Mitarbeiter einteilen — Wird der Dienstplan mit Excel den heutigen Anforderungen gerecht?

Vie­le Unter­neh­men nut­zen für die Erstel­lung eines Dienst­plans auch heu­te noch Micro­soft Excel und das, obwohl es hier­für mitt­ler­wei­le deut­li­che kom­for­ta­ble­re Mög­lich­kei­ten gibt, als die erhält­li­chen Online-Office Anwen­dun­gen.

Aus die­sem Grund möch­te ich dir in die­sem Bei­trag eine Alter­na­ti­ve zu Excel vor­stel­len und im Anschluss dar­an auf die Vor- und Nach­tei­le der Erstel­lung eines Dienst­plans mit Excel eingehen.

Stundenzettel Excel Vorlage von Papershift

Die kos­ten­lo­se Papers​hift​.com Vor­la­ge kannst du dir über die Papers­hift Web­sei­te ganz ein­fach her­un­ter­la­den, um die Arbeits­zei­ten dei­ner Mit­ar­bei­ter in Zukunft digi­tal noch effek­ti­ver zu erfassen.

Was kann man damit machen?

Mit­hil­fe der kos­ten­lo­sen Excel-Vor­la­ge von Papers­hift haben Unter­neh­men die Mög­lich­keit, die Arbeits­zei­ten der eige­nen Mit­ar­bei­ter in einer Excel-Tabel­le zu erfas­sen. Die­se kann im Anschluss dar­an in das PDF-For­mat expor­tiert oder aus­ge­druckt wer­den, wodurch dir eine Stun­den­zet­tel-Vor­la­ge zur Ver­fü­gung steht.

Dort kön­nen neben den Arbeits­zei­ten auch die Pau­sen­zei­ten der Mit­ar­bei­ter ein­ge­tra­gen wer­den und die Soll-Stun­den wer­den in der Über­sicht farb­lich markiert. 

Nachteile bei der Dienstplangestaltung mit Excel

Unter­neh­men, die zum Zwe­cke der Dienst­plan­ge­stal­tung auch in der heu­ti­gen Zeit Excel ver­wen­den, müs­sen sich dabei mit eini­gen Nach­tei­len arran­gie­ren, wel­che die Erstel­lung eines Dienst­plans deut­lich erschweren.

Excel ist fehleranfällig

Der wohl größ­te Nach­teil bei der Dienst­plan­ge­stal­tung mit Excel liegt in der hohen Feh­ler­an­fäl­lig­keit. Denn dabei kann es schnell pas­sie­ren, dass man eine feh­ler­haf­te For­mel ein­gibt oder aber ver­se­hent­lich eine Zahl löscht oder ver­än­dert, was in der Fol­ge erheb­li­che Pro­ble­me nach sich zie­hen kann.

Zudem birgt auch die manu­el­le Erstel­lung von Stun­den­zet­teln ein hohes Risi­ko und vor allem Über­tra­gungs­feh­ler kom­men dabei häu­fig vor.

Excel ist zeitintensiv

Die Erstel­lung eines Dienst­plans setzt ein hohes Maß an Erfah­rung mit der Soft­ware vor­aus, doch fehlt die­se, kann die Erstel­lung ziem­lich lan­ge dauern. 

Dadurch kön­nen wegen der benö­tig­ten Arbeits­stun­den auch die Kos­ten für die Dienst­plan­ge­stal­tung deut­lich anstei­gen, obwohl die Soft­ware an sich eigent­lich kos­ten­los erhält­lich ist.

Excel ist komplex

Die Arbeit mit Excel ist äußerst kom­plex und kann Neu­lin­ge mit den vie­len For­meln und Funk­tio­nen schnell über­for­dern. All die­se Funk­tio­nen zu beherr­schen benö­tigt eine lang­jäh­ri­ge Erfah­rung im Umgang mit Excel, die in vie­len mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men aller­dings nicht zu fin­den ist.

Excel ist intransparent

Ganz gleich, ob die Mit­ar­bei­ter eines Unter­neh­mens ihre Zei­ten in eine per­sön­li­che Tabel­le ein­tra­gen oder einen Stun­den­zet­tel dafür ver­wen­den, ist die­se Art der Zeit­er­fas­sung ver­gleichs­wei­se intrans­pa­rent und riskant.

Die feh­len­de Trans­pa­renz kann im schlimms­ten Fall zu Miss­trau­ens­vor­wür­fen und ande­ren Span­nun­gen zwi­schen den Mit­ar­bei­tern füh­ren, wodurch das Betriebs­kli­ma nach­hal­tig geschä­digt wer­den kann.

Vorteile der Planung mit Excel

Wenn­gleich Excel in der heu­ti­gen Zeit längst nicht mehr die bes­te Wahl für die Dienst­plan­ge­stal­tung dar­stellt, pro­fi­tie­ren Unter­neh­men bei der Nut­zung der Soft­ware von den fol­gen­den Vorteilen.

Excel ist flexibel

Excel gehört ohne jeden Zwei­fel zu den fle­xi­bels­ten Soft­ware-Lösun­gen für die Berech­nung von Zah­len. Zum Zwe­cke der Zeit­er­fas­sung kann die Soft­ware ganz nach Belie­ben an die jewei­li­gen Anfor­de­run­gen ange­passt werden.

Excel ist fast kostenlos

Bei der Dienst­plan­ge­stal­tung mit Excel sind in der Regel kei­ne zusätz­li­chen Kos­ten ver­bun­den. Zwar kos­tet die Nut­zung der Micro­soft Excel Soft­ware Geld, doch da die Soft­ware in den meis­ten Unter­neh­men ohne­hin vor­han­den ist und auch in ande­ren Berei­chen ver­wen­det wird, sind die Kos­ten ver­gleichs­wei­se gering. 

Excel ist umfangreich

Bei der Nut­zung von Excel pro­fi­tie­ren Unter­neh­men von einem hohen Maß an Fle­xi­bi­li­tät und einer gro­ßen Anzahl von Mög­lich­kei­ten. So las­sen sich mit der Soft­ware nicht nur Dienst­plä­ne erstel­len und Arbeits­zei­ten doku­men­tie­ren, son­dern auch die Urlaubs­pla­nung kann mit­hil­fe von Excel orga­ni­siert werden.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © Fateh­M­u­hamm­adRa­ja /Pixabay.com)