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Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte wende dich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.
Die Lohnbuchhaltung in Deutschland ist sehr komplex aufgrund ihrer unübersichtlichen Regelungen wie Steuervorschriften, Meldepflichten, Abzüge und Sozialversicherungssysteme.
Und regelmäßig treten Neuerungen oder Änderungen in Kraft, was die anspruchsvolle Lohnabrechnung noch aufwändiger macht, sodass man als Unternehmer, der sich mit dieser Thematik kaum auskennt, komplett überfordert ist.
Denn die Lohnabrechnung präzise umzusetzen, bedeutet eine große Verantwortung, die viele nicht übernehmen wollen. Bußgelder drohen beispielsweise, wenn die Sozialversicherungsbeiträge nicht korrekt an die einzelnen Versicherungsträger überwiesen werden. Ebenso können bei fehlerhaften Abrechnungen auch Arbeitnehmer Schadensansprüche geltend machen.
Will man dennoch als Unternehmer die Online-Lohnabrechnung selbst erledigen, heißt das, sich umfangreiches Fachwissen anzueignen, was letztlich Zeit kostet, die man nicht mehr in seine Firma investieren kann.
Outsourcing der Lohnbuchhaltung oder Fachkraft einstellen?
Gerade für Kleinunternehmen mit wenigen Mitarbeitern lohnt es sich, die Lohnbuchhaltung auszulagern und die Tätigkeit an Experten wie einen Steuerberater oder ein Lohnbüro abzugeben.
Der Dienstleister führt für das Unternehmen die Lohnabrechnung, die Lohnberechnung, das Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen an die einzelnen Träger sowie die Erstellung von Lohnabrechnungsunterlagen durch.
Natürlich könnte man auch eine Fachkraft einstellen, die sich ausschließlich mit der Lohnabrechnung beschäftigt, doch für kleine und mittlere Firmen und Betriebe dürfte sich das wirtschaftlich nicht rentieren.
Vor- und Nachteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung
Vorteile von Outsourcing
Zugriff auf Fachwissen: Um eine korrekte Lohnabrechnung durchführen zu können, muss man als Unternehmer sich ein hohes Maß an Wissen aneignen oder entsprechendes Fachpersonal einstellen. Gibt man die Lohnabrechnung an ein spezialisiertes Steuerbüro ab, kann man sicher sein, dass die Dienstleister über das nötige Know-how verfügen, um die Erstellung der monatlichen Löhne zuverlässig zu erledigen. Gerade in diesem Bereich ändern sich die gesetzlichen Vorschriften regelmäßig, was zu einer hohen Belastung von Unternehmern führt, falls sie diese Arbeit selbst durchführen wollen.
Ersparnis von Zeit und Ressourcen: Der bürokratische Aufwand reduziert sich spürbar, wenn die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister abgegeben wird. Es müssen im Monat nur noch Arbeitsstunden, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Änderungen beim Mitarbeiterstamm an den Dienstleister übermittelt werden. Die Meldung bei den Sozialversicherungsträgern und den Finanzämtern entfällt für das Unternehmen ebenfalls.
Risikoreduzierung: Gerade für kleine sowie mittelständische Unternehmen reduziert sich das Risiko der Haftung für fehlerhafte Lohnabrechnungen, wenn sie diese Tätigkeit an externe Dienstleister outsourcen. Diese können aufgrund ihrer Expertise Gesetzesänderungen verfolgen und richtig anwenden. Werden die Renten- und Sozialversicherungsbeiträge in der Entgeltabrechnung nämlich nicht korrekt überwiesen, muss das Unternehmen dafür die Verantwortung übernehmen, was zur Zahlung von Bußgeldern führt. Unterlaufen dem externen Dienstleiter Fehler, muss er dafür haften.
Einsparung von Personal: Durch das Auslagern der Lohnbuchhaltung spart das Unternehmen selbst Personalkosten sowie Kosten für Personalschulungen und -weiterbildungen.
Expertenberatung: Falls Fragen aufkommen, unterstützt der externe Dienstleister mit seinem Wissen und wird passende Lösungen für das Unternehmen finden. Sehr oft kooperieren Lohn- und Steuerbüros mit Anwälten und Steuerberatern zusammen, die sie bei einer komplexen Faktenlage hinzuziehen.
Nachteile von Outsourcing
Fehleranfälligkeit: Durch das Outsourcing der Lohnabrechnung kann es vorkommen, dass Daten fehlerhaft erfasst oder unabsichtlich an falsche Adressen verschickt werden, was ein Verstoß gegen die Datenschutzrichtlinien darstellt. Ebenfalls können Kommunikationsschwierigkeiten zwischen dem Unternehmen und dem externen Dienstleister zu Fehlern und unnötigen Aufschüben führen.
Abhängigkeit: Wird die Lohnbuchhaltung outgesourct, begibt man sich als Unternehmen zwangsläufig in eine Abhängigkeit gegenüber dem externen Dienstleister. Denn meistens bindet man sich über langfristige Verträge aneinander.
Kontrollverlust über Daten: Auch wenn sich die Dienstleister nach Sicherheitszertifikaten des Bundesdatenschutzgesetzes richten, höchste Sicherheitsstandards einhalten und sich nach ISO 27001 zertifizieren lassen, gibt man als Unternehmen die Kontrolle über sensible Daten ab. Dieser Kontrollverlust kann für so manchen belastend sein, denn schließlich muss man als Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiterdaten gemäß den Datenschutzregeln übermittelt und aufbewahrt werden. Und was andere mit den Daten machen, weiß man nie zu 100 Prozent.
Welche Kosten fallen für die externe Lohnabrechnung an?
Was die Kosten für das Outsourcing der Lohnbuchhaltung angeht, sind Steuerberater in den meisten Fällen teurer als ein Lohnbüro. Steuerberater arbeiten nach einem festen Tarif, für weitere Dienstleistungen können weitere Gebühren anfallen. Durchschnittliche monatliche Kosten pro Mitarbeiter liegen bei ca. 15 Euro.
Ein Lohnbüro ist nicht an gesetzliche Gebühren gebunden und ist eventuell günstiger als ein Steuerberater.
Fazit: Die Lohnbuchhaltung auslagern
Auch wenn es für kleine und mittlere Unternehmen mittlerweile intuitiv zu bedienende Lohnbuchhaltungssoftware gibt (z. B. Lexware lohn+gehalt), die – was die Kosten angeht – kaum ins Gewicht fällt, so empfiehlt es sich für kleine und mittlere Unternehmen, die Lohnbuchhaltung an Experten auszulagern. So ist man auf der sicheren Seite, was die rechtskonforme Abrechnung der Löhne und Gehälter angeht.
Große Firmen und Betriebe verfügen im Gegensatz zu den meisten KMU über ausreichend finanzielle Mittel, die Lohnbuchhaltung Inhouse erledigen zu lassen.
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