Weihnachten rückt immer näher, die Umsätze in den Geschäften erreichen ihren Höhepunkt. Auch kleine Onlineshops werden immer begehrter. Denn ganz weit oben in der Rangliste der meistgekauften Geschenke stehen persönliche Artikel, am besten alles hand-made und möglichst individuell.


Davon profitieren natürlich etliche Selbständige, die beispielsweise von zu Hause aus Taschen nähen, Schals stricken oder außergewöhnlichen Schmuck herstellen. Doch was tun, wenn der Erfolg auf einmal so in die Höhe schießt, dass man selbst nicht mehr zum Geschenkekaufen für seine Liebsten kommt?

Wenn man sogar am Wochenende und abends telefonische Anfragen von interessierten Kunden erhält? Natürlich freut man sich über den plötzlichen Erfolg, allerdings möchte man sicherlich auch vor allem am Wochenende nicht ständig das Telefon beantworten müssen.

Outsourcing des Telefondienstes – Konzentration auf das operative Geschäft

Noch dazu lässt die Kreativität meist deutlich nach, wenn man unterbrochen wird. In dieser Branche natürlich fatal. Genauso schlecht für Ihr Unternehmen ist aber auch, wenn es sich in die Schlange der Vertreter der oft beklagten „Servicewüste“ einreiht. Ein guter Kundenservice ist das A und O eines erfolgreichen Unternehmens, besonders wenn Sie sich damit von Ihren Konkurrenten abheben möchten. Denn nichts nervt einen Interessenten mehr, als in ewig langen Warteschleifen verharren zu müssen oder gar überhaupt niemanden telefonisch zu erreichen.

Dies könnte schnell einen Kunden kosten. Das American Express Global Customer Service Barometer stellt sogar fest, dass 80 Prozent der befragten Personen einen Einkauf wegen schlechtem Service abgebrochen haben. Dank des Internets verbreiten sich Beschwerden über schlechten Kundenservice rasant – der Ruf Ihres kleinen Online-Shops könnte schneller ruiniert sein, als Ihnen lieb ist.

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Um diesem Problem vorzubeugen, mag der Gedanke an eine eigene Sekretärin nahe liegen. Doch bricht der Umsatz nach Weihnachten ab, ist die eben besetzte Stelle schnell wieder überflüssig. Und billig ist so eine Vollzeitkraft auch nicht. Der Trend, gerade bei kleinen Unternehmen und Selbstständigen, geht daher in Richtung Outsourcing des Telefonsekretariats.

Die Digitalisierung erreicht doch mittlerweile nahezu alle Geschäftsbereiche. Warum nicht auch eine „digitale“, eine virtuelle Sekretärin beschäftigen, die flexibel einsetzbar ist, anstatt eine Stelle mit einer möglicherweise nicht vollständig ausgelasteten Vollzeitkraft zu besetzen?

Flexibilität statt fester Bindung

Haben Sie viele Anfragen, wie eben nun in der Weihnachtszeit, wird Ihnen durch die professionellen Sekretärinnen die Telefonannahme abgenommen, sodass Sie sich Ihrer Hauptaufgabe widmen können. Lassen danach die Anfragen etwas nach, ist es ohne weiteres möglich, auch selbst das Telefon komplett oder auch nur teilweise wieder zu übernehmen. Und das, ohne eine Sekretärin in Ihrem Unternehmen kündigen zu müssen.

Vorsicht Shitstorm!

Zu den weiteren Vorteilen eines externen Telefonsekretariats zählt vor allem die Professionalität der Sekretärinnen. Denn auch Tonality und Kompetenz spielen eine große Rolle aus Kundensicht. Unfreundlichkeit kann schnell einen negativen Post zufolge haben oder gar einen Shitstorm auslösen. Die Mitarbeiter eines Telefonservices werden jedoch genau dafür geschult, anrufende Kunden zufriedenstellend zu behandeln und betrachten dies als ihre wichtigste, da einzige Aufgabe.

„Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht!“ – und schon ist der Kunde weg.

Der entscheidende Pluspunkt ist jedoch, dass Sie immer für Ihre Kunden erreichbar sind. Die meisten Anrufer hinterlassen keine Nachricht auf dem Anrufbeantworter, wenn Sie nicht persönlich erreichbar sind. Gerade im Weihnachtsstress könnte sich der Kunde schnell für einen anderen Onlineshop entscheiden, bei dem er sein Geschenk in Auftrag gibt.

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Um dies zu vermeiden, gewährleisten Telefonservice-Anbieter eine optimale Erreichbarkeit. Zudem werden Ihnen alle relevanten Informationen aus dem Gespräch umgehend per E-Mail weitergeleitet. Diesen Gesprächsnotizen kann man sich dann in Ruhe widmen, ohne jedes Mal seine Arbeit unterbrechen zu müssen. Sie werden sehen, dass Sie ohne Unterbrechungen wesentlich kreativer und effizienter arbeiten können und so gut durch den Weihnachtsstress kommen werden.


Über den Autor:

Tamara Kraus arbeitet im Marketing bei der Firma ebuero AG. Der Anbieter von Büro- und Telefonservice ermöglicht vor allem kleinen Unternehmen und Selbstständigen, rund um die Uhr für ihre Kunden telefonisch erreichbar zu sein.

Anschrift:            ebuero AG | Hauptstraße 8 | 10827 Berlin

Telefon:               +49 30 780 999 99

Homepage:        www.ebuero.de

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