Das Thema „Virtueller Persönlicher Assistent“ (VPA) ist schon seit einigen Monaten groß auf zahlreichen Blogs vertreten.


Vor allem wird es aus Sicht von Internet-Marketern beleuchtet, die bestimmte Tätigkeiten outsourcen wollen und daher auf der Suche nach zuverlässigen und preiswerten VPAs sind.

In diesem Artikel will ich das Thema „Virtueller Persönlicher Assistent“ aus der Sicht interessierter Homeworker behandeln, die sich möglicherweise vorstellen könnten, auf diese Art und Weise ihre Dienstleistungen anzubieten.

Doch zuerst zu der Definition eines VPA.

Was ist ein Virtueller Persönlicher Assistent?

Ein VPA (ich spreche hier im Text immer von der männlichen Form des VPA, natürlich ist in dieser Bezeichnung auch die weibliche Entsprechung gedanklich mit enthalten) erledigt für seinen Auftraggeber eine Vielzahl von Dienstleistungen, die aus Sicht des Auftraggebers vor allem eines sind, nämlich zeitaufwändig, manchmal auch lästig (wie z. B. Entgegennahme von Beschwerden oder Reklamationen).

Meistens sind diese Tätigkeiten im Bereich von Organisation, Planung, Office-Arbeiten sowie IT-Dienstleistungen angesiedelt. Entscheidend für das Berufsbild des VPA  ist, dass diese Tätigkeiten bzw. Dienstleistungen ganz gezielt ausgeführt werden, um bei den Auftraggebern eine entsprechende Arbeitsentlastung zu erzielen. Das heißt auch, dass Sie als VPA meistens selbständig tätig sind, sei es als Ein-Mann- oder Ein-Frau-Unternehmen oder innerhalb einer VPA-Agentur. Am Ende des Artikels werde ich Ihnen noch einige Agentur-Websites nennen.

Die Idee, zeitraubende und nicht direkt gewinnbringende Tätigkeiten an VPAs auszulagern, stammt aus den Vereinigten Staaten. Nachdem zunächst viele Auftraggeber die Dienste von ausländischen VPAs, vor allem in Niedriglohnländern wie Indien nutzten, sind in den vergangenen Jahren auch Agenturen in Osteuropa und auch in Deutschland entstanden.

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Die Haupttätigkeiten von VPAs

VPAs übernehmen vielseitige Aufgaben wie Hotelbuchungen, Terminverwaltung per Mail oder Telefon, Büroarbeiten, Dolmetschertätigkeiten, Recherche im Internet usw. Hier liste ich nochmal ausführlicher einige typische VPA-Aufgaben auf:

Allgemeine Büro-bzw. Sekretariatstätigkeiten: Entgegennahme von Telefonanrufen, E-Mail-Verwaltung und Weiterleitung, Postbearbeitung, Verwaltung von Terminen und Adressen, Reklamationen, Erstellung von Checklisten, Formularen und Vorlagen, Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Korrekturlesen, Ablage-Organisation, Protokolle, Übersetzungen, Buchhaltung, Erstellung von Rechnungen, Mahnwesen

IT-Dienstleistungen: Dateneingabe und -pflege in Datenbanken, Internet-Recherche, Grafik-Erstellung (z. B. Logos), Webdesign, Verfassen von suchmaschinenoptimierten Texten, Tabellenkalkulationen mit Excel, Tätigkeiten im Web 2.0 wie Anlagen von Facebook-Seiten, Erstellen von Social Bookmarks usw.

Wer als VPA tätig sein will, der sollte eine fundierte Ausbildung im Office-Management oder in einer anspruchsvollen Assistententätigkeit (Fremdsprachenassistent z. B.) aufweisen können. Außerdem sollten Sie über sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und in Englisch verfügen, selbständig, genau sowie kreativ und lösungsorientiert arbeiten und idealerweise noch Fähigkeiten im Webdesign und Internet-Marketing besitzen, da gerade in den letztgenannten Bereichen viele Aufgaben outgesourct werden.

Technische Ausstattung eines VPA

Wie gesagt, eine Tätigkeit als VPA können Sie sehr gut vom Home-Office aus erledigen. Zur üblichen Ausstattung gehören natürlich Telefon und PC mit schnellem Internetzugang. Neben der klassischen Office-Software  und einem Internet-Telefonieprogramm wie z. B. Skype für das weltweite Kommunizieren können auch noch weitere Programme erforderlich sein, so z. B. Grafiksoftware oder Software zum Verwalten von Projekten.

Bezahlung eines VPA

Als VPA können Sie entweder Ihren Service auf eigene Faust anbieten oder innerhalb einer Service-Agentur selbständig arbeiten. Die Agentur ist dann hauptsächlich für die Koordination der einzelnen Aufträge und für die Kontaktherstellung zwischen Auftraggeber und VPA zuständig.

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Der Stundenlohn kann deutlich schwanken. Bei einigen Agenturen liegt er deutlich unter 10 € bei entsprechender Stundenabnahmemenge des Auftraggebers, aber auch Stundenlöhne von knapp 30 € sind möglich.

Plattformen für VPAs

Doch wie kommen Sie an Aufträge? Das ist wohl die größte Herausforderung, dauerhaft an gute Aufträge zu kommen. Um arbeitsschwache Wochen und Monate ausgleichen zu können, ist es empfehlenswert, auf viele Quellen für potenzielle Auftraggeber zugreifen zu können.

Hier ist eine Liste mit deutschsprachigen Freelancer-Plattformen, auf denen Sie Arbeitsaufträge finden können:

Und in dieser kleinen Liste finden Sie verschiedene Agentur-Dienste:

Auf der unten genannten Seite finden Sie den Internetauftritt einer VPA, die ihre Dienstleistung unter ihrem eigenen Namen anbietet.

www.ihre-assistentin.eu – Internetauftritt der VPA Sonja Krebs

Auf dem Blog Selbständig im Netz wurde vor ein paar Tagen ein interessantes Interview mit Julia Brötz veröffentlicht, die Free-Days, einen Service für Virtuelle Persönliche Assistenten gegründet hat.

In dem Interview mit dem Titel „Einblicke in die Arbeit von Virtuellen Assistenten“ werden besonders das Briefing von virtuellen Assistenten und die verschiedenen Aufgabentypen thematisiert.

(Bildquelle Artikelanfang: © Lorelyn Medina /Fotolia.com)

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