Arbeitszeitmanagement: Zeitfresser eliminieren — Sich auf das Wesentliche konzentrieren

Mit Sicher­heit geht es jedem Selb­stän­di­gen so ähn­lich — ob nun Web­wor­ker wie ich oder auch nicht -, wenn es um die Pla­nung der Arbeits­wo­che und um die effek­ti­ve Nut­zung der Arbeits­zeit geht.

Der klas­si­sche Vor­gang sieht meist so aus: Man setzt eine To-Do-Lis­te auf und arbei­tet die­se ab, die wich­tigs­ten Punk­te zuerst, Unvor­her­ge­se­he­nes wird irgend­wo dazwi­schen gescho­ben. Sicher­lich ist eine sol­che Auf­ga­ben- oder To-Do-Lis­te sehr sinn­voll, um sei­nen Arbeits­all­tag zu struk­tu­rie­ren und wich­ti­ge Din­ge in Angriff zu nehmen.

Doch irgend­wann stellt man fest, dass die To-Do-Lis­ten so lang wer­den, weil man immer mehr Auf­ga­ben ein­trägt und die­se alle als wich­tig bewer­tet, sodass die­se nicht mehr zu bewäl­ti­gen sind. Der Ver­such, Unwich­ti­ges von Wich­ti­gem zu tren­nen, bleibt nicht lan­ge erfolg­reich, denn die Auf­ga­ben ver­meh­ren sich unauf­hör­lich, man mutet sich wie­der zu viel zu und schon hat man erneut eine To-Do-Lis­te in einer nicht zu bewäl­ti­gen­den Grö­ße. Und man spürt, dass man an die “rich­ti­gen” Auf­ga­ben, bei­spiels­wei­se das Umset­zen eines neu­es Pro­jek­tes, nicht ran­kommt, son­dern nur das Bei­werk abarbeitet.

Gegenliste zur To-Do-Liste erstellen

Für effek­ti­ves Arbei­ten muss man neben sei­ner To-Do-Lis­te am bes­ten noch eine Gegen­lis­te erstel­len mit Punk­ten, die man unter­las­sen soll­te, um sich nicht in unnö­ti­ger Arbeit zu verlieren.

Stel­len Sie sich fol­gen­de Fragen:

• Was frisst Zeit und hält mich von einem kon­zen­trier­ten Arbei­ten und mei­nen eigent­li­chen Zie­len ab?
• Ist es wirk­lich schlimm, wenn ich die­se Auf­ga­be nicht durch­füh­re, son­dern eliminiere?

Sie fin­den mit Sicher­heit fünf bis zehn Tätig­kei­ten und Punk­te, die als wah­re Zeit­fres­ser aus­ge­macht wer­den kön­nen. Denn die hat wirk­lich jeder in sei­nem Büro, ob Sie nun von Zuhau­se arbei­ten oder in einem exter­nen Office.

Nach­fol­gend stel­le ich ein paar wich­ti­ge Punk­te vor, die einem schon zwei bis drei Stun­den mehr Zeit am Tag brin­gen, die sich dann sinn­vol­ler und gewinn­brin­gen­der ein­set­zen lässt.

E‑Mail-Liste zusammenstreichen und nur einmal am Tag kontrollieren

Wirk­lich gro­ße Zeit­fres­ser sind in ers­ter Linie die ein­ge­hen­den E‑Mails, die man ent­we­der öff­net, falls sie einem inter­es­sant und lesens­wert erschei­nen, oder die man wie­der löscht.

Ich habe mich bei­spiels­wei­se im Lau­fe der Jah­re in eini­ge Ver­tei­ler ein­ge­tra­gen und muss­te dann fest­stel­len, dass ich nur noch mit sinn­lo­sen Wer­be­mails zu bom­bar­diert wer­de. Zuerst habe ich die Mails immer gelöscht, bis ich dach­te, dass die­ses stän­di­ge Löschen auch an mei­nem Zeit­ma­nage­ment nagt.

Also habe ich mir die Zeit ange­tan, um mich über den jewei­li­gen Unsub­s­ri­be-Link aus den ein­zel­nen News­let­ter­lis­ten aus­zu­tra­gen. Das kos­tet zwar mehr Zeit, als die Mails in einem Rutsch zu löschen, doch von die­sen Adres­sen kom­men schließ­lich kei­ne Mails mehr und so muss man irgend­wann nur noch weni­ge Mails löschen, was letzt­end­lich zur deut­li­chen Zeit­er­spar­nis führt. Dar­über hin­aus tra­ge ich mich heu­te in deut­lich weni­ger Ver­tei­ler ein wie frü­her, denn ich weiß ja mitt­ler­wei­le, was an Wer­bung da auf mich zukommt.

Außer­dem soll­te man nicht stän­dig ins E‑Mail-Post­fach schau­en, ob neue Mails ange­kom­men sind. Die­se Tätig­keit soll­ten Sie am bes­ten nur ein­mal am Tag durch­füh­ren und das kon­zen­triert. Die idea­le Zeit dafür ist der spä­te Vor­mit­tag, denn dann kann man nach ein paar Stun­den fokus­sier­ten Arbei­tens mal eine klei­ne Pau­se gebrau­chen, die sich sehr gut für das Che­cken von E‑Mails ver­wen­den lässt.

Beant­wor­ten und bear­bei­ten Sie die Mails, die wich­tig sind, die ande­ren soll­ten Sie löschen oder igno­rie­ren. Gleich am Mor­gen die­se Auf­ga­be durch­zu­füh­ren, fin­de ich nicht sehr emp­feh­lens­wert, denn so brin­gen Sie nur Ihren Prio­ri­tä­ten­plan für den Tag schnell durcheinander.

Nur wichtige Telefonanrufe entgegennehmen

Wenn Sie an wich­ti­gen Auf­ga­ben arbei­ten, dann soll­ten Sie dies mit vol­ler Kon­zen­tra­ti­on tun. Ein­ge­hen­de Anru­fe, deren Ruf­num­mer auf dem Tele­fon­dis­play nicht ange­zeigt wird, sind sehr oft Wer­be­an­ru­fe von irgend­wel­chen Call­cen­tern. Die­se soll­ten Sie auf alle Fäl­le igno­rie­ren. Aber auch ande­re Anru­fe soll­ten Sie nicht gleich ent­ge­gen­neh­men. Ent­we­der Sie schal­ten einen Anruf­be­ant­wor­ter an oder Sie nut­zen einen exter­nen Büro­ser­vice, der die­se Auf­ga­be für Sie übernimmt.

Neh­men Sie kei­nen Anruf ent­ge­gen, deren Num­mer zwar ange­zeigt wird, von dem Sie aller­dings wis­sen, dass die­ses Gespräch nur Zeit­ver­schwen­dung sein wird. Ver­fol­gen Sie nur die Anru­fe zurück, die auf dem Anruf­be­ant­wor­ter einen guten Rück­ruf­grund angeben.

Kom­men Sie in Tele­fon­ge­sprä­chen immer auf den Punkt. So wird das Tele­fo­nat nicht unnö­tig lang und es wer­den meist auch schnell Resul­ta­te im Gespräch erzielt. Set­zen Sie sich am bes­ten einen Zeit­rah­men für das Gespräch.

Verplempern Sie keine Zeit in den sozialen Netzwerken

Sei­en wir mal ehr­lich, Face­book & Co. kön­nen nicht nur nütz­lich sein, son­dern auch so rich­ti­ge Zeit­fres­ser. Ist man ein­mal auf sei­nem Face­book-Pro­fil, schon rauscht die Zeit vor­bei, man liest neue Sta­tus­mel­dun­gen, glaubt hier und da einen Kom­men­tar abge­ben oder ein Gefällt-mir set­zen zu müs­sen oder man beginnt einen Chat mit Leu­ten, die man kennt. Und schon ist eine Stun­de weg.

Mir geht es da genau­so. Face­book bremst mich eher aus, als dass es mir wirk­lich viel bringt. Wer Social Media geschäft­lich nutzt, soll­te auch hier sich einen fes­ten Zeit­rah­men von 15 oder 30 Minu­ten pro Tag set­zen und in die­ser Zeit u.a. Posts auf sei­nen Fan­pages set­zen. Mit den ande­ren Com­mu­ni­ties wie Twit­ter, Goog­le+ und Xing soll­te da nicht mehr als eine Drei­vier­tel­stun­de pro Tag draufgehen.

Eben­so brin­gen auch die Mes­sen­ger-Pro­gram­me wie Sky­pe oder ICQ nicht viel, son­dern nur Zeitverlust.

Vermeiden Sie den Informations-Overkill

Die Infor­ma­ti­ons­flut der unter­schied­li­chen Medi­en und vor allem des Inter­nets ist heu­te wohl ein ganz gro­ßer Zeit­fres­ser gewor­den. Man meint immer auf dem aktu­el­len Stand der Din­ge der Welt­po­li­tik, im Sport und in ande­ren Berei­chen blei­ben zu müs­sen. Aber das ist aus mei­ner Sicht ein Irrtum.

Ich hat­te die­se Ansicht auch noch vor ein paar Jah­ren. Jeden Abend habe ich die Nach­rich­ten ange­se­hen, um zu wis­sen, was so in der Welt an die­sem Tag pas­siert ist und um mich zu infor­mie­ren. Ich habe stän­dig ver­schie­de­ne Online-Nach­rich­ten­por­ta­le auf­ge­ru­fen, um die aktu­ells­ten Mel­dun­gen zu lesen.

Und ich habe damit viel Arbeits­zeit ver­lo­ren. Denn ganz ehr­lich, muss ich wirk­lich wis­sen, was gera­de auf der Krim pas­siert oder irgend­wo in Chi­na? Die­se Infor­ma­tio­nen brin­gen mich per­sön­lich und vor allem beruf­lich abso­lut nicht wei­ter. Also brau­che ich sie nicht. Und die gro­ßen Welt­ereig­nis­se spre­chen sich so schnell rum, die erfah­ren Sie auch so, ohne dass Sie irgend­wel­che Zei­tun­gen lesen oder Online-Por­ta­le besu­chen müssen.

Setzen Sie sich Prioritäten und machen Sie auch Pausen

Beschrän­ken Sie sich auf Auf­ga­ben, die Ihr Geschäft oder Sie beruf­lich nach vor­ne brin­gen. Alles ande­re ist weni­ger wich­tig und kann nach hin­ten ver­scho­ben oder am bes­ten ganz weg gelas­sen werden.

Die täg­li­che Arbeit soll­te nicht in plan­lo­sen Aktio­nis­mus aus­ar­ten, nur damit man das gute Gefühl spürt, dass man was getan hat und sei­ne Ener­gie in sei­ne beruf­li­che Tätig­keit investiert.

Wer selb­stän­dig arbei­tet, muss sich auch Frei­räu­me und “Frei-Zei­ten” schaf­fen, um nicht irgend­wann am Burn­out-Syn­drom zu lei­den. Des­halb soll­te man auch kein schlech­tes Gewis­sen haben, ein paar Stun­den nichts zu tun, vor allem am Wochen­en­de. Nur so kön­nen Sie Ihren Akku wie­der auf­la­den und die neue Woche ener­gie­ge­la­den und mit neu­en Ideen starten.

Seien Sie nicht immer und überall erreichbar

Das Smart­phone hat es mög­lich gemacht, wir sind über’s Han­dy stän­dig erreich­bar und wol­len es auch oft sein. Doch wenigs­tens ein­mal pro Woche soll­te man das Gerät aus­schal­ten und die­se Frei­heit der Uner­reich­bar­keit genie­ßen. Ein­ge­hen­de Anru­fe kön­nen Sie auch am nächs­ten oder über­nächs­ten Tag abar­bei­ten — aber nur wenn sie wich­tig waren (sie­he oben).

Fazit

Die hier auf­ge­führ­ten Punk­te sind beson­ders mei­ne Zeit­fres­ser, wahr­schein­lich exis­tie­ren noch viel mehr. So soll­te jeder sei­ne eige­nen Stö­ren­frie­de und Zeit­mons­ter (wie bei­spiels­wei­se die Beschäf­ti­gung mit Kun­den, die einem nicht viel oder gar nichts brin­gen) aus­ma­chen und ver­su­chen, sie zu redu­zie­ren oder gar abzuschaffen.

Die Rea­li­sie­rung ist nicht ein­fach, ich beob­ach­te mich gele­gent­lich, dass ich gern wie­der ins Inter­net abglei­te und auf Sei­ten rum sur­fe, die mit mei­ner Tätig­keit nicht viel zu tun haben. Zum Glück kann ich die­se Zeit mitt­ler­wei­le sehr über­sicht­lich halten.

Auch wenn die Opti­mie­rung des Zeit­ma­nage­ments am Anfang nicht so klappt, wie man sich das vor­stellt oder vor­ge­nom­men hat, soll­te man sich nicht ins Bocks­horn jagen las­sen und wei­ter ver­su­chen, sei­ne Abläu­fe zu opti­mie­ren, sich mehr Frei­räu­me zu schaf­fen und sei­ne wirk­li­chen Zie­le verfolgen.

Machen Sie ganz ein­fach die Punk­te aus, die für Ihre Ziel­set­zung am wenigs­ten nütz­lich sind und strei­chen Sie die­se. Notie­ren Sie sich die­se Punk­te und ver­su­chen Sie kon­se­quent, einen jede Woche oder alle zwei Wochen aus Ihrem Tätig­keits­be­reich zu löschen. Irgend­wann wer­den Sie spü­ren, dass Sie sich aus einem Kor­sett gezwängt haben und frei­er agie­ren können.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © Truef­fel­pix #60831975/Fotolia.com)