In diesem Artikel aus der WooCommerce-Reihe beschäftige ich mich mit dem E-Mail-Versand, einem sehr wesentlichen Bereich im Alltag des Online-Handels.

Bei dem E-Mail-Versand handelt sich um E-Mails, die bei einem bestimmten Prozess im Online-Shop rausgeschickt werden: So wird eine E-Mail nach einer erfolgten Bestellung versendet oder wenn ein Kunde ein Kundenkonto angelegt hat, eine Bestellung storniert wurde usw.

Diesen Bereich findest du bei WooCommerce unter Einstellungen -> E-Mails vor.

Ganz oben auf der Seite E-Mails sind zahlreiche Untertabs auf der Registerkarte zu finden, die sich auf die einzelnen E-Mails, die im Shop versendet werden können, beziehen. Zu jeder der Mails lassen sich individuelle Einstellungen vornehmen:

  • Neue Bestellung
  • Stornierte Bestellung
  • Bestellung in Bearbeitung
  • Bestellung fertiggestellt
  • Rückerstattete Bestellung
  • Kundenrechnung
  • Anmerkung des Kunden
  • Passwort zurücksetzen
  • Neues Konto

Doch zuerst solltest du die allgemeinen Einstellungen des E-Mailversands nach deinen Gegebenheiten anpassen.

Hinweis: In Deutschland müssen die versendeten E-Mails bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen. So ist es Pflicht, dass in den Mails wichtige Informationen wie die AGB, das Impressum, Widerrufsinformationen, Angaben zu den Zahlungsarten, den Versandkosten und der Lieferung enthalten sind.

Standardmäßig sind diese Templates oder Vorlagen in WooCommerce nicht eingebaut. Daher solltest du das Plugin WooCommerce German Market auf deinem Shop einsetzen, denn dieses bindet diese Texte in die E-Mails ein, sodass du in diesem Punkt rechtlich auf der sicheren Seite bist.

Die Texte selbst solltest du nicht so übernehmen, wie German Market sie dir liefert. Zwar handelt es sich dabei um überprüfte und standardisierte Mustertexte, die allerdings nicht für jeden Online-Shop gleichermaßen gelten. In den meisten Fällen müssen Anpassungen bzw. Abwandlungen vorgenommen werden, um den Shop rechtssicher zu machen.

Die allgemeinen Einstellungen

WooCommerce Leitfaden: Teil 7 - E-Mail-Versand

In das Feld Von-Name und darunter in das Feld Von-E-Mail-Adresse trägst du ein, mit welchem Namen und welcher Absenderadresse die Shopmails versendet werden. Als Name eignet sich in den meisten Fällen gut der Shopname.

Bild für Kopfzeile (Header): Hier trägst du den Bildpfad ein, falls du in den Kopfbereich der Mails dein Shoplogo oder ein anderes Bild einfügen willst. Dafür muss sich das Bild auf deinem Webspace befinden. Falls noch nicht, lädst du es über die Mediathek einfach hoch und kopierst den Bildlink in dieses Feld. Das Bild sollte nicht breiter als 600 Pixel sein, es wird nicht automatisch skaliert.

E-Mail-Fußzeilentext: Hierüber kannst du den Footer-Text deiner Mails anpassen, vorher solltest du das Häkchen über dem Feld anhaken. In das Feld passt gut das Impressum. Denn wenn du das Plugin German Market verwendest und dieses Feld anhakst, wird das Impressum nicht mehr automatisch in die E-Mails eingefügt. So bleibt nur das manuelle Einbinden in dieses Feld.

Die darunter aufgeführten Felder sind für die Farbeinstellungen der Mail verantwortlich. Du kannst die Basisfarbe, die Hintergrundfarbe, die Hintergrundfarbe des Mailinhalts und die Textfarbe bestimmen. Wie so eine Mail konkret aussieht, kannst du unter diesen Einstellungen weiter oben über den Link Klicken Sie zur Vorschau Ihrer E-Mail-Vorlage testen.

Die Farbwerte werden als Hexadezimal-Code in die Felder eingetragen. Wenn du in so ein Feld klickst, öffnet sich ein Farbpicker, über den du deinen Wunschfarbton auswählen kannst.

Anpassung der verschiedenen E-Mail-Templates

Welche E-Mail-Templates WooCommerce standardmäßig anbietet, habe ich am Anfang des Beitrags aufgeführt.

Um wirklich zu sehen, wie die Mails aussehen, solltest du – bevor du deinen Shop live schaltest, alle möglichen Varianten austesten, also Testbestellungen durchführen, Bestellungen stornieren, ein Kundenkonto anlegen usw. Nur so kannst du die Prozesse genau überprüfen und eventuell Anpassungen vornehmen.

Ich werde nicht alle Einstellungen der neun E-Mail-Templates durchgehen, denn vom Aufbau her ist jede Einstellungsmöglichkeit fast identisch. Anhand der neuen Bestellungen zeige ich, welche Felder diese Unterpunkte der Registerkarte E-Mails aufweisen.

Neue Bestellungen

WooCommerce Leitfaden: Teil 7 - E-Mail-Versand

Diese E-Mail wird an dich versendet, wenn eine Bestellung in deinem Shop eingegangen ist. In ihr wird genau aufgeführt, welche und wie viele Artikel der Kunde bestellt hat, die Kundenangaben wie Rechnungsadresse und die gewählte Zahlungsart.

Ganz oben über Aktivieren/Deaktivieren kannst du den Versand der Mail ein- bzw. ausschalten. Diese Option wird bei allen E-Mail-Templates angeboten. Generell empfiehlt es sich nicht, ein Template auszuschalten, denn damit kannst du gegen geltendes Recht verstoßen.

Empfänger: Hier kannst du verschiedene Empfängeradressen eintragen, falls Bestellungen an unterschiedliche Personen wie z. B. die Mitarbeiter gehen sollen. Du kannst es auch leer lassen, dann geht die Bestellungsmail an die im System hinterlegte Standardadresse, die dir unterhalb des Feldes auch angezeigt wird.

Betreff: Wie der Standard-Betreff der Mail aussieht, siehst du in diesem Feld. Du kannst sie nach deinen Vorstellungen anpassen. An den Platzhaltern solltest du nichts ändern oder nur, wenn du dich gut damit auskennst. In diesem Betreff stehen u.a. die Variablen ({order_number}) – {order_date}, die einmal die Bestellnummer und das Bestelldatum in den Betreff einfügen.

E-Mail-Kopfzeile: Damit wird die Überschrift im Mailtext festgelegt.

E-Mail-Typ: Über das Feld bestimmst du, in welchem Format deine Mails versendet werden. Es stehen die Optionen HTML, Klartext und Multipart zur Verfügung. Standardmäßig wird  HTML angezeigt. Das kannst du auch so lassen. Oder du wählst Multipart, bei der beide Versionen, sowohl reiner Text als auch HTML versendet werden.

Ganz unten auf der Seite kannst du dir das HTML-Template dieser E-Mail-Vorlage über den Button Zeige Template anzeigen lassen. Änderungen lassen sich darüber nicht vornehmen. Erst wenn die Datei kopiert wurde (über den Button Template-Datei kopieren), können Änderungen daran vorgenommen werden. Aber dafür benötigst du Expertenkenntnisse bezüglich HTML und PHP.

Stornierte Bestellung

Diese Mail wird an dich oder andere eingetragene Empfänger verschickt, wenn eine Bestellung storniert wurde. Ansonsten sind die Optionen so aufgebaut wie bei Neue Bestellung.

Bestellung in Bearbeitung

Diese Mail geht als Bestätigung an deine Kunden und enthält die ganzen Bestelldetails.

Bestellung fertiggestellt

Die Mail geht raus, wenn du unter Bestellungen eine Bestellung als „abgeschlossen“ markiert hast. Das solltest du vor allem dann tun, wenn du die Bestellung verschickst oder schon verschickt hast.

In dieser Registerkarte gibt es zwei verschiedene Betreff- und E-Mail-Kopfzeilen. Einmal die Standardeinträge und die Einträge für herunterladbar, wenn also digitale Produkte bestellt wurden. Schwierig ist es, wenn gemischte Produkte  – also gegenständliche und digitale – bestellt wurden, dann wird der Standard-Betreff „Deine Bestellung .. vom …“ angezeigt ohne den Hinweis „Lade deine Dateien herunter“.

Rückerstattete Bestellungen

Die Mail wird versendet, wenn eine Bestellung rückerstattet und unter Bestellungen als rückerstattet markiert wurde.

Kundenrechnung

Auch hier gibt es zwei verschiedene Betreff- und Kopfzeilen. Wenn der Kunde erst noch bezahlen muss (wie bei Überweisung), dann werden die ersten beiden Standardfelder in die Rechnung eingefügt.

Hat er schon bezahlt (z. B. über PayPal), dann werden die Felder E-Mail-Betreff (bezahlt) und E-Mail-Kopfzeile (bezahlt) eingebunden.

Anmerkung des Kunden

WooCommerce Leitfaden: Teil 7 - E-Mail-Versand E-Mails bezüglich Kundenanmerkungen werden verschickt, wenn du einer Bestellung eine Anmerkung hinzufügst. Das kannst du unter Bestellungen -> Detailansicht Bestellung. In der rechten Seitenspalte unter Anmerkungen findest du ein Feld, in das du eine Nachricht an den Kunden schreiben kannst. Sie wird ihm per Mail zugesendet. Die Auswahlbox muss dafür auf Hinweis an Kunde gestellt werden.

Diese Funktion ist sehr praktisch, denn so lassen sich aus dem Shopsystem heraus auch individuelle Nachrichten an die Kunden versenden, ohne dass du in ein Mailprogramm wechseln musst.

Damit du auch weißt, wie eine solche Anmerkung versendet aussieht, solltest du dieses Szenario bei deinen Tests auch durchspielen.

Passwort zurücksetzen

„Passwort zurücksetzen“-Mails werden an Kunden geschickt, wenn diese ihr Passwort für den Kundenaccount zurücksetzen.

Neues Konto

E-Mails bezüglich neuer Kundenkonten werden an den Kunden geschickt, wenn dieser sich während des Bestellvorgangs für einen Kundenaccount registriert.

Direkte Anpassung der E-Mail-Vorlagen

Du kannst auch Änderungen an den E-Mail-Templates vornehmen. Doch dafür sind sehr gute Kenntnisse in HTML, PHP und CSS vonnöten. Außerdem müssen die Templates von WooCommerce in dein Theme oder in dein Child-Theme kopiert werden.

Rechnungen an die Mails anhängen

Mit dem kostenlosen Plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips kannst du ganz einfach eine Rechnung im PDF-Format an die Bestellmails hängen. Im Verwaltungsbereich des Plugins kannst du auswählen, an welche automatischen Mails die Rechnung angehängt werden soll.

In die Rechnungsvorlage lassen sich alle wichtigen Elemente wie Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Geschäftsanschrift, Steuernummer, Bankdaten und das Geschäftslogo integrieren. Und auch die Lieferscheinerstellung ist damit möglich.

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Ausblick: Im nächsten Woocommerce-Artikel stelle ich die Gutscheinerstellung und -verwaltung vor.