So wichtig ist ein strukturiertes Forderungsmanagement

Ein gut geplan­tes For­de­rungs­ma­nage­ment ist eine wich­ti­ge Vor­aus­set­zung für ein erfolg­rei­ches Unternehmen.

Nur so kön­nen For­de­run­gen an Kun­den und Geschäfts­part­ner effek­tiv ver­wal­tet und ver­ar­bei­tet werden.

Aber was gehört alles zu einem guten Forderungsmanagement?

Was bedeutet Forderungsmanagement?

Unter die­sem Begriff wer­den alle Auf­ga­ben und Tätig­kei­ten in einem Unter­neh­men zusam­men­ge­fasst, die sich mit noch aus­ste­hen­den For­de­run­gen, also offe­nen Rech­nun­gen und ähn­li­chem, beschäf­ti­gen. Im Rah­men des For­de­rungs­ma­nage­ments wird ver­sucht, die­se mög­lichst effi­zi­ent zu verwalten.


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Auch im Fal­le eines Zah­lungs­aus­falls, also zum Bei­spiel wenn ein Kun­de zah­lungs­un­fä­hig ist, kommt die­ses Manage­ment zum Ein­satz. Es ver­sucht, die aus­blei­ben­den Zah­lun­gen doch noch zu bekom­men. Ein wich­ti­ges Werk­zeug kann dabei eine Rech­nungs­soft­ware sein, wie sie zum Bei­spiel Lex­wa­re anbietet.

Welche Aufgaben fallen im Bereich des Forderungsmanagements an?

Ins­ge­samt las­sen sich die Auf­ga­ben die­ser Abtei­lung in vier Kate­go­rien aufteilen:

  1. Vor­be­rei­tung: Schon bevor eine Leis­tung über­haupt erbracht wird, beginnt die Tätig­keit des For­de­rungs­ma­nage­ments. Es ist sei­ne Auf­ga­be, zu prü­fen, ob ein Kun­de zah­lungs­fä­hig ist oder nicht. Dabei hilft ein Blick ins Schuld­ner- und Han­dels­re­gis­ter sowie eine Daten­bank über Kun­den, die in der Ver­gan­gen­heit bereits in Zah­lungs­ver­zug gekom­men sind.
  2. Rech­nungs­stel­lung: Dies ist der ers­te Schritt, nach­dem ein Auf­trag ein­ge­gan­gen ist. Die Abtei­lung muss eine Rech­nung erstel­len, die dann an den Kun­den ver­schickt wird. Sie ent­hält den jeweils zu zah­len­den Betrag und ande­re wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen, zum Bei­spiel über Raten, Zah­lungs­fris­ten oder Rabatte.
  3. Ver­bu­chung: Anschlie­ßend muss die Rech­nung ver­bucht wer­den. Das über­nimmt die Debi­to­ren­buch­hal­tung, die für alle For­de­run­gen zustän­dig ist. Übli­cher­wei­se wer­den die Buchun­gen nach Fäl­lig­keits­da­tum sor­tiert. So wird sofort deut­lich, wenn ein Kun­de in Zah­lungs­ver­zug ist. Dar­über hin­aus spei­chern Unter­neh­men übli­cher­wei­se wei­te­re Daten über ihre Kun­den. Konn­te ein Kun­de in der Ver­gan­gen­heit wie­der­holt sei­ne Rech­nun­gen nicht frist­ge­mäß zah­len, wird dies gespei­chert. Dann kön­nen Ober­gren­zen für Bestel­lun­gen fest­ge­legt oder die Geschäfts­be­zie­hun­gen abge­bro­chen werden.
  4. Mah­nung: In den meis­ten Fäl­len ver­läuft die Zah­lung von Rech­nun­gen rei­bungs­los, der Kun­de über­weist den fäl­li­gen Betrag frist­ge­recht. Immer wie­der kommt es jedoch vor, dass ein Kun­de die Zah­lung ver­säumt. Dann ist es Auf­ga­be des For­de­rungs­ma­nage­ments, zunächst eine Zah­lungs­er­in­ne­rung zu ver­fas­sen. Geht der Kun­de dar­auf nicht ein, wird eine Mah­nung versandt.

Wie muss eine Rechnung aussehen?

Erfah­re­ne Unter­neh­mer und Buch­hal­ter wis­sen natür­lich, wie eine Rech­nung aus­se­hen muss. Beson­ders Frei­be­ruf­ler und Neu­grün­der haben jedoch oft Pro­ble­me, eine kor­rek­te Rech­nung aus­zu­stel­len. Das kann auch recht­li­che Fol­gen haben, denn ab einem Betrag von 150 Euro ist der Rech­nungs­stel­ler recht­lich dazu ver­pflich­tet, die fol­gen­den zehn Daten auf der Rech­nung festzuhalten:

  • Voll­stän­di­ger Name und Anschrift des Unternehmens
  • Steu­er­num­mer (bzw. USt-IdNr.)
  • Voll­stän­di­ger Name und Anschrift des Kunden
  • Datum, an dem die Rech­nung aus­ge­stellt wurde
  • Rech­nungs­num­mer (übli­cher­wei­se wer­den alle Rech­nun­gen fort­lau­fend nummeriert)
  • Datum, an dem die Leis­tung erbracht, bzw. die Lie­fe­rung ver­sandt wurde
  • Art und Men­ge der Leistung/​Lieferung
  • Net­to­be­trag, der für die Leistung/​Lieferung anfällt
  • Umsatz­steu­er­satz, mit dem der Net­to­be­trag ver­steu­ert wird (7 oder 19 Prozent)
  • Umsatz­steu­er­be­trag, der zusätz­lich zum Net­to­be­trag anfällt

Ist sich der Unter­neh­mer wei­ter­hin unsi­cher, wie er die Rech­nung gestal­ten soll, kann er die­se Rech­nungs­vor­la­ge als Mus­ter­rech­nung verwenden.

So wichtig ist ein gutes Mahnwesen

Auch wenn eine Abmah­nung eine eher unan­ge­neh­me Sache ist, ist ein gut orga­ni­sier­tes Mahn­we­sen für ein Unter­neh­men wich­tig, wie die fol­gen­de Gra­fik von sta­tis­ta zeigt:

Überfällige Rechnungen

Hier erkennt man, dass in Deutsch­land ein Drit­tel aller an inlän­di­sche Kun­den aus­ge­stell­ten Rech­nun­gen über­fäl­lig ist. Aus­län­di­sche Kun­den gera­ten sogar noch öfter in Verzug.

Um die­sem Pro­blem ent­ge­gen­zu­wir­ken, ist es für ein Unter­neh­men wich­tig, ein gut funk­tio­nie­ren­des Mahn­we­sen zu besit­zen. Die­ses muss vor allem die Auf­ga­be bewäl­ti­gen, der For­de­run­gen zum einen Nach­druck zu ver­lei­hen, zum ande­ren aber auch Freund­lich­keit zu bewah­ren, damit der Kun­de nicht ver­är­gert wird.

Die ers­te Mah­nung soll­te daher auch viel­mehr als höf­li­che Zah­lungs­er­in­ne­rung ver­stan­den wer­den, in der der Kun­de dar­auf hin­ge­wie­sen wird, dass er den Betrag noch nicht über­wie­sen hat. Fol­gen soll­te eine Bit­te, die­ses Ver­säum­nis bis zu einem gewis­sen Datum zu beheben.

Bezahlt der Kun­de nach der Zah­lungs­er­in­ne­rung den fäl­li­gen Betrag wei­ter­hin nicht, darf die zwei­te Mah­nung durch­aus etwas deut­li­cher aus­fal­len. Dem Kun­den wird hier eine wei­te­re Frist gewährt, nach deren Ver­säum­nis das Unter­neh­men auch mit Mahn­ge­büh­ren und Ver­zugs­zin­sen dro­hen darf. Die letz­te Mah­nung soll­te schließ­lich sehr deut­lich ausfallen.

Das Unter­neh­men soll­te dem Kun­den klar machen, dass ihm recht­li­che Schrit­te dro­hen, sofern er die neu gesetz­te Frist nicht ein­hal­ten wird. Zusätz­lich soll­te eine Auf­lis­tung der nun zusätz­lich anfal­len­den Mahn­ge­büh­ren und Ver­zugs­zin­sen bei­lie­gen. Trägt auch die­ser Ver­such kei­ne Früch­te, soll­te ein Inkas­so­bü­ro ein­ge­schal­tet wer­den. Der letz­te Aus­weg ist ein gericht­li­ches Mahnverfahren.

Fazit

Je grö­ßer ein Unter­neh­men ist, des­to schwie­rig ist es, den Über­blick über alle aus­ste­hen­den Zah­lun­gen zu behal­ten. Ein For­de­rungs­ma­nage­ment ist daher wich­tig, damit alle For­de­run­gen auch bezahlt wer­den. Sonst kann dem Unter­neh­men viel Geld ver­lo­ren gehen.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © Raw​pi​xel​.com/ Shutterstock)


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2 Gedanken zu „So wichtig ist ein strukturiertes Forderungsmanagement“

  1. Man kann über eine Boni­täts­prü­fung zwar Infor­ma­tio­nen über die Liqui­di­tät eines Schuld­ners erlan­gen, doch zum einen lohnt sich das nicht bei jedem Geschäft und zum ande­ren sagt auch die­se Aus­kunft nichts über die Zah­lungs­mo­ral des Kun­den aus. Gerät ein Schuld­ner in Zah­lungs­ver­zug, soll­te daher unver­züg­lich reagiert wer­den. Kon­se­quent, am bes­ten in einem per­sön­li­chen Gespräch. Stan­da­ri­sier­te Mahn­schrei­ben erzie­len nur sel­ten den gewünsch­ten Erfolg. Tele­fon­in­kas­so ver­spricht da schon mehr Erfolge.

  2. Es soll­te viel­leicht als Ergän­zung auch noch ein­mal erwähnt wer­den, dass nicht nur Neu­kun­den mit einer schlech­ten Zah­lungs­mo­ral auf­fal­len. Häu­fig sind es die eigent­lich so “treu­en” Bestands­kun­den, die ihrer Zah­lungs­ver­pflich­tung nicht nach­kom­men. In die­sen Fäl­len ist es noch schwie­ri­ger, die offe­nen For­de­run­gen pro­fes­sio­nell ein­zu­trei­ben. Hier möch­te man viel­leicht als Unter­neh­men näm­lich auch noch den Spa­gat zwi­schen Kun­den­er­halt und For­de­rungs­ein­zug schaffen.

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