Die E-Mail ist in den letzten Jahren zu unserem beliebtesten Kommunikationsmittel im Büro geworden. Ob wir schnell Kollegen schreiben oder den Kundenkontakt halten: E-Mails sind unproblematisch, schnell und erleichtern uns die Arbeit.


Glauben wir. Die Wirklichkeit sieht anders aus. Missverständnisse entstehen schriftlich schneller, Konflikte werden sinnlos in die Länge gezogen und die E-Mail-Flut stört unsere Konzentration.

Zudem erhalten wir einen Haufen nutzloser Mails, die den Posteingang verstopfen und uns wertvolle Zeit rauben.

Machen Sie es besser! Wenn Sie sowohl die firmeninterne als auch die externe E-Mail-Kommunikation mit Geschäftskunden optimieren möchten, vermeiden Sie folgende Fehler.

1. Per E-Mail chatten

Auch wenn in der internen Bürokommunikation häufig wenige Worte ausreichen: Eine E-Mail ist kein Chat. Schreiben Sie nur eine Nachricht, wenn Sie wirklich etwas zu sagen haben, meiden Sie „inhaltsleere“ Mails, nur um zu reagieren. Denn diese zieht häufig eine neue „Chat-Nachricht“ nach sich und schon entwickelt sich eine angeregte Kommunikation, die Ihren Posteingang füllt und Ihre Arbeit unterbricht.

2. Per E-Mail streiten

Ebenfalls in der internen Kommunikation beliebt: Das Austragen von Konflikten per Mail. Vermeiden Sie diesen Fehler, denn keine Kommunikationsform birgt mehr Risiken der Fehlinterpretation, als die schriftliche. Greifen Sie stattdessen zum Hörer und klären Sie Streitigkeiten persönlich. So entlasten Sie Ihren Geist und Ihren E-Mail-Eingang.

Lesen  Die Foto-Sharing-App Instagram als visuellen Marketing-Kanal nutzen

3. Viel erklärt viel

Das Prinzip „Viel hilft viel“ funktioniert schon in der Medizin nicht. Und auch in der E-Mail-Kommunikation sind lange Ausführungen nutzlos. Denn die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht aufmerksam gelesen wird, sinkt mit der Menge des Textes. Schließlich bleiben im heutigen Büroalltag nur wenige Sekunden, um eine E-Mail zu scannen und sie als hilfreich oder unbrauchbar einzuordnen.

Nutzen Sie stattdessen

  • eine übersichtliche Formatierung,
  • Aufzählungen und
  • kurze Sätze,

um dem Adressaten das Scannen zu erleichtern.

4. 09-07-2014 12-00 X863085

Haben Sie verstanden, was Ihnen die Überschrift sagen will? Nein? Dann geht es Ihnen wie vielen E-Mail-Empfängern, die Nachrichten mit derartigen Betreffzeilen erhalten. Versenden Sie eine Mail mit kryptischem Betreff, werden Sie zwar unbewusst, aber umgehend aus dem Gedächtnis des Adressaten gelöscht.

Wollen Sie eine Antwort: Drücken Sie sich klar aus! Schreiben Sie z. B. „Terminvorschlag: 09.07.2014, 12:00 Uhr, Thema: Projekt XY“, dann ist dem Angeschriebenen sofort klar, worum es geht und er kann Ihnen umgehend antworten.

5. Anhang fehlt! – Nächster Versuch

Einer der häufigsten Fehler in der E-Mail-Kommunikation, dadurch aber nicht weniger störend: Sie haben eine E-Mail geschrieben, aber den Anhang vergessen. Das kann jedem mal passieren.

Sollte es aber nicht! Gewöhnen Sie sich an, vor dem Senden kurz alle Informationen und Funktionen zu überprüfen (ohne ins Detail zu gehen):

  • Betreff,
  • Formatierung,
  • E-Mail-Adresse,

Erst dann darf die Nachricht den Posteingang verlassen.

Besonders wichtig ist diese Vorgehensweise bei der externen E-Mail-Kommunikation. Denn wenn mehr als einmal der Anhang fehlt, wirken Sie auf Ihren Kunden unkonzentriert und unprofessionell. Auch wenn dieser Eindruck beim Adressaten unbewusst entsteht, kann er die spätere Kaufentscheidung beeinflussen.

Lesen  Mai-Ausgabe von INTERNETHANDEL: Guerilla-Marketing für Online-Händler

6. Die persönliche Geschäftsmail

Einige E-Mail-Schreiber wollen mit einem besonders persönlichen und lockeren Schreibstil ihren individuellen Stil verdeutlichen. Lassen Sie sich nicht dazu hinreißen! Jede Sprachform hat ihren Raum und das locker-coole Formulieren gehört ganz klar in den privaten Bereich.

Die geschäftliche Kommunikation muss, vor allem beim Erstkontakt, formell, höflich und professionell sein. Beachten Sie daher folgende Grundregeln externer E-Mail-Kommunikation:

  • Keine Emoticons!
  • Keine Internet-Abkürzungen! („lol“, „lg“, „rofl“, „hdl“ etc.)
  • Kein inflationärer Gebrauch von Satzzeichen!
  • Keine durchgängige Großschreibung!

Stellen Sie sich vor, wie Ihre Mail im realen Leben wirken würde.

7. „Sehr geehrte Damen und Herren“

An einem Punkt dürfen Sie allerdings doch persönlich werden: In der Anrede! Schwammige Verallgemeinerungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ zeigen deutlich, dass Sie schlecht informiert sind.

Bringen Sie daher grundsätzlich den Adressaten des Anschreibens in Erfahrung und sprechen Sie diesen mit Namen (und unter Umständen Titel wie „Professor“ oder „Dr.“) an.

8. Die Signatur als Ausdruck der Persönlichkeit

Ebenso wenig wie im Mailtext hat der persönliche Lebensstil etwas in der Signatur zu suchen. Beschränken Sie sich auf formelle Angaben wie

  • Unternehmensname,
  • Name und Position im Unternehmen,
  • Geschäftsführung (Pflichtangabe),
  • Adresse,
  • E-Mail,
  • Telefon- / Faxnummer,
  • Internetseite,
  • Rechtsform (Pflichtangabe),
  • Sitz (Pflichtangabe) und
  • Registergericht (Pflichtangabe).

Lebensweisheiten, Sinnsprüche und Grafiken in der Signatur können unfreiwillig komisch wirken.

Die Signatur kann allerdings auch ein wirkungsvolles Instrument sein, einen persönlichen Bezug zum Kunden herzustellen. Ist dieser z. B. glühender Fußballfan, können Sie mit einem dezent eingestreuten Fußball-Zitat oder dem Wahlspruch des Lieblingsvereins („Stern des Südens, du wirst niemals untergehen“) positive Aufmerksamkeit erregen. Und Sie haben gleich ein verbindendes Thema für das erste persönliche Treffen.

Lesen  7 Schritte zum Erfolg als Online-Marketer

9. Automatische Mails sind schneller geschrieben

Richtig, sie werden aber auch seltener gelesen. Sie sollten daher automatisierte Nachrichten nur in Ausnahmefällen, z. B. als Abwesenheitsnachricht, verschicken.

Nutzen Sie stattdessen das Potential eines persönlichen Anschreibens: Dieses bietet Ihnen die Chance, einen vertrauensvollen Kontakt zum Kunden herzustellen.

Modern, klar und informativ schreiben

Wenn Sie die 9 häufigsten Fehler in der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation vermeiden, werden Sie zu den gern gesehenen „Gästen“ im E-Mail-Eingang Ihrer Kunden und Kollegen zählen. Bewahren Sie sich aber trotz aller Regel einen natürlichen Schreibstil.

  • Modern,
  • klar,
  • informativ und
  • zielführend

sollte eine E-Mail geschrieben sein, damit sie nicht nur brauchbar für den Adressaten ist, sondern auch schnell beantwortet wird.  Denn nur dann ist eine E-Mail eine Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.

Gastartikel: Leonard Maier von Dworld.de

Amazon Affiliate WordPress Plugin - Product Boxes + Bestseller-Lists for Blogs & Niche Sites
Werbung*