Seit ein paar Wochen geistert der Begriff SEPA durch’s Netz und andere Medien. Die Banken verschicken an ihre Kunden Informationsflyer zu diesem Thema, auch ich habe einen bekommen und ihn mir genau durchgelesen. Denn die SEPA-Umstellung ist sehr wichtig für Firmen und selbständig Tätige.
Hinter der Abkürzung SEPA steckt die Bezeichnung “Single Euro Payments Area”, was so viel heißt wie “Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum”. Ab dem 1. Februar 2014 wird nun der Zahlungsverkehr innerhalb Deutschlands und der Europäischen Union einheitlich.
Es gibt damit keinen Unterschied mehr zwischen inländischen und europaweiten Überweisungen und Lastschriften in Euro.
Dieser Prozess vollzog sich in kleinen Schritten über mehrere Jahre und ist ab oben genanntem Datum für alle Firmen, selbständig Tätige, Behörden, Vereine und öffentlichen Verwaltungen verbindlich.
Privatkunden der Banken können dagegen ihre Zahlungen innerhalb Deutschlands in einer zweijährigen Übergangszeit vom Februar 2014 bis Februar 2016 entsprechend anpassen.
Was ändert sich mit SEPA?
Mit SEPA werden die für im Inland genutzten Zahlverfahren für Lastschriften und Überweisungen mit Kontonummer sowie Bankleitzahl abgeschafft. Stattdessen muss man dann auf Rechnungen und Lastschriften für den inländischen Zahlungsverkehr die IBAN angeben und für den grenzüberschreitenden IBAN und BIC.
Für inländische Zahlungen wird die BIC nicht mehr nötig, für den europaweiten Zahlungsverkehr muss sie noch bis zum 31. Januar 2016 angegeben werden.
Die IBAN — die internationale Bankkontonummer — wird also auch für den nationalen Zahlungsverkehr von großer Bedeutung sein. Diese Nummer setzt sich aus Bankleitzahl und Kontonummer des jeweiligen Kontos zusammen, ergänzt wird sie durch ein Länderkennzeichen (wie DE für Deutschland) und einer zweistelligen Prüfziffer. Die Prüfziffer soll dazu dienen, um mögliche Zahlendreher zu erkennen und damit Fehlüberweisungen zu vermeiden.
Was bedeutet SEPA für Firmen und Selbständige?
Je nach Größe des Unternehmens kommt mit dem neuen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum unterschiedlicher Arbeitsaufwand auf Firmen und Selbständige zu. Und es wird mit Sicherheit allmählich Zeit, die nötigen Schritte für die SEPA-Umstellung in Angriff zu nehmen.
Das Forschungsinstitut ibi der Universität Regensburg hat ermittelt, dass sich ca. 35 Prozent der KMU noch gar nicht mit dieser Umstellung auseinandergesetzt haben, ca. 25 Prozent können noch keinen konkreten Plan für die Umstellung aufweisen.
Gerade wer doppelte Buchführung betreibt, muss einiges anpassen wie Stammdaten und Prozesse, darüber hinaus Änderungen der AGB sowie Geschäftspapiere vornehmen.
Es stehen also viele organisatorische Schritte an, um das SEPA-Verfahren in den Betrieb zu integrieren, u. a. folgende:
- Die EDV- bzw. IT-Systeme müssen geprüft werden, ob sie für SEPA bereit sind (was wohl bei den meisten der Fall ist, denn die Softwareunternehmen werden diese Neuerungen in die Updates ihrer Buchhaltungssoftware zeitnah integrieren und ihren Kunden ankündigen).
- Im Kundenstamm der Buchhaltung müssen IBAN/BIC ergänzt werden. Diese Daten sollte man rechtszeitig von seinen Kunden oder Geschäftspartnern anfordern.
- Die Rechnungs- und Briefbögen müssen mit den neuen Nummern ausgestattet werden.
- Wer das Lastschriftverfahren nutzt, sollte die neuen Lastschriftmandate in die Formulare einfügen.
- Und auch die Umstellung auf ein SEPA-Lastschriftverfahren muss organisiert werden, was zahlreiche Schritte beinhaltet (wie Gläubiger-ID beantragen, Inkasso-Vereinbarung mit dem eigenen Kreditinstitut treffen usw.)
Die Anbieter von Buchhaltungssoftware werden rechtzeitig SEPA-fähige Updates für die einzelne Programme ihren Kunden zur Verfügung stellen. Außerdem bieten wohl die meisten auch Einrichtungsassistenten, Checklisten und weitere Tipps an, um den Unternehmen die Umstellung möglichst einfach zu machen.
Wer als Selbständiger kein Lastschriftverfahren bei seinen Kunden einsetzt, sondern nur Rechnungen schreibt, der wird nicht mit allzu großen Verwaltungsumstellungen kämpfen müssen. Aber dennoch sollte man daran denken, die Bankdaten auf den Rechnungsschreiben entsprechend anzupassen. Befinden sich auch auf anderen Geschäftspapieren Bankdaten, müssen diese natürlich ebenfalls geändert werden.
Wer mit seiner Umstellung zu spät dran ist, kann ab dem 1. Februar 2014 nicht mehr am elektronischen Zahlungsverkehr teilnehmen.
Vorteile von SEPA
Das einheitliche Zahlverfahren europaweit bringt ein paar Vorteile mit. Die Überweisungen an ausländische Geschäftskunden oder ‑partner werden spürbar schneller und auch günstiger.
Das besonders in Deutschland sehr häufig eingesetzte Lastschriftverfahren kann nun auch grenzüberschreitend genutzt werden. Nur die Regeln dafür werden abgewandelt, auch für das inländische Lastschriftverfahren, wozu die Einzugsermächtigung und das Abbuchungsverfahren zählen.
Wer genauere Informationen zur SEPA-Basis-Lastschrift (entspricht der bisherigen Einzugsermächtigung) und der SEPA-Firmenlastschrift (entspricht dem Abbuchungsverfahren, kann nur zwischen Unternehmen eingesetzt werden), der findet hier weitere wissenswerte Details.
