Wer regelmäßig PDFs erstellen und/oder in andere Dateiformate umwandeln muss, benötigt eine professionelle PDF-Konvertierungssoftware.
Eine solche ist beispielsweise Able2Extract Professional, von der in den nächsten Tagen eine neue Version 12 mit weiteren Features im Vergleich zur Vorversion herausgebracht wird.
Was kann Able2Extract Professional 12?
PDF-Konvertierung in verschiedene Dateiformate:
Die Haupt-Funktion des PDF-Converters ist das Konvertieren einer PDF in verschiedene gängige Dateiformate wie Word, Excel, PowerPoint, HTML, CSV, AutoCAD, LibreOffice und in die Bilddatei-Formate JPG, GIF, TIFF oder PNG.
Ebenso können die meisten dieser Dateiformate in eine PDF oder in HTML umgewandelt werden.
Bearbeitung von PDFs:
Mit Able2Extract Professional kann man PDFs überarbeiten, d. h. neuen Text einfügen oder löschen, Schriftfarbe, ‑art und ‑größe ändern, Seiten in der Reihenfolge anpassen, drehen, extrahieren und als neue PDF abspeichern.
Sichere PDFs erstellen:
Darüber hinaus lassen sich PDFs absichern, z. B. wenn man nicht möchte, dass eine PDF von anderen gedruckt oder kopiert werden kann. Sicherlich lässt sich mit den Able2Extract-Einstellungen die Weitergabe, das Kopieren oder Ausdrucken einer PDF nicht komplett vermeiden, doch die schnelle Umsetzung dieser Möglichkeiten wird schwerer.
Genauso kann man eine PDF mit einen Passwort versehen, sodass nur ausgewählte User bzw. User, die das Passwort kennen, die PDF öffnen können.
OCR-Funktion:
Mit der OCR-Funktion (OCR = Optical Character Recognition) kann man eingescannte Dokumente in eine Word- oder Writer-Datei konvertieren. Die Zeichen auf dem Dokument werden als solche erkannt und können nach der Dateikonvertierung bearbeitet werden.
Anmerkungen in ein Dokument einfügen:
Man kann in das zu bearbeitende Dokument verschiedene Anmerkungen einfügen, wie z. B. Sticky Notes und einen Stempel, oder auch einen Link einbinden bzw. den Text mit Textmarker und auffälligen Unterstreichungen hervorheben.
Textredaktion: Ausschwärzen von Textpassagen
Für das Bearbeiten von Texten im Team ist die Ausschwärzen-Funktion sehr hilfreich. Damit lassen sich Textpassagen schwärzen, die schließlich in der Endversion nicht mehr enthalten sein sollen.
Neu in der Version 12: PDF-Formulare erstellen
Ganz neu in der Version 12 hinzugekommen ist das Feature, in PDFs Formulare einbinden zu können, die am Bildschirm ausfüllbar sind.
Diese neue Funktion findet man im Edit-Bereich, nachdem man eine zu bearbeitende PDF geöffnet hat.
Für die Erstellung eines Formulars stehen folgende Formularfelder zur Verfügung:
- Textfeld
- Liste
- Auswahlfeld
- Checkbox
- Radiobutton
- Absenden-Button: Über diesen Button lassen sich Formulare an Server senden oder auf dem PC abspeichern.
- Mit dem Delete-Icon lassen sich bei der Formular-Erstellung schon angelegte Felder wieder löschen.
Unterhalb der Formular-Felder sind die Properties — also die Eigenschaften des Feldes — aufgeführt. Diese werden aktiv, wenn man im Formular ein entsprechendes Feld anklickt.
Man kann die Felder formatieren, ihnen eine Schriftart und ‑größe, Hintergrundfarbe sowie Textfarbe zuweisen. Die Umrandung lässt sich ebenfalls in Liniendicke, ‑stil und ‑muster anpassen.
Die Felder können als Pflichtfelder gekennzeichnet werden. Hinter dem More-Button verbergen sich u. a. weitere Formularfeld-Eigenschaften wie Default-Text oder einzufügende Werte für das Auswahlfeld.
An dem kleinen Formular-Beispiel oben zeigt sich, dass die einzelnen Felder ganz genau untereinander ausgerichtet werden können. Die Beschriftung für das jeweilige Formularfeld lässt sich über den Content-Bereich einfügen.
Leere Seiten zur PDF hinzufügen
Mit dieser Funktion lassen sich weitere leere Seiten in eine PDF-Datei einbinden.
Dabei kann man über “Before Page” genau bestimmen, an welche Position die neue/n Seite/n eingebunden wird/werden.
Bates-Nummerierung einfügen
Eine Bates-Nummerierung ermöglicht es, juristische, geschäftliche oder medizinische Schriftstücke mit einem Index zu versehen, damit sie schneller identifiziert und abgerufen werden können.
Jeder Seite in einem Dokument wird eine eindeutige Bates-Nummer zugewiesen, die auch die Beziehung zu anderen Dokumenten mit Bates-Nummer angibt.
Bates-Nummern (wie fortlaufende Nummer, Datum oder Seitenzahl) finden sich in den Kopf- oder Fußzeilen auf den einzelnen Seiten eines PDF-Dokuments.
Verbesserte Batch Conversion
Die neueste Able2Extract-Version hat auch die Batch Conversion optimiert. Nun hat man die Möglichkeit, ganze Ordner hochzuladen und in die Batch Conversion Schnittstelle abzulegen.
Die Software scannt den Ordner während des Batch-Prozesses und wandelt die PDF-Dateien in das ausgewählte Format um.
Durch die neuen Verbesserungen der Batch Conversion kann man die umgewandelten Dateien in denselben Ordner abspeichern wie die Quell-PDFs.
In den früheren Versionen musste man bei diesem Schritt jedes Mal den Speicherort für die konvertierten Dateien manuell festlegen. Das entfällt nun.
Fazit
Die neuen Funktionalitäten — allen voran die Möglichkeit der Erstellung von ausfüllbaren PDF-Formularen — wird Able2Extract Professional eindeutig aufwerten, denn Formulare, die am PC-Bildschirm oder online ausgefüllt werden können, werden immer häufiger eingesetzt.
Die Formulargestaltung lässt sich mit Able2Extract recht simpel und schnell umsetzen. Wer eine solche Funktion häufig benötigt, sollte sich diese Software genauer anschauen.
Zu den Preisen: Der PDF-Converter Able2Extract Professional 12 kostet in einer Full Licence (Single user) 149,95 Dollar.
Wer sich das Programm erst einmal anschauen will, sollte sich die 7‑Tage-Test- oder Trialversion downloaden (es gibt sie für Windows, Apple und Linux). Wer die Software zum Subskriptionspreis von 34,95 Dollar kauft, kann ihn über einen Zeitraum von 30 Tagen mit allen Funktionalitäten verwenden.
Die neue Version wird ab dem 6. Dezember 2017 erhältlich sein.
Weitere Infos zum Able2Extract Converter Professional 12 gibt es dann hier.