Pro­fes­sio­nel­le Rech­nun­gen schrei­ben ist sehr wich­tig – und zwar nicht nur, um den Anfor­de­run­gen der Finanz­be­hör­den gerecht zu wer­den. Schließ­lich ist die Rech­nung oft der womög­lich letz­te Ein­druck, der beim Kun­den hin­ter­las­sen wird. Die­ser bleibt lan­ge in Erin­ne­rung, des­halb habe ich mir ange­se­hen, wie du mit Rech­nungs­vor­la­gen arbei­ten kannst.


Vorteile von Rechnungsvorlagen in Word und Excel

Rech­nun­gen schrei­ben kann ziem­lich läs­tig sei, beson­ders wenn du es mit einer gro­ßen Anzahl an Bele­gen zu tun hast. Damit du nicht stän­dig alles neu erstel­len musst, wer­den ger­ne Rech­nungs­vor­la­gen her­an­ge­zo­gen.

Die­se brauchst du nur mehr mit dei­nem eige­nen Brief­kopf zu ver­se­hen und mit indi­vi­du­el­len Daten zu ergän­zen. Anschlie­ßend kannst du die Vor­la­gen immer wie­der ver­wen­den. Je nach eige­nen Vor­lie­ben kön­nen die­se Vor­la­gen als Word- oder Excel-Datei­en genutzt wer­den.

Ob Excel oder Word die prak­ti­sche­re Alter­na­ti­ve für dich ist, hängt vor allem auch davon ab, wie du dei­ne Rech­nun­gen auf­bau­en möch­test. Beson­ders bei umfang­rei­che­ren Bele­gen, die auch schwie­ri­ge­re Kal­ku­la­tio­nen und vie­le Rech­nungs­pos­ten beinhal­ten, kann Excel wesent­lich ein­fa­cher sein als Word.

Kostenlose Rechnungsvorlagen zum Download

Online fin­dest du zahl­rei­che Rech­nungs­vor­la­gen, sowohl als Word-For­mat wie auch als Excel-Datei­en. Die­se kannst du kos­ten­los her­un­ter­la­den und für dei­ne eige­nen Zwe­cke adap­tie­ren.

Ein Bei­spiel für eine sol­che Vor­la­ge fin­dest du etwa hier zum Down­load.

Rechnungsvorlage
(Bild­quel­le: https://​vor​la​ge​-kos​ten​los​.de/ )

Wenn du Rech­nungs­vor­la­gen aus dem Inter­net benutzt musst du dir aller­dings dar­über im Kla­ren sein, dass die­se oft­mals nicht den Anfor­de­run­gen der GoBD ent­spre­chen.

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Denn es ist genau gere­gelt, wor­auf bei einer Rech­nung geach­tet wer­den muss – die­se muss fäl­schungs­si­cher sein und Miss­brauch ver­hin­dern. Word- oder Excel-Datei­en sind hier jedoch sehr pro­ble­ma­tisch, da sie theo­re­tisch leicht ver­än­dert wer­den könn­ten.

Wird eine Vor­la­ge ver­wen­det und die Datei dann aus­ge­druckt, um den Beleg phy­sisch zu ver­sen­den, so greift die GoBD hier nicht. Anders ist es, wenn der Beleg digi­tal gespei­chert wer­den soll. In die­sem Fall spielt es dann auch kei­ne Rol­le, ob die Rech­nung anschlie­ßend per Post ver­sen­det wird.

Nachteile von Rechnungsvorlagen

Du siehst schon, fer­ti­ge Rech­nungs­vor­la­gen sind zwar kos­ten­los und schnell online ver­füg­bar, sie brin­gen aber kla­re Nach­tei­le mit sich. Du musst sehr genau sein, wenn du die Vor­la­gen ver­wen­dest, um recht­lich wirk­lich auf der siche­ren Sei­te zu sein.

Außer­dem musst du immer erst kon­trol­lie­ren, ob die Vor­la­gen auch wirk­lich den gesetz­li­chen Vor­ga­ben ent­spre­chen. So muss etwa beach­tet wer­den, dass alle Pflicht­be­stand­tei­le der Rech­nung auch tat­säch­lich auf der Vor­la­ge ange­führt sind. Gege­be­nen­falls muss die Vor­la­ge erst so ergänzt wer­den, dass sie sicher kor­rekt ist und du durch ihre Nut­zung nicht in recht­li­che Schwie­rig­kei­ten gerätst.

Alternative: Rechnungsprogramm nutzen

Wenn du dich nicht mit Vor­la­gen her­um­schla­gen möch­test, die dir viel­leicht mehr Sor­gen­fal­ten berei­ten als dein Geschäfts­le­ben zu ver­ein­fa­chen, so sind pro­fes­sio­nel­le Rech­nungs­pro­gram­me die idea­le Alter­na­ti­ve für dich.

Über die­se Soft­ware-Lösun­gen bist du hin­sicht­lich der recht­li­chen Belan­ge immer abge­si­chert. Außer­dem hast du dei­ne gesam­te Buch­hal­tung im Blick und kannst auch ande­re prak­ti­sche Tools nut­zen. Durch die Soft­ware­lö­sun­gen wird dei­ne gesam­te Buch­hal­tung über­sicht­lich digi­tal abge­bil­det. Allen Anfor­de­run­gen der GoBD wird ent­spro­chen und du hast eine zen­tra­le Platt­form, auf der du vom Ange­bot bis zur Mah­nung alle Unter­la­gen sehr struk­tu­riert vor­lie­gen hast.

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Rechnungsprogramme – Anbieter

Für die Erstel­lung und Ver­wal­tung dei­ner Bele­ge gibt es unter­schied­lichs­te Anbie­ter. Beson­ders beliebt sind der­zeit bei­spiels­wei­se:

Papier​kram​.de bie­tet viel­fäl­ti­ge Funk­tio­nen und ist selbst­ver­ständ­lich auf Deutsch ver­füg­bar. Im Gegen­satz dazu musst du, wenn du Quick­Books nut­zen möch­test, Eng­lisch schon sehr fit sein, denn die­ser Anbie­ter stellt zwar tol­le Funk­tio­nen bereit, ist jedoch nur eng­lisch ver­füg­bar.

Bei sev­Desk wer­den dich vor allem das ein­fa­che Hand­ling und die attrak­ti­ven Prei­se über­zeu­gen. Außer­dem hast du die Mög­lich­keit die Soft­ware kos­ten­los zu tes­ten – und wenn du das getan hast, willst du dich sicher kei­ne wei­te­re Sekun­de mehr mit Rech­nungs­vor­la­gen in Word und Excel beschäf­ti­gen.

Rechnungssoftware – Vorteile

Der­zeit beschäf­tigst du dich noch damit, ob du kos­ten­lo­se Vor­la­gen für dei­ne Rech­nun­gen nut­zen kannst. Doch wenn dein Unter­neh­men gera­de im Auf­bau ist, wirst du schnell auch noch wei­te­re Bele­gar­ten benö­ti­gen. Lie­fer­schei­ne, Mah­nun­gen oder auch Stor­no-Rech­nun­gen benö­tigt jedes Unter­neh­men frü­her oder spä­ter ein­mal.

Damit du hier nicht jedes Mal aufs Neue nach kos­ten­lo­sen Vor­la­gen suchen musst, die du dann erst anpas­sen musst, ist eine zen­tra­le Soft­ware­lö­sung ide­al. Mit die­ser deckst du alle ver­schie­de­nen Bele­gar­ten ab und bist für das Wachs­tum dei­nes Unter­neh­mens gerüs­tet.

Bei man­chen Anbie­tern hast du bei­spiels­wei­se neben ver­schie­de­nen Bele­gar­ten auch die Opti­on, dei­ne gesam­te Waren­wirt­schaft über die Soft­ware abzu­bil­den.

Das heißt, dass du nicht mit end­lo­sen Lis­ten oder unter­schied­li­chen Sys­te­men arbei­ten brauchst, son­dern auf die­ser Platt­form all dei­ne Akti­vi­tä­ten im Bereich der Ver­wal­tung steu­ern kannst. So bewahrst du die Über­sicht, ver­lierst kei­ne Zeit und hast alle Unter­la­gen bes­tens struk­tu­riert.

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Wenn du von Anfang an mit einem soli­den Ver­wal­tungs-Tool arbei­test, ersparst du dir mit­tel­fris­tig jede Men­ge Zeit, Geld und Ner­ven, denn nichts ist schlim­mer, als Cha­os in dei­ner Buch­hal­tung, feh­ler­haf­te Rech­nun­gen oder Bele­ge, die nicht­mehr auf­find­bar sind.

(Bild Arti­kel­an­fang: © AlexanderStein/Pixabay.com)