So optimierst du Rechnungsabläufe im Unternehmen mithilfe eines Rechnungsprogramms

Egal, ob du ein Frei­be­ruf­ler oder ein sta­tio­nä­rer Ein­zel­händ­ler bist oder ob du ein E‑Com­mer­ce-Unter­neh­men betreibst: Der heu­ti­ge Markt wird immer wett­be­werbs­fä­hi­ger. Neue Kun­den anzu­zie­hen und an dein Unter­neh­men zu bin­den ist ein wich­ti­ger Bestand­teil dei­nes Unternehmenserfolgs.

Unter­neh­men jeder Grö­ße müs­sen heu­te nach Wegen suchen, um Zeit und Geld zu spa­ren. Die Stei­ge­rung der Pro­duk­ti­vi­tät dei­ner Pro­zess­ab­läu­fe und des Kom­forts für dei­ne Kun­den ist dabei von größ­ter Bedeutung.

Rech­nungs­ab­läu­fe sind ein essen­ti­el­ler Bestand­teil dei­nes täg­li­chen Geschäf­tes und es lohnt sich, die­sen Pro­zess so struk­tu­riert wie mög­lich zu gestal­ten. Wie aber las­sen sich Rech­nungs­ab­läu­fe in dei­nem Unter­neh­men optimieren?

Die Unternehmensproduktivität durch optimierte Rechnungsabläufe steigern

Wenn du eine effi­zi­en­te Metho­de zum Erstel­len von Rech­nun­gen fin­den kannst – die es dir zudem erlaubt, Finanz­in­for­ma­tio­nen leicht nach­ver­fol­gen zu kön­nen –, kannst du dadurch dei­ne Unter­neh­mens­pro­duk­ti­vi­tät enorm steigern.

Lei­der sind papier­ba­sier­te Rech­nun­gen und Rech­nun­gen, die basie­rend auf Excel-Tabel­len erstellt wer­den, nicht die effi­zi­en­tes­te Lösung. Der Ein­satz eines Rech­nungs­pro­gramms ist hier der rich­ti­ge Weg, um Rech­nungs­ab­läu­fe zu ver­ein­fa­chen, zu ver­ein­heit­li­chen und Infor­ma­tio­nen prä­zi­se und sicher zu speichern.

Rechnungsabläufe mithilfe einer Customer Relations Management Software organisieren

Eine Cus­to­mer Rela­ti­ons Manage­ment Soft­ware dient als zen­tra­li­sier­te Daten­bank, in der du auf ein­fa­che Wei­se Infor­ma­tio­nen zu dei­nen Leads und vor­han­de­nen Kun­den abru­fen kannst.

Dazu gehö­ren Infor­ma­tio­nen wie zum Bei­spiel frü­he­re Trans­ak­tio­nen, kürz­lich getä­tig­te Käu­fe und aktu­el­le Trans­ak­tio­nen. Mit die­sen Tools kannst du dei­nen Work­flow für die Inter­ak­ti­on mit dei­nen Kun­den und die Rech­nungs­er­stel­lung optimieren.

Die meis­ten auf dem Markt erhält­li­chen Cus­to­mer Rela­ti­ons Manage­ment Platt­for­men sind mit grund­le­gen­den Finanz­ma­nage­ment-Tools ausgestattet.

Mit­hil­fe einem ein­fach zu hand­ha­ben­den Rech­nungs­pro­gramm wie Suc­cess­con­trol kannst du Ange­bo­te erstel­len, Rech­nun­gen vor­be­rei­ten und auto­ma­tisch an dei­ne Kun­den über die­sel­be Platt­form ver­sen­den, auf der sie die Bestel­lung abge­schlos­sen haben.

Das hilft dir, sicher­zu­stel­len, dass dei­ne Rech­nungs­ab­läu­fe effi­zi­ent und sicher gehand­habt wer­den und dein Geld immer pünkt­lich ankommt.

Informationen zentral speichern und Rechnungsabläufe automatisieren

Mit einer Online-Rech­nungs­soft­ware wer­den alle Kun­den­in­for­ma­tio­nen wie zum Bei­spiel Name und Adres­se des Kun­den, Zah­lungs­be­din­gun­gen und die bevor­zug­te Zah­lungs­me­tho­de für zukünf­ti­ge Trans­ak­tio­nen sicher gespei­chert. Dies bedeu­tet, dass die Infor­ma­tio­nen, die du benö­tigst, um Rech­nun­gen zu erstel­len und zu bear­bei­ten, zu jeder Zeit schnell und leicht abruf­bar sind.

Online-Rech­nungs­stel­lung beschleu­nigt nicht nur den gesam­ten Zah­lungs­vor­gang, son­dern ist auch unglaub­lich benut­zer­freund­lich. Der wahr­schein­lich größ­te Vor­teil der Online-Rech­nungs­stel­lung ist die Automatisierung.

Dies bedeu­tet, dass du für Lang­zeit­kun­den wie­der­keh­ren­de Zah­lun­gen ein­rich­ten kannst. Das Auto­ma­ti­sie­rungs­sys­tem sen­det in die­sem Fall ent­spre­chen­de Fol­low-ups und Zah­lungs­er­in­ne­run­gen für anste­hen­de und über­fäl­li­ge Rechnungen.

Durch die Auto­ma­ti­sie­rung die­ser Auf­ga­ben sparst du Zeit und Geld und kannst dich somit stär­ker auf ande­re wich­ti­ge Berei­che wie das Wachs­tum dei­nes Unter­neh­mens konzentrieren.

Fehler in Rechnungsabläufen vermeiden

Die manu­el­le Rech­nungs­stel­lung umfasst meh­re­re Schrit­te. Jeder Pro­zess, den ein Mensch durch­führt, ist anfäl­lig für mensch­li­che Feh­ler. Die Ver­ar­bei­tung fal­scher Rech­nungs­be­trä­ge oder das Sen­den einer Rech­nung an den fal­schen Kun­den kann dein Unter­neh­men Zeit und Geld kosten.

Feh­ler ver­zö­gern den Bezahl­vor­gang und kön­nen Kun­den­be­zie­hun­gen schwä­chen. Die auto­ma­ti­sier­te Rech­nungs­stel­lung mit­hil­fe eines Com­pu­ter­pro­gramms hilft, sol­che Feh­ler zu ver­mei­den. Selbst wenn dir mit dem Pro­gramm ein­mal ein Feh­ler unter­lau­fen soll­te, dau­ert es nur weni­ge Minu­ten, den Feh­ler zu behe­ben und eine Rech­nung erneut zu senden.

Rechnungsabläufe professionell gestalten

Auto­ma­ti­sier­te Rech­nungs­ab­läu­fe mit­hil­fe einer Soft­ware kön­nen dir außer­dem dabei hel­fen, die Iden­ti­tät dei­ner Mar­ke zu stärken.

Auf dei­nen Rech­nungs­vor­la­gen soll­test du dein Fir­men­lo­go, Farb­sche­ma und Schrift­ar­ten hin­zu­fü­gen, die die Iden­ti­tät dei­ner Mar­ke wiederspiegeln.

Außer­dem kannst du dei­ner Rech­nung benut­zer­de­fi­nier­te Nach­rich­ten hin­zu­fü­gen, Kun­den auf neue Pro­duk­te oder Dienst­leis­tun­gen auf­merk­sam machen oder auf Inhal­te ver­lin­ken, die dem Kun­den bei der Lösung eines zusätz­li­chen Pro­blems hel­fen können.

Es mag tri­vi­al erschei­nen, aber die­se Bot­schaf­ten kön­nen dei­ne Mar­ke enorm auf­wer­ten. Durch pro­fes­sio­nell gestal­te­te Rech­nungs­ab­läu­fe strahlt die Iden­ti­tät dei­ner Mar­ke Per­sön­lich­keit und Kom­pe­tenz aus.

Dei­ne Rech­nun­gen ver­mit­teln ein seriö­ses Bild und einen posi­ti­ven Ein­druck bei dei­nen Kun­den. Ein Sys­tem zur Online-Rech­nungs­stel­lung ver­leiht dei­nem Unter­neh­men somit neben gestei­ger­ter Effi­zi­enz ein moder­nes und pro­fes­sio­nel­les Erscheinungsbild.

Sicherheit hat oberste Priorität in Rechnungsabläufen

Wir sind Gewohn­heits­tie­re, daher ist es leicht zu ver­ste­hen, war­um eini­ge Unter­neh­men immer noch Papier­rech­nun­gen manu­ell erstel­len und ver­sen­den. Die Auto­ma­ti­sie­rung und Digi­ta­li­sie­rung von Rech­nungs­ab­läu­fen in dei­nem Unter­neh­men machen den Pro­zess jedoch für dich und dei­ne Kun­den siche­rer. Sicher­heit soll­te in allen Unter­neh­mens­ab­läu­fen stets Prio­ri­tät haben.

Seriö­se Online-Rech­nungs­pro­gram­me sind auf Sicher­heit geprüft und müs­sen dies­be­züg­lich stren­gen Stan­dards ent­spre­chen. Seriö­se Online-Rech­nungs­pro­gram­me ver­wen­den Schutz­maß­nah­men wie zum Bei­spiel eine siche­re SSL-Ver­schlüs­se­lung.

So unter­stützt dich ein Rech­nungs­pro­gramm bei der Imple­men­tie­rung fort­schritt­li­cher Sicher­heits­vor­keh­run­gen gegen Ver­lus­te und Stö­run­gen und sorgt dafür, dass sen­si­ble Kun­den­da­ten sicher gespei­chert und vor unbe­fug­tem Zugriff Drit­ter geschützt sind.

Einfacher Zugriff auf Daten durch digitalisierte Speicher

Mit­hil­fe eines Soft­ware­pro­gramms für Rech­nungs­ab­läu­fe kannst du nicht nur alle wich­ti­gen Daten sicher spei­chern, son­dern auch ein­fach dar­auf zugreifen.

Dei­ne Kos­ten­vor­anschlä­ge, Rech­nun­gen, Spe­sen­ab­rech­nun­gen und alle ande­ren zuge­hö­ri­gen Doku­men­te sind an einem zen­tra­len Ort gespei­chert und sortiert.

Dadurch blei­ben alle wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen leicht abruf­bar und jeder­zeit ver­füg­bar. Es ist prak­tisch, alle dei­ne Aus­ga­ben und Quit­tun­gen schnell an einem Ort auf­fin­den zu kön­nen. Noch bes­ser ist, dass die­ser Pro­zess dich ret­ten kann, falls dein Unter­neh­men ein­mal geprüft wer­den sollte.

Die meis­ten Pro­gram­me, die für die Auto­ma­ti­sie­rung von Rech­nungs­ab­läu­fen ver­wen­det wer­den, bie­ten ein­fa­che und zeit­spa­ren­de Lösun­gen für die Ana­ly­se von Finanz­be­rich­ten. Wäh­rend der Steu­er­sai­son kannst du oder dein Buch­hal­ter so auf ein­fa­che Wei­se die in Fra­ge kom­men­den Steu­er­ab­zü­ge bestimmen.

Rechnungsabläufe auf eine globale Ebene bringen

Dank der moder­nen Tech­no­lo­gie, die uns heu­te zur Ver­fü­gung steht, sind wir im Wesent­li­chen alle Welt­bür­ger. Ein Frei­be­ruf­ler in Groß­bri­tan­ni­en kann einen Kun­den in Japan bedienen.

Ein Kun­de in Kenia kann ein Pro­dukt bei einem Unter­neh­men in den USA bestel­len. Aus die­sem Grund kön­nen Nut­zer cloud­ba­sier­ter Rech­nungs­platt­for­men ihre bevor­zug­te Wäh­rung und Spra­che auswählen.

Auto­ma­ti­sier­te Rech­nungs­stel­lung und Zah­lungs­ab­wick­lung erleich­tern den Han­del auf glo­ba­len Märk­ten für Kun­den und Unter­neh­mer durch das Besei­ti­gen von Zahlungsbarrieren.

Fazit

Für klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, die Pro­duk­te und Dienst­leis­tun­gen anbie­ten, ist Zeit im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes Geld.

Ein voll­stän­dig inte­grier­tes Rech­nungs­pro­gramm ermög­licht es dei­nem Unter­neh­men einen höhe­ren ROI zu erzie­len, indem es ein ein­zi­ges benut­zer­freund­li­ches und intui­ti­ves Por­tal zur Ver­wal­tung aller mit Abrech­nun­gen und Ange­bo­ten ver­bun­de­nen Auf­ga­ben bereitstellt.

Ver­ein­fach­te und stan­dar­di­sier­te Rech­nungs­ab­läu­fe spa­ren dei­nem Unter­neh­men Zeit, wir­ken sich posi­tiv auf das Erschei­nungs­bild dei­nes Unter­neh­mens aus und sor­gen im End­ef­fekt für eine schnel­le­re und siche­re Bezahlung.

Ein ein­fach zu hand­ha­ben­des Rech­nungs­pro­gramm wie Suc­cess­con­trol erleich­tert die Ver­wal­tung und Auto­ma­ti­sie­rung der Erstel­lung von benut­zer­de­fi­nier­ten Geschäfts­rech­nun­gen für Kun­den, sowie einen sys­te­ma­ti­schen Pro­zess zur Erstel­lung von Kun­den­an­ge­bo­ten, um dei­nen geschäft­li­chen Erfolg zu steigern.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © kalhh/​Pix​a​bay​.com)