Buchhaltung richtig erledigen: Aufgaben und Grundlagen der Buchhaltung

Es gibt immer Tätig­kei­ten, die einem in sei­nem Beruf nicht gefal­len, auch in der Selb­stän­dig­keit nicht. Buch­hal­tung mag ich z. B. nicht beson­ders, was auf vie­le ande­re Selb­stän­di­ge mit Sicher­heit auch zutrifft.

Doch hat man sich in die wich­tigs­ten Punk­te mal rein­ge­fuchst, ver­liert sie durch­aus ihren Schrecken.

Die­se Punk­te habe ich im fol­gen­den Arti­kel zusam­men­ge­fasst, damit ent­schei­den­de Feh­ler gera­de am Anfang der Selb­stän­dig­keit ver­mie­den werden.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet und wer nicht?

Die Buch­hal­tung kann in zwei ver­schie­de­ne Ver­fah­ren zur Gewinn­ermitt­lung unter­teilt werden:


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  • die Dop­pik oder dop­pel­te Buchführung
  • die ein­fa­che Buch­füh­rung anhand der Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung (EÜR

Wer was anwen­den muss, hängt von ver­schie­de­nen Kri­te­ri­en ab, näm­lich von der Unter­neh­mens­rechts­form, der Höhe des Jah­res­um­sat­zes und Jah­res­über­schus­ses des Unter­neh­mens und ob das Unter­neh­men im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­gen ist.

So sind die Unter­neh­mens­rechts­for­men wie KG, OHG, AG, GmbH sowie GmbH & Co. KG zur Dop­pik ver­pflich­tet, aber auch Gewer­be­trei­ben­de, die im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­gen sind und im HGB fest­ge­leg­te Ein­kom­mens­gren­zen pro Jahr überschreiten.

Die­se sehen wie folgt aus:

  • Umsatz­er­lös: 600.000 Euro
  • Jah­res­über­schuss: 60.000 Euro

Lie­gen Selb­stän­di­ge bzw. Ein­zel­un­ter­neh­mer in zwei auf­ein­an­der­fol­gen­den Geschäfts­jah­ren unter die­sen Schwel­len­wer­ten, was Umsatz und Gewinn angeht, sind sie nicht zur dop­pel­ten Buch­füh­rung verpflichtet.

Natür­lich sind sie zur Gewinn­ermitt­lung ver­pflich­tet, doch dafür reicht die Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung (EÜR) voll­kom­men aus.

Das glei­che gilt auch für Frei­be­ruf­ler bzw. Free­lan­cer. Sie sind auch nicht zur Dop­pik ver­pflich­tet, müs­sen aber ihre Ein­nah­men und Aus­ga­ben mit­tels EÜR zusammenstellen.

Aufgaben der Buchhaltung

Als wesent­li­che Auf­ga­be der Buch­hal­tung wird laut HGB defi­niert, alle Geschäfts­vor­fäl­le lau­fend, lücken­los und sach­lich geord­net zu erfas­sen und zu buchen.

Dazu gehö­ren:

  • Bele­g­or­ga­ni­sa­ti­on: Es gibt die Regel: Kei­ne Buchung ohne Beleg. Die Buchun­gen soll­ten immer ein­deu­tig und ver­ständ­lich sein, wozu ein pas­sen­der Beleg gehört. Exis­tiert kein Beleg, exis­tiert auch der Geschäfts­vor­fall für die Buch­hal­tung nicht.
  • Ermitt­lung von Vor­steu­er und Umsatz­steu­er: Wer nicht von der Umsatz­steu­er befreit ist (wie u. a. Klein­un­ter­neh­me­rIn­nen), muss von sei­nen Ein­nah­men eine Umsatz­steu­er in Höhe von 19 Pro­zent oder den ermä­ßig­ten Steu­er­satz von 7 Pro­zent (bei bestimm­ten Aus­nah­men) an das Finanz­amt abfüh­ren. Die Vor­steu­er hat man beim Kauf von Pro­duk­ten oder Dienst­leis­tun­gen zunächst selbst zu zah­len, kann die­se aber bei der Umsatz­steu­er­vor­anmel­dung mit der zu zah­len­den Umsatz­steu­er ver­rech­nen. D. h. man errech­net zunächst sei­ne abzu­füh­ren­de Umsatz­steu­er, ermit­telt im nächs­ten Schritt die Vor­steu­er von den getä­tig­ten Aus­ga­ben und die Dif­fe­renz der bei­den Wer­te ergibt ent­we­der die Zahl­last oder das Gut­ha­ben (falls die Vor­steu­er die zu zah­len­de Umsatz­steu­er überschreitet).
  • Ermitt­lung der Ertrags­steu­ern wie Gewer­be­steu­er, Kör­per­schafts­steu­er, Ein­kom­men­steu­er: Die Gewer­be­steu­er wird auf den Ertrag eines Gewer­be­be­trie­bes erho­ben und fol­gen­der­ma­ßen berech­net: Gewinn minus Frei­be­trag mal 3,5 Pro­zent mal Gewer­be­steu­er-Hebe­satz. Natür­li­che Per­so­nen und Per­so­nen­ge­sell­schaf­ten kön­nen einen Frei­be­trag von 24.500 Euro gel­tend machen. Die Kör­per­schaft­steu­er muss von bestimm­ten juris­ti­schen Per­so­nen gezahlt wer­den, z. B. von Kapi­tal­ge­sell­schaf­ten oder Ver­ei­nen. Per­so­nen­ge­sell­schaf­ten und natür­li­che Per­so­nen brau­chen die­se Steu­er nicht zu zah­len.
    Die Ein­kom­men­steu­er wird auf das Ein­kom­men natür­li­cher Per­so­nen erho­ben. Als Bemes­sungs­grund­la­ge wird das zu ver­steu­ern­de Ein­kom­men herangezogen.
  • Anla­gen­ver­wal­tung: Das Anla­ge­ver­mö­gen eines Unter­neh­mens wird über die Anla­gen­buch­hal­tung ver­wal­tet und abge­schrie­ben. Bei einer Abschrei­bung wird der Wert eines Gegen­stan­des (wie z. B. ein Com­pu­ter) nach und nach ver­rin­gert. Über wel­chen Zeit­raum ein Ver­mö­gens­ge­gen­stand abge­schrie­ben wird, kann man der soge­nann­ten AfA-Tabel­le (Abset­zung für Abnut­zun­gen) ent­neh­men. Seit 2021 akzep­tiert die Finanz­ver­wal­tung die Sofort­ab­schrei­bung auf EDV-Gerä­te und Soft­ware.
  • Inven­tur: Unter­neh­mer, die nicht der Pflicht der Dop­pik unter­lie­gen, brau­chen kei­ne Inven­tur zu machen.

Grundlagen der richtigen Buchhaltung

Man muss kein Bilanz­buch­hal­ter sein, um sei­ne Buch­hal­tung – solan­ge sie nicht all­zu kom­pli­ziert ist – zu beherrschen.

Wer sich am Anfang sei­ner Selb­stän­dig­keit den Steu­er­be­ra­ter spa­ren will, soll­te vor allem sorg­fäl­tig arbei­ten und die fol­gen­den Punk­te beachten.

  1. Die ein­ge­hen­den und aus­ge­hen­den Bele­ge soll­ten chro­no­lo­gisch sor­tiert und abge­hef­tet wer­den. Die meis­ten Solo-Selb­stän­di­gen wer­den sich für die Ein­nah­me-/Über­schuss­rech­nung (EÜR) ent­schei­den, eine kom­pli­zier­te dop­pel­te Buch­füh­rung ist nicht nötig. Die Bele­ge las­sen sich am bes­ten dem dazu­ge­hö­ri­gen Kon­to­aus­zug zuord­nen, wenn sie zusam­men mit die­sem in einem Ord­ner abge­legt werden.
  2. Rech­nun­gen mit Word schrei­ben soll­te man seit Anfang 2017 nicht mehr, denn die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff) ver­langt, dass die digi­ta­len Doku­men­te dau­er­haft unver­än­der­bar sein sol­len. Und dies ist nicht der Fall, wenn die Rech­nun­gen mit Word erstellt wur­den, da nach­träg­lich Ände­run­gen an die­sen Datei­en vor­ge­nom­men wer­den kön­nen.
    Um also gemäß der GoBD zu arbei­ten, soll­te man sich ein (Online-)Rech­nungs­tool wie z. B. Lexof­fice zule­gen. Das Pro­gramm ist sehr ein­fach zu bedie­nen und erleich­tert auch man­che Abläu­fe in der Rech­nungs­er­stel­lung. Der Preis ist mit 8,90 Euro net­to pro Monat für Solo-Selb­stän­di­ge auch in Ord­nung. Ich nut­ze auch Lexof­fice und kom­me damit sehr gut klar. Neben Lexof­fice gibt es noch eini­ge ande­re gute Buch­hal­tungs­tools, wie Fast­bill, sev­Desk oder Buch­hal­tungs­but­ler, um noch ein paar Bei­spie­le zu nennen.
  3. Je nach­dem wie viel Umsatz­steu­er man im Vor­jahr gezahlt hat, muss man monat­lich oder pro Quar­tal eine Umsatz­steu­er­vor­anmel­dung abge­ben (Ter­mi­ne: 10. April, 10. Juli, 10. Okto­ber, 10. Janu­ar). Falls einem die Fris­ten zu kurz sind, kann man eine Dau­er­frist­ver­län­ge­rung bean­tra­gen. Damit kann man die Abga­be einer Umsatz­steu­er­vor­anmel­dung um einen Monat hin­aus­schie­ben. D. h. statt am 10. April wird die Abga­be auf den 10. Mai ter­mi­niert etc. Die Umsatz­steu­er-Vor­anmel­dung wird über Els­ter vor­ge­nom­men. Dort ist auch das ent­spre­chen­de For­mu­lar zu finden.

Wer sich die­se Arbeit nicht antun will oder Angst hat, Feh­ler zu machen, kann natür­lich einen Steu­er­be­ra­ter mit der Buch­hal­tung beauf­tra­gen. Das kos­tet dann zwar was, aber es hält sich im Rah­men. Die ein­ge­spar­te Zeit kann man schließ­lich in sein Geschäft investieren.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © ste­vepb /Pixabay.com)


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