Wer als Webworker viel unterwegs ist, häufig Daten von anderen erhält oder selbst Daten herausschickt, der benötigt für solche Funktionalitäten eine komfortable Lösung.
Gerade mit Online-Speichern in der Cloud lassen sich diese Aufgaben schnell und sicher abwickeln. Ein sehr guter und sehr beliebter Online-Speicher ist Dropbox.
Die Anwendung gibt es als Freemium-Konzept gratis und auch kostenpflichtig. Bis zu zwei GB Speicherkapazität kann man bei Dropbox kostenlos nutzen. In der Pro-Version kostet die Applikation für 100 GB 99 $ im Jahr, für 200 GB 199 $ im Jahr und für 500 GB 499 $ jährlich.
Dann gibt es Dropbox noch für Teams, wobei man mindestens ein TB für fünf Benutzer im Abo erwerben kann. Wie die Preisstruktur in dieser Variante genau aussieht, wird auf Dropbox nicht erläutert. Wahrscheinlich erfährt man da Genaueres, wenn man sich für diese Lösung anmeldet.
Registrierung auf Dropbox
Die Registrierung läuft schnell ab, Sie brauchen lediglich Vor- und Nachname sowie Ihre E-Mailadresse einzutragen, ein Passwort festzulegen und schon können Sie sich die Software von Dropbox downloaden.
Die Installation ist deshalb nötig, weil sie einen Ordner auf Ihrem PC ablegt, wo Sie alle Dateien hinein speichern, die auch auf dem Online-Speicher Ihres Dropbox-Accounts verfügbar sein sollten.
Darüber hinaus wird in der Statusleiste des Rechners ein Icon von Dropbox eingefügt, das Ihnen immer den momentanen Status Ihrer Dateien zeigt. Mit einem Klick auf das Icon kommen Sie sofort in den Dropbox-Ordner auf Ihrem Rechner.
Funktionsweise von Dropbox
Besitzen Sie verschiedene PCs oder mobile Endgeräte wie Laptop, Tablet PC und Smartphone, auf denen auch Dropbox installiert wurde, dann ist in allen Dropbox-Ordnern der identische Datenbestand, was wirklich sehr komfortabel ist. Die Applikation überwacht jede Aktualisierung der Daten und synchronisiert regelmäßig den Online-Ordner.
Legen Sie beispielsweise eine neue Datei im lokalen Dropbox-Ordner ab, erscheint ein kleines blaues Symbol mit zwei Pfeilen an der unteren rechten Ecke des Datei-Icons. Dieses bedeutet, dass nun die Datei mit der Online-Dropbox synchronisiert wird. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, erscheint ein grünes Symbol mit einem Häkchen.
So kann der User von verschiedenen Rechnern immer auf den neuesten Datenbestand in der Dropbox zugreifen. Eine sehr bequeme Angelegenheit, falls man mit anderen zusammenarbeitet, Daten teilt und von unterwegs auf bestimmte Dateien zugreifen will.
In Ihrem Dropbox-Ordner sind standardmäßig zwei Ordner, die Ordner Public und Photos, enthalten. Dazu wird Ihnen die PDF-Datei Erste Schritte mitgeliefert.
Der Verwaltungsbereich von Dropbox
Der Verwaltungsbereich von Dropbox sieht folgendermaßen aus (siehe Screenshot oben):
Er enthält fünf verschiedene Links in der Sidebar. Unter dem ersten Punkt „Dropbox“ finden Sie Ihre Ordner- und Dateienstruktur. Neben dem Suchfeld stehen die Symbole für den Dateiupload, für das Anlegen neuer Ordner, für die Freigabe von Ordnern und die Anzeige von gelöschten Dateien.
Über „Freigaben“ können Sie ebenfalls Ordner für andere freischalten. Sie müssen in ein paar Schritten erst den freizuschaltenden Ordner auswählen, die entsprechenden Leute per Mail dazu einladen und können auch noch optional dazu eine Nachricht schreiben.
Über „Links“ können Sie zu jedem Ordner und jeder Datei innerhalb der Dropbox einen Link erstellen und für beliebige Leute freigeben, ganz egal ob diese einen Dropbox-Account besitzen oder nicht.
Über „Änderungen“ werden Ihnen alle Aktualisierungen, wie neue Dateien, neue Ordner, Freigabe von Ordnern usw. in einem Stream angezeigt, sodass Sie immer sehen können, was in Ihrem Account in der letzten Zeit passiert ist.
Unter dem letzten Punkt „Erste Schritte“ können Sie sieben Schritte durchlaufen und bei erfolgreichem Abschluss werden Ihnen von Dropbox nochmals 250 MB Speicherplatz kostenlos zur Verfügung gestellt. Bei diesem Schritt geht es vor allem darum, Freunde zu Dropbox einzuladen sowie die Applikation auf einem mobilen Gerät zu installieren.
Sie können auch lokal in Ihrem Dropbox-Ordner über das Kontext-Menü Ordner freischalten. Danach werden Sie zur Website von Dropbox weitergeleitet, wo Sie weitere Schritte für die Freischaltung absolvieren müssen.
Jedes Mitglied kann den freigeschalteten Ordner lokal in seiner eigenen Dropbox sehen und der Inhalt wird auf seinen PCs automatisch synchronisiert.
Im Backend von Dropbox finden Sie ganz oben rechts Ihren Namen, mit dem Sie sich angemeldet haben. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil rechts davon klicken, öffnet sich ein Menü.
Unter dem Punkt „Einstellungen“ können Sie einsehen, wie viel Speicherplatz Sie bisher auf Dropbox belegen, wie Ihre Benutzereinstellungen lauten und welche Ihrer Geräte mit Dropbox ausgestattet sind. Darüber hinaus können Sie sich noch Bonusspeicherplatz dazuholen und Sie finden unter der Registerkarte „Eigene Apps“ aufgeführt, welche Erweiterungen von Dropbox Sie nutzen.
Das ist auch ein gutes Stichwort, um zu den Erweiterungen von Dropbox zu kommen. Denn Dropbox bietet zahlreiche interessante Anwendungen an, mit denen man weitere bequeme Funktionalitäten für Dropbox hinzufügen kann.
Die aus meiner Sicht besten stelle ich nachfolgend vor, sie sind alle kostenlos.
Erweiterungen für Dropbox
Send to Dropbox
Mit dieser Erweiterung können Sie Daten per E-Mail an Ihre Dropbox schicken. Um die Funktion nutzen zu können, müssen Sie Ihre Daten mit Send to Dropbox verknüpfen.
Nach der erfolgreichen Verbindung erhalten Sie eine neue E-Mail-Adresse (die auf …@sendtodropbox.com endet) und haben dann die Möglichkeit, über diese Adresse E-Mails mit Datenanhang an Ihre Dropbox zu verschicken.
Wenn Sie diesen Dienst nutzen wollen, sollten Sie nach dem Öffnen der Website „Send to Dropbox“ der Applikation erlauben, auf Ihre Dropbox zuzugreifen. Danach haben Sie noch folgende Einstellungsmöglichkeiten: Sie können festlegen, ob .zip-Dateianhänge automatisch entzippt werden und in welcher Form die E-Mail-Texte mit abgespeichert werden (reiner Text oder im HTML-Format) sollen.
Attachments.me
Sehr nützlich ist auch Attachments.me. Mit dieser Erweiterung können Dateianhänge aus GoogleMail in die Dropbox geschoben und abgespeichert werden. Bevor Sie den Service einsetzen können, müssen Sie ein Chrome-Plugin auf Ihrem Rechner installieren, das sich mit GoogleMail verbindet.
Wenn Sie schließlich in Ihren GoogleMail-Account gehen, werden Anhänge in Mails neben dem Mailinhalt angezeigt. Mit einem Klick auf das Dropbox-Icon können Sie dann die Daten in Ihre Dropbox schieben.
Drop it to me
Über diesen Dienst können Sie Dateien wie Fotos, Dokumente usw. von Kunden oder anderen Personen zugestellt bekommen, für die man seine Dropbox-Ordner nicht freischalten will.
Für die Nutzung müssen Sie sich bei DropItToMe einloggen, ein Passwort für den Empfänger festlegen und Ihre Dropbox mit der Anwendung verbinden.
Danach bekommen Sie einen Link zu dem Account, den Sie zusammen mit dem Passwort an den Sender weiterreichen. Will Ihnen nun jemand Daten senden, sucht der User über den ihm zugeschickten Link die Website von DropItToMe auf, loggt sich ein und kann dann Daten an Ihre Dropbox senden. Pro Dateiupload darf man bis zu 75 MB hochladen.
Dropbox Automator
Mithilfe des Dropbox Automator von Wappwolf können Sie bestimmte Prozesse, die Sie sehr oft ausführen, automatisieren. So können u. a. Sie festlegen, dass jede Datei, die in den Ordner Attachments gelangt, in eine PDF- oder .txt-Datei umgewandelt oder zu Google Docs hochgeladen wird, Bilder auf Facebook gepostet, auf Flickr oder Picasa hochgeladen oder in der Bildgröße komprimiert werden.
Es gibt noch mehr Aktionen, die Sie auswählen können. Haben Sie sich für eine Automatisierungsaktion entschieden, werden Sie zur Detailseite der jeweiligen Aktion geleitet, wo Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Nach dem Abspeichern wird schließlich der Prozess automatisch ablaufen.
Nicht mehr benötigte Aktionen lassen sich auch wieder deaktivieren bzw. löschen.
Soweit zu Dropbox und interessanten Erweiterungen für den Online-Speicher.
Ausblick
Ich werde mich demnächst noch nach weiteren Erweiterungen bzw. Zusatzfunktionen von Dropbox umschauen. Habe ich genügend zusammen, stelle ich sie in einem neuen Beitrag vor.
