Der erste Kunde ist da, und jetzt? Vom Auftrag bis zur Zahlung

Der erste zahlende Kunde ist ein wichtiger Schritt für jedes Online-Business. Nachdem du dein Angebot aufgebaut hast, sagt schließlich jemand zu. Damit stellt sich schnell die Frage, wie es ganz konkret weitergeht.

Damit dein erster Auftrag reibungslos abläuft, hilft ein klarer Ablauf. Dieser Artikel führt dich Schritt für Schritt vom ersten Ja bis zum Geldeingang auf deinem Konto und fasst die wichtigsten Punkte mit einigen praktischen Hinweisen zusammen.

Was passiert direkt nach der Zusage des Kunden?

Sobald dein Kunde zugesagt hat, geht es zunächst um Klarheit. Je genauer ihr beide wisst, was vereinbart ist, desto reibungsloser läuft die Zusammenarbeit. Halte deshalb die wichtigsten Eckpunkte schriftlich fest, am besten in einer kurzen Auftragsbestätigung per E-Mail.

Diese Punkte solltest du frühzeitig klären:

• den genauen Leistungsumfang und das gewünschte Ergebnis
• den Preis sowie eventuelle Zusatzkosten
• Termine, Fristen und mögliche Zwischenschritte
• die Art der Lieferung oder Übergabe

Gut zu wissen:  Eine Auftragsbestätigung ist keine Pflicht, schafft aber Klarheit über das Vereinbarte und beugt späteren Rückfragen vor.

Wie hältst du den Auftrag rechtssicher fest?

Eine mündliche Absprache ist rechtlich gültig, im Streitfall aber schwer zu beweisen. Gerade beim ersten größeren Auftrag ist eine schriftliche Grundlage sinnvoll. Das muss kein seitenlanger Vertrag sein, oft genügt ein klar formuliertes Angebot, das dein Kunde per E-Mail bestätigt.

Achte darauf, dass Leistung, Preis und Zeitrahmen eindeutig benannt sind. Arbeitest du regelmäßig mit ähnlichen Aufträgen, legst du dir am besten eine wiederverwendbare Vorlage an. Hilfreich ist außerdem, vorab zu klären, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt, denn das entscheidet darüber, ob du auf deiner Rechnung Umsatzsteuer ausweist.

Was muss auf einer korrekten Rechnung stehen?

Ist die Leistung erbracht, folgt die Rechnungsstellung. Damit das Finanzamt die Rechnung anerkennt und dein Kunde zügig zahlen kann, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Welche das genau sind, regelt § 14 UStG.

Auf jede ordentliche Rechnung gehören:

• dein vollständiger Name mit Anschrift sowie der Name und die Anschrift deines Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der erbrachten Leistung
• der Nettobetrag, der Steuersatz und der Bruttobetrag

Wer noch keine Buchhaltungssoftware nutzt, kommt mit einer einfachen Tabelle gut zurecht. Eine fertige Excel-Rechnungsvorlage nimmt dir einen Großteil der Arbeit ab und sorgt dafür, dass keine Pflichtangabe fehlt.

Hinweis:  Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus. Ergänze stattdessen einen kurzen Satz auf der Rechnung, etwa dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Wann und wie schickst du die Rechnung am besten?

Je früher du deine Rechnung stellst, desto schneller geht der Betrag ein. Sinnvoll ist es daher, die Rechnung zeitnah nach Abschluss des Auftrags zu verschicken. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen ist üblich und für die meisten Kunden angemessen.

Versende die Rechnung am besten als PDF per E-Mail, das ist schnell, günstig und gut nachvollziehbar. Denk außerdem daran, dass du deine Rechnungen aufbewahren musst. Seit Anfang 2025 gilt dafür eine Frist von acht Jahren, vorher waren es zehn.

Gut zu wissen:  Im Geschäftskundenbereich ist die elektronische Rechnung auf dem Vormarsch. Seit Beginn 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wer überwiegend Privatkunden bedient, ist davon vorerst kaum betroffen, sollte das Thema aber im Blick behalten.

Was tust du, wenn der Kunde nicht zahlt?

Meistens läuft alles glatt, doch hin und wieder bleibt eine Zahlung aus. In diesem Fall ist ein sachliches Vorgehen sinnvoll. Häufig ist die Rechnung schlicht im Posteingang untergegangen.

So gehst du Schritt für Schritt vor:

1. Eine freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail, ein paar Tage nach Fälligkeit
2. Eine erste schriftliche Mahnung mit neuer Frist, falls keine Reaktion kommt
3. Bei anhaltendem Schweigen ein gerichtliches Mahnverfahren

Sobald sich dein Kunde im Verzug befindet, darfst du übrigens Verzugszinsen berechnen. Die gesetzliche Grundlage dafür liefert § 288 BGB.

Tipp:  Eine Zahlungserinnerung ist noch keine Mahnung und verursacht keine Kosten. Ein sachlicher Ton erhält die Geschäftsbeziehung für mögliche Folgeaufträge.

Der erste Auftrag als Grundlage für die weitere Zusammenarbeit

Der Weg vom ersten Ja bis zum Geldeingang ist überschaubar, wenn die einzelnen Schritte klar sind. Mit eindeutigen Absprachen, einer vollständigen Rechnung und einem sachlichen Umgang bei Zahlungsfragen entsteht eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit.

Jeder weitere Auftrag fällt dann leichter, weil die Abläufe bereits eingespielt sind. Der erste Kunde ist damit ein guter Anlass, die eigenen Prozesse von Beginn an sauber aufzustellen, gerade beim Einstieg in die Online-Selbständigkeit.

(Bildquelle Artikelanfang: © Windows auf Unsplash)