Seit gut drei Mona­ten gel­ten sie nun schon, die neu­en Rege­lun­gen für die Auf­be­wah­rung von Rech­nun­gen in digi­ta­ler Form (GoBD). Und sie haben wahr­schein­lich bei vie­len Selb­stän­di­gen für Auf­re­gung und Ärger gesorgt.


Ich muss ehr­lich sagen, dass ich von die­sen Neue­run­gen gar nichts mit­be­kom­men hät­te, wenn ich nicht von einer Bekann­ten dar­auf auf­merk­sam gemacht wor­den wäre. Ich habe anschlie­ßend aus­gie­big nach die­sem The­ma gegoo­gelt und mir alle nöti­gen Infor­ma­tio­nen zusam­men getra­gen. Alles konn­te ich über die Such­ma­schi­ne nicht her­aus­fin­den, ein paar zusätz­li­che und wich­ti­ge Infos bekam ich von einem ande­ren Selb­stän­di­gen aus einem loka­len Busi­ness­netz­werk.

Für die ord­nungs­ge­mä­ße Umset­zung von GoBD habe ich mir eine geeig­ne­te und güns­ti­ge Soft­ware, die Cloud-Lösung von Lexof­fice, zuge­legt, doch zu die­ser mehr im zwei­ten Teil des Arti­kels.

Was ist unter GoBD zu verstehen?

Es ist hier die Rede von GoBD, eine Abkür­zung für eine sehr lan­ge Bezeich­nung, die fol­gen­der­ma­ßen lau­tet: “Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff”.

Dabei han­delt es um kein Gesetz, son­dern um ein Schrei­ben des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finan­zen. Trotz­dem hat man sich dar­an zu hal­ten. Doch was genau steckt dahin­ter?

Da im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung immer mehr Rech­nun­gen und ande­re Bele­ge digi­tal per Mail ver­sen­det wer­den, soll durch GoBD sicher­ge­stellt wer­den, dass die­se steu­er­recht­lich rele­van­ten Unter­la­gen unver­än­der­bar archi­viert wer­den.

Gera­de das Wort “unver­än­der­bar” ist in die­sem Zusam­men­hang wich­tig, denn vie­le Selb­stän­di­ge (ich nicht aus­ge­nom­men) haben für die Rech­nungs­er­stel­lung Word ver­wen­det. Die Rech­nung wird schließ­lich auf der Fest­plat­te abge­spei­chert, wahr­schein­lich in ein PDF-Doku­ment umge­wan­delt und per Mail an den Rech­nungs­emp­fän­ger ver­sen­det.

Nun ist es mög­lich und mit Sicher­heit von vie­len so prak­ti­ziert wor­den, dass sie eine schon abge­spei­cher­te Rech­nung für die Erstel­lung einer neu­en auf­ge­ru­fen, sie ent­spre­chend ange­passt und unter neu­em Namen abge­spei­chert haben. Außer­dem fällt es bei sol­chen Doku­men­ten sehr leicht, nach­träg­lich — auch wenn die Rech­nun­gen schon ver­sen­det wur­den — Ände­run­gen dar­an vor­zu­neh­men, aus wel­chen Grün­den auch immer. Sie sind also ver­än­der­bar (und damit aus Sicht des Staa­tes der Betrug nicht weit), das Gegen­teil von dem, was die GoBD ver­lan­gen.

Schon am 1.1.2015 tra­ten die neu­en GoBD in Kraft, mit einer Über­gangs­zeit von zwei Jah­ren, die mit dem ers­ten Tag die­sen Jah­res ende­te, d. h. ab 2017 müs­sen die­se Vor­schrif­ten von Selb­stän­di­gen ein­ge­hal­ten wer­den.

Was muss mit den GoBD genau eingehalten werden?

Es geht haupt­säch­lich um die Spei­che­rung und Archi­vie­rung von digi­ta­len Unter­la­gen wie Rech­nun­gen und ande­re Bele­ge. Die­se sol­len dau­er­haft unver­än­der­bar sein. Da die­se Eigen­schaft mit einem Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm wie Word oder Wri­ter nicht rea­li­sier­bar (s. o.) ist, muss man für die Rech­nungs­er­stel­lung und Beleg­ar­chi­vie­rung ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem ver­wen­den.

Es ist auch nicht rele­vant, ob du dei­ne Rech­nun­gen nach der Erstel­lung am PC aus­druckst und an den Emp­fän­ger pos­ta­lisch ver­sen­dest, denn schon mit dem Schrei­ben und Spei­chern auf dem Rech­ner exis­tiert eine digi­ta­le Datei, die du den GoBD-Anfor­de­run­gen ent­spre­chend able­gen und sichern musst.

Schwie­rig ist das Gan­ze nicht, wenn du dir ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem zulegst. Vie­le der ange­bo­te­nen Lösun­gen sind GoBD-kon­for­me Cloud-Anwen­dun­gen, wo du dei­ne Bele­ge online erstellst und auf einem exter­nen Ser­ver ablegst. Zu die­sen Anbie­tern gehö­ren u. a. Lexof­fice (was ich ver­wen­de), Kon­to­li­no und Fast­bill.

Aber ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem auf dem eige­nen Rech­ner ist für die­sen Zweck eben­falls geeig­net.

Vor­la­gen-Nut­zung für Rech­nun­gen: Wer bei der Rech­nungs­er­stel­lung am PC eine Vor­la­ge ver­wen­det, die nach dem Dru­cken ver­schwin­det, muss die Rech­nung nicht digi­tal sichern.

Ein­ge­hen­de Rech­nun­gen per Post: Auch die­se müs­sen nicht unbe­dingt digi­ta­li­siert und ent­spre­chend gesi­chert wer­den. Da reicht auch die Papier­rech­nung.

Ich habe mich ent­schie­den, auch die Bele­ge, die ich in Papier­form erhal­te, in Lexof­fice ein­zu­scan­nen und in die­sem Cloud-Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem zu archi­vie­ren. Auf die­se Art habe ich alle Bele­ge bei­sam­men. Das Papier-Ori­gi­nal müss­te ich nicht auf­he­ben, aber ich mache es trotz­dem. :-)

Wie lauten die genauen Vorschriften der GoBD?

Unver­än­der­ba­re Archi­vie­rung von steu­er­rele­van­ten Doku­men­ten:

Die Bele­ge müs­sen unver­än­der­bar archi­viert wer­den. Mit den übli­chen Pro­gram­men wie Word und Excel ist die­se Anfor­de­rung nicht zu erfül­len. Auch Drop­box und Goog­le Dri­ve sind nicht in der Lage, Doku­men­te unver­än­der­bar zu spei­chern. Daten­trä­ger wie CD und DVD zwar schon, sie kön­nen aber mit der Zeit nicht mehr rich­tig funk­tio­nie­ren, Krat­zer auf den Schei­ben tun ihr Übri­ges, um die CD/​DVD zu schä­di­gen.

Fast jeder Selb­stän­di­ge muss sich an die GoBD hal­ten:

Wer Gewin­ne erzielt und Rech­nun­gen schreibt, muss die GoBD anwen­den, eine Gewinn­gren­ze exis­tiert nicht, d. h. auch neben­be­ruf­lich Selb­stän­di­ge und Klein­un­ter­neh­mer, die kei­ne Umsatz­steu­er abfüh­ren müs­sen, sind von den Neu­re­ge­lun­gen betrof­fen. Es ist auch nicht davon abhän­gig, ob du nur EÜR (Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung) anwen­dest oder “rich­ti­ge” Buch­füh­rung machst. GoBD gilt für bei­de Grup­pen.

Lan­ge Auf­be­wah­rungs­fris­ten:

Die archi­vier­ten digi­ta­len Bele­ge müs­sen gemäß den Auf­be­wah­rungs­fris­ten zur Ein­sicht ver­füg­bar sein. Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne, Quit­tun­gen, Zah­lungs­an­wei­sun­gen, Kon­to­aus­zü­ge, Buchungs­an­wei­sun­gen, Beschei­de über Gebüh­ren, Steu­ern und Bei­trä­ge usw. müs­sen 10 Jah­re auf­be­wahrt wer­den.

Auch E‑Mails sichern:

Auch die E‑Mails, über die du dei­ne digi­ta­len Ein­gangs­rech­nun­gen, Gut­schrif­ten und Pro­vi­si­ons­ab­rech­nun­gen erhältst, müs­sen gesi­chert und archi­viert wer­den.

Schnel­le Siche­rung nötig:

Die Bele­ge sol­len zeit­nah gesi­chert wer­den, was heißt, dass digi­ta­le eige­ne Rech­nun­gen und Gut­schrif­ten inner­halb von 10 Tagen in das Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem ein­ge­pflegt und damit gesi­chert wer­den sol­len, Ein­gangs­rech­nun­gen sogar schon in 8 Tagen.

Was passiert, wenn man die GoBD in der aktuellen Form noch nicht anwendet?

Ich habe auf vie­len Web­sites, gera­de bei den Anbie­tern von GoBD-kon­for­mer Cloud-Soft­ware gele­sen, dass man sich eini­gen Ärger mit den Betriebs­prü­fern vom Finanz­amt zuzie­hen kann, wenn man die GoBD-Vor­schrif­ten nicht regel­kon­form umsetzt.

Es kön­nen im Ernst­fall die Steu­ern aus den Ein­nah­men geschätzt wer­den, was meis­tens zu Unguns­ten des Selb­stän­di­gen aus­fällt. Eben­falls kann man die Mög­lich­keit des Vor­steu­er­ab­zugs ver­lie­ren, was Nach­zah­lun­gen zur Fol­ge hat.

Das klingt alles nicht so gut, aber in Panik wür­de ich nicht aus­bre­chen. Noch ist das Jahr recht jung, und wenn du in den nächs­ten Tagen damit anfängst, dich an die GoBD zu hal­ten, dir ein ent­spre­chen­des Pro­gramm zulegst, wird mit Sicher­heit nichts pas­sie­ren.

Es ist jetzt nicht so, dass ein Steu­er­pflich­ti­ger gleich eine hohe Stra­fe ris­kiert oder gar die Steu­er­erklä­rung für ungül­tig erklärt wird, nur weil die GoBD nicht rich­tig ein­ge­hal­ten wur­de.

Es muss schon ein sach­li­cher und nach­weis­ba­rer Feh­ler in der Buch­hal­tung bzw. der Steu­er­erklä­rung vor­lie­gen, um eine Stra­fe zu erhal­ten. Ein Ver­stoß gegen eine ein­zel­ne Rege­lung der GoBD ist noch kein Straf­tat­be­stand. Kann der Betriebs­prü­fer oder das Finanz­amt in dei­nen Unter­la­gen kei­ne Unre­gel­mä­ßig­kei­ten fest­stel­len, d. h. alles an Ein­nah­men und Aus­ga­ben ist lücken­los doku­men­tiert, wird es kaum eine Abstra­fung geben.

Den­noch soll­te in den nächs­ten Wochen jeder, für den die GoBD gel­ten, die neu­en Anfor­de­run­gen befol­gen.

Meine Erfahrungen mit Lexoffice

Nun zu der kon­kre­ten Anwen­dung von GoBD: Ich habe mich für Lexof­fice ent­schie­den, da es drei unter­schied­li­che Pake­te gibt und das kleins­te (Rech­nung & Finan­zen) für mei­ne Anfor­de­run­gen aus­reicht.

Der Preis ist ok: 6,90 net­to pro Monat, man kann das Pro­gramm auch monat­lich kün­di­gen, falls es einem doch nicht zusa­gen soll­te.

Wie schon erwähnt, ist die Soft­ware-Lösung von Lexof­fice eine Cloud-Anwen­dung, d. h. ich muss­te nichts auf mei­nem Rech­ner instal­lie­ren, son­dern kann mich über den Brow­ser in das Pro­gramm ein­log­gen.

Auf der Anmel­de- und Kauf­sei­te von Lexof­fice muss­te ich mei­ne fest­ge­leg­ten Anmel­de­da­ten, mei­ne Fir­men­an­schrift und im nächs­ten Schritt mei­ne Bank­da­ten ein­ge­ben und schon hat­te ich mei­nen Zugang zur Ver­fü­gung.

Lexoffice Dashboard

Dash­board von Lexof­fice, also der Ein­stiegs­bild­schirm. Die wich­tigs­ten Auf­ga­ben, Infos und die Ein­nah­men- und Aus­ga­ben­über­sicht über den aktu­el­len Monat oder das aktu­el­le Jahr wer­den ange­zeigt. Mei­ne per­sön­li­chen Daten und Zah­len habe ich aus­ge­graut.

Was kann Lexof­fice Rech­nung & Finan­zen?

Das Pro­gramm an sich ist intui­tiv auf­ge­baut und lässt sich ein­fach bedie­nen. Wer mit man­chen Punk­ten am Anfang nicht gut zurecht kommt, fin­det auch eine Online-Hil­fe.

Die ers­ten Schrit­te soll­ten sich auf die Ein­tra­gung sei­ner eige­nen Fir­men­da­ten mit Anga­be der Umsatz­steu­er­num­mer (falls vor­han­den), die Gestal­tung der Num­mern­krei­se für Rech­nungs­num­mern und das Anle­gen von Bestands­kun­den kon­zen­trie­ren.

Im nächs­ten Schritt soll­test du dei­ne Rech­nungs­vor­la­ge unter Ein­stel­lun­gen -> Druck­ein­stel­lun­gen indi­vi­du­ell gestal­ten, dein Geschäfts­lo­go in die Rech­nung ein­bin­den, Schrift­art und ‑grö­ße anpas­sen und dei­ne Bank­da­ten in das Schrei­ben inte­grie­ren.

Führt man die­sen Schritt nicht durch, ste­hen kei­ne Bank­da­ten in der Rech­nung. :-) Ist mir am Anfang pas­siert.

Was ist noch mög­lich mit Lexof­fice Rech­nung & Finan­zen?

Die wei­te­ren Funk­tio­nen:

  • Import von Kun­den­da­ten als CSV-Datei
  • Erstel­lung von Seri­en­rech­nun­gen
  • Export der Rech­nun­gen und Bele­ge als CSV-Datei
  • Anle­gen von Services/​Dienstleistungen und Pro­duk­te mit Preis und MWSt.
  • Kun­den anle­gen: Als Fir­ma, Kun­de, Per­son, Lie­fe­rant, Sam­mel­kun­de
  • PDF- und Druck­be­le­ge erfas­sen: Druck­be­le­ge kön­nen ein­ge­scannt und hoch­ge­la­den wer­den. Wer kei­nen Scan­ner hat und auch von unter­wegs Druck­be­le­ge in Lexof­fice hoch­la­den will, kann sich die kos­ten­lo­se Lexof­fice Scan App (gibt es für Android und iOS) auf das Smart­pho­ne laden.
  • Ver­bin­dung mit dem Geschäfts­kon­to und PayPal-Kon­to mög­lich
  • Online-Ban­king-Schnitt­stel­le, sodass man auch über Lexof­fice Online-Über­wei­sun­gen täti­gen kann.
  • Anle­gen von Text­bau­stei­nen
  • Im Dash­board (Start­bild­schirm von Lexof­fice) wer­den auf einen Blick die noch nicht gezahl­ten Rech­nun­gen und Bele­ge ange­zeigt sowie die bis­he­ri­gen Ein­nah­men und Aus­ga­ben.
  • Rech­nun­gen kön­nen über Lexof­fice per Mail an den Emp­fän­ger ver­sen­det wer­den.
  • Ver­schie­de­ne Erweiterungen/​Schnittstellen ver­füg­bar wie u. a. DATEV con­nect online, Ger­man Mar­ket für Woo­Com­mer­ce mit Lexof­fice Anbin­dung, Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen, PayPal-Anbin­dung (s.o.), Zeit­er­fas­sungs­tool Time­Track für Free­lan­cer, fileee: per­sön­li­cher Assis­tent für die Doku­men­ten­ver­wal­tung in einem Sys­tem

Alles in allem bin ich mit die­ser Cloud-Anwen­dung sehr zufrie­den, auch wenn es für mich Mehr­auf­wand bedeu­tet — gera­de am Anfang habe ich dies deut­lich gespürt.

Mei­ne Anfangs­feh­ler

Da ich immer recht schnell anfan­ge, mit einem Pro­gramm zu arbei­ten und mir sel­ten Anlei­tun­gen oder Erklär­vi­de­os anschaue, habe ich gar nicht gese­hen, dass ich die Basis-Vor­la­ge für Rech­nun­gen etwas indi­vi­dua­li­sie­ren kann. Daher dach­te ich auch, dass ich kein Logo in die Rech­nung ein­bin­den kann, was ich nicht gut fand. Ok, da habe ich ein­fach nicht rich­tig in die Funk­tio­nen geschaut. :-)

Dann habe ich mehr­mals beim Ein­pfle­gen der Kun­den ver­ges­sen, die Anre­de “Herr” und “Frau” aus­zu­wäh­len, ich habe das Feld gar nicht wahr­ge­nom­men. Fol­ge: Auf den Rech­nun­gen, die an Frau­en gin­gen, stand dann die Stan­dard­ein­stel­lung “Herr”.

Da ich kei­ne Pro­duk­te ver­kau­fe, son­dern Ser­vices, fin­de ich die Auf­lis­tun­gen der Leis­tungs­po­si­tio­nen in den Rech­nun­gen ner­vig. In Word habe ich oft alle durch­ge­führ­ten Leis­tun­gen als Lis­te auf­ge­führt und dar­un­ter den Gesamt­net­to­preis notiert. Hier wird für jede Posi­ti­on ein Preis (ob für Stück oder Stun­de) ver­langt. Man kann aber auch wei­ter so vor­ge­hen wie bei Word, schreibt alle Leis­tun­gen in eine Posi­ti­on und gibt eben eine bestimm­te Stun­den­an­zahl an. So muss nicht jeder ein­zel­ne Schritt mit einem Preis ange­ge­ben wer­den. Das hält extrem auf, fin­de ich.

Bele­ger­fas­sung

Druck­be­le­ge wie Ein­gangs­rech­nun­gen scan­ne ich mit der Lexof­fice App ein, lade den Beleg hoch in die Cloud und erfas­se ihn dort, indem ich die not­wen­di­gen Daten dazu ein­ge­be, wie u. a. Rech­nungs­num­mer, Rechungs­be­trag, Beleg­da­tum, Fäl­lig­keit, Art der Aus­ga­be, Name des Rech­nungs­stel­lers.

PDF-Rech­nun­gen las­sen sich ein­fach von der Fest­plat­te in die Cloud von Lexof­fice hoch­la­den. Danach erfolgt das glei­che Pro­ze­de­re mit der Daten­er­fas­sung zu der Rech­nung wie bei den Papier­be­le­gen.

Auch Bele­ge in den Datei­for­ma­ten jpg und png kön­nen hoch­ge­la­den wer­den, der Datei­na­me des Doku­ments ist nicht wich­tig.

Wer Goog­le Adsen­se- oder Ama­zon-Zah­lun­gen erhält und ein­fach nur den Zah­lungs­screen­shot von Adsen­se bzw. die Ama­zon-Mail mit dem Zah­lungs­hin­weis hoch­la­den will, ohne noch eine kor­rek­te Rech­nung zu erstel­len, kann das auch so machen. Mein Steu­er­be­ra­ter hat bis jetzt jeden­falls nichts bean­stan­det.

E‑Mail-Archivierung: Da ist bei mir noch was offen

Was die kor­rek­te E‑Mail-Archi­vie­rung angeht, da habe ich noch kei­ne neue Lösung ange­wen­det, denn die Mails mit Rech­nungs­an­hang sol­len im Ori­gi­nal­for­mat und maschi­nell aus­wert­bar archi­viert wer­den.

Ich archi­vie­re mei­ne Mails wei­ter­hin in Thun­der­bird, mei­nem bevor­zug­ten E‑Mail-Cli­ent. In den nächs­ten Wochen schaue ich mir ande­re Lösun­gen an, wie bei­spiels­wei­se die Exch­an­ger Ser­ver Tool­box von Jam-Soft­ware. Da kom­men wohl wei­te­re Kos­ten auf mich zu, wenn ich mir dafür ein neu­es Tool oder eine neue Soft­ware zule­gen muss. Bis spä­tes­tens Ende Mai will ich eine Lösung gefun­den haben.

Fazit

Ich fin­de die­se Neue­run­gen der GoBD eine Gän­ge­lei für alle Selb­stän­di­gen und Ein­zel­un­ter­neh­mer. Auch wenn ich mich in den ver­gan­ge­nen Wochen all­mäh­lich an die­sen Mehr­auf­wand — und das ist es ganz klar — gewöhnt habe, kommt es mir so vor, als wol­le man es den Ein­zel­un­ter­neh­mern immer schwe­rer machen, sodass sie irgend­wann auf­ge­ben.

Auch die Erfas­sungs­fris­ten von 8 bzw. 10 Tagen für Ein­gangs­rech­nun­gen bzw. Rech­nun­gen und Gut­schrif­ten ist abso­lut rea­li­täts­fern. Bis jetzt habe ich mich dar­an hal­ten kön­nen, aber was ist, wenn man wirk­lich mal 2 bis 3 Wochen ver­reist? Soll ich mir die Post nach­sen­den las­sen, damit ich vor Ort die zeit­na­he Erfas­sung durch­füh­ren kann?

Mal sehen, wie sich das Gan­ze in der Rea­li­tät gestal­ten und ob es noch Anpas­sun­gen geben wird. Schließ­lich wird die Sup­pe nie so heiß geges­sen, wie sie gekocht wird.

Übri­gens: Lexof­fice gibt es bis 30. April 2017 noch zu einem Rabatt von 30 % für das ers­te Jahr.