Buchhaltung richtig erledigen: Aufgaben und Grundlagen der Buchhaltung

Es gibt immer Tätigkeiten, die einem in seinem Beruf nicht gefallen, auch in der Selbständigkeit nicht. Buchhaltung mag ich z. B. nicht besonders, was auf viele andere Selbständige mit Sicherheit auch zutrifft.

Doch hat man sich in die wichtigsten Punkte mal reingefuchst, verliert sie durchaus ihren Schrecken.

Diese Punkte habe ich im folgenden Artikel zusammengefasst, damit entscheidende Fehler gerade am Anfang der Selbständigkeit vermieden werden.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet und wer nicht?

Die Buchhaltung kann in zwei verschiedene Verfahren zur Gewinnermittlung unterteilt werden:

• die Doppik oder doppelte Buchführung
• die einfache Buchführung anhand der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR

Wer was anwenden muss, hängt von verschiedenen Kriterien ab, nämlich von der Unternehmensrechtsform, der Höhe des Jahresumsatzes und Jahresüberschusses des Unternehmens und ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist.

So sind die Unternehmensrechtsformen wie KG, OHG, AG, GmbH sowie GmbH & Co. KG zur Doppik verpflichtet, aber auch Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und im HGB festgelegte Einkommensgrenzen pro Jahr überschreiten.

Diese sehen wie folgt aus:

• Umsatzerlös: 600.000 Euro
• Jahresüberschuss: 60.000 Euro

Liegen Selbständige bzw. Einzelunternehmer in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren unter diesen Schwellenwerten, was Umsatz und Gewinn angeht, sind sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Natürlich sind sie zur Gewinnermittlung verpflichtet, doch dafür reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vollkommen aus.

Das gleiche gilt auch für Freiberufler bzw. Freelancer. Sie sind auch nicht zur Doppik verpflichtet, müssen aber ihre Einnahmen und Ausgaben mittels EÜR zusammenstellen.

Aufgaben der Buchhaltung

Als wesentliche Aufgabe der Buchhaltung wird laut HGB definiert, alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen.

Dazu gehören:

• Belegorganisation: Es gibt die Regel: Keine Buchung ohne Beleg. Die Buchungen sollten immer eindeutig und verständlich sein, wozu ein passender Beleg gehört. Existiert kein Beleg, existiert auch der Geschäftsvorfall für die Buchhaltung nicht.
• Ermittlung von Vorsteuer und Umsatzsteuer: Wer nicht von der Umsatzsteuer befreit ist (wie u. a. KleinunternehmerInnen), muss von seinen Einnahmen eine Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent oder den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent (bei bestimmten Ausnahmen) an das Finanzamt abführen. Die Vorsteuer hat man beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen zunächst selbst zu zahlen, kann diese aber bei der Umsatzsteuervoranmeldung mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen. D. h. man errechnet zunächst seine abzuführende Umsatzsteuer, ermittelt im nächsten Schritt die Vorsteuer von den getätigten Ausgaben und die Differenz der beiden Werte ergibt entweder die Zahllast oder das Guthaben (falls die Vorsteuer die zu zahlende Umsatzsteuer überschreitet).
• Ermittlung der Ertragssteuern wie Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer, Einkommensteuer: Die Gewerbesteuer wird auf den Ertrag eines Gewerbebetriebes erhoben und folgendermaßen berechnet: Gewinn minus Freibetrag mal 3,5 Prozent mal Gewerbesteuer-Hebesatz. Natürliche Personen und Personengesellschaften können einen Freibetrag von 24.500 Euro geltend machen. Die Körperschaftsteuer muss von bestimmten juristischen Personen gezahlt werden, z. B. von Kapitalgesellschaften oder Vereinen. Personengesellschaften und natürliche Personen brauchen diese Steuer nicht zu zahlen.
  Die Einkommensteuer wird auf das Einkommen natürlicher Personen erhoben. Als Bemessungsgrundlage wird das zu versteuernde Einkommen herangezogen.
• Anlagenverwaltung: Das Anlagevermögen eines Unternehmens wird über die Anlagenbuchhaltung verwaltet und abgeschrieben. Bei einer Abschreibung wird der Wert eines Gegenstandes (wie z. B. ein Computer) nach und nach verringert. Über welchen Zeitraum ein Vermögensgegenstand abgeschrieben wird, kann man der sogenannten AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzungen) entnehmen. Seit 2021 akzeptiert die Finanzverwaltung die Sofortabschreibung auf EDV-Geräte und Software.
• Inventur: Unternehmer, die nicht der Pflicht der Doppik unterliegen, brauchen keine Inventur zu machen.

Grundlagen der richtigen Buchhaltung

Man muss kein Bilanzbuchhalter sein, um seine Buchhaltung – solange sie nicht allzu kompliziert ist – zu beherrschen.

Wer sich am Anfang seiner Selbständigkeit den Steuerberater sparen will, sollte vor allem sorgfältig arbeiten und die folgenden Punkte beachten.

1. Die eingehenden und ausgehenden Belege sollten chronologisch sortiert und abgeheftet werden. Die meisten Solo-Selbständigen werden sich für die Einnahme-/Überschussrechnung (EÜR) entscheiden, eine komplizierte doppelte Buchführung ist nicht nötig. Die Belege lassen sich am besten dem dazugehörigen Kontoauszug zuordnen, wenn sie zusammen mit diesem in einem Ordner abgelegt werden.
2. Rechnungen mit Word schreiben sollte man seit Anfang 2017 nicht mehr, denn die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangt, dass die digitalen Dokumente dauerhaft unveränderbar sein sollen. Und dies ist nicht der Fall, wenn die Rechnungen mit Word erstellt wurden, da nachträglich Änderungen an diesen Dateien vorgenommen werden können.
   Um also gemäß der GoBD zu arbeiten, sollte man sich ein (Online-)Rechnungstool wie z. B. Lexoffice zulegen. Das Programm ist sehr einfach zu bedienen und erleichtert auch manche Abläufe in der Rechnungserstellung. Der Preis ist mit 8,90 Euro netto pro Monat für Solo-Selbständige auch in Ordnung. Ich nutze auch Lexoffice und komme damit sehr gut klar. Neben Lexoffice gibt es noch einige andere gute Buchhaltungstools, wie Fastbill, sevDesk oder Buchhaltungsbutler, um noch ein paar Beispiele zu nennen.
3. Je nachdem wie viel Umsatzsteuer man im Vorjahr gezahlt hat, muss man monatlich oder pro Quartal eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (Termine: 10. April, 10. Juli, 10. Oktober, 10. Januar). Falls einem die Fristen zu kurz sind, kann man eine Dauerfristverlängerung beantragen. Damit kann man die Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung um einen Monat hinausschieben. D. h. statt am 10. April wird die Abgabe auf den 10. Mai terminiert etc. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird über Elster vorgenommen. Dort ist auch das entsprechende Formular zu finden.

Wer sich diese Arbeit nicht antun will oder Angst hat, Fehler zu machen, kann natürlich einen Steuerberater mit der Buchhaltung beauftragen. Das kostet dann zwar was, aber es hält sich im Rahmen. Die eingesparte Zeit kann man schließlich in sein Geschäft investieren.

(Bildquelle Artikelanfang: © stevepb /Pixabay.com)