Das The­ma “Vir­tu­el­ler Per­sön­li­cher Assis­tent” (VPA) ist schon seit eini­gen Mona­ten groß auf zahl­rei­chen Blogs ver­tre­ten.


Vor allem wird es aus Sicht von Inter­net-Mar­ke­tern beleuch­tet, die bestimm­te Tätig­kei­ten out­sour­cen wol­len und daher auf der Suche nach zuver­läs­si­gen und preis­wer­ten VPAs sind.

In die­sem Arti­kel will ich das The­ma “Vir­tu­el­ler Per­sön­li­cher Assis­tent” aus der Sicht inter­es­sier­ter Home­wor­ker behan­deln, die sich mög­li­cher­wei­se vor­stel­len könn­ten, auf die­se Art und Wei­se ihre Dienst­leis­tun­gen anzu­bie­ten.

Doch zuerst zu der Defi­ni­ti­on eines VPA.

Was ist ein Virtueller Persönlicher Assistent?

Ein VPA (ich spre­che hier im Text immer von der männ­li­chen Form des VPA, natür­lich ist in die­ser Bezeich­nung auch die weib­li­che Ent­spre­chung gedank­lich mit ent­hal­ten) erle­digt für sei­nen Auf­trag­ge­ber eine Viel­zahl von Dienst­leis­tun­gen, die aus Sicht des Auf­trag­ge­bers vor allem eines sind, näm­lich zeit­auf­wän­dig, manch­mal auch läs­tig (wie z. B. Ent­ge­gen­nah­me von Beschwer­den oder Rekla­ma­tio­nen).

Meis­tens sind die­se Tätig­kei­ten im Bereich von Orga­ni­sa­ti­on, Pla­nung, Office-Arbei­ten sowie IT-Dienst­leis­tun­gen ange­sie­delt. Ent­schei­dend für das Berufs­bild des VPA ist, dass die­se Tätig­kei­ten bzw. Dienst­leis­tun­gen ganz gezielt aus­ge­führt wer­den, um bei den Auf­trag­ge­bern eine ent­spre­chen­de Arbeits­ent­las­tung zu erzie­len. Das heißt auch, dass Sie als VPA meis­tens selb­stän­dig tätig sind, sei es als Ein-Mann- oder Ein-Frau-Unter­neh­men oder inner­halb einer VPA-Agen­tur. Am Ende des Arti­kels wer­de ich Ihnen noch eini­ge Agen­tur-Web­sites nen­nen.

Die Idee, zeit­rau­ben­de und nicht direkt gewinn­brin­gen­de Tätig­kei­ten an VPAs aus­zu­la­gern, stammt aus den Ver­ei­nig­ten Staa­ten. Nach­dem zunächst vie­le Auf­trag­ge­ber die Diens­te von aus­län­di­schen VPAs, vor allem in Nied­rig­lohn­län­dern wie Indi­en nutz­ten, sind in den ver­gan­ge­nen Jah­ren auch Agen­tu­ren in Ost­eu­ro­pa und auch in Deutsch­land ent­stan­den.

Die Haupttätigkeiten von VPAs

VPAs über­neh­men viel­sei­ti­ge Auf­ga­ben wie Hotel­bu­chun­gen, Ter­min­ver­wal­tung per Mail oder Tele­fon, Büro­ar­bei­ten, Dol­met­scher­tä­tig­kei­ten, Recher­che im Inter­net usw. Hier lis­te ich noch­mal aus­führ­li­cher eini­ge typi­sche VPA-Auf­ga­ben auf:

All­ge­mei­ne Büro-bzw. Sekre­ta­ri­ats­tä­tig­kei­ten: Ent­ge­gen­nah­me von Tele­fon­an­ru­fen, E‑Mail-Ver­wal­tung und Wei­ter­lei­tung, Post­be­ar­bei­tung, Ver­wal­tung von Ter­mi­nen und Adres­sen, Rekla­ma­tio­nen, Erstel­lung von Check­lis­ten, For­mu­la­ren und Vor­la­gen, Erstel­lung von Prä­sen­ta­tio­nen und Doku­men­ten, Kor­rek­tur­le­sen, Abla­ge-Orga­ni­sa­ti­on, Pro­to­kol­le, Über­set­zun­gen, Buch­hal­tung, Erstel­lung von Rech­nun­gen, Mahn­we­sen

IT-Dienst­leis­tun­gen: Daten­ein­ga­be und ‑pfle­ge in Daten­ban­ken, Inter­net-Recher­che, Gra­fik-Erstel­lung (z. B. Logos), Web­de­sign, Ver­fas­sen von such­ma­schi­nen­op­ti­mier­ten Tex­ten, Tabel­len­kal­ku­la­tio­nen mit Excel, Tätig­kei­ten im Web 2.0 wie Anla­gen von Face­book-Sei­ten, Erstel­len von Social Book­marks usw.

Wer als VPA tätig sein will, der soll­te eine fun­dier­te Aus­bil­dung im Office-Manage­ment oder in einer anspruchs­vol­len Assis­ten­ten­tä­tig­keit (Fremd­spra­chen­as­sis­tent z. B.) auf­wei­sen kön­nen. Außer­dem soll­ten Sie über sehr gute Sprach­kennt­nis­se in Deutsch und in Eng­lisch ver­fü­gen, selb­stän­dig, genau sowie krea­tiv und lösungs­ori­en­tiert arbei­ten und idea­ler­wei­se noch Fähig­kei­ten im Web­de­sign und Inter­net-Mar­ke­ting besit­zen, da gera­de in den letzt­ge­nann­ten Berei­chen vie­le Auf­ga­ben out­ge­sourct wer­den.

Technische Ausstattung eines VPA

Wie gesagt, eine Tätig­keit als VPA kön­nen Sie sehr gut vom Home-Office aus erle­di­gen. Zur übli­chen Aus­stat­tung gehö­ren natür­lich Tele­fon und PC mit schnel­lem Inter­net­zu­gang. Neben der klas­si­schen Office-Soft­ware und einem Inter­net-Tele­fo­nie­pro­gramm wie z. B. Sky­pe für das welt­wei­te Kom­mu­ni­zie­ren kön­nen auch noch wei­te­re Pro­gram­me erfor­der­lich sein, so z. B. Gra­fik­soft­ware oder Soft­ware zum Ver­wal­ten von Pro­jek­ten.

Bezahlung eines VPA

Als VPA kön­nen Sie ent­we­der Ihren Ser­vice auf eige­ne Faust anbie­ten oder inner­halb einer Ser­vice-Agen­tur selb­stän­dig arbei­ten. Die Agen­tur ist dann haupt­säch­lich für die Koor­di­na­ti­on der ein­zel­nen Auf­trä­ge und für die Kon­tak­t­her­stel­lung zwi­schen Auf­trag­ge­ber und VPA zustän­dig.

Der Stun­den­lohn kann deut­lich schwan­ken. Bei eini­gen Agen­tu­ren liegt er deut­lich unter 10 € bei ent­spre­chen­der Stun­den­ab­nah­me­men­ge des Auf­trag­ge­bers, aber auch Stun­den­löh­ne von knapp 30 € sind mög­lich.

Plattformen für VPAs

Doch wie kom­men Sie an Auf­trä­ge? Das ist wohl die größ­te Her­aus­for­de­rung, dau­er­haft an gute Auf­trä­ge zu kom­men. Um arbeits­schwa­che Wochen und Mona­te aus­glei­chen zu kön­nen, ist es emp­feh­lens­wert, auf vie­le Quel­len für poten­zi­el­le Auf­trag­ge­ber zugrei­fen zu kön­nen.

Hier ist eine Lis­te mit deutsch­spra­chi­gen Free­lan­cer-Platt­for­men, auf denen Sie Arbeits­auf­trä­ge fin­den kön­nen:

Und in die­ser klei­nen Lis­te fin­den Sie ver­schie­de­ne Agen­tur-Diens­te:

Auf der unten genann­ten Sei­te fin­den Sie den Inter­net­auf­tritt einer VPA, die ihre Dienst­leis­tung unter ihrem eige­nen Namen anbie­tet.

www​.ihre​-assis​ten​tin​.eu — Inter­net­auf­tritt der VPA Son­ja Krebs

Auf dem Blog Selb­stän­dig im Netz wur­de vor ein paar Tagen ein inter­es­san­tes Inter­view mit Julia Brötz ver­öf­fent­licht, die Free-Days, einen Ser­vice für Vir­tu­el­le Per­sön­li­che Assis­ten­ten gegrün­det hat.

In dem Inter­view mit dem Titel “Ein­bli­cke in die Arbeit von Vir­tu­el­len Assis­ten­ten” wer­den beson­ders das Brie­fing von vir­tu­el­len Assis­ten­ten und die ver­schie­de­nen Auf­ga­ben­ty­pen the­ma­ti­siert.

(Bild­quel­le Arti­kel­an­fang: © Lore­lyn Medi­na /Fotolia.com)