Kleinunternehmerregelung für Selbständige: Vor- und Nachteile

Wer sich online selbständig macht, wird sich in der Planungs- und Gründungsphase auch Gedanken darüber machen müssen, ober er gleich auf seine Leistungen bzw. Rechnungen Umsatzsteuer erhebt oder nicht.

Die Inrechnungstellung von Umsatzsteuer ist nicht verpflichtend, denn es gibt die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§19 UStG), die besagt, dass du als Kleinunternehmer giltst, wenn

• im Vorjahr die Betriebseinnahmen (damit ist der Umsatz und nicht der Gewinn gemeint) von 25.000 Euro nicht überschritten wurden (neue Regelung seit 1.1.2025)
• und im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 100.000 Euro Umsatz voraussichtlich nicht überstiegen wird.

Das heißt, du sparst dir einiges an Bürokratie oder Kosten beim Steuerberater, wenn du auf die Erhebung von Umsatzsteuer verzichtest.

Sollte sich nachher herausstellen, dass du doch mehr als 25.000 Euro Umsatz gemacht hast, dann wird dir nichts Nachteiliges passieren, sprich du wirst nicht bestraft und du musst keine Nachzahlungen leisten. Nähert sich dein Umsatz aber schon relativ früh im Jahr der 100.000-Euro-Marke, dann solltest du deinen Steuerberater informieren oder gleich mit dem Finanzamt in Verbindung setzen, um deinen Umsatzsteuerstatus zu klären.

Machst du dich nicht am Anfang eines neuen Kalenderjahres, sondern erst beispielsweise Mitte des Jahres selbständig, dann musst du deinen voraussichtlichen Umsatz auf das Jahr hochrechnen. Machst du im zweiten Halbjahr einen Umsatz von 13.000 Euro, überschreitest du auf zwölf Monate hochgerechnet die 25.000-Euro-Marke.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Weniger Bürokratie und Zeitaufwand: Einmal hast du einen geringeren Bürokratie-Aufwand, denn das monatliche Abführen der Umsatzsteuer an das Finanzamt kannst du dir ersparen.

Niedrigere Preise für Privatkunden: Außerdem sind deine Preise attraktiver, gerade für Privatkunden, denn diese brauchen nur den Netto-Betrag deiner Leistungen zu zahlen. Je nach Rechnungshöhe ist für diese ein bemerkenswertes Sparpotenzial bei Kleinunternehmern vorhanden.

Genau diesen Umstand, wer deine Hauptkunden sind, Geschäfts- oder Privatkunden, solltest du bei der Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung vor allem berücksichtigen.

Einfache Rechnungsstellung: Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweisen. Stattdessen musst du auf die Steuerfreiheit deiner Umsätze hinweisen (§ 34 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung).

Du musst in den Rechnungen nicht ausdrücklich auf deinen Kleinunternehmerstatus hinweisen. Es reicht die allgemeine Standardfloskel: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“

Keine E-Rechnung-Pflicht: Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen (bzw. E-Rechnungen) zu erstellen, sollten diese aber per E-Mail empfangen können. Unter www.erechnung.elster.de oder www.e-rechnung.elster.de lassen sich E-Rechnungen über ELSTER hochladen und einsehen.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Doch wo Vorteile liegen, gibt es auch immer Nachteile.

Vorsteuer abführen nicht möglich: Ein wesentlicher Nachteil der Kleinunternehmerregelung ist der, dass du selbst im Gegenzug keine Vorsteuer abführen kannst. Wenn du kaum Geschäftsausgaben hast, dann ist dieser Umstand weniger tragisch.

Besuchst du aber beispielsweise Schulungen oder hast größere Anschaffungen für deine Existenzgründung zu tätigen, wie z. B. Computer, Software, Kfz, dann ist die Regelung schlecht für dich, weil die Umsatzsteuer auf den zu bezahlenden Rechnungen für dich nicht mehr geltend gemacht werden kann. Das Geld ist für dich verloren.

Image-Schaden: Hast du hauptsächlich Geschäftskunden, hinterlässt die Kleinunternehmerregelung vielleicht einen schlechten Eindruck auf diese, weil du ja damit einen relativ niedrigen Verdienst bzw. Mini-Umsätze sozusagen offenlegst.

Änderung des Umsatzsteuer-Status für Privatkunden ungünstig: Wenn du irgendwann deinen Kleinunternehmerstatus wegen höherer Umsätze aufgibst und Umsatzsteuer erhebst, dann wird diese neue Situation für mögliche private Bestandskunden spürbar teurer, weil diese nun plötzlich 19 Prozent mehr für deine Leistungen zahlen müssen.

Weitere Informationen

Entscheidest du dich für die Regelversteuerung, also für die Berechnung von Umsatzsteuer, dann bist du an diese Entscheidung fünf Jahre gebunden, du kannst also nicht einfach so zurück zur Kleinunternehmerregelung, wenn du feststellst, dass diese für dich attraktiver wäre oder dein Umsatz gering ist. Wie gesagt, der Verzicht gilt für fünf Jahre und kann rückwirkend bis Ende Februar des übernächsten Jahres erklärt werden.

Neu: Kleinunternehmerregelung in der EU

Für den grenzüberschreitenden Handel in der EU tritt in diesem Jahr eine Neuerung ein. Ab 2025 ist es für Unternehmer aus Deutschland möglich, die Kleinunternehmerregelungen von anderen EU-Staaten zu nutzen, wenn sie die dort geltenden Bedingungen erfüllen.

Ebenso können Unternehmer aus anderen EU-Ländern in Deutschland als Kleinunternehmer tätig werden. Dafür ist eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern (www.bzst.de) nötig sowie eine Beantragung einer speziellen Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

Fazit

Wie du dich entscheidest, musst du selbst abwägen. Wer einen Online-Shop eröffnet, sollte sich in den meisten Fällen gleich für die Regelversteuerung entscheiden, denn falls du sehr viele Ausgaben durch Wareneinkauf und -lieferungen hast, kannst du auch genügend Vorsteuer geltend machen, die ansonsten verloren wäre.

Wer sich unsicher ist, wie er sich entscheiden soll, der sollte sich von Experten wie Steuerberater oder Existenzgründungscoaches beraten lassen.

(Bildquelle Artikelanfang: © Natee Meepian/Canva.com)