Wer ein Geschäft oder auch nur einen kleinen Blog betreibt, muss nicht erst seit den Neuerungen der DSGVO im Mai 2018 aufpassen, was genau er mit den gesammelten Daten anstellt.
Es kommt ja einiges zusammen an Konversationen und es gibt juristische Vorgaben, wie lange und wie man geschäftliche E‑Mails speichern muss. Welche Vorgaben genau das sind und wo sie zu finden sind, kläre ich hier.
Wo findet man solche Archivierungsvorgaben?
Diese Bestimmungen finden sich in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Kurz nennt man sie einfach GoBD.
Sie betreffen nicht nur Großunternehmen und Konzerne, sondern tatsächlich ausnahmslos jeden noch so kleinen Unternehmer und sind strengstens einzuhalten. Vor allem die Archivierungsfristen für E‑Mails sind oft ein Stolperstein für kleinere Unternehmen und Selbständige.
Welche E‑Mails muss man aufbewahren?
Laut GoBD sind E‑Mails mit mindestens einem der folgenden Inhalte ausnahmslos aufzubewahren:
- Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
- Buchungsbelege
- Bücher und Aufzeichnungen
- Handels- oder Geschäftsbriefe (versandte ebenso wie eingegangene)
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Sonstige Organisationsunterlagen
- Alle Unterlagen, die in irgendeiner Form für die Besteuerung wichtig sind
Ausgenommen von der Aufbewahrungsfrist sind also nur E‑Mails ohne irgendeine steuerliche Relevanz. Was aber als steuerrelevant einzustufen ist, ist nicht in den Grundsätzen bestimmt. Daher ist diese Kategorisierung immer einzelfallabhängig.
Doch mit dem einfachen Abspeichern oder Nicht-Löschen von E‑Mails hat man seine Pflichten als Unternehmer keinesfalls erfüllt. Die GoBD geben Mindestanforderungen vor, die bei der Vorhaltung der Daten erfüllt sein müssen, damit sie als rechtssicher gilt. Deshalb muss man sowohl die E‑Mails selbst als auch die jeweiligen Dateianhänge
- digital
- jederzeit verfügbar
- manipulationssicher
- maschinell lesbar
- solange die Aufbewahrungsfrist gilt
- vollständig
sichern.
Wie lange muss man die E‑Mails aufbewahren?
Das hängt vom konkreten Inhalt jeder E‑Mail, bzw. ihrer steuerlichen Relevanz ab. Wichtig anzumerken ist, dass diese Fristen nicht ablaufen können, sofern die Festsetzungsfrist der Steuern, für die die jeweiligen Mails wichtig sind, noch nicht abgelaufen ist.
Jeweils mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden müssen empfangene Handels- und/oder Geschäftsbriefe. Noch 4 Jahre länger, also mindestens 10 Jahre, beträgt die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen.
Was sind die Folgen von Nichteinhaltung der GoBD?
Fallen Unregelmäßigkeiten auf, wird das Finanzamt zunächst eine Verwarnung gegen den Betrieb aussprechen, um Nachbesserung bitten und künftige Kontrollen verstärken.
Bei einem einmaligen Verstoß hat man noch keine unmittelbaren Konsequenzen zu fürchten, allerdings führen die im Anschluss verstärkten Kontrollen oft zur Feststellung weiterer Mängel in der allgemeinen Buchhaltung. Als mittelbare Folgen bei einem Verstoß gegen die GoBD kann man deshalb
- Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn
und
- Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen
erwarten. Haftstrafen gegen Geschäftsführer und/oder Gesellschafter sind selten und werden nur in extremen Fällen ausgesprochen, wenn eine erhebliche Verletzung der Sorgfaltspflicht des Geschäftsführers vorliegt.
Wie kann man vorbeugen?
Um die GoBD-konforme Sicherung der eigenen elektronischen Konversation muss sich jeder Betrieb und Einzelunternehmer selbst kümmern. Lohnenswert ist oft die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware, die in ihrer Datenverarbeitung sämtliche Richtlinien der GoBD berücksichtigt.
Von den Vorgaben der GoBD sind aber nicht nur E‑Mails betroffen! Die Pflichten, die diese Grundsätze Unternehmern aufbürden, durchziehen die gesamte Buchhaltung. Deshalb ist es wichtig, sich gut zu informieren. Dieses kostenlose E‑Book zum Thema GoBD hilft dabei, indem es alle Informationen zu GoBD-konformen Betriebsabläufen zusammenfasst und sie ausführlich erläutert.
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