Wer sich als Einzelunternehmen selbständig macht – sei es nun on- oder offline, wird in der Anfangszeit meist auf weitere Arbeitskräfte, die einem bestimmte Tätigkeiten abnehmen könnten, aus finanziellen Gründen verzichten müssen.
Das heißt auch, dass man den zeitintensiven Bürokram wie Telefonate annehmen, Korrespondenz schreiben usw. selbst übernimmt. Wer allerdings dafür kaum Zeit aufbringen und es sich nicht leisten kann, eine Bürokraft zu bezahlen, der hat in unserer Dienstleistungsgesellschaft dennoch die Möglichkeit, diese Arbeiten abzugeben, und zwar an externe Büro- und Telefonservices.
Diese sind deutlich günstiger als eine Arbeitskraft in Teilzeit zu engagieren oder einen 400-Euro-Job zu vergeben.
In Deutschland gibt es mittlerweile einige Anbieter, die Ihnen die klassischen Sekretariatstätigkeiten gegen Bezahlung abnehmen. Dazu gehören folgende Aufgaben wie die Annahme von Telefonanrufen in Ihrem Namen, Terminvereinbarungen, Erteilung von Auskünften, Erledigen der Korrespondenz, Kundenakquise usw. Sie können mit den Services meist vereinbaren, welche Dienste Sie genau auslagern wollen.
Nachfolgend stelle die ich wichtigsten Büro- und Telefonservices in Deutschland vor:
www.ebuero.de
ebuero ist mit Sicherheit einer der bekanntesten Dienstleister in diesem Bereich. Er bietet neben Telefon- und Büroservices noch weitere Bürodienstleistungen an, wie beispielsweise Inkasso und Forderungseinzug, Konferenz- und Seminarräume usw.
Ich beschränke mit für diesen Artikel auf den Telefon- und Büroservice von ebuero. Für diese Dienstleistung werden drei unterschiedliche Tarife angeboten:
- Einsteigertarif ab 39 Euro pro Monat, Anrufentgegennahme 0,74 Euro (pro Anruf)
- Standardtarif ab 79,90 Euro pro Monat, Anrufentgegennahme 0,49 Euro (pro Anruf)
- Profitarif ab 179,90 Euro pro Monat, Anrufentgegennahme 0,44 Euro (pro Anruf)
Zu diesen Grundgebühren können noch weitere Kosten hinzukommen, wenn Sie bestimmte Dienste in Anspruch nehmen. Wie sich die Kostenstruktur zusammensetzt, finden Sie auf deren Website unter Preise.
Als Startangebot bietet ebuero Neukunden einen 25-Eurogutschein und einen ersten Monat ohne Grundgebühr. Eine Einrichtungsgebühr fällt bei ebuero grundsätzlich nicht an und auch der Support ist kostenlos.
www.bueroservice24.de
Bueroservice24.de hat als Besonderheit verschiedene Branchenlösungen in seinem Portfolio. Angeboten werden diese für Online-Händler, Immobilien, Handwerker, Therapeuten und Versicherungen.
Für Internetverkäufer kommt vor allem der Tarif für Online-Händler in Frage. Dieser kostet 24,90 Euro im Monat. Darin enthalten sind Telefongesprächsannahmen, Aufnahme von Bestellungen, Retourenabwicklung, Kundenberatung, also alles in allem ein kompetenter Kundenservice für Ihren Online-Shop.
Neben den Branchenlösungen gibt es auch das klassische Telefonsekretariat mit unterschiedlichen Tarifen:
- Einsteigerpaket ab 39,90 Euro pro Monat, Anrufentgegennahme 0,75 Euro (pro Anruf)
- Standardpaket ab 69,90 Euro pro Monat, Anrufentgegennahme 0,49 Euro (pro Anruf)
- Profipaket ab 169,90 Euro pro Monat, Anrufentgegennahme 0,39 Euro (pro Anruf)
- Weekendpaket für Unternehmen, die am Wochenende erreichbar sein wollen: 24,90 Euro pro Monat, Anrufentgegennahme 0,86 Euro (pro Anruf)
Für die jeweiligen Pakete fallen in den ersten beiden Wochen keine Servicegebühr an, außerdem entfallen dauerhaft Einrichtungsgebühr und Mindestvertragslaufzeit.
Weitere Tarifdetails finden Sie auf der Website von Bueroservice24.
Sie können für jedes Paket einen zweiwöchigen kostenlosen Test durchführen.
www.topbuero.de
Topbuero bietet ebenfalls einen deutschlandweiten Telefonservice und weitere Bürodienstleistungen an.
Leider ist der Anbieter nicht so transparent mit seiner Preisgestaltung.
Man bekommt erst eine Preisliste, wenn man diese über ein Newsletter-Formular explizit anfordert. Das soll aber nicht heißen, dass Topbuero kein empfehlenswerter Büroservice-Anbieter ist.
Wer interessiert ist, kann den Service von Topbuero testen und kennen lernen.
www.telias.de
Telias bietet neben Virtual Office, Konferenzräumen und Mietbüros auch einen Telefonservice mit verschiedenen Tarifen an.
- Basic: 0 Euro pro Monat: Bei Bestellung des Tarifs werden dann Service-Rufnummern (ab 4,89 Euro monatlich), Ortsrufnummern (ab 8 Euro monatlich) und Virtual Office (Geschäftsadresse in Köln, ab 58 Euro monatlich) in Rechnung gestellt, je nachdem was Sie von den drei aufgeführten Punkten auswählen.
- Business: 19 Euro pro Monat, dazu kommen die oben unter Basic genannten Kosten hinzu.
- Premium: 49 Euro pro Monat, dazu kommen die oben unter Basic genannten Kosten hinzu.
Worin sich die drei Tarife an Services genau unterscheiden, wird auf den ersten Blick auf der Website nicht deutlich vermittelt. Interessierte sollten sich daher mit dem Anbieter in Verbindung setzen und sich genau informieren.
Außerdem bietet Telias eine kostenlose Beratungshotline an.
www.my-mobile-office.com
My mobile Office bietet Telefon-, Büro- und Sekretariatsservices deutschlandweit an. Auch hier gibt es drei Tarifpakete von Basic bis Premium.
- Basic: 24,90 Euro monatliche Grundgebühr, Anrufentgegennahme 0,69 Euro (pro Anruf)
- Classic: 69,90 Euro monatliche Grundgebühr, Anrufentgegennahme 0,49 Euro (pro Anruf)
- Premium: 149,90 Euro monatliche Grundgebühr, Anrufentgegennahme 0,39 Euro (pro Anruf)
Was noch zu den einzelnen Tarifen gehört, welches Anrufvolumen pro Monat für die jeweilige Tarifauswahl empfohlen wird und welche Dienste Sie optional hinzunehmen können, finden Sie auf der Website von My mobile Office.
Die Preisübersicht finde recht transparent gehalten, wohl eine der übersichtlichsten der hier genannten Anbieter. Außerdem gibt es keine Mindestvertragslaufzeit und keine Einrichtungsgebühr.
My mobile Office können Sie kostenlos für 24 Stunden testen.
www2.mobilesuite.de
Als letzten Anbieter stelle ich noch Mobilesuite vor. Der Dienstleister bietet neben dem Telefonservice auch flexible Arbeitsplätze (Coworking Space), Büro- und Konferenzräume, Räume für Events und Geschäftsadressen an.
Sein Telefonservice gibt es ebenfalls in drei unterschiedlichen Tarifen:
- Basic: 9,90 monatliche Grundgebühr, Anrufentgegennahme 0,69 Euro (pro Anruf), 10 Euro Startguthaben
- Classic: 19 Euro monatliche Grundgebühr, Anrufentgegennahme 0,49 Euro (pro Anruf), 10 Euro Startguthaben
- Premium: 49 Euro monatliche Grundgebühr, Anrufentgegennahme 0,39 Euro (pro Anruf) , 10 Euro Startguthaben
Die drei Tarife sind auf ihrer Detailseite ausführlich beschrieben mit den Servicegebühren, Kosten für Weiterleitungen und weiteren Zusatzdienstleistungen.
Für Interessierte gibt es einen Gratis-Testmonat plus 10 Euro Startguthaben.
Wie Sie den richtigen Anbieter finden
Wie man sieht, unterscheiden sich die einzelnen Tarife oft nicht allzu stark, gerade was die Gebühr für die Anrufentgegennahme angeht. Daher bleibt einem nichts anderes übrig, als die Anbieter zu testen und sich genau zu überlegen, welche Telefondienstleistungen man wirklich braucht.
Das sollten Sie tun, um den passenden Telefon- und Büroservice für sich zu finden:
- Testen, testen, testen: Es gibt so viele Büro- und Telefonservices auf dem deutschen Markt, dass Sie sich zuerst einmal deren Angebote genau anschauen und schließlich auch den Dienstleister testen sollten.
Überlegen Sie sich unterschiedliche „Probeaufgaben“ und achten Sie darauf, wie Ihre fiktiven Probleme von dem Anbieter gelöst werden. Notieren Sie sich am besten die Ergebnisse. - Genau überlegen, was Sie benötigen: Wie sehen Ihre Anforderungen wirklich aus? Kann der jeweilige Anbieter diese in der gewünschten Qualität auch erfüllen? Das heißt, Sie sollten Ihre Arbeiten ausführlich beschreiben, bevor Sie sich mit einem Dienstleister in Verbindung setzen.
- Umfassende Tarif- und Leistungsvergleiche anstellen: Auch wenn sich einige Anbieter in den Tarifen und Leistungen auf den ersten Blick nicht groß unterscheiden, so sind wohl auf den zweiten und dritten Blick mehr Unterschiede festzustellen – gerade bei den Zusatzservices. Vergleichen Sie genau und überlegen Sie sich dann, welcher Dienstleister am besten zu Ihren Anforderungen passt.
- Ihren Anbieter regelmäßig überprüfen: Wie die Leistung des Anbieters hinsichtlich Gesprächsannahme und -führung wirklich aussieht, finden Sie am besten heraus, wenn Sie selbst regelmäßig sogenannte Kontrollanrufe durchführen.
- Kosten auswerten: Wie viel der Dienstleister letztendlich monatlich berechnet, werden Sie dann im Live-Betrieb erleben. Sollten die Kosten zu hoch werden, haben Sie bei den kurzen Vertragslaufzeiten sehr zeitnah die Möglichkeit, den Anbieter zu wechseln oder vielleicht sogar eine interne Lösung (eigener Mitarbeiter) zu finden.
Fazit
An externen Telefon- und Bürodienstleistern mangelt es in Deutschland wirklich nicht, sodass es kein Problem bedeutet, seine Aufgaben in diesem Bereich auszulagern. Schwieriger ist es, in der Fülle den passenden Anbieter zu finden, der wirklich zu den eigenen Anforderungen passt.
Da heißt es einfach nur ausführlich testen und regelmäßig den Service hinsichtlich seiner Leistungen zu kontrollieren.
Da fast alle Anbieter (und ich habe mit Sicherheit nicht alle vorstellen können) auch gemäßigte Basic-Tarife für Einzelunternehmen oder Webworker in ihrem Angebot haben, dürfte sich es für manchen lohnen, eine solche Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, vor allem dann, wenn man stattdessen gewinnbringendere Aufgaben in Ruhe erledigen kann.
