Kunden und Rechnungen online verwalten – Mit diesen 10 Online-Services geht das (Teil 1)

Rechnungen und Angebote schreiben, Kunden verwalten, übliche Routineaufgaben eines Selbständigen.

Natürlich lassen sich solche Tätigkeiten simpel mit den klassischen Office-Programmen bewältigen oder mit entsprechender kaufmännischer Software.

Eine andere Option, diese Abläufe durchzuführen, sind Online-Services, die es einem ermöglichen, über das Internet und Online-Anwendungen, Rechnungen zu schreiben und zu versenden, Angebote abzufassen und seine Kunden einfach online zu verwalten.

Vorteile von Online-Services

Einen Vorteil gegenüber Offline-Software-Lösungen haben diese Online-Anbieter auf alle Fälle: Sie bieten für ihre Kunden gestaffelte Tarife mit unterschiedlichen Funktionen an, sodass man nicht alle möglichen Features übernehmen muss, die man vielleicht gar nicht braucht. Bei einem üblichen Software-Paket muss man das in aller Regel schon.

Man spart Kosten, da man sich keine Software kaufen muss und ist flexibel in der Handhabung, denn benötigt man einmal mehr Funktionalitäten, kann man einfach upgraden.

Weitere Vorteile sind, dass man die Online-Anbieter von mehreren Rechnern aus nutzen kann, auch mobil von unterwegs und dass die lästigen Software-Updates wegfallen.

Außerdem erspart man sich weitere Arbeiten wie Rechnungen ausdrucken, in Umschläge stecken und frankieren, denn die Online-Services machen den Rechnungsversand per Fax oder elektronisch möglich.

Vorstellung von 10 Online-Services

Auf dem Markt tummeln sich zahlreiche Anbieter, mit denen Selbständige Kunden, Rechnungen und Angebote online managen können. Zehn will ich in zwei Beiträgen in alphabetischer Reihenfolge vorstellen.

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Ax Easy

Der Online-Anbieter Ax Easy bietet ein sehr einfaches Preismodell an, nämlich nur eines: Es fallen pro Beleg 10 Cent an Kosten an, maximal 10 Euro im Monat.

Erstellen Sie eine hohe Zahl an Buchungen im Monat (mindestens 1000), sollten Sie beim Support nach Sonderkonditionen anfragen.

Das Dashboard ist sehr intuitiv gehalten: Ganz einfach lassen sich Kunden, Belege und Artikel verwalten sowie Rechnungen und Angebote erstellen.

Weitere Features:

• Einbindung des eigenen Logos in Rechnungen
• Kostenloser Testzugang mit vollem Funktionsumfang
• Verschlüsselung der Daten
• Abgesicherte Internetverbindung
• Ausfallsicheres Rechenzentrum
• Kostenloser Support

» zum Anbieter Ax Easy

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Billomat

Billomat bietet in seinem Dashboard einen aufgeräumten Überblick über Angebote und Rechnungen, sodass man sich in der Bedienung sehr schnell zurechtfindet.

Besonders gelungen ist die bequeme Kundenverwaltung, denn man braucht nur einmal die Kundendaten einzugeben und kann sie dann überall wieder einsetzen.

Der Nutzungsumfang richtet sich nach dem gewählten Preistarif, von dem insgesamt fünf festgelegt wurden (Tarif S bis Tarif XL). Die Staffelung richtet sich nach den erstellten Dokumenten pro Monat, der Anzahl der Kunden und Artikel.

Der Tarif S für 5 Dokumente und 25 Kunden ist sogar kostenlos nutzbar (allerdings nicht werbefrei), der teuerste Tarif beträgt 48,- Euro/Monat netto.

Weitere Features:

• Nutzung für mehrere Mitarbeiter möglich
• White-Label-Oberfläche
• Dokumentenversand per Post, Fax und E-Mail (bei Fax- und Postversand fallen weitere Kosten an)
• SSL-Verschlüsselung
• Eigenes Briefpapier
• Rechteverwaltung
• Digitale Signatur (bei allen Tarifen nur gegen Zusatzkosten)
• Kostenloser Support

» zum Anbieter Billomat

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Collmex

Der Online-Anbieter Collmex hat neben seinem Buchhaltungs- und Komplettpaket, wo Warenwirtschaft, E-Commerce und Buchhaltung integriert sind, auch ein Modul “Rechnung” in seinem Angebot.

Darüber lassen sich Angebote und Rechnungen erstellen und verwalten, genauso auch Kunden und Artikel.

Insgesamt gibt es drei Tarife: ein kostenloser mit nur wenigen Funktionen, ein Basic-Zugang für 5,95 Euro netto im Monat, in dem nur Angebot- und Rechnungserstellung möglich sind, und der Plus-Tarif mit zusätzlicher Kunden- bzw. Adressverwaltung für 8,95 Euro netto im Monat.

Weitere Features:

• Umsatzauswertungen (im Plus-Tarif)
• Mailing und Newsletter-Versand an Adressgruppen (im Plus-Tarif)
• Automatisches Anlegen von Rechnungen im Abrechnungslauf
• E-Mail – auch mit digitaler Signatur, Postbrief und Fax (im Plus-Tarif, Post- und Faxversand mit weiteren Kosten verbunden)
• Kostenloser Support

Dagegen gibt es wohl keine SSL-Verschlüsselung und keine weiteren Zugänge für Mitarbeiter. Vom Aufbau her richtet sich dieser Dienstleister eher an Händler.

» zum Anbieter Collmex

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Debitoor

Auch auf Debitoor findet sich ein einfach gestricktes Preismodell: Entweder man nutzt den Service gratis oder bezahlt für die Premium-Version 5 Euro netto pro Monat. Der Tarif ist jederzeit kündbar.

Das Dashboard überzeugt ebenfalls durch eine klare, übersichtliche Strukturierung: Kunden, Artikel und Rechnungen lassen sich sehr einfach für jeden managen.

Die kostenlose Version ist allerdings nicht werbefrei, auf den Rechnungen steht der Hinweis “Erstellt mit Debitoor”.

Weitere Features:

• Einbindung des eigenen Logos
• Rechnungsversand als E-Mail, Download als PDF
• Gutschriften erstellen und versenden
• Automatische Anpassung der Umsatzsteuer auf Rechnungen ins Ausland
• Anbindung externer Programme
• Kostenloser Kundensupport
• Fast alle Features stehen auch im kostenlosen Account zur Verfügung, außer Mahnungen (und eben mit Werbehinweis)
• SSL-Verschlüsselung

» zum Anbieter Debitoor

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Easybill

Die Nutzeroberfläche von Easybill ist modern und übersichtlich aufgebaut, sodass das Anlegen von Kunden sowie das Erstellen von Rechnungen und Angeboten sehr  komfortabel abläuft.

Es gibt 4 Tarife: von kostenlos bis zum Business-Tarif (39 Euro/Monat netto). Die einzelnen Preismodelle unterscheiden sich in der Anzahl der zu verwaltenden Kunden sowie weiteren nützlichen Funktionen wie beispielsweise dem Anlegen von zusätzlichen Mitarbeiter-Zugänge, kostenlosem Visitenkarten-Design oder einem Zeiterfassungstool.

Weitere Features:

• Eigenes Logo und Unterschriftsgrafik
• Versand per Post, Fax und E-Mail (weitere Kosten fallen bei Post- und Faxversand an)
• Im- und Export aller Dokumente und Daten
• Lieferscheine, Mahnungen und regelmäßige Rechnungen
• SSL 256-Bit Verschlüsselung in allen Tarifen einschließlich Backups
• verschiedene Schnittstellen wie DATEV, SOAP, Amazon- und eBay-Import-Manager für Online-Händler
•  Kostenloser Support per E-Mail

» zum Anbieter Easybill

Ausblick

Im zweiten Teil der Online-Services für Rechungserstellung und Kundenverwaltung stelle ich

• e-conomic
• Fastbill
• Online-Rechnungen
• Salesking
• Scopevisio

vor. Der Artikel erscheint nächste Woche.