Wer sein Unter­neh­men in der heu­ti­gen Zeit vor­an­brin­gen will, muss mit der Digi­ta­li­sie­rung gehen. Es geht dar­um, dass Unter­neh­men wett­be­werbs­fä­hig blei­ben, Pro­zes­se opti­miert und auto­ma­ti­siert ablau­fen und stets die aktu­el­len Daten in Echt­zeit ver­füg­bar sind.


Des­we­gen ist ein Enter­pri­se-Res­sour­ce-Plan­ning-Sys­tem (ERP-Sys­tem) als Herz­stück einer Fir­ma unbe­dingt not­wen­dig, um Zeit und Kos­ten ein­zu­spa­ren. Die­se kön­nen dann bei­spiels­wei­se in neue Pro­dukt­ent­wick­lun­gen oder in wich­ti­ge Fach­kräf­te inves­tiert wer­den.

Die drei großen Vorteile eines ERP-Systems

1. Transparenz

Jede Abtei­lung oder jeder Mit­ar­bei­ter pflegt sei­ne eige­ne Excel-Lis­te? Die­se Insel­lö­sun­gen gehö­ren dank des Ein­sat­zes eines ERP-Sys­tems der Ver­gan­gen­heit an.

Das gesam­te Unter­neh­men arbei­tet auf Grund­la­ge einer gemein­sa­men Daten­ba­sis, die stets aktu­ell ist und auf die jeder Berech­ti­ge Zugriff hat. Die­se macht es zudem mög­lich, auch den Kun­den zuver­läs­si­ge Aus­künf­te zu geben.

2. Schnelligkeit

Mit­ar­bei­ter müs­sen nicht mehr mit unglei­chen Daten jon­glie­ren, sich extra Zeit für deren Aktua­li­sie­rung neh­men und in ande­ren Abtei­lun­gen nach­fra­gen. Sie kön­nen Ange­bo­te oder Rech­nun­gen mit weni­ger Zeit­auf­wand erstel­len.

Der Ein­kauf kann bei­spiels­wei­se durch die intel­li­gen­te Ein­bin­dung eines Waren­wirt­schafts­sys­tems sofort erken­nen, wel­ches Pro­dukt stark nach­ge­fragt wird oder wel­ches eher schlecht per­formt – und ent­spre­chend dar­auf reagie­ren.

3. Sinkende Fehlerquote

Dank auto­ma­ti­scher Abfra­gen und Plau­si­bi­li­täts­prü­fun­gen in der ERP-Soft­ware kön­nen Feh­ler­quo­ten deut­lich gesenkt bzw. man­che Feh­ler­quel­len von vor­ne­her­ein kom­plett eli­mi­niert wer­den.

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse

Bevor Unter­neh­men auf ein ein­heit­li­ches ERP-Sys­tem umstei­gen, müs­sen sie am bes­ten gemein­sam mit den ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­tern einen Plan erstel­len, der in einer Art Pflich­ten­heft fest­ge­hal­ten wird.

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Das macht es für bei­de Sei­ten, Unter­neh­men wie Anbie­ter der ERP-Soft­ware, leich­ter nach­zu­voll­zie­hen, zu wel­chem Zweck und mit wel­chem Ziel das Sys­tem zum Ein­satz kommt.

Denn auch ERP-Sys­te­me sind unter­schied­lich und kön­nen je nach Bedarf und Mög­lich­keit des Anbie­ters genau an Anfor­de­run­gen des Unter­neh­mens ange­passt wer­den.

Das Zau­ber­wort ist hier Fle­xi­bi­li­tät – wenn es das Unter­neh­men ver­langt, kön­nen bei­spiels­wei­se wei­te­re Modu­le in das Sys­tem inte­griert oder wich­ti­ge Schnitt­stel­len gleich zu Beginn ein­ge­plant wer­den.

Eben­so wich­tig ist die Ent­schei­dung, das ERP-Sys­tem inhouse oder in der Cloud zu betrei­ben und einen finan­zi­el­len Rah­men für die Instal­la­ti­on und den lau­fen­den Betrieb fest­zu­le­gen.

Smar­te Unter­neh­men den­ken bei der Ein­füh­rung eines ERP-Sys­tems übri­gens nicht nur an das Heu­te, son­dern auch an das Mor­gen. Nach­träg­li­che Ände­run­gen am Sys­tem sind zwar mach­bar, aber zeit­lich und tech­nisch auf­wän­dig.

Warenwirtschaftssystem – es geht nicht mehr ohne

Gera­de Unter­neh­men die sich der Her­aus­for­de­rung eines hart umkämpf­ten Mark­tes stel­len müs­sen, kom­men nicht umhin, eine Waren­wirt­schaft (Wawi) zu inte­grie­ren. Beson­ders Betrei­ber von Online­shops, egal ob B2B oder B2C, blei­ben dadurch wett­be­werbs­fä­hig.

Als umfas­sen­des IT-Sys­tem bil­det die WaWi sämt­li­che Waren­strö­me ab. Sie sorgt dafür, dass alle Abläu­fe inner­halb des Unter­neh­mens koor­di­niert ablau­fen, Ver­ant­wort­li­che jeder­zeit per Dash­board den schnel­len Über­blick haben und so auch Feh­ler schnellst­mög­lich kor­ri­gie­ren kön­nen. Ins­be­son­de­re der Bereich Logis­tik wird dank des Ein­sat­zes einer WaWi lang­fris­tig wie nach­hal­tig kos­ten­ef­fi­zi­ent betrie­ben.

Lagerlogistik: Computer statt Klemmbrett

Unter­neh­men, die ihre Lager und die ent­spre­chen­den Daten noch hän­disch ver­wal­ten, wer­den in Zei­ten der fort­schrei­ten­den Digi­ta­li­sie­rung von der Kon­kur­renz abge­hängt bezie­hungs­wei­se ver­drängt. Die WaWi zeigt Mit­ar­bei­tern nicht nur, wel­che Pro­duk­te beson­ders stark nach­ge­fragt sind und wel­che nicht, sie sorgt auch dafür, dass bestell­ba­re Waren jeder­zeit ver­füg­bar sind.

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Denn nichts ist schlim­mer als wenn Kun­den zu lan­ge auf ihre Pro­duk­te war­ten müs­sen – dies zieht meist eine nega­ti­ve Bewer­tung nach sich und kann ande­re Inter­es­sen­ten von einem Kauf abhal­ten.

Aber die WaWi gibt nicht nur einen aktu­el­len Über­blick über den Lager­be­stand. Auch die Lager­platz­ver­wal­tung kann mit die­sem Sys­tem opti­miert wer­den. So wird der vor­han­de­ne Platz effi­zi­ent genutzt.

Soll­te sich beim Ablauf des Ver­sand- und Ver­pa­ckungs­pro­zes­ses her­aus­kris­tal­li­sie­ren, dass bestimm­te Pro­duk­te an einer ande­ren Stel­le bes­ser auf­ge­ho­ben sind, wird dies von der WaWi ange­zeigt und die Betei­lig­ten kön­nen ent­spre­chend reagie­ren.

mobile Datenerfassung

Spart Zeit und Kos­ten: Mobi­le Daten­er­fas­sung der Select­li­ne Soft­ware GmbH (Bild: Select­Li­ne Soft­ware GmbH)

Ein letz­ter wich­ti­ger Vor­teil für Unter­neh­men durch den Ein­satz einer WaWi zeigt sich bei der Waren­aus­zeich­nung. Das Sys­tem ver­gibt den Pro­duk­ten fort­lau­fen­de Num­mern und ord­net sie je nach Wunsch ver­schie­de­nen Kate­go­rien zu. Damit ent­fällt bei­spiels­wei­se auch eine auf­wän­di­ge und teil­wei­se noch hän­disch durch­ge­führ­te Inven­tur.

Individuelle Schnittstellen – externer Marktplatz statt eigenem Shop?

Die Ein­bin­dung eines eige­nen Online­shops stellt vie­le Unter­neh­men immer noch vor per­so­nel­le wie auch finan­zi­el­le Her­aus­for­de­run­gen. Die­se las­sen sich umge­hen, indem die eige­nen Pro­duk­te auf exter­nen Markt­plät­zen wie ebay, Yate­go oder Ama­zon ange­bo­ten und ver­kauft wer­den.

Dank indi­vi­du­el­ler Schnitt­stel­len behält die WaWi auch bei der Anbin­dung an einen oder meh­re­re ver­schie­de­ne Markt­plät­ze stets den Über­blick.

Füh­ren Unter­neh­men zum Bei­spiel eine Preis­än­de­rung durch oder brin­gen ein neu­es Pro­dukt auf den Markt, aktua­li­siert die WaWi die Daten auf allen Markt­plät­zen. Auch eine Anbin­dung an Ver­sand­dienst­leis­ter wie bei­spiels­wei­se DHL ist denk­bar – Kun­den bekom­men so die Mög­lich­keit, immer den aktu­el­len Stand ihrer Bestel­lung nach­zu­ver­fol­gen.

Systemwechsel I — Migration bestehender Daten ohne Datenverlust

Mit­ar­bei­ter haben meist Beden­ken, wenn es um die Ein­füh­rung einer neu­en WaWi geht. Sie den­ken dabei nicht nur an die Ein­ar­bei­tungs­zeit, son­dern vor allem an die Daten.

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Gehen die­se bei der Migra­ti­on ver­lo­ren, bedeu­tet dies her­be Ein­schnit­te für das Unter­neh­men und einen enor­men zeit­li­chen Auf­wand, um die Daten wie­der­her­zu­stel­len. Die eigent­li­che Krux besteht dar­in, dass die Daten schon vor­her gut gepflegt und ordent­lich struk­tu­riert sind – vor allem die Stamm­da­ten wie Kun­den, Adres­sen etc.

Eine Mög­lich­keit dem Ver­lust vor­zu­beu­gen, ist das par­al­le­le Betrei­ben bei­der Sys­te­me – des alten und des neu­en. So kön­nen die Ver­ant­wort­li­chen prü­fen, ob die neue Lösung wirk­lich alle Daten über­nom­men hat oder ob Anpas­sun­gen vor­ge­nom­men wer­den müs­sen.

Systemwechsel II – Datenformat beim Export beachten

Sicher­lich set­zen die meis­ten Unter­neh­men auf den Daten­ex­port via Micro­soft Excel bzw. CSV-Lis­te. Des­we­gen ist es wich­tig, dass das WaWi-Sys­tem die­ses For­mat auch unter­stützt. Schlecht ist es, wenn Mit­ar­bei­ter sich nach­träg­lich eine wei­te­re Soft­ware anschaf­fen müs­sen, viel­leicht auch noch kos­ten­pflich­tig, nur um mit den expor­tier­ten Daten arbei­ten zu kön­nen.

Fazit: Automatisierung schafft mehr Zeit für das Tagesgeschäft

Dank des Ein­sat­zes eines gut und rich­tig funk­tio­nie­ren­den ERP-Sys­tems kön­nen Unter­neh­men die eige­nen Arbeits­pro­zes­se und ‑abläu­fe deut­lich ver­bes­sern und sogar auto­ma­ti­sie­ren. Dadurch bleibt allen Ver­ant­wort­li­chen mehr Zeit für das Tages­ge­schäft – die Pfle­ge der Bezie­hun­gen zu Bestands­kun­den sowie die Fokus­sie­rung auf das Neu­kun­den­ge­schäft.

Autoren­pro­fil Tobi­as Ambrosch

Seit 2007 im Mar­ke­ting der Select­Li­ne Soft­ware GmbH tätig, gehört mei­ne Busi­ness-Lei­den­schaft den The­men rund um die Pro­zess­op­ti­mie­rung in klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men durch opti­mal ange­pass­te ERP-Soft­ware und Waren­wirt­schafts­sys­te­me. Dazu gehö­ren immer mehr auch die The­men Digi­ta­li­sie­rung und Indus­trie 4.0.

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