Ein gut geplantes Forderungsmanagement ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Unternehmen.
Nur so können Forderungen an Kunden und Geschäftspartner effektiv verwaltet und verarbeitet werden.
Aber was gehört alles zu einem guten Forderungsmanagement?
Was bedeutet Forderungsmanagement?
Unter diesem Begriff werden alle Aufgaben und Tätigkeiten in einem Unternehmen zusammengefasst, die sich mit noch ausstehenden Forderungen, also offenen Rechnungen und ähnlichem, beschäftigen. Im Rahmen des Forderungsmanagements wird versucht, diese möglichst effizient zu verwalten.
Auch im Falle eines Zahlungsausfalls, also zum Beispiel wenn ein Kunde zahlungsunfähig ist, kommt dieses Management zum Einsatz. Es versucht, die ausbleibenden Zahlungen doch noch zu bekommen. Ein wichtiges Werkzeug kann dabei eine Rechnungssoftware sein, wie sie zum Beispiel Lexware anbietet.
Welche Aufgaben fallen im Bereich des Forderungsmanagements an?
Insgesamt lassen sich die Aufgaben dieser Abteilung in vier Kategorien aufteilen:
- Vorbereitung: Schon bevor eine Leistung überhaupt erbracht wird, beginnt die Tätigkeit des Forderungsmanagements. Es ist seine Aufgabe, zu prüfen, ob ein Kunde zahlungsfähig ist oder nicht. Dabei hilft ein Blick ins Schuldner- und Handelsregister sowie eine Datenbank über Kunden, die in der Vergangenheit bereits in Zahlungsverzug gekommen sind.
- Rechnungsstellung: Dies ist der erste Schritt, nachdem ein Auftrag eingegangen ist. Die Abteilung muss eine Rechnung erstellen, die dann an den Kunden verschickt wird. Sie enthält den jeweils zu zahlenden Betrag und andere wichtige Informationen, zum Beispiel über Raten, Zahlungsfristen oder Rabatte.
- Verbuchung: Anschließend muss die Rechnung verbucht werden. Das übernimmt die Debitorenbuchhaltung, die für alle Forderungen zuständig ist. Üblicherweise werden die Buchungen nach Fälligkeitsdatum sortiert. So wird sofort deutlich, wenn ein Kunde in Zahlungsverzug ist. Darüber hinaus speichern Unternehmen üblicherweise weitere Daten über ihre Kunden. Konnte ein Kunde in der Vergangenheit wiederholt seine Rechnungen nicht fristgemäß zahlen, wird dies gespeichert. Dann können Obergrenzen für Bestellungen festgelegt oder die Geschäftsbeziehungen abgebrochen werden.
- Mahnung: In den meisten Fällen verläuft die Zahlung von Rechnungen reibungslos, der Kunde überweist den fälligen Betrag fristgerecht. Immer wieder kommt es jedoch vor, dass ein Kunde die Zahlung versäumt. Dann ist es Aufgabe des Forderungsmanagements, zunächst eine Zahlungserinnerung zu verfassen. Geht der Kunde darauf nicht ein, wird eine Mahnung versandt.
Wie muss eine Rechnung aussehen?
Erfahrene Unternehmer und Buchhalter wissen natürlich, wie eine Rechnung aussehen muss. Besonders Freiberufler und Neugründer haben jedoch oft Probleme, eine korrekte Rechnung auszustellen. Das kann auch rechtliche Folgen haben, denn ab einem Betrag von 150 Euro ist der Rechnungssteller rechtlich dazu verpflichtet, die folgenden zehn Daten auf der Rechnung festzuhalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
- Steuernummer (bzw. USt-IdNr.)
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
- Rechnungsnummer (üblicherweise werden alle Rechnungen fortlaufend nummeriert)
- Datum, an dem die Leistung erbracht, bzw. die Lieferung versandt wurde
- Art und Menge der Leistung/Lieferung
- Nettobetrag, der für die Leistung/Lieferung anfällt
- Umsatzsteuersatz, mit dem der Nettobetrag versteuert wird (7 oder 19 Prozent)
- Umsatzsteuerbetrag, der zusätzlich zum Nettobetrag anfällt
Ist sich der Unternehmer weiterhin unsicher, wie er die Rechnung gestalten soll, kann er diese Rechnungsvorlage als Musterrechnung verwenden.
So wichtig ist ein gutes Mahnwesen
Auch wenn eine Abmahnung eine eher unangenehme Sache ist, ist ein gut organisiertes Mahnwesen für ein Unternehmen wichtig, wie die folgende Grafik von statista zeigt:
Hier erkennt man, dass in Deutschland ein Drittel aller an inländische Kunden ausgestellten Rechnungen überfällig ist. Ausländische Kunden geraten sogar noch öfter in Verzug.
Um diesem Problem entgegenzuwirken, ist es für ein Unternehmen wichtig, ein gut funktionierendes Mahnwesen zu besitzen. Dieses muss vor allem die Aufgabe bewältigen, der Forderungen zum einen Nachdruck zu verleihen, zum anderen aber auch Freundlichkeit zu bewahren, damit der Kunde nicht verärgert wird.
Die erste Mahnung sollte daher auch vielmehr als höfliche Zahlungserinnerung verstanden werden, in der der Kunde darauf hingewiesen wird, dass er den Betrag noch nicht überwiesen hat. Folgen sollte eine Bitte, dieses Versäumnis bis zu einem gewissen Datum zu beheben.
Bezahlt der Kunde nach der Zahlungserinnerung den fälligen Betrag weiterhin nicht, darf die zweite Mahnung durchaus etwas deutlicher ausfallen. Dem Kunden wird hier eine weitere Frist gewährt, nach deren Versäumnis das Unternehmen auch mit Mahngebühren und Verzugszinsen drohen darf. Die letzte Mahnung sollte schließlich sehr deutlich ausfallen.
Das Unternehmen sollte dem Kunden klar machen, dass ihm rechtliche Schritte drohen, sofern er die neu gesetzte Frist nicht einhalten wird. Zusätzlich sollte eine Auflistung der nun zusätzlich anfallenden Mahngebühren und Verzugszinsen beiliegen. Trägt auch dieser Versuch keine Früchte, sollte ein Inkassobüro eingeschaltet werden. Der letzte Ausweg ist ein gerichtliches Mahnverfahren.
Fazit
Je größer ein Unternehmen ist, desto schwierig ist es, den Überblick über alle ausstehenden Zahlungen zu behalten. Ein Forderungsmanagement ist daher wichtig, damit alle Forderungen auch bezahlt werden. Sonst kann dem Unternehmen viel Geld verloren gehen.
(Bildquelle Artikelanfang: © Rawpixel.com/ Shutterstock)
Man kann über eine Bonitätsprüfung zwar Informationen über die Liquidität eines Schuldners erlangen, doch zum einen lohnt sich das nicht bei jedem Geschäft und zum anderen sagt auch diese Auskunft nichts über die Zahlungsmoral des Kunden aus. Gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug, sollte daher unverzüglich reagiert werden. Konsequent, am besten in einem persönlichen Gespräch. Standarisierte Mahnschreiben erzielen nur selten den gewünschten Erfolg. Telefoninkasso verspricht da schon mehr Erfolge.
Es sollte vielleicht als Ergänzung auch noch einmal erwähnt werden, dass nicht nur Neukunden mit einer schlechten Zahlungsmoral auffallen. Häufig sind es die eigentlich so “treuen” Bestandskunden, die ihrer Zahlungsverpflichtung nicht nachkommen. In diesen Fällen ist es noch schwieriger, die offenen Forderungen professionell einzutreiben. Hier möchte man vielleicht als Unternehmen nämlich auch noch den Spagat zwischen Kundenerhalt und Forderungseinzug schaffen.