Wer schreibt hier?

Mein Name ist Timo Kleemann und ich habe im Jahr 2006 meine erste eigene Firma gegründet, eine Webdesign-Agentur namens DesignBits. Seit 2015 betreibe ich außerdem eine Rechnungssoftware namens BillingEngine.


Unter den vielen Rechnungen, die ich in den letzten 13 Jahren an meine Kunden versendet habe, waren glücklicherweise nur sehr wenige Ausfälle.

Abgesehen von einem einzigen Fall, bei dem der Kunde sein Unternehmen abgemeldet hatte und nicht mehr zu erreichen war, wurden alle meine Rechnungen letztendlich bezahlt. Bei der genannten Rechnung ging es nur um einen Betrag von etwa 120 Euro und der Kunde war durch den Bankrott seiner kleinen Firma schon genug gestraft, so dass ich damals von einer Verfolgung der Sache absah.

Doch warum gab es so wenige Zahlungsausfälle? Vermutlich, weil ich mich konsequent an ganz bestimmte Regeln gehalten habe.

Diese Regeln möchte ich im Folgenden mit Dir teilen:

1. Vollständigkeit beachten

Achte schon beim Schreiben einer Rechnung darauf, dass diese alle Angaben enthält, die der Empfänger erwartet und von anderen Rechnungen gewohnt ist. Folgende Pflichtangaben dürfen auf einer Rechnung, deren Endbetrag größer als 250 Euro ist, nie fehlen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung
  • Nettoentgelt
  • Minderung des Entgelts (Boni, Skonti oder Rabatte), wenn vorhanden
  • Umsatzsteuersatz und -betrag (sofern Du nicht Kleinunternehmer bist)
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen

Die Angaben zu Deinem Unternehmen werden wahrscheinlich auf allen Rechnungen immer gleich sein. Die Gefahr sie zu vergessen ist also gering. Achte jedoch darauf, dass Deine Kontaktdaten immer aktuell sind und Rückfragen von Seiten des Kunden auf keinen Fall ins Leere laufen!

Knackpunkt ist jedoch oft die Beschreibung der Menge und Art der Lieferung oder Leistung. Viele Kunden benötigen hier eine ganz bestimmte Leistungsbeschreibung, um die Leistung später beim Finanzamt steuerlich geltend machen zu können. Bei einem Neukunden kann es sich durchaus lohnen, hier vorab kurz abzufragen, wie denn die Leistungsbeschreibung genau formuliert sein soll.

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Eine Angabe, die oft gerne vergessen wird, ist der Zeitpunkt der Leistung. Man sollte es sich zur Gewohnheit machen, den Leistungszeitpunkt oder -zeitraum immer auf jeder Rechnung zu vermerken. Es gibt einige wenige Kunden, die hier sehr penibel sind und eine Rechnungskorrektur verlangen, wenn der Leistungszeitraum fehlt.

Natürlich sollte auch die eigene Bankverbindung auf keiner Rechnung fehlen, auch wenn diese streng genommen keine Pflichtangabe ist, da es auch Unternehmen gibt, die ausschließlich Barzahlungen annehmen.

2. Schnell sein

Man sollte es sich grundsätzlich zur Gewohnheit machen, Rechnungen zügig nach Erbringung der Leistung zu verschicken. Der Kunde erinnert sich dann meist noch gut an die erbrachte Leistung und eine gewisse Wertschätzung (und damit verbundene Zahlungsbereitschaft) ist noch vorhanden.

Wenn Leistungen erst mehrere Monate nach Erbringung mit dem Kunden abgerechnet werden, sieht die Situation oft ganz anders aus. Eventuell gab es beim Kunden sogar Personalwechsel oder man arbeitet dort mittlerweile mit einem anderen Dienstleister, dem nun alle Aufmerksamkeit gilt.

Also: Erbrachte Leistungen sollten schnell abgerechnet werden, am besten nicht mehr als zwei Wochen nach Erbringung der Leistung.

Übrigens: Laut § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 und Nr. 2 UStG ist man als Unternehmer sogar verpflichtet, erbrachte Leistungen innerhalb von 6 Monaten in Rechnung zu stellen.

3. Höflich sein

Höflichkeit zahlt sich — wie in anderen Bereichen des Lebens — auch bei der Rechnungsstellung aus.

Zahlungsaufforderungen, die hauptsächlich aus Abkürzungen, Codes und Kundennummern bestehen und auch sonst wenig Menschliches enthalten, wirken auf den Empfänger meist unpersönlich und anonym. Sie landen schnell auf dem Stapel mit „all den anderen Rechnungen“.

Einer Rechnung, die mehr Persönlichkeit aufweist, wird in der Regel mehr Beachtung geschenkt.

Bewährt haben sich zum Beispiel persönliche Einleitungssätze oder Notizen à la

„Sehr geehrte Frau Braun, vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit. Anbei finden Sie eine kurze Auflistung unserer Leistungen für Sie. Wir bitten um rasche Überweisung.“

Es soll sogar Freiberufler geben, die ihren Rechnungen kleine, handschriftliche Notizen oder sogar Give-Aways wie Bonbons oder Schokoladentäfelchen beifügen, damit ihre Rechnungen noch persönlicher wirken und aus der Masse hervorstechen.

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Aber egal wie man es auch macht, das Ziel sollte sein, dem Empfänger klarzumachen, dass hier ein netter Mensch dankbar einen Auftrag ausgeführt hat und sich nun auf eine rasche Entlohnung dafür freut.

4. Zahlungsziel nennen

Ein einfacher Trick, der jedoch oft vergessen wird. In jeder Rechnung sollte man dem Kunden ein konkretes Zahlungsziel nennen. Ein Zusatz wie „Bitte begleichen Sie unsere Rechnung bitten 14 Tagen“ ist eine Möglichkeit.

Noch eindeutiger ist es allerdings, wenn man sogar ein konkretes Datum nennt. Wenn das Rechnungsdatum beispielsweise der 31.05.2019 ist, dann sollte man in der Zeile darunter den 14.06.2019 als konkretes „Zahlungsziel“ nennen. Ein professionelles Rechnungsprogramm kann einem diese Aufgabe natürlich erheblich erleichtern, da es das Zahlungsziel immer automatisch berechnet.

Auf diese Weise muss der Rechnungsempfänger nicht viel rechnen oder mitdenken. Das Zahlungsziel steht schwarz auf weiß auf der Rechnung und ist somit eindeutig.

5. Anreize setzen

Um den Kunden zu motivieren eine Rechnung zügig zu begleichen, kann man ihm zusätzlich noch Skonto einräumen. Skonto ist ein Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist. Der Kunde bekommt für eine frühzeitige Bezahlung der Rechnung einen bestimmten Rabatt, zum Beispiel 2 % Skonto für eine Zahlung innerhalb von 14 Tagen.

Aus meiner Erfahrung wirken Anreize dieser Art gerade bei chronisch säumigen Kunden oft Wunder.

Man sollte allerdings ganz genau abwägen, ob man tatsächlich jedem Kunden einen Rabatt dieser Art gewähren und somit möglicherweise auf einen bestimmten Prozentsatz seines jährlichen Gesamtumsatzes verzichten möchte.

Je nach Branche kann es durchaus Sinn machen, diese Maßnahme nur bei ganz bestimmten Kunden einzusetzen.

6. Unterschiedliche Zahlungsarten anbieten

Immer wieder gibt es Kunden, die eine Rechnung anstatt per Banküberweisung lieber über PayPal oder gleich bar bezahlen.

Diesen Kunden sollte man entgegenkommen, indem man auf den eigenen Rechnungen entsprechende Hinweise vermerkt.

Die wichtigste Zahlungsart ist im deutschsprachigen Raum natürlich nach wie vor die klassische Banküberweisung. Bankname, IBAN und BIC sollten darum auf keiner Rechnung fehlen.

Achte darauf, dass die Ziffern der IBAN nicht zu klein oder zu hell sind. Denn dies hat in der Vergangenheit schon dazu geführt, dass ältere Kunden die Zahlen nicht richtig lesen konnten und auf falsche Konten überwiesen haben.

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7. Beharrlich bleiben

Gerät der Kunde in Verzug, also nach Ablauf des in der Rechnung genannten Zahlungsziels, so sollte man die Sache keinesfalls aufschieben, sondern unverzüglich eine freundliche Zahlungserinnerung schicken.

Der Grundtenor sollte sein, dass der Kunde die Rechnung vermutlich übersehen hat und man sich hiermit noch einmal ins Gedächtnis rufen will. Sollte es Fragen zu den in der Rechnung genannten Leistungen geben, so solle sich der Kunde doch bitte mit einem in Verbindung setzen. Man werde dann sicher schnell eine Lösung finden.

In der Zahlungserinnerung sollte man wieder ein konkretes (aber neues) Datum nennen, bis zu dem der Kunde die Rechnung bitte begleichen möge.

Lässt der Kunde auch diese Frist verstreichen, so sollte man auch jetzt wieder schnell reagieren und dem Kunden eine „Mahnung“ schicken. Deren Tonfall sollte immer noch höflich sein, aber deutlich bestimmter als in der Zahlungserinnerung davor.

Timo KleemannKleiner Tipp nebenbei: Wenn man die erste Mahnung mit dem Titel „1. Mahnung“ versieht, hat der Angemahnte Grund zu der Annahme, dass auf die erste Mahnung noch eine zweite folgen wird und auf diese eventuell sogar noch eine dritte oder vierte.

Er könnte also auf die Idee kommen, dass er noch etwas Zeit hat die Sache aus zu sitzen. Aus diesem Grund nummeriere ich meine Mahnungen grundsätzlich nicht durch.

Autorenprofil Timo Kleemann

Ich bin Gründer und Betreiber der Rechnungssoftware BillingEngine. Das Thema Rechnungen begleitet mich seit Beginn meiner Selbstständigkeit vor 13 Jahren.

(Bildquelle Artikelanfang: © Bru-nO /Pixabay.com)