Acht Kriterien, die du bei der Auswahl eines ERP-Systems beachten solltest

Inhalt zuletzt aktua­li­siert: 26. Juni 2023

ERP-Soft­wares unter­stüt­zen dich dabei, sämt­li­che Geschäfts­pro­zes­se dei­nes Unter­neh­mens zen­tral zu steu­ern, was die Effi­zi­enz dei­nes Betriebs enorm steigert.

In die­sem umfang­rei­chen Web-Wiki zum The­ma ERP fin­dest du neben einer aus­führ­li­chen Defi­ni­ti­on noch eine Auf­lis­tung der Abtei­lun­gen, die sich mit einer ERP-Soft­ware ver­net­zen las­sen. Dadurch ver­bes­sert sich die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on in dei­ner Fir­ma und man­che Arbeits­schrit­te kön­nen kom­plett auto­ma­ti­siert ablau­fen. Du hast dich bereits dafür ent­schie­den, dei­ne Unter­neh­mens­res­sour­cen effi­zi­ent zu managen?

Dann hel­fen dir die­se acht Kri­te­ri­en, dich für ein pas­sen­des ERP-Sys­tem zu entscheiden.

Kriterium 1: Dein verfügbares Budget

Wenn du dich auf die Suche nach einer geeig­ne­ten Soft­ware machst, spie­len die Kos­ten bei dei­ner Ent­schei­dung sicher­lich eine wich­ti­ge Rol­le. Gene­rell bestim­men der Funk­ti­ons­um­fang und die Anzahl der Mit­ar­bei­ter, die das ERP-Sys­tem spä­ter nut­zen, den Preis. Es gibt sowohl für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men als auch für Groß­kon­zer­ne geeig­ne­te ERP-Komplettlösungen.

Bei Cloud-Ver­sio­nen ist es in der Regel mög­lich, den Funk­ti­ons­um­fang varia­bel zu buchen. Dabei bezahlst du nur für die Anwen­dun­gen, die du aktu­ell brauchst. Für weni­ger liqui­de Grün­der dürf­te inter­es­sant sein, dass die Lizenz­ge­büh­ren monat­lich bezahl­bar sind.

Schaffst du dir eine lokal instal­lier­te Soft­ware (ein sog. On-Pre­mi­se-Pro­gramm) an, musst du dabei mit einem deut­lich höhe­ren Ein­zel­be­trag rech­nen, da die Lizenz dau­er­haft erwor­ben und ein­ma­lig bezahlt wird.

Außer­dem sind Hybrid­lö­sun­gen mög­lich, bei denen ein­zel­ne Abtei­lun­gen mit lokal instal­lier­ten Anwen­dun­gen arbei­ten. Dabei stellt eine Cloud die rele­van­ten Daten zur Verfügung.

Kriterium 2: Deine Unternehmenskomplexität

Eine ERP-Kom­plett­lö­sung soll­te über alle Funk­tio­nen ver­fü­gen, die die­se Abtei­lun­gen für Ihre Arbeit brauchen:

• Buch­hal­tung
• Per­so­nal
• Lager­ver­wal­tung & Logistik
• Mar­ke­ting, Pres­se- & Öffentlichkeitsarbeit
• Ver­trieb
• Con­trol­ling

Wenn meh­re­re Fir­men­be­rei­che mit­ein­an­der ver­netzt arbei­ten sol­len – wie bei einem Groß­kon­zern – ist eine kom­ple­xe­re Soft­ware not­wen­dig, mit der die Daten für alle Ange­stell­ten in Echt­zeit zur Ver­fü­gung ste­hen. Dadurch ver­bes­sert sich die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und die Geschäfts­pro­zes­se lau­fen effi­zi­en­ter ab. Je weni­ger Abtei­lun­gen ein Unter­neh­men hat, des­to gerin­ger kann der Funk­ti­ons­um­fang der ERP-Anwen­dung sein.

Möch­test du mit einem ERP-Sys­tem meh­re­re Fir­men par­al­lel ver­wal­ten? Dann klä­re dies im Vor­feld mit dei­nem ERP-Anbie­ter ab. Wenn eine sol­che Funk­ti­on vor­han­den ist, kannst du dei­nen Ver­wal­tungs­auf­wand deut­lich reduzieren.

Kriterium 3: Deine Branche

Mitt­ler­wei­le gibt es sehr gute ERP-Sys­te­me, die für dei­ne Bran­che ide­al sind (sog. Bran­chen-Soft­ware). Je spe­zi­fi­scher dein Wirt­schafts­zweig ist, des­to eher bist du auf eine Indi­vi­du­al-Soft­ware ange­wie­sen. Aller­dings kom­men Ent­wick­ler zuneh­mend der Nach­fra­ge von Nischen­bran­chen nach.

Kriterium 4: Deine Firmengröße

Man­che Anbie­ter haben sich auf die Bedürf­nis­se klei­ner Betrie­be spe­zia­li­siert, ande­re hin­ge­gen ent­wi­ckeln ihre Pro­duk­te für Groß­kon­zer­ne. Grund­sätz­lich kön­nen alle Unter­neh­men von ERP-Anwen­dun­gen pro­fi­tie­ren, unab­hän­gig von der Mitarbeiteranzahl.

Kriterium 5: Deine Mobilitätsansprüche

Cloud oder nicht Cloud – das ist hier die Fra­ge.

Ver­wen­dest du eine Cloud, kön­nen dei­ne Mit­ar­bei­ter jeder­zeit auf sämt­li­che Fir­men­da­ten zugrei­fen. Not­wen­dig ist ledig­lich eine Inter­net­ver­bin­dung. So ste­hen dir auch im Home-Office sämt­li­che Fir­men­in­for­ma­tio­nen in Echt­zeit zur Verfügung.

Ent­schei­dest du dich hin­ge­gen für die On-Pre­mi­se-Vari­an­te, lie­gen dei­ne Daten in dei­nem fir­men­ei­ge­nen loka­len Netz­werk. So hast du die vol­le Kon­trol­le in Sachen Daten­schutz, bist aller­dings auch für Daten­ver­lus­te verantwortlich.

Damit dir die Ent­schei­dung leich­ter fällt, kannst du die­sen Bei­trag zu Rate zie­hen, der die Vor- und Nach­tei­le bei­der Vari­an­ten aus­führ­lich gegen­über­stellt. Bei­spiels­wei­se ist eine auf die Cloud aus­ge­la­ger­te Soft­ware auf­grund regel­mä­ßi­ger Updates immer auf dem neu­es­ten Stand. Mit der On-Pre­mi­se-Alter­na­ti­ve kannst du auch dann arbei­ten, wenn eine sta­bi­le Inter­net­ver­bin­dung nicht mög­lich ist – z.B. bei Rei­sen mit der Bahn oder einem Flugzeug.

Kriterium 6: Deine Datenschutz-Know-How

Das The­ma Daten­schutz ist in aller Mun­de, denn seit dem 25. Mai 2018 gel­ten stren­ge­re Vor­schrif­ten bei der Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten. Sie dür­fen bei­spiels­wei­se nicht ohne Zustim­mung an Drit­te wei­ter­ge­ge­ben werden.

Aber genau das tust du, wenn du Kun­den­da­ten über ein Cloud-ERP-Sys­tem ver­wal­test. Infor­mie­re dich bei einem Daten­schutz­ex­per­ten, wenn du dir bei die­sem The­ma nicht sicher bist. Beschäf­tigt ein Betrieb min­des­tens neun Mit­ar­bei­ter, ist ein inter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter Pflicht. Für Fir­men bestimm­ter Bran­chen (Gesund­heit & Finan­zen) gel­ten stren­ge­re Regeln.

Einen Teil dei­ner IT-Ver­ant­wor­tung lagerst du aus, wenn du eine Cloud ver­wen­dest. Zum Bei­spiel wer­den sämt­li­che Infor­ma­tio­nen ver­schlüs­selt über­mit­telt. Zum Cloud-Ser­vice gehört auch die Ser­ver-Sicher­heit. Der Soft­ware-Anbie­ter muss sicher­stel­len, dass es zu kei­nen Hacker­an­grif­fen und tech­ni­schen Pro­ble­men kommt.

Wählst du hin­ge­gen die On-Pre­mi­se-Alter­na­ti­ve, musst du dei­ne IT-Struk­tur voll­stän­dig selbst ver­wal­ten. Um dei­ne eige­nen und die Daten dei­ner Kun­den aus­rei­chend zu sichern, soll­test du ein aus­rei­chend gro­ßes IT-Know-How haben oder auf die Diens­te exter­ner IT-Dienst­leis­ter zurückgreifen.

Wie du dei­ne eige­ne Web­sei­te DSGVO-kon­form machst, fin­dest du hier.

Kriterium 7: Deine Expansionspläne

Dein ERP-Anbie­ter soll­te die Funk­tio­nen, die du bei einer Expan­si­on benö­tigst, schon jetzt bereit­hal­ten. Set­ze außer­dem auf einen eta­blier­ten Soft­ware-Ent­wick­ler. Im Ide­al­fall arbei­test du über Jah­re mit ihm zusam­men. Ein nur bedingt liqui­des Start­up ist hier­bei nicht ide­al, da du nicht sicher sein kannst, dass die­ses Unter­neh­men lan­ge (genug) besteht. Geht es plei­te, musst du auf einen ande­ren Anbie­ter aus­wei­chen, was mit hohen Kos­ten ver­bun­den ist.

Kriterium 8: Deine Testphase

Wenn du mit den Rah­men­be­din­gun­gen (Funk­ti­ons­um­fang, Preis etc.) zufrie­den bist, soll­test du die Soft­ware unbe­dingt in dei­nem Betrieb aus­pro­bie­ren. Bei den meis­ten ERP-Sys­te­men ist eine kos­ten­lo­se Test­pha­se mög­lich. In die­ser Zeit ist ein Daten­trans­fer emp­feh­lens­wert. Nur wenn du dabei rea­le Fir­men­da­ten ver­wen­dest, fin­dest du her­aus, ob die Soft­ware die rich­ti­ge für dich ist. Tre­ten bei dem Test­lauf Pro­ble­me auf, soll­te der Anbie­ter die­se vor einem end­gül­ti­gen Kauf beheben.