Wer ein Geschäft oder auch nur einen klei­nen Blog betreibt, muss nicht erst seit den Neue­run­gen der DSGVO im Mai 2018 auf­pas­sen, was genau er mit den gesam­mel­ten Daten anstellt.


Es kommt ja eini­ges zusam­men an Kon­ver­sa­tio­nen und es gibt juris­ti­sche Vor­ga­ben, wie lan­ge und wie man geschäft­li­che E‑Mails spei­chern muss. Wel­che Vor­ga­ben genau das sind und wo sie zu fin­den sind, klä­re ich hier.

Wo findet man solche Archivierungsvorgaben?

Die­se Bestim­mun­gen fin­den sich in den „Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“. Kurz nennt man sie ein­fach GoBD.

Sie betref­fen nicht nur Groß­un­ter­neh­men und Kon­zer­ne, son­dern tat­säch­lich aus­nahms­los jeden noch so klei­nen Unter­neh­mer und sind strengs­tens ein­zu­hal­ten. Vor allem die Archi­vie­rungs­fris­ten für E‑Mails sind oft ein Stol­per­stein für klei­ne­re Unter­neh­men und Selb­stän­di­ge.

Welche E‑Mails muss man aufbewahren?

Laut GoBD sind E‑Mails mit min­des­tens einem der fol­gen­den Inhal­te aus­nahms­los auf­zu­be­wah­ren:

  • Bilan­zen und die zu ihrem Ver­ständ­nis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sun­gen
  • Buchungs­be­le­ge
  • Bücher und Auf­zeich­nun­gen
  • Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe (ver­sand­te eben­so wie ein­ge­gan­ge­ne)
  • Inven­ta­re
  • Jah­res­ab­schlüs­se
  • Lage­be­rich­te
  • Sons­ti­ge Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen
  • Alle Unter­la­gen, die in irgend­ei­ner Form für die Besteue­rung wich­tig sind

Aus­ge­nom­men von der Auf­be­wah­rungs­frist sind also nur E‑Mails ohne irgend­ei­ne steu­er­li­che Rele­vanz. Was aber als steu­er­rele­vant ein­zu­stu­fen ist, ist nicht in den Grund­sät­zen bestimmt. Daher ist die­se Kate­go­ri­sie­rung immer ein­zel­fall­ab­hän­gig.

Doch mit dem ein­fa­chen Abspei­chern oder Nicht-Löschen von E‑Mails hat man sei­ne Pflich­ten als Unter­neh­mer kei­nes­falls erfüllt. Die GoBD geben Min­dest­an­for­de­run­gen vor, die bei der Vor­hal­tung der Daten erfüllt sein müs­sen, damit sie als rechts­si­cher gilt. Des­halb muss man sowohl die E‑Mails selbst als auch die jewei­li­gen Datei­an­hän­ge

  • digi­tal
  • jeder­zeit ver­füg­bar
  • mani­pu­la­ti­ons­si­cher
  • maschi­nell les­bar
  • solan­ge die Auf­be­wah­rungs­frist gilt
  • voll­stän­dig
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sichern.

Wie lange muss man die E‑Mails aufbewahren?

Das hängt vom kon­kre­ten Inhalt jeder E‑Mail, bzw. ihrer steu­er­li­chen Rele­vanz ab. Wich­tig anzu­mer­ken ist, dass die­se Fris­ten nicht ablau­fen kön­nen, sofern die Fest­set­zungs­frist der Steu­ern, für die die jewei­li­gen Mails wich­tig sind, noch nicht abge­lau­fen ist.

Jeweils min­des­tens 6 Jah­re auf­be­wahrt wer­den müs­sen emp­fan­ge­ne Han­dels- und/​oder Geschäfts­brie­fe. Noch 4 Jah­re län­ger, also min­des­tens 10 Jah­re, beträgt die Frist für Buchungs­be­le­ge und Rech­nun­gen.

Was sind die Folgen von Nichteinhaltung der GoBD?

Fal­len Unre­gel­mä­ßig­kei­ten auf, wird das Finanz­amt zunächst eine Ver­war­nung gegen den Betrieb aus­spre­chen, um Nach­bes­se­rung bit­ten und künf­ti­ge Kon­trol­len ver­stär­ken.

Bei einem ein­ma­li­gen Ver­stoß hat man noch kei­ne unmit­tel­ba­ren Kon­se­quen­zen zu fürch­ten, aller­dings füh­ren die im Anschluss ver­stärk­ten Kon­trol­len oft zur Fest­stel­lung wei­te­rer Män­gel in der all­ge­mei­nen Buch­hal­tung. Als mit­tel­ba­re Fol­gen bei einem Ver­stoß gegen die GoBD kann man des­halb

  • Hin­zu­schät­zun­gen zu Umsatz und Gewinn

und

  • Steu­er­nach­zah­lun­gen und Nach­zah­lungs­zin­sen

erwar­ten. Haft­stra­fen gegen Geschäfts­füh­rer und/​oder Gesell­schaf­ter sind sel­ten und wer­den nur in extre­men Fäl­len aus­ge­spro­chen, wenn eine erheb­li­che Ver­let­zung der Sorg­falts­pflicht des Geschäfts­füh­rers vor­liegt.

Wie kann man vorbeugen?

Um die GoBD-kon­for­me Siche­rung der eige­nen elek­tro­ni­schen Kon­ver­sa­ti­on muss sich jeder Betrieb und Ein­zel­un­ter­neh­mer selbst küm­mern. Loh­nens­wert ist oft die Anschaf­fung einer Buch­hal­tungs­soft­ware, die in ihrer Daten­ver­ar­bei­tung sämt­li­che Richt­li­ni­en der GoBD berück­sich­tigt.

Von den Vor­ga­ben der GoBD sind aber nicht nur E‑Mails betrof­fen! Die Pflich­ten, die die­se Grund­sät­ze Unter­neh­mern auf­bür­den, durch­zie­hen die gesam­te Buch­hal­tung. Des­halb ist es wich­tig, sich gut zu infor­mie­ren. Die­ses kos­ten­lo­se E‑Book zum The­ma GoBD hilft dabei, indem es alle Infor­ma­tio­nen zu GoBD-kon­for­men Betriebs­ab­läu­fen zusam­men­fasst und sie aus­führ­lich erläu­tert.

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