ERP-Softwares unterstützen dich dabei, sämtliche Geschäftsprozesse deines Unternehmens zentral zu steuern, was die Effizienz deines Betriebs enorm steigert.
In diesem umfangreichen Web-Wiki zum Thema ERP findest du neben einer ausführlichen Definition noch eine Auflistung der Abteilungen, die sich mit einer ERP-Software vernetzen lassen. Dadurch verbessert sich die interne Kommunikation in deiner Firma und manche Arbeitsschritte können komplett automatisiert ablaufen. Du hast dich bereits dafür entschieden, deine Unternehmensressourcen effizient zu managen?
Dann helfen dir diese acht Kriterien, dich für ein passendes ERP-System zu entscheiden.
Kriterium 1: Dein verfügbares Budget
Wenn du dich auf die Suche nach einer geeigneten Software machst, spielen die Kosten bei deiner Entscheidung sicherlich eine wichtige Rolle. Generell bestimmen der Funktionsumfang und die Anzahl der Mitarbeiter, die das ERP-System später nutzen, den Preis. Es gibt sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für Großkonzerne geeignete ERP-Komplettlösungen.
Bei Cloud-Versionen ist es in der Regel möglich, den Funktionsumfang variabel zu buchen. Dabei bezahlst du nur für die Anwendungen, die du aktuell brauchst. Für weniger liquide Gründer dürfte interessant sein, dass die Lizenzgebühren monatlich bezahlbar sind.
Schaffst du dir eine lokal installierte Software (ein sog. On-Premise-Programm) an, musst du dabei mit einem deutlich höheren Einzelbetrag rechnen, da die Lizenz dauerhaft erworben und einmalig bezahlt wird.
Außerdem sind Hybridlösungen möglich, bei denen einzelne Abteilungen mit lokal installierten Anwendungen arbeiten. Dabei stellt eine Cloud die relevanten Daten zur Verfügung.
Kriterium 2: Deine Unternehmenskomplexität
Eine ERP-Komplettlösung sollte über alle Funktionen verfügen, die diese Abteilungen für Ihre Arbeit brauchen:
- Buchhaltung
- Personal
- Lagerverwaltung & Logistik
- Marketing, Presse- & Öffentlichkeitsarbeit
- Vertrieb
- Controlling
Wenn mehrere Firmenbereiche miteinander vernetzt arbeiten sollen – wie bei einem Großkonzern – ist eine komplexere Software notwendig, mit der die Daten für alle Angestellten in Echtzeit zur Verfügung stehen. Dadurch verbessert sich die interne Kommunikation und die Geschäftsprozesse laufen effizienter ab. Je weniger Abteilungen ein Unternehmen hat, desto geringer kann der Funktionsumfang der ERP-Anwendung sein.
Möchtest du mit einem ERP-System mehrere Firmen parallel verwalten? Dann kläre dies im Vorfeld mit deinem ERP-Anbieter ab. Wenn eine solche Funktion vorhanden ist, kannst du deinen Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.
Kriterium 3: Deine Branche
Mittlerweile gibt es sehr gute ERP-Systeme, die für deine Branche ideal sind (sog. Branchen-Software). Je spezifischer dein Wirtschaftszweig ist, desto eher bist du auf eine Individual-Software angewiesen. Allerdings kommen Entwickler zunehmend der Nachfrage von Nischenbranchen nach.
Kriterium 4: Deine Firmengröße
Manche Anbieter haben sich auf die Bedürfnisse kleiner Betriebe spezialisiert, andere hingegen entwickeln ihre Produkte für Großkonzerne. Grundsätzlich können alle Unternehmen von ERP-Anwendungen profitieren, unabhängig von der Mitarbeiteranzahl.
Kriterium 5: Deine Mobilitätsansprüche
Cloud oder nicht Cloud – das ist hier die Frage.
Verwendest du eine Cloud, können deine Mitarbeiter jederzeit auf sämtliche Firmendaten zugreifen. Notwendig ist lediglich eine Internetverbindung. So stehen dir auch im Home-Office sämtliche Firmeninformationen in Echtzeit zur Verfügung.
Entscheidest du dich hingegen für die On-Premise-Variante, liegen deine Daten in deinem firmeneigenen lokalen Netzwerk. So hast du die volle Kontrolle in Sachen Datenschutz, bist allerdings auch für Datenverluste verantwortlich.
Damit dir die Entscheidung leichter fällt, kannst du diesen Beitrag zu Rate ziehen, der die Vor- und Nachteile beider Varianten ausführlich gegenüberstellt. Beispielsweise ist eine auf die Cloud ausgelagerte Software aufgrund regelmäßiger Updates immer auf dem neuesten Stand. Mit der On-Premise-Alternative kannst du auch dann arbeiten, wenn eine stabile Internetverbindung nicht möglich ist – z.B. bei Reisen mit der Bahn oder einem Flugzeug.
Kriterium 6: Deine Datenschutz-Know-How
Das Thema Datenschutz ist in aller Munde, denn seit dem 25. Mai 2018 gelten strengere Vorschriften bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Sie dürfen beispielsweise nicht ohne Zustimmung an Dritte weitergegeben werden.
Aber genau das tust du, wenn du Kundendaten über ein Cloud-ERP-System verwaltest. Informiere dich bei einem Datenschutzexperten, wenn du dir bei diesem Thema nicht sicher bist. Beschäftigt ein Betrieb mindestens neun Mitarbeiter, ist ein interner Datenschutzbeauftragter Pflicht. Für Firmen bestimmter Branchen (Gesundheit & Finanzen) gelten strengere Regeln.
Einen Teil deiner IT-Verantwortung lagerst du aus, wenn du eine Cloud verwendest. Zum Beispiel werden sämtliche Informationen verschlüsselt übermittelt. Zum Cloud-Service gehört auch die Server-Sicherheit. Der Software-Anbieter muss sicherstellen, dass es zu keinen Hackerangriffen und technischen Problemen kommt.
Wählst du hingegen die On-Premise-Alternative, musst du deine IT-Struktur vollständig selbst verwalten. Um deine eigenen und die Daten deiner Kunden ausreichend zu sichern, solltest du ein ausreichend großes IT-Know-How haben oder auf die Dienste externer IT-Dienstleister zurückgreifen.
Wie du deine eigene Webseite DSGVO-konform machst, findest du hier.
Kriterium 7: Deine Expansionspläne
Dein ERP-Anbieter sollte die Funktionen, die du bei einer Expansion benötigst, schon jetzt bereithalten. Setze außerdem auf einen etablierten Software-Entwickler. Im Idealfall arbeitest du über Jahre mit ihm zusammen. Ein nur bedingt liquides Startup ist hierbei nicht ideal, da du nicht sicher sein kannst, dass dieses Unternehmen lange (genug) besteht. Geht es pleite, musst du auf einen anderen Anbieter ausweichen, was mit hohen Kosten verbunden ist.
Kriterium 8: Deine Testphase
Wenn du mit den Rahmenbedingungen (Funktionsumfang, Preis etc.) zufrieden bist, solltest du die Software unbedingt in deinem Betrieb ausprobieren. Bei den meisten ERP-Systemen ist eine kostenlose Testphase möglich. In dieser Zeit ist ein Datentransfer empfehlenswert. Nur wenn du dabei reale Firmendaten verwendest, findest du heraus, ob die Software die richtige für dich ist. Treten bei dem Testlauf Probleme auf, sollte der Anbieter diese vor einem endgültigen Kauf beheben.