Mit Sicherheit geht es jedem Selbständigen so ähnlich – ob nun Webworker wie ich oder auch nicht -, wenn es um die Planung der Arbeitswoche und um die effektive Nutzung der Arbeitszeit geht.
Der klassische Vorgang sieht meist so aus: Man setzt eine To-Do-Liste auf und arbeitet diese ab, die wichtigsten Punkte zuerst, Unvorhergesehenes wird irgendwo dazwischen geschoben. Sicherlich ist eine solche Aufgaben- oder To-Do-Liste sehr sinnvoll, um seinen Arbeitsalltag zu strukturieren und wichtige Dinge in Angriff zu nehmen.
Doch irgendwann stellt man fest, dass die To-Do-Listen so lang werden, weil man immer mehr Aufgaben einträgt und diese alle als wichtig bewertet, sodass diese nicht mehr zu bewältigen sind. Der Versuch, Unwichtiges von Wichtigem zu trennen, bleibt nicht lange erfolgreich, denn die Aufgaben vermehren sich unaufhörlich, man mutet sich wieder zu viel zu und schon hat man erneut eine To-Do-Liste in einer nicht zu bewältigenden Größe. Und man spürt, dass man an die “richtigen” Aufgaben, beispielsweise das Umsetzen eines neues Projektes, nicht rankommt, sondern nur das Beiwerk abarbeitet.
Gegenliste zur To-Do-Liste erstellen
Für effektives Arbeiten muss man neben seiner To-Do-Liste am besten noch eine Gegenliste erstellen mit Punkten, die man unterlassen sollte, um sich nicht in unnötiger Arbeit zu verlieren.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Was frisst Zeit und hält mich von einem konzentrierten Arbeiten und meinen eigentlichen Zielen ab?
- Ist es wirklich schlimm, wenn ich diese Aufgabe nicht durchführe, sondern eliminiere?
Sie finden mit Sicherheit fünf bis zehn Tätigkeiten und Punkte, die als wahre Zeitfresser ausgemacht werden können. Denn die hat wirklich jeder in seinem Büro, ob Sie nun von Zuhause arbeiten oder in einem externen Office.
Nachfolgend stelle ich ein paar wichtige Punkte vor, die einem schon zwei bis drei Stunden mehr Zeit am Tag bringen, die sich dann sinnvoller und gewinnbringender einsetzen lässt.
E-Mail-Liste zusammenstreichen und nur einmal am Tag kontrollieren
Wirklich große Zeitfresser sind in erster Linie die eingehenden E-Mails, die man entweder öffnet, falls sie einem interessant und lesenswert erscheinen, oder die man wieder löscht.
Ich habe mich beispielsweise im Laufe der Jahre in einige Verteiler eingetragen und musste dann feststellen, dass ich nur noch mit sinnlosen Werbemails zu bombardiert werde. Zuerst habe ich die Mails immer gelöscht, bis ich dachte, dass dieses ständige Löschen auch an meinem Zeitmanagement nagt.
Also habe ich mir die Zeit angetan, um mich über den jeweiligen Unsubsribe-Link aus den einzelnen Newsletterlisten auszutragen. Das kostet zwar mehr Zeit, als die Mails in einem Rutsch zu löschen, doch von diesen Adressen kommen schließlich keine Mails mehr und so muss man irgendwann nur noch wenige Mails löschen, was letztendlich zur deutlichen Zeitersparnis führt. Darüber hinaus trage ich mich heute in deutlich weniger Verteiler ein wie früher, denn ich weiß ja mittlerweile, was an Werbung da auf mich zukommt.
Außerdem sollte man nicht ständig ins E-Mail-Postfach schauen, ob neue Mails angekommen sind. Diese Tätigkeit sollten Sie am besten nur einmal am Tag durchführen und das konzentriert. Die ideale Zeit dafür ist der späte Vormittag, denn dann kann man nach ein paar Stunden fokussierten Arbeitens mal eine kleine Pause gebrauchen, die sich sehr gut für das Checken von E-Mails verwenden lässt.
Beantworten und bearbeiten Sie die Mails, die wichtig sind, die anderen sollten Sie löschen oder ignorieren. Gleich am Morgen diese Aufgabe durchzuführen, finde ich nicht sehr empfehlenswert, denn so bringen Sie nur Ihren Prioritätenplan für den Tag schnell durcheinander.
Nur wichtige Telefonanrufe entgegennehmen
Wenn Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten, dann sollten Sie dies mit voller Konzentration tun. Eingehende Anrufe, deren Rufnummer auf dem Telefondisplay nicht angezeigt wird, sind sehr oft Werbeanrufe von irgendwelchen Callcentern. Diese sollten Sie auf alle Fälle ignorieren. Aber auch andere Anrufe sollten Sie nicht gleich entgegennehmen. Entweder Sie schalten einen Anrufbeantworter an oder Sie nutzen einen externen Büroservice, der diese Aufgabe für Sie übernimmt.
Nehmen Sie keinen Anruf entgegen, deren Nummer zwar angezeigt wird, von dem Sie allerdings wissen, dass dieses Gespräch nur Zeitverschwendung sein wird. Verfolgen Sie nur die Anrufe zurück, die auf dem Anrufbeantworter einen guten Rückrufgrund angeben.
Kommen Sie in Telefongesprächen immer auf den Punkt. So wird das Telefonat nicht unnötig lang und es werden meist auch schnell Resultate im Gespräch erzielt. Setzen Sie sich am besten einen Zeitrahmen für das Gespräch.
Verplempern Sie keine Zeit in den sozialen Netzwerken
Seien wir mal ehrlich, Facebook & Co. können nicht nur nützlich sein, sondern auch so richtige Zeitfresser. Ist man einmal auf seinem Facebook-Profil, schon rauscht die Zeit vorbei, man liest neue Statusmeldungen, glaubt hier und da einen Kommentar abgeben oder ein Gefällt-mir setzen zu müssen oder man beginnt einen Chat mit Leuten, die man kennt. Und schon ist eine Stunde weg.
Mir geht es da genauso. Facebook bremst mich eher aus, als dass es mir wirklich viel bringt. Wer Social Media geschäftlich nutzt, sollte auch hier sich einen festen Zeitrahmen von 15 oder 30 Minuten pro Tag setzen und in dieser Zeit u.a. Posts auf seinen Fanpages setzen. Mit den anderen Communities wie Twitter, Google+ und Xing sollte da nicht mehr als eine Dreiviertelstunde pro Tag draufgehen.
Ebenso bringen auch die Messenger-Programme wie Skype oder ICQ nicht viel, sondern nur Zeitverlust.
Vermeiden Sie den Informations-Overkill
Die Informationsflut der unterschiedlichen Medien und vor allem des Internets ist heute wohl ein ganz großer Zeitfresser geworden. Man meint immer auf dem aktuellen Stand der Dinge der Weltpolitik, im Sport und in anderen Bereichen bleiben zu müssen. Aber das ist aus meiner Sicht ein Irrtum.
Ich hatte diese Ansicht auch noch vor ein paar Jahren. Jeden Abend habe ich die Nachrichten angesehen, um zu wissen, was so in der Welt an diesem Tag passiert ist und um mich zu informieren. Ich habe ständig verschiedene Online-Nachrichtenportale aufgerufen, um die aktuellsten Meldungen zu lesen.
Und ich habe damit viel Arbeitszeit verloren. Denn ganz ehrlich, muss ich wirklich wissen, was gerade auf der Krim passiert oder irgendwo in China? Diese Informationen bringen mich persönlich und vor allem beruflich absolut nicht weiter. Also brauche ich sie nicht. Und die großen Weltereignisse sprechen sich so schnell rum, die erfahren Sie auch so, ohne dass Sie irgendwelche Zeitungen lesen oder Online-Portale besuchen müssen.
Setzen Sie sich Prioritäten und machen Sie auch Pausen
Beschränken Sie sich auf Aufgaben, die Ihr Geschäft oder Sie beruflich nach vorne bringen. Alles andere ist weniger wichtig und kann nach hinten verschoben oder am besten ganz weg gelassen werden.
Die tägliche Arbeit sollte nicht in planlosen Aktionismus ausarten, nur damit man das gute Gefühl spürt, dass man was getan hat und seine Energie in seine berufliche Tätigkeit investiert.
Wer selbständig arbeitet, muss sich auch Freiräume und “Frei-Zeiten” schaffen, um nicht irgendwann am Burnout-Syndrom zu leiden. Deshalb sollte man auch kein schlechtes Gewissen haben, ein paar Stunden nichts zu tun, vor allem am Wochenende. Nur so können Sie Ihren Akku wieder aufladen und die neue Woche energiegeladen und mit neuen Ideen starten.
Seien Sie nicht immer und überall erreichbar
Das Smartphone hat es möglich gemacht, wir sind über’s Handy ständig erreichbar und wollen es auch oft sein. Doch wenigstens einmal pro Woche sollte man das Gerät ausschalten und diese Freiheit der Unerreichbarkeit genießen. Eingehende Anrufe können Sie auch am nächsten oder übernächsten Tag abarbeiten – aber nur wenn sie wichtig waren (siehe oben).
Fazit
Die hier aufgeführten Punkte sind besonders meine Zeitfresser, wahrscheinlich existieren noch viel mehr. So sollte jeder seine eigenen Störenfriede und Zeitmonster (wie beispielsweise die Beschäftigung mit Kunden, die einem nicht viel oder gar nichts bringen) ausmachen und versuchen, sie zu reduzieren oder gar abzuschaffen.
Die Realisierung ist nicht einfach, ich beobachte mich gelegentlich, dass ich gern wieder ins Internet abgleite und auf Seiten rum surfe, die mit meiner Tätigkeit nicht viel zu tun haben. Zum Glück kann ich diese Zeit mittlerweile sehr übersichtlich halten.
Auch wenn die Optimierung des Zeitmanagements am Anfang nicht so klappt, wie man sich das vorstellt oder vorgenommen hat, sollte man sich nicht ins Bockshorn jagen lassen und weiter versuchen, seine Abläufe zu optimieren, sich mehr Freiräume zu schaffen und seine wirklichen Ziele verfolgen.
Machen Sie ganz einfach die Punkte aus, die für Ihre Zielsetzung am wenigsten nützlich sind und streichen Sie diese. Notieren Sie sich diese Punkte und versuchen Sie konsequent, einen jede Woche oder alle zwei Wochen aus Ihrem Tätigkeitsbereich zu löschen. Irgendwann werden Sie spüren, dass Sie sich aus einem Korsett gezwängt haben und freier agieren können.
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