Kunden und Rechnungen online verwalten – Vorstellung von 10 Online-Services

Rechnungen und Angebote schreiben, Kunden verwalten, übliche Routineaufgaben eines Selbständigen.

Natürlich lassen sich solche Tätigkeiten simpel mit den klassischen Office-Programmen bewältigen oder mit entsprechender kaufmännischer Software.

Eine andere Option, diese Abläufe durchzuführen, sind Online-Services, die es einem ermöglichen, über das Internet und Online-Anwendungen, Rechnungen zu schreiben und zu versenden, Angebote abzufassen und seine Kunden einfach online zu verwalten.

Vorteile von Online-Services

Einen Vorteil gegenüber Offline-Software-Lösungen haben diese Online-Anbieter auf alle Fälle: Sie bieten für ihre Kunden gestaffelte Tarife mit unterschiedlichen Funktionen an, sodass man nicht alle möglichen Features übernehmen muss, die man vielleicht gar nicht braucht. Bei einem üblichen Software-Paket muss man das in aller Regel schon.

Man spart Kosten, da man sich keine Software kaufen muss und ist flexibel in der Handhabung, denn benötigt man einmal mehr Funktionalitäten, kann man einfach upgraden.

Weitere Vorteile sind, dass man die Online-Anbieter von mehreren Rechnern aus nutzen kann, auch mobil von unterwegs und dass die lästigen Software-Updates wegfallen.

Außerdem erspart man sich weitere Arbeiten wie Rechnungen ausdrucken, in Umschläge stecken und frankieren, denn die Online-Services machen den Rechnungsversand per Fax oder elektronisch möglich.

Vorstellung von 10 Online-Services

Auf dem Markt tummeln sich zahlreiche Anbieter, mit denen Selbständige Kunden, Rechnungen und Angebote online managen können. Zehn will ich in zwei Beiträgen in alphabetischer Reihenfolge vorstellen.

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Ax Easy

Der Online-Anbieter Ax Easy bietet ein sehr einfaches Preismodell an, nämlich nur eines: Es fallen pro Beleg 10 Cent an Kosten an, maximal 10 Euro im Monat.

Erstellen Sie eine hohe Zahl an Buchungen im Monat (mindestens 1000), sollten Sie beim Support nach Sonderkonditionen anfragen.

Das Dashboard ist sehr intuitiv gehalten: Ganz einfach lassen sich Kunden, Belege und Artikel verwalten sowie Rechnungen und Angebote erstellen.

Weitere Features:

• Einbindung des eigenen Logos in Rechnungen
• Kostenloser Testzugang mit vollem Funktionsumfang
• Verschlüsselung der Daten
• Abgesicherte Internetverbindung
• Ausfallsicheres Rechenzentrum
• Kostenloser Support

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Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Billomat

Billomat bietet in seinem Dashboard einen aufgeräumten Überblick über Angebote und Rechnungen, sodass man sich in der Bedienung sehr schnell zurechtfindet.

Besonders gelungen ist die bequeme Kundenverwaltung, denn man braucht nur einmal die Kundendaten einzugeben und kann sie dann überall wieder einsetzen.

Der Nutzungsumfang richtet sich nach dem gewählten Preistarif, von dem insgesamt fünf festgelegt wurden (Tarif S bis Tarif XL). Die Staffelung richtet sich nach den erstellten Dokumenten pro Monat, der Anzahl der Kunden und Artikel.

Der Tarif S für 5 Dokumente und 25 Kunden ist sogar kostenlos nutzbar (allerdings nicht werbefrei), der teuerste Tarif beträgt 48,- Euro/Monat netto.

Weitere Features:

• Nutzung für mehrere Mitarbeiter möglich
• White-Label-Oberfläche
• Dokumentenversand per Post, Fax und E-Mail (bei Fax- und Postversand fallen weitere Kosten an)
• SSL-Verschlüsselung
• Eigenes Briefpapier
• Rechteverwaltung
• Digitale Signatur (bei allen Tarifen nur gegen Zusatzkosten)
• Kostenloser Support

» zum Anbieter Billomat

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Collmex

Der Online-Anbieter Collmex hat neben seinem Buchhaltungs- und Komplettpaket, wo Warenwirtschaft, E-Commerce und Buchhaltung integriert sind, auch ein Modul “Rechnung” in seinem Angebot.

Darüber lassen sich Angebote und Rechnungen erstellen und verwalten, genauso auch Kunden und Artikel.

Insgesamt gibt es drei Tarife: ein kostenloser mit nur wenigen Funktionen, ein Basic-Zugang für 5,95 Euro netto im Monat, in dem nur Angebot- und Rechnungserstellung möglich sind, und der Plus-Tarif mit zusätzlicher Kunden- bzw. Adressverwaltung für 8,95 Euro netto im Monat.

Weitere Features:

• Umsatzauswertungen (im Plus-Tarif)
• Mailing und Newsletter-Versand an Adressgruppen (im Plus-Tarif)
• Automatisches Anlegen von Rechnungen im Abrechnungslauf
• E-Mail – auch mit digitaler Signatur, Postbrief und Fax (im Plus-Tarif, Post- und Faxversand mit weiteren Kosten verbunden)
• Kostenloser Support

Dagegen gibt es wohl keine SSL-Verschlüsselung und keine weiteren Zugänge für Mitarbeiter. Vom Aufbau her richtet sich dieser Dienstleister eher an Händler.

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Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Debitoor

Auch auf Debitoor findet sich ein einfach gestricktes Preismodell: Entweder man nutzt den Service gratis oder bezahlt für die Premium-Version 5 Euro netto pro Monat. Der Tarif ist jederzeit kündbar.

Das Dashboard überzeugt ebenfalls durch eine klare, übersichtliche Strukturierung: Kunden, Artikel und Rechnungen lassen sich sehr einfach für jeden managen.

Die kostenlose Version ist allerdings nicht werbefrei, auf den Rechnungen steht der Hinweis “Erstellt mit Debitoor”.

Weitere Features:

• Einbindung des eigenen Logos
• Rechnungsversand als E-Mail, Download als PDF
• Gutschriften erstellen und versenden
• Automatische Anpassung der Umsatzsteuer auf Rechnungen ins Ausland
• Anbindung externer Programme
• Kostenloser Kundensupport
• Fast alle Features stehen auch im kostenlosen Account zur Verfügung, außer Mahnungen (und eben mit Werbehinweis)
• SSL-Verschlüsselung

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Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Easybill

Die Nutzeroberfläche von Easybill ist modern und übersichtlich aufgebaut, sodass das Anlegen von Kunden sowie das Erstellen von Rechnungen und Angeboten sehr komfortabel abläuft.

Es gibt 4 Tarife: von kostenlos bis zum Business-Tarif (39 Euro/Monat netto). Die einzelnen Preismodelle unterscheiden sich in der Anzahl der zu verwaltenden Kunden sowie weiteren nützlichen Funktionen wie beispielsweise dem Anlegen von zusätzlichen Mitarbeiter-Zugänge, kostenlosem Visitenkarten-Design oder einem Zeiterfassungstool.

Weitere Features:

• Eigenes Logo und Unterschriftsgrafik
• Versand per Post, Fax und E-Mail (weitere Kosten fallen bei Post- und Faxversand an)
• Im- und Export aller Dokumente und Daten
• Lieferscheine, Mahnungen und regelmäßige Rechnungen
• SSL 256-Bit Verschlüsselung in allen Tarifen einschließlich Backups
• verschiedene Schnittstellen wie DATEV, SOAP, Amazon- und eBay-Import-Manager für Online-Händler
•  Kostenloser Support per E-Mail

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Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit e-conomic

Der Online-Service e-conomic  hat zusätzlich zu den Funktionen für die Rechnungserstellung und Kundenverwaltung noch eine Online-Buchhaltungssoftware in seinem Angebot.

Für manche Selbständige mit Sicherheit recht praktisch, denn so kann man auch noch seine vollständige Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung mit einer Plattform erledigen.

Wer sich für das Portfolio von e-conomic interessiert, kann den Anbieter 14 Tage kostenlos testen.

Insgesamt gibt es drei verschiedene Preisstaffelungen:

• Solo: 10 Euro pro Monat für Einsteiger mit maximal 1000 Buchungen pro Jahr
• Small Business: 20 Euro pro Monat mit maximal 4000 Buchungen pro Jahr
• Professional: 40 Euro pro Monat mit unbegrenzt vielen Buchungen

Weitere Features:

• Vorlagen mit eigener Logogestaltung
• Versand per Mail über das System möglich (dagegen kein Versand per Post oder Fax möglich)
• 128 Bit SSL-Verschlüsselung und regelmäßige Backups
• Schnittstellen zu Datev, Addisson, Simba etc.
• Zusatzmodule wie Kostenstellenrechnung, Abo-Rechnungen, Anlegen von weiteren Benutzern oder Anlagenbuchhalter für zusätzliche 5 Euro im Monat (nur für die Preismodelle Small Business und Professional)
• Kostenloser Support über Telefon oder per E-Mail

Dieser Anbieter eignet sich vor allem für Kunden, die auch Buchhaltungsmodule benötigen. Wer darauf verzichten kann, findet günstigere Services.

» zum Anbieter e-conomic

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Fastbill

Der Anbieter Fastbill verfügt über die klassischen Funktionalitäten wie Rechnungen erstellen und verschicken, Belege verwalten usw. Über einen Zeitraum von 30 Tagen kann das System kostenlos getestet werden.

Insgesamt drei verschiedene Preismodelle finden sich bei Fastbill:

• Complete: 5 Euro pro Monat für einen Benutzer und 2 GB Dokumentenspeicher. E-Mails mit eigenem Logo, priorisierter Support, E-Mail-Belegerfassung sowie Steuerberater-Report sind hier nicht enthalten.
• Plus: 19 Euro pro Monat für maximal 3 Benutzer und 5GB Dokumentenspeicher. E-Mails mit eigenem Logo, E-Mail-Belegerfassung sowie Steuerberater-Report sind in diesem Tarif enthalten.
• Plus 10: 49 Euro pro Monat für maximal 10 Benutzer und 20 GB Dokumentenspeicher. Dieser Tarif enthält alle möglichen Features, die von Fastbill bereitgestellt werden.

Weitere Features:

• Individuelles Anpassen von Dokumenten hinsichtlich Logo und Vorlagen
• Neben Artikel- und Rechnungsverwaltung auch Kundenverwaltung möglich
• Rechnungsversand kostenlos per E-Mail, per Post oder Fax wird eine Gebühr fällig
• 256 Bit-Verschlüsselung und regelmäßige Backups
• CSV- sowie Excel-Import und Export, Datev-Export und API-Schnittstelle
• Kostenloser Support per E-Mail und Telefon

» zum Anbieter Fastbill 

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Online-Rechnungen

Online-Rechnungen  unterscheidet sich von seinen Leistungen auch nur wenig von den hier genannten: Kunden- und Rechnungsverwaltung sowie -erstellung gehören zu den Grundfunktionalitäten der Online-Anbieter für Rechnungserstellung.

Neben der kostenlosen Nutzung, bei der aber nur wenige Features zur Verfügung stehen und ein Werbelink in den Rechnungen eingebunden ist, gibt es drei Preismodelle bei Online-Rechnungen:

• Basic: ab 4 Euro pro Monat: unbegrenzte Rechnungserstellung, maximal 100 Kunden und maximal 100 Artikel
• Premium: ab 9 Euro pro Monat: unbegrenzte Rechnungserstellung, maximal 500 Kunden und maximal 500 Artikel, zusätzliche Funktionen wie Wiederholungsrechnungen, Firmenlogo auf Rechnung, Angebote und Gutschriften usw.
• Business: ab 14 Euro pro Monat: unbegrenzte Rechnungserstellung, unbegrenzte Kundenzahl und unbegrenzte Artikel, zusätzliche Funktionen wie individuelle Rechnungsvorlage, Abspeichern von Dokumentenentwürfen, Nutzung von Briefbögen, Schnittstelle xt:commerce Veyton

Weitere Features:

• Rechnungen digital signieren
• Such- und Sortierfunktionen
• Mindestvertragslaufzeit vier Wochen
• Persönliche Visitenkarte als QR-Code auf Rechnungen (für die Pakete Premium und Business)
• SSL-Verschlüsselung und regelmäßige Backups
• Kostenloser Support per E-Mail und Chat, kostenloser Rückrufservice für die Pakete Premium und Business

Mehrere Mitarbeiterzugänge und Rechnungsversand per E-Mail, Post und Fax über das System stehen in den Features nicht drin.

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Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit SalesKing

Auch bei SalesKing gibt es so ziemlich alle Kern-Funktionalitäten wie Rechnungserstellung und Angebots- als auch Kundenverwaltung.

Die Vollversion kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.

 Und auch hier stehen den Kunden drei Preismodelle zur Auswahl:

• Silver: 12 Euro pro Monat: Unbegrenzte Erstellung von Dokumenten wie Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Angebote, API-Nutzung, Kontaktverwaltung ohne Limit, wiederkehrende Rechnungen, Exporte mit individuellen Inhalten als .csv/.xml/.txt/.html, eigene Dokumenten-Vorlagen, Nutzer hinzubuchbar ohne Limit
• Gold: 24 Euro pro Monat: zusätzlich zu den Silverfeatures Steuerung von Zugriffsrechten von Nutzern
• Platinium: 36 Euro pro Monat: zusätzlich zu den Goldfeatures Steuerung von Datensichtbarkeit innerhalb von Teams, Multi-Language-Vorlagen für Dokumente, Multi-Currency für Dokumente in Fremdwährung, Telefonsupport

Weitere Features:

• Rechnungen digital signieren gegen Aufpreis
• Versand per E-Mail
• API-Nutzung
• Verschiedene Import- und Export Schnittstellen, DTAUS-Export für Gutschriften, All-in-one PDF-Export
• 256 Bit-Verschlüsselung und regelmäßige Backups
• Nutzung monatlich kündbar
• Kostenloser Support per E-Mail, per Telefon nur im höchsten Paket verfügbar

» zum Anbieter SalesKing

Rechnungen schreiben und Kunden verwalten mit Scopevisio

Scopevisio bietet zwei Lösungen an, eine für Unternehmen mit 5 bis 500 Mitarbeitern (die sogenannte Business Line), was für unsere Übersicht hier natürlich uninteressant ist, und eine für KMUs mit 1 bis 15 Mitarbeitern, die sogenannte Smart Line. Diese eignet sich für Freiberufler, Gründer und kleine Firmen, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Innerhalb der Smart Line existieren verschiedene Module, die einzeln gebucht werden können. So gibt es Vertrieb, Abrechnung und Finanzen.

Für diese Übersicht sind vor allem die beiden erstgenannten sinnvoll.

Mit Vertrieb für 9,95 Euro pro Monat für einen Nutzer kann man Kunden verwalten, eigene Produkte hinterlegen, Angebote erstellen, Aufgaben verwalten und zuweisen.

Mit Abrechnung für ebenfalls 9,95 Euro pro Monat für einen Nutzer lassen sich Rechnungen, Angebote und Lieferscheine im jeweiligen Corporate Design erstellen, mit einem Klick aus Angeboten Rechnungen generieren, Gutschriften erstellen und alle Dokumente per E-Mail aus dem System heraus versenden.

Beide Module kann man 30 Tage kostenlos testen.

Was etwas ungünstig ist, ist die lange Laufzeit von 24 Monaten. Es geht auch kürzer, nämlich  1 Monat oder 12 Monate, aber dementsprechend verändern sich dann die Preise (19,95 Euro für einen Monat, 14,95 pro Monat für ein Jahr).

Weitere Features:

• SSL-Verschlüsselung
• Importschnittstellen
• Kontakt-Management
• Universelle Suche
• demnächst: Mobile App für die Kundenverwaltung (CRM2GO)
• Kostenloser Support per E-Mail und  Chat

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Fazit

Bei den in zwei Artikeln vorgestellten Online-Anbieter für Rechnungserstellung und Kundenverwaltung gab es bei den meisten nicht viele Unterschiede, die Basisfunktionen wie Kundenverwaltung, Rechnungs- und Angebotserstellung können alle ihren Kunden anbieten.

In den einzelnen Darstellungen habe ich darauf geachtet, möglichst die wichtigsten Features aufzuführen. Falls ich da was vergessen oder übersehen habe, können Sie mir gerne einen Kommentar schreiben und mich darauf hinweisen.

Wer sich für die Nutzung eines solchen Services interessiert, muss wohl in den sauren Apfel beißen und mehrere Testversionen anwenden, um genau feststellen zu können, ob ihm die Benutzeroberfläche liegt und der Funktionsumfang für ihn ausreicht.

Außerdem empfiehlt es sich, die Preise miteinander zu vergleichen und benötigte kostenpflichtige Zusatzfunktionalitäten mit einzukalkulieren. Nur so erhält man die wahren monatlichen Kosten, die auf einen zukommen werden.

Benötigt man dagegen ein Spezialfeature, das nur einer oder zwei Anbieter in ihrem Angebot haben, dürfte die Entscheidung für einen bestimmten Service leichter fallen.

(Bild Artikelanfang: © AlexanderStein/Pixabay.com)