichen finanziellen Einbußen für den Kleinunternehmer führen.

Nehmen wir an, ein Fotograf arbeitet als Kleinunternehmer und stellt einem Unternehmen eine Rechnung über 1.190 Euro aus, inklusive 19 % Umsatzsteuer (190 Euro), obwohl er gar nicht vorsteuerpflichtig ist. Das Unternehmen zieht diesen Betrag als Vorsteuer ab. Was jedoch unzulässig ist. Falls eine Betriebsprüfung diesen Fehler aufdeckt, muss der Fotograf die 190 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, obwohl er sie nie wirklich erhalten hat. Gleichzeitig muss das Unternehmen die zu Unrecht abgezogene Vorsteuer zurückzahlen. Solche Fehler können nicht nur finanzielle Einbußen, sondern auch steuerliche Nachforderungen und möglicherweise Bußgelder nach sich ziehen.

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung einige Punkte besonders beachten:

✔ Korrekte Rechnungsformulierung: Der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG ist Pflicht.
✔ Vollständige Pflichtangaben: Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag sind zwingend erforderlich.
✔ Aufklärung der Kunden: Vor allem Geschäftskunden sollte klargemacht werden, dass sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Mit der Digitalisierung hat sich die Rechnungsstellung erheblich verändert. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zudem eine E-Rechnungspflicht in Deutschland. Elektronische Rechnungen, die zwischen inländischen Unternehmern ausgetauscht werden, müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um als gültige E-Rechnung anerkannt zu werden.

Ein einfaches PDF-Dokument reicht nun nicht mehr aus, da es kein strukturiertes Format aufweist. Dabei ist es entscheidend, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Dies kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Archivierung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) sichergestellt werden, um die Rechtssicherheit zu erhöhen.

Elektronische Rechnungen bieten Unternehmen den wesentlichen Vorteil einer schnelleren und effizienteren Verarbeitung. Sie ermöglichen eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung und reduzieren somit doppelte Arbeitsgänge und Fehler. Allerdings müssen auch elektronische Rechnungen weiterhin revisionssicher für mindestens zehn Jahre gespeichert werden.

Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass der Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen akzeptiert, besonders im internationalen Geschäftsverkehr. Die E-Rechnungspflicht gilt hierbei nur für umsatzsteuerpflichtige Rechnungen zwischen Unternehmern und nicht für Rechnungen an Endverbraucher.

Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten aber nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht:

• bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze) und
• für viele steuerfreie Umsätze (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG).

In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden bei:

• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen),
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Aufbewahrungspflichten und Fristen beachten

Unternehmen sind gemäß § 147 der Abgabenordnung verpflichtet, Rechnungen mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Diese Regelung gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen, wobei die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen, insbesondere wenn steuerlich relevante Belege fehlen oder nicht ordnungsgemäß archiviert wurden.

Auch Kleinunternehmer sind an diese Aufbewahrungspflicht gebunden, selbst wenn sie nur eine einfache Buchführung betreiben. Die Einhaltung dieser Fristen ist wichtig, um im Falle einer Steuerprüfung alle notwendigen Unterlagen vorlegen zu können.

Neben Rechnungen müssen auch Buchungsbelege, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse und Verträge aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen sind dabei manipulationssicher und unverändert zu speichern. Zudem gibt es Sonderregelungen für bestimmte Unterlagen: Lohnabrechnungen oder Dokumente zur Sozialversicherung unterliegen teils längeren Aufbewahrungsfristen.

Wer gegen diese Vorschriften verstößt, riskiert Steuernachzahlungen und Bußgelder, wenn Belege nicht mehr vorliegen oder unleserlich sind. Auch nach einer Betriebsaufgabe oder Liquidation müssen Unternehmen ihre Unterlagen weiterhin für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahren.

Mahnwesen und Konsequenzen bei verspäteter Zahlung

Was passiert, wenn ein Kunde nicht bezahlt? Nach einer angemessenen Zahlungsfrist kann der Rechnungssteller eine Mahnung versenden. Gesetzlich ist eine Mahnung jedoch nicht zwingend erforderlich, wenn eine eindeutige Zahlungsfrist in der Rechnung angegeben wurde.

Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit gerät der Kunde automatisch in Verzug, wodurch Verzugszinsen oder Mahngebühren anfallen können. Unternehmen sollten daher klare Zahlungsbedingungen in ihren Rechnungen formulieren und sich rechtzeitig um das Forderungsmanagement kümmern. Automatisierte Mahnsysteme oder der Einsatz eines Inkassodienstleisters können dabei helfen, Zahlungsausfälle zu minimieren.

Eine ordnungsgemäße Rechnung sichert nicht nur den Vorsteuerabzug und vermeidet steuerliche Probleme, sondern sorgt auch für eine professionelle Abwicklung von Geschäftstransaktionen.

Wer sich an die gesetzlichen Vorgaben hält, stellt sicher, dass die eigene Buchhaltung nicht zur Stolperfalle wird. Zudem erleichtert eine präzise Rechnungsstellung das eigene Forderungsmanagement und schafft eine transparente Basis für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Wer hier sauber arbeitet, erspart sich nicht nur Ärger, sondern stärkt langfristig die finanzielle Stabilität seines Geschäfts.

(Bildquelle Artikelanfang: © AndreyPopov/Canva.com)