Ich habe in meinem Blog schon ein paar interessante Online-Speicher bzw. Cloud-Services vorgestellt, so u. a. Dropbox oder das Mediencenter von T-Online.

Weitere nützliche Cloud-Anbieter werde ich in den nächsten Wochen und Monaten präsentieren. Doch heute steht ein wirklich brauchbares Online-Tool auf dem Plan, das vor allem User nutzen sollten, die zahlreiche Cloud-Services anwenden. Denn mit Otixo lässt sich doch einiges an Zeit- und Arbeitsaufwand sparen.

Solche Cloud-Services wie SkyDrive, Dropbox, Google Drive, Amazon S3, SugarSync, Picasa sowie FTP-Zugänge und WebDAV-Speicher lassen sich mithilfe von Otixo zentral verwalten und Dateien zwischen den einzelnen Anbietern hin- und herschieben, sodass man sich nicht in jeden einzelnen Dienst separat einloggen muss, um ihn zu nutzen.

Otixo – Kostenlose vs. kostenpflichtige Nutzung

Otixo gibt es einmal in einer Free-Version mit 2 GB Bandbreite für Netzwerk-Traffic oder Datentransfer pro Monat und in einer Premium-Version, die pro User 4,99 Dollar kostet mit unbegrenzter monatlicher Bandbreite.

Wer nicht mit allzu großen Dateien online agiert und Otixo nicht den ganzen Tag nutzt, der kann, ohne gleich an die Kapazitätengrenze zu kommen, den kostenlosen Account von Otixo einsetzen.

Die Anmeldung auf Otixo läuft sehr unkompliziert ab. Sie füllen das Anmeldeformular aus, in dem nur E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname sowie ein selbst festgelegtes Passwort und dessen Bestätigung verlangt werden. In einer Bestätigungsmail erhalten Sie noch einen Aktivierungslink und schon kann es dann losgehen.

Verwaltungsbereich von Otixo

Wenn Sie sich bei Otixo eingeloggt haben, finden sie oben rechts Ihren Namen vor. Mit einem Klick darauf gelangen Sie in den Bereich My Account.

Hier können Sie Ihre Einstellungen (Settings) ändern, Ihren Account sogar löschen, Ihren Plan einsehen, wie viel der 2 GB Bandbreite Sie schon verbraucht haben und einstellen, bei welchen Otixo-Ereignissen Sie per Mail informiert werden wollen (beispielsweise wenn neue Dateien hinzugefügt wurden oder ein neuer Kommentar erscheint – wichtig für den Bereich Spaces).

Wer über den Link Get free Credits erfolgreich weitere Freunde zu Otixo einlädt, bekommt für jeden neuen gewonnenen Otixo-Nutzer 100 MB mehr Bandbreite im Monat.

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In der linken Seitenspalte im Verwaltungsbereich von Otixo finden sich drei große Bereiche, My Cloud Services, My Shared Files und My Spaces.

My Cloud Services

Hierüber verbinden Sie sich mit allen Cloud-Services, die Sie nutzen. Wenn Sie auf das Pluszeichen in der linken Spalte neben My Cloud Services klicken, öffnet sich Add New Cloud Service.

In der rechten Spalte wählen Sie das entsprechende Icon aus, geben dem Service einen Namen (wie er unter My Cloud Services angezeigt werden soll) und erlauben Otixo den Zugriff auf Ihr jeweiliges Cloud-Konto.

Otixo - My Cloud-Services

Wer FTP wählt, muss im nächsten Fenster den FTP-Server, FTP-Passwort und FTP-User eintragen, um auf seinen Webspace über Otixo zu gelangen.

Wenn Sie dann auf einen der Cloud-Dienste unter My Cloud Services klicken, werden Sie damit verbunden und Sie sehen die dort schon eventuell abgelegten Dateien und die verwendete Ordnerstruktur.

Befinden Sie sich in einem Cloud-Service, werden die einzelnen Icons in der horizontalen Navigation aktiv. Darüber können Sie dann Dateien up- oder downloaden, löschen, umbenennen, ausschneiden, kopieren, einfügen, teilen, anhängen, neue Ordner anlegen, per Drag-and-Drop von einem Cloud-Service zum anderen verschieben, über das Preview-Icon anschauen usw.

Otixo - Iconleiste

Genauso lässt sich ein entsprechendes Kontextmenü mit den gleichen Befehlen öffnen, wenn Sie auf eine Datei oder einen Ordner mit der rechten Maustaste klicken.

My Shared Files

In diesem Bereich finden sich nur Dateien, die Sie schon mal geteilt (über das Icon Share in der Icon-Leiste), also an andere gesendet haben. Wenn Sie eine Datei in Ihrer Übersicht markieren und dann auf das Share-Icon klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie bestimmte Einstellungen für das Teilen vornehmen.

Sie tragen eine E-Mail-Adresse für den Empfänger der Datei ein und eine Nachricht. Sie können festlegen, wie lange der Link gültig ist und ob die Datei nur mit einem Passwort geöffnet werden kann.

Otixo - Share Files

Den Dateilink müssen Sie nicht unbedingt per Mail verschicken, sondern Sie können ihn auch auf sozialen Netzwerken teilen, falls viele Personen Zugriff auf diese Datei haben sollen, oder auch in einem Blogartikel angeben. Möglichkeiten gibt es da viele.

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Auf Otixo geteilte Dateien werden in der Übersicht mit dem Share-Zeichen gekennzeichnet.

My Spaces

Unter My Spaces können Sie verschiedene Arbeitsbereiche für Projektgruppen usw. anlegen. Sie können den neu angelegten Space nach Ihren Vorstellungen umbenennen.

Jeder Space hat einen Unterbereich mit Items, Activities und Collaborators. Unter Items werden Dateien von den mit Otixo verbundenen Cloud-Services über das Attach-Icon eingefügt.

Sind diese Dateien unter Items verfügbar, kann man in der Items-Übersicht über das Kommentarsymbol einen Kommentar zu einer Datei hinterlassen und diese über das Schloss-Symbol sperren oder freigeben, sodass Mitarbeiter in dem Space die Datei bearbeiten, umbenennen, löschen und wieder hochladen können.

Gesperrte bzw. schreibgeschützte Dateien können von Mitarbeitern nur angesehen und heruntergeladen werden.

Unter Collaborators können Sie Ihrem Space weitere Mitarbeiter hinzufügen. Dafür klicken Sie auf das kleine Stiftsymbol. In dem sich öffnenden Dialogfeld geben Sie in das Feld Send Invitation to die E-Mail-Adresse des gewünschten Collaborators ein und schreiben noch einen kleinen Infotext in das Feld darunter. Sie können die Mail auch an mehrere schreiben, trennen Sie die E-Mail-Adressen einfach mit einem Komma oder Semikolon voneinander ab.

Die Angeschriebenen sollten natürlich auch über einen Otixo-Account verfügen.

Im Bereich Activities wird Ihnen angezeigt, was alles an bestimmten Prozessen innerhalb des Spaces abgelaufen ist. So steht dort, wenn jemand einen Kommentar zu einem Item abgegeben hat, aus dem Space ausgetreten ist, neue Dateien hinzugefügt oder heruntergeladen wurden etc. Bei Activities handelt es also um einen Aktivitätenstream der Arbeitsgruppe, in dem unterschiedliche Arbeitsschritte dokumentiert werden.

Sicherheit von Otixo

Bei Cloud-Services steht auch immer die Datensicherheit als Risikofaktor im Raum. Genauso bei Otixo, obwohl Otixo die Dateien von den eingebundenen Cloud-Anbietern nicht bei sich selbst speichert. Wenn man eine Datei oder einen Ordner über Otixo von einem Cloud-Anbieter zum anderen verschiebt, cacht Otixo die Datei oder den Ordner, bis der Prozess des Verschiebens abgeschlossen ist. Danach löscht Otixo die Daten aus seiner Datenbank.

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Die Kommentare, die in den Spaces eingetragen werden und die Metadaten von jedem eingebundenen Cloud-Anbieter werden dagegen in der Otixo-Datenbank gespeichert.

Von den persönlichen User-Daten werden nur Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse von jedem Nutzer gespeichert. Anschriften für die Rechnungserstellung (falls man Premiumkunde bei Otixo ist) werden nicht von Otixo, sondern von Recurly.com, einem Subscription-Rechnungssystem (das Otixo einsetzt) abgespeichert.

Angeblich sind auch die Verbindungen zu den einzelnen Cloud-Services geschützt, sodass kein Außenstehender Zugriff darauf hat. Wer genaue Fragen dazu hat, sollte sich an den Support von Otixo wenden.

Hundertprozentige Daten-Sicherheit wird es wahrscheinlich auch bei Otixo nicht geben.

Fazit

Gerade für User von mehreren Cloud-Anbietern oder für solche, die ihre unterschiedlichen FTP-Zugänge über einen zentralen Platz für sich zugänglich machen wollen, ist Otixo ein sehr praktisches und nützliches Online-Tool.

FTP-Zugänge würde ich mit Otixo jetzt nicht einbinden (das ist mir doch etwas zu unsicher; falls jemand an meine Zugangsdaten kommt, kann er auf alle meine FTP-Zugänge zugreifen und Übles anrichten), aber die zentrale Verwaltung von Dropbox, Google Drive und Co. sowie das Teilen von Dateien werden mit Otixo spielend einfach.

Update: Mittlerweile kann man Otixo nur noch kostenpflichtig nutzen, entweder für 4,99 Dollar im Monat oder für 47,90 Dollar im Jahr.

 

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