Wer schreibt hier?

Mein Name ist Timo Klee­mann und ich habe im Jahr 2006 mei­ne ers­te eige­ne Fir­ma gegrün­det, eine Web­de­sign-Agen­tur namens Design­Bits. Seit 2015 betrei­be ich außer­dem eine Rech­nungs­soft­ware namens Bil­lin­gEn­gi­ne.


Unter den vie­len Rech­nun­gen, die ich in den letz­ten 13 Jah­ren an mei­ne Kun­den ver­sen­det habe, waren glück­li­cher­wei­se nur sehr weni­ge Aus­fäl­le.

Abge­se­hen von einem ein­zi­gen Fall, bei dem der Kun­de sein Unter­neh­men abge­mel­det hat­te und nicht mehr zu errei­chen war, wur­den alle mei­ne Rech­nun­gen letzt­end­lich bezahlt. Bei der genann­ten Rech­nung ging es nur um einen Betrag von etwa 120 Euro und der Kun­de war durch den Bank­rott sei­ner klei­nen Fir­ma schon genug gestraft, so dass ich damals von einer Ver­fol­gung der Sache absah.

Doch war­um gab es so weni­ge Zah­lungs­aus­fäl­le? Ver­mut­lich, weil ich mich kon­se­quent an ganz bestimm­te Regeln gehal­ten habe.

Die­se Regeln möch­te ich im Fol­gen­den mit Dir tei­len:

1. Vollständigkeit beachten

Ach­te schon beim Schrei­ben einer Rech­nung dar­auf, dass die­se alle Anga­ben ent­hält, die der Emp­fän­ger erwar­tet und von ande­ren Rech­nun­gen gewohnt ist. Fol­gen­de Pflicht­an­ga­ben dür­fen auf einer Rech­nung, deren End­be­trag grö­ßer als 250 Euro ist, nie feh­len:

  • Name und Anschrift des leis­ten­den Unter­neh­mens
  • Name und Anschrift des Kun­den
  • Steu­er­num­mer oder Umsatz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer des leis­ten­den Unter­neh­mens
  • Rech­nungs­da­tum
  • Fort­lau­fen­de Rech­nungs­num­mer
  • Men­ge und Art der Lie­fe­rung oder Leis­tung
  • Zeit­punkt der Leis­tung
  • Net­to­ent­gelt
  • Min­de­rung des Ent­gelts (Boni, Skon­ti oder Rabat­te), wenn vor­han­den
  • Umsatz­steu­er­satz und ‑betrag (sofern Du nicht Klein­un­ter­neh­mer bist)
  • Hin­weis auf Auf­be­wah­rungs­pflicht bei Pri­vat­per­so­nen

Die Anga­ben zu Dei­nem Unter­neh­men wer­den wahr­schein­lich auf allen Rech­nun­gen immer gleich sein. Die Gefahr sie zu ver­ges­sen ist also gering. Ach­te jedoch dar­auf, dass Dei­ne Kon­takt­da­ten immer aktu­ell sind und Rück­fra­gen von Sei­ten des Kun­den auf kei­nen Fall ins Lee­re lau­fen!

Knack­punkt ist jedoch oft die Beschrei­bung der Men­ge und Art der Lie­fe­rung oder Leis­tung. Vie­le Kun­den benö­ti­gen hier eine ganz bestimm­te Leis­tungs­be­schrei­bung, um die Leis­tung spä­ter beim Finanz­amt steu­er­lich gel­tend machen zu kön­nen. Bei einem Neu­kun­den kann es sich durch­aus loh­nen, hier vor­ab kurz abzu­fra­gen, wie denn die Leis­tungs­be­schrei­bung genau for­mu­liert sein soll.

Eine Anga­be, die oft ger­ne ver­ges­sen wird, ist der Zeit­punkt der Leis­tung. Man soll­te es sich zur Gewohn­heit machen, den Leis­tungs­zeit­punkt oder ‑zeit­raum immer auf jeder Rech­nung zu ver­mer­ken. Es gibt eini­ge weni­ge Kun­den, die hier sehr peni­bel sind und eine Rech­nungs­kor­rek­tur ver­lan­gen, wenn der Leis­tungs­zeit­raum fehlt.

Natür­lich soll­te auch die eige­ne Bank­ver­bin­dung auf kei­ner Rech­nung feh­len, auch wenn die­se streng genom­men kei­ne Pflicht­an­ga­be ist, da es auch Unter­neh­men gibt, die aus­schließ­lich Bar­zah­lun­gen anneh­men.

2. Schnell sein

Man soll­te es sich grund­sätz­lich zur Gewohn­heit machen, Rech­nun­gen zügig nach Erbrin­gung der Leis­tung zu ver­schi­cken. Der Kun­de erin­nert sich dann meist noch gut an die erbrach­te Leis­tung und eine gewis­se Wert­schät­zung (und damit ver­bun­de­ne Zah­lungs­be­reit­schaft) ist noch vor­han­den.

Wenn Leis­tun­gen erst meh­re­re Mona­te nach Erbrin­gung mit dem Kun­den abge­rech­net wer­den, sieht die Situa­ti­on oft ganz anders aus. Even­tu­ell gab es beim Kun­den sogar Per­so­nal­wech­sel oder man arbei­tet dort mitt­ler­wei­le mit einem ande­ren Dienst­leis­ter, dem nun alle Auf­merk­sam­keit gilt.

Also: Erbrach­te Leis­tun­gen soll­ten schnell abge­rech­net wer­den, am bes­ten nicht mehr als zwei Wochen nach Erbrin­gung der Leis­tung.

Übri­gens: Laut § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 und Nr. 2 UStG ist man als Unter­neh­mer sogar ver­pflich­tet, erbrach­te Leis­tun­gen inner­halb von 6 Mona­ten in Rech­nung zu stel­len.

3. Höflich sein

Höf­lich­keit zahlt sich — wie in ande­ren Berei­chen des Lebens — auch bei der Rech­nungs­stel­lung aus.

Zah­lungs­auf­for­de­run­gen, die haupt­säch­lich aus Abkür­zun­gen, Codes und Kun­den­num­mern bestehen und auch sonst wenig Mensch­li­ches ent­hal­ten, wir­ken auf den Emp­fän­ger meist unper­sön­lich und anonym. Sie lan­den schnell auf dem Sta­pel mit “all den ande­ren Rech­nun­gen”.

Einer Rech­nung, die mehr Per­sön­lich­keit auf­weist, wird in der Regel mehr Beach­tung geschenkt.

Bewährt haben sich zum Bei­spiel per­sön­li­che Ein­lei­tungs­sät­ze oder Noti­zen à la

“Sehr geehr­te Frau Braun, vie­len Dank für die ange­neh­me Zusam­men­ar­beit. Anbei fin­den Sie eine kur­ze Auf­lis­tung unse­rer Leis­tun­gen für Sie. Wir bit­ten um rasche Über­wei­sung.”

Es soll sogar Frei­be­ruf­ler geben, die ihren Rech­nun­gen klei­ne, hand­schrift­li­che Noti­zen oder sogar Give-Aways wie Bon­bons oder Scho­ko­la­den­tä­fel­chen bei­fü­gen, damit ihre Rech­nun­gen noch per­sön­li­cher wir­ken und aus der Mas­se her­vor­ste­chen.

Aber egal wie man es auch macht, das Ziel soll­te sein, dem Emp­fän­ger klar­zu­ma­chen, dass hier ein net­ter Mensch dank­bar einen Auf­trag aus­ge­führt hat und sich nun auf eine rasche Ent­loh­nung dafür freut.

4. Zahlungsziel nennen

Ein ein­fa­cher Trick, der jedoch oft ver­ges­sen wird. In jeder Rech­nung soll­te man dem Kun­den ein kon­kre­tes Zah­lungs­ziel nen­nen. Ein Zusatz wie “Bit­te beglei­chen Sie unse­re Rech­nung bit­ten 14 Tagen” ist eine Mög­lich­keit.

Noch ein­deu­ti­ger ist es aller­dings, wenn man sogar ein kon­kre­tes Datum nennt. Wenn das Rech­nungs­da­tum bei­spiels­wei­se der 31.05.2019 ist, dann soll­te man in der Zei­le dar­un­ter den 14.06.2019 als kon­kre­tes “Zah­lungs­ziel” nen­nen. Ein pro­fes­sio­nel­les Rech­nungs­pro­gramm kann einem die­se Auf­ga­be natür­lich erheb­lich erleich­tern, da es das Zah­lungs­ziel immer auto­ma­tisch berech­net.

Auf die­se Wei­se muss der Rech­nungs­emp­fän­ger nicht viel rech­nen oder mit­den­ken. Das Zah­lungs­ziel steht schwarz auf weiß auf der Rech­nung und ist somit ein­deu­tig.

5. Anreize setzen

Um den Kun­den zu moti­vie­ren eine Rech­nung zügig zu beglei­chen, kann man ihm zusätz­lich noch Skon­to ein­räu­men. Skon­to ist ein Preis­nach­lass auf den Rech­nungs­be­trag bei Zah­lung inner­halb einer bestimm­ten Frist. Der Kun­de bekommt für eine früh­zei­ti­ge Bezah­lung der Rech­nung einen bestimm­ten Rabatt, zum Bei­spiel 2 % Skon­to für eine Zah­lung inner­halb von 14 Tagen.

Aus mei­ner Erfah­rung wir­ken Anrei­ze die­ser Art gera­de bei chro­nisch säu­mi­gen Kun­den oft Wun­der.

Man soll­te aller­dings ganz genau abwä­gen, ob man tat­säch­lich jedem Kun­den einen Rabatt die­ser Art gewäh­ren und somit mög­li­cher­wei­se auf einen bestimm­ten Pro­zent­satz sei­nes jähr­li­chen Gesamt­um­sat­zes ver­zich­ten möch­te.

Je nach Bran­che kann es durch­aus Sinn machen, die­se Maß­nah­me nur bei ganz bestimm­ten Kun­den ein­zu­set­zen.

6. Unterschiedliche Zahlungsarten anbieten

Immer wie­der gibt es Kun­den, die eine Rech­nung anstatt per Bank­über­wei­sung lie­ber über PayPal oder gleich bar bezah­len.

Die­sen Kun­den soll­te man ent­ge­gen­kom­men, indem man auf den eige­nen Rech­nun­gen ent­spre­chen­de Hin­wei­se ver­merkt.

Die wich­tigs­te Zah­lungs­art ist im deutsch­spra­chi­gen Raum natür­lich nach wie vor die klas­si­sche Bank­über­wei­sung. Bank­na­me, IBAN und BIC soll­ten dar­um auf kei­ner Rech­nung feh­len.

Ach­te dar­auf, dass die Zif­fern der IBAN nicht zu klein oder zu hell sind. Denn dies hat in der Ver­gan­gen­heit schon dazu geführt, dass älte­re Kun­den die Zah­len nicht rich­tig lesen konn­ten und auf fal­sche Kon­ten über­wie­sen haben.

7. Beharrlich bleiben

Gerät der Kun­de in Ver­zug, also nach Ablauf des in der Rech­nung genann­ten Zah­lungs­ziels, so soll­te man die Sache kei­nes­falls auf­schie­ben, son­dern unver­züg­lich eine freund­li­che Zah­lungs­er­in­ne­rung schi­cken.

Der Grund­te­nor soll­te sein, dass der Kun­de die Rech­nung ver­mut­lich über­se­hen hat und man sich hier­mit noch ein­mal ins Gedächt­nis rufen will. Soll­te es Fra­gen zu den in der Rech­nung genann­ten Leis­tun­gen geben, so sol­le sich der Kun­de doch bit­te mit einem in Ver­bin­dung set­zen. Man wer­de dann sicher schnell eine Lösung fin­den.

In der Zah­lungs­er­in­ne­rung soll­te man wie­der ein kon­kre­tes (aber neu­es) Datum nen­nen, bis zu dem der Kun­de die Rech­nung bit­te beglei­chen möge.

Lässt der Kun­de auch die­se Frist ver­strei­chen, so soll­te man auch jetzt wie­der schnell reagie­ren und dem Kun­den eine “Mah­nung” schi­cken. Deren Ton­fall soll­te immer noch höf­lich sein, aber deut­lich bestimm­ter als in der Zah­lungs­er­in­ne­rung davor.

Timo KleemannKlei­ner Tipp neben­bei: Wenn man die ers­te Mah­nung mit dem Titel “1. Mah­nung” ver­sieht, hat der Ange­mahn­te Grund zu der Annah­me, dass auf die ers­te Mah­nung noch eine zwei­te fol­gen wird und auf die­se even­tu­ell sogar noch eine drit­te oder vier­te.

Er könn­te also auf die Idee kom­men, dass er noch etwas Zeit hat die Sache aus zu sit­zen. Aus die­sem Grund num­me­rie­re ich mei­ne Mah­nun­gen grund­sätz­lich nicht durch.

Autoren­pro­fil Timo Klee­mann

Ich bin Grün­der und Betrei­ber der Rech­nungs­soft­ware Bil­lin­gEn­gi­ne. Das The­ma Rech­nun­gen beglei­tet mich seit Beginn mei­ner Selbst­stän­dig­keit vor 13 Jah­ren.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © Bru-nO /Pixabay.com)